6.4. Схема упрощенной формы учета


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 

Загрузка...

 

Автоматизированная (компьютерная) форма учета

Автоматизированная (компьютерная) форма бухгалтерско-го учета базируется на использовании разных видов компьютер-ной техники.

На больших предприятиях, где при помощи ЭВМ обрабаты-вается большое количество как учетной, так и другой информа-ции, создаются вычислительные центры с мощными ЭВМ.

Вместе с тем развитие рынка показало, что наиболее мобиль-ным с точки зрения скорости перевооружения и обновления производства являются небольшие предприятия. На таких пред-приятиях автоматизация учетной работы проводится с помощью персональных ЭВМ (ПЭВМ).

Автоматизированная (компьютерная) форма учета вклю-чает такие этапы:

1)         документирование хозяйственных операций;

2)         автоматизированная обработка информации;

3)         автоматизированное обобщение учетной информации (баланс и отчетность).

В зависимости от финансовых возможностей и потребнос-тей того или иного предприятия автоматизация бухгалтерского учета может быть полной или частичной.

Полная автоматизация учетной работы предусматривает ав-томатизацию всех этапов и участков учетной работы. В этих ус-ловиях первичные документы (в большинстве) оформляются не вручную с использованием типографских бланков, а печатаются с помощью ПЭВМ, что значительно сокращает рабочее время учетных работников. При полной автоматизации для обработки информации отпадает потребность дополнительного ввода дан-ных из первичных документов в базу данных ПЭВМ, поскольку в памяти компьютера сохраняются все необходимые реквизиты. И, как следствие, при полной автоматизации составление преду-смотренных законодательством форм отчетности предприятия тоже осуществляется с помощью ПЭВМ.

Исходя из практики учета, на предприятиях Украины в дан-ное время наиболее распространена частичная автоматизация бухгалтерского учета, которая предусматривает автоматизацию отдельных этапов и участков учетной работы. На многих пред-приятиях с помощью ПЭВМ, как правило, осуществляют учет заработной платы, производственных запасов и пр., которые

являются наиболее трудоемкими участками учета. При таких ус-ловиях автоматизации подлежит лишь второй этап учетного процесса (автоматизированная обработка информации), а пер-вый (документирование хозяйственных операций) и третий (обобщение учетной информации) обеспечивается вручную. Это обычно влияет на затраты рабочего времени бухгалтеров, а так-же на качество и сроки получения учетной информации.

Заметим, что отсутствие полной автоматизации учетной ра-боты не всегда связано с финансовыми возможностями конкрет-ного предприятия. Значительная роль, вместе с этим сегодня должна уделяться вопросам подготовки и переподготовки учет-ных работников в высших учебных заведениях.

6.4. Ошибки в учете и способы их исправления

Бухгалтерский учет на практике связан с оформлением зна-чительного количества первичных документов, которые удостове-ряют осуществление тех или других хозяйственных операций. Информация из первичных учетных документов обобщается, сис-тематизируется и находит свое отображение в учетных регистрах.

В свою очередь, при заполнении как первичных документов, так и учетных регистров допускаются разного рода ошибки.

Наиболее распространенными ошибками в учете есть:

—        запись неправильного текста, что в результате изменяет или содержание операции, или направление осуществле-нных затрат;

—        запись неправильных единиц измерения материальных ценностей, учетной цены единицы запасов, что в резуль-тате изменяет итог по конкретной операции;

—        запись неправильных расценок при выполнении работ, что приводит или к занижению, или к завышению фонда оплаты труда по подразделениям и предприятию в целом;

—        установление неправильной корреспонденции между сче-тами, что приводит в результате к записям в других учет-ных регистрах;

—        нарушения правил двойной записи и взаимосвязей между синтетическими счетами, субсчетами и аналитическими счетами;

—        неправильное выведение оборотов и сальдо по счетам и пр.

Следует отметить, что обработка информации как вручную, так и с использованием вычислительной техники совсем не за-щищает от ошибок. Ошибки, которые возникают в учете, могут быть вызваны:

—        недостаточным уровнем квалификации учетных работников;

—        усталостью и невнимательностью работников;

—        неисправностью вычислительной техники;

—        использованием при обобщении данных из отчетов и учет-ных регистров, в которых были допущены ошибки и пр.

Ошибки в учете могут быть локальными, если неправиль-ные записи (ошибки) отмечаются лишь в одном учетном регист-ре и при этом не влияют в дальнейшем на систематизацию ин-формации в других учетных регистрах, а также транзитными, когда ошибка в одном учетном регистре приводит к цепным из-менениям (ошибкам) в других учетных регистрах, а также отчет-ности предприятия.

