6.1. Бухгалтерские документы и требования относительно их оформления


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 

Загрузка...

Предметом бухгалтерского учета есть совокупность объектов, которые можно объединить в три группы: 1) хозяйственные сред-ства; 2) источники образования хозяйственных средств; 3) хо-зяйственные процессы.

Отправным моментом при отображении объектов в учете есть их документирование. Это значит, что все объекты должны быть зафиксированы, то есть должны быть свидетельства об их наличии и движении. Роль такого свидетельства выполняет до-кумент (от лат. “documentum” — свидетельство, доказательство). Итак, документ — это письменное свидетельство, которое под-тверждает осуществление хозяйственных операций, включая распоряжения и разрешения администрации (собственника) на их проведение.

Исходя из этого документация представляет собой способ сплошного и беспрерывного отображения объектов бухгалтер-ского учета (хозяйственных средств, источников образования хозяйственных средств и хозяйственных процессов) путем ис-пользования бухгалтерских документов.

На протяжении всего периода существования учета был и остается традиционным носителем бухгалтерской информации лист бумаги установленного образца. Вместе с тем за последние годы понятие носителя учетной информации значительно транс-формировалось в связи с развитием вычислительной техники. Так, сегодня разного рода учетные данные могут сохраняться как на магнитных, так и на лазерных дисках.

Но как бы ни изменялись носители учетной информации, сам документ, как свидетельство факта осуществления хозяйст-венной операции, остается неизменным. Исходя из этого, можно утверждать, что остается и документация как элемент метода бухгалтерского учета.

Порядок документального отображения хозяйственных опе-раций, а также требования относительно оформления докумен-тов регламентируются “Положением о документальном обеспе-чении записей в бухгалтерском учете”, утвержденном приказом Министерства финансов Украины № 88 от 24.05.1995 г.

В указанном нормативном документе отмечено, что первич-ные документы должны быть составлены в момент проведения каждой хозяйственной операции или, если это невозможно, не-посредственно после ее завершения.

Документы, созданные посредством вычислительной техни-ки на машиносчитываемых носителях, применяются в бухгал-терском учете при условии придания им юридической силы и доказательности.

Документ, изготовленный машинным способом, должен быть записан на материальном носителе (магнитном, бумаж-ном), изготовленном и размеченном согласно требованиям соот-ветствующего стандарта и закодированном в соответствии с ут-вержденной системой кодификации.

На требование контролирующих или судебных органов и собственных контрагентов предприятие, учреждение обязаны за свой счет сделать копии этих документов на бумажном носителе.

Первичные документы (на бумажных и машиносчитываемых носителях информации) для придания им юридической силы и доказательности должны иметь такие обязательные реквизитьі:

—        название предприятия, учреждения, от лица которых со-ставлен документ;

—        название документа (формы);

—        код формы;

—        дата и место составления;

—        содержание хозяйственной операции и его измерители (в натуральноми стоимостном выражении);

—        должности, фамилии и подписи лиц, ответственных за разрешение и осуществление хозяйственной операции и составление первичного документа.

При применении средств вычислительной и другой оргтех-ники реквизиты могут быть зафиксированы в виде кода.

Документ может быть подписан лично, с применением фак-симиле, штампа, символа или другим механическим или элек-тронным способом удостоверения. Подписи лиц, ответственных за составление первичных документов на вычислительных ма-шинах и других средствах организационной техники, выполня-ются в виде пароля или другим способом авторизации, что дает возможность однозначно идентифицировать лицо, которое со-вершило хозяйственную операцию.

Документ на машиносчитываемом носителе должен иметь код лица, ответственного за правильность составления докумен-та. Принадлежность кода конкретному лицу регистрируется ор-ганизацией создателем документа на машиносчитываемом носи-теле, а также создаются технические, программные средства и организационные условия, которые исключают возможность пользования чужими кодами.

Физические и юридические лица, которые принимают учас-тие в осуществлении операций, связанных с приемом и выдачей денежных средств, ценных бумаг, товарно-материальных