Одним из наиболее распространенных способов выявления ошибок, допущенных в учете, есть пунктуация записей. Он со-стоит в том, что в процессе проверки записей в нескольких учет-ных регистрах, где были выявлены расхождения, рядом с анало-гичными цифрами ставится пометка “V”, которая удостоверяет тождественность данных. Это дает возможность увидеть, какая часть информации уже проверена и что необходимо будет еще обработать с целью поиска ошибок.

Действенным способом выявления ошибок в случае наруше-ния правил двойной записи и взаимосвязей между синтетичес-кими счетами, субсчетами и аналитическими счетами является составление оборотных ведомостей как по синтетическим, так и аналитическим счетам. Порядок составления таких ведомостей был нами рассмотрен в разделе 4.

Следует отметить, что проверка с целью выявления ошибок может быть как сплошной, когда она осуществляется на всех участках учетной работы, так и выборочной, когда осуществля-ется поиск ошибок по определенным участкам учетной работы или отдельным операциям.

В зависимости от характера ошибок используют разные способы их исправления. Положением о документальном обес-печении записей в бухгалтерском учете (приказ Министерства финансов Украины № 88 от 24.05.1995 г.) предусмотрены ис-правления ошибок следующими способами:

1)         корректурный;

2)         красного сторно (отрицательных чисел).

Следует отметить, что в тексте и цифровых данных первич-ных документов, учетных регистров и отчетов подчистки и нео-говоренные исправления не допускаются.

Ошибки в первичных документах, учетных регистрах и отче-тах, которые созданы ручным способом, исправляются коррек-турным способом, то есть неправильный текст или цифры за-черкиваются и над зачеркнутым надписывается правильный текст или цифры. Зачеркивание осуществляется одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.

В свою очередь, ошибки в учетных регистрах за прошедший отчетный период исправляются способом “красного сторно”. Этот способ предусматривает составление бухгалтерской справки, в которую ошибка (сумма, корреспонденция счетов) заносится красными чернилами, или темной пастой шариковых ручек в рам-ке, а правильная запись (сумма, корреспонденция счетов) заносит-ся темными чернилами или пастой шариковых ручек. Внесением этих данных в учетный регистр в месяце, в котором выявлена ошибка, ликвидируется неправильная запись и отображается пра-вильная сумма и корреспонденция счетов бухгалтерского учета.

Ошибки в учетных регистрах за текущий период, которые ис-правляются способом дополнительных проводок, используют в случаях, если корреспонденция между счетами указана правильно, но операция отмечена в меньшей сумме, чем по факту ее осуществ-ления. В этом случае составляют дополнительную проводку по той же самой корреспонденции счетов, что и начальная запись, на раз-ницу между правильной и уменьшенной суммой по операции.

Исправление ошибки должно быть обусловлено надписью “исправлено” и подтверждено подписями лиц, которые подпи-сали этот документ, с указанием даты исправления.

В документах, которыми оформлены кассовые и банковские операции и операции с ценными бумагами, исправления не до-пускаются.

Исправление ошибок, которые случаются при определении корреспонденции между счетами, способом “красного сторно” рассмотрим на примере с привлечением бухгалтерских счетов.

Пример

Операция 1. Согласно данных первичного документа на склад было оприходовано из производства по себестоимости го-

товую продукцию на сумму 4000 грн. В бухгалтерском учете, в силу допущенной ошибки, данная операция была отображена следующей проводкой:

Дебет счета 20 “Производственные запасы”      4000 грн.

Кредит счета 23 “Производство”   4000 грн.

Операция 2. После выяснения допущенной ошибки прове-дено сторнирование ошибочно записанной суммы:

Дебет счета 20 “Производственные запасы”       4000 грн.

Кредит счета 23 “Производство”   4000 грн.І

Операция 3. Установлена правильная корреспонденция между счетами при оприходовании готовой продукции на склад из производства по себестоимости на сумму 4000 грн:

Дебет счета 26 “Готовая продукция”         4000 грн.

Кредит счета 23 “Производство”   4000 грн.

Отобразим указанные хозяйственные операции с помощью схемы, которая представлена на рис. 6.5.

20        23                                      26

Производственнûе    Готовая

Д         запасû       К   Д   Производство К       Д       продукция       К

1)         40001) 4000   3) 4000             I

2)         4000    2) 4000

3) 4000

Оборот = 0      -         -      Оборот=4000   Оборот = 4000     -

Рис. 6.5. Исправление ошибочной корреспонденции между счетами при использовании способа “красное сторно”

Рядом с приведенным примером в бухгалтерском учете ис-правления ошибок с использованием способа “красного сторно” применяют и в том случае, когда запись сделана в правильной корреспонденции счетов, но с преувеличением фактической суммы осуществленной операции. Исходя из этого, на сумму разницы (превышения) ошибочной записи и правильной суммы делают частичное сторнирование. Исправление ошибок в учете способом “красного сторно” при условии отображения по счетам больших цифр, чем фактические, рассмотрим на следующем примере.

Пример

Операция 1. По данным первичного документа было выдано из кассы денежную наличность подотчетному лицу для поездки в командировку в сумме 800 грн. В бухгалтерском учете, в силу допущенной ошибки, данная операция была отображена в пра-вильной проводке, но с завышенной суммой:

Дебет счета 372 “Расчеты с подотчетными лицами” 1800 грн.

Кредит счета 30 “Касса”      1800 грн.

Операция 2. После выяснения допущенной ошибки прове-дено сторнирование записанной суммы:

Дебет счета 372 “Расчеты с подотчетными лицами” 1000 грн.

Кредит счета 30 “Касса”      1000 грн.|

Отобразим указанные хозяйственные операции с помощью схемы, которая представлена на рис. 6.6.

 

Д

 

30

Касса

1)         1800

2)         1000

 

К

 

372

Расчетû с подотчетнûми

Д         лицами           К

1)         1800

2)         1000

 

 

 

Оборот = 800

 

Оборот = 800

 

Рис. 6.6. Исправление ошибок на счетах способом “красного

сторно” при правильной корреспонденции счетов,

но преувеличенной сумме записи

Исправление ошибок, допущенных в учете способом допол-нительных проводок рассмотрим на следующем примере.

Пример

Операция 1. Проведена оплата поставщику из расчетного счета предприятия за поставленные ранее производственные за-пасы на сумму 2500 грн. В бухгалтерском учете в силу допущен-ной ошибки при обработке банковской выписки операция была отображена в правильной проводке, но заниженной сумме:

Дебет счета 63 “Расчеты с поставщиками и

подрядчиками”         2200 грн.

Кредит счета 31 “Счета в банках”  2200 грн.

Операция 2. После выяснения допущенной ошибки состав-лена дополнительная бухгалтерская проводка в той самой корре-

спонденции счетов на разницу между правильной и уменьшен-ной суммой операции:

Дебет счета 63 “Расчеты с поставщиками и

подрядчиками”         300 грн.

Кредит счета 31 “Счета в банках”  300 грн.

Отобразим указанные хозяйственные операции с помощью схемы, которая представлена на рис. 6.7.

31        63

            1)         2200

2)         300

            Оборот = 2500

Расчетû с поставщиками и

Д      Счета в банках      К    Д         подрядчиками           К

1)         2200

2)         300     

Оборот = 2500         

Рис. 6.7. Исправление ошибок в учете способом дополнительных проводок

Из приведенного примера видно, что первая запись есть оши-бочной, а дополнительная проводка (вторая запись) составлена на разницу между правильной и ошибочной (уменьшенной) сум-мой операции. В то же время итоги обеих записей как по кредиту одного, так и по дебету другого счета составляют по 2500 грн, что правильно отображает осуществленную хозяйственную опера-цию, то есть фактически уплаченную сумму поставщику за по-ставленные им на предприятие производственные запасы.

Положительным при осуществлении сторнировочных и до-полнительных записей в учете является то, что с их помощью мы имеем возможность не только обеспечить правильное отображе-ние корреспонденции и экономической сущности осуществлен-ных операций, а также внести уточнения при отображении обо-ротов по бухгалтерским счетам.

Наиболее характерным примером этого есть списание от-клонений между плановой и фактической себестоимостью изго-товленной и оприходованной на склад из производства готовой продукции и пр.

Следует отметить, что в документах, с помощью которых оформляются операции по кассе, расчетному счету, а также опе-рации с ценными бумагами (которые связаны непосредственно с движением денежных средств), никакие исправления (дописки,

подчистки и пр.) не допускаются. В этом случае документ, в ко-тором была сделана ошибка, аннулируется и выписывается но-вый.

При выявлении ошибки, с целью предотвращения возможно-го нарушения идентичности показателей учета и отчетности после составления баланса, а также других форм отчетности, никаких исправлений в учетных записях за отчетный период не допускает-ся. Исправления ошибок и изменение данных в учете и отчетнос-ти, как за данный, так и за предыдущие периоды, проводится в том отчетном периоде, в котором были выявлены ошибки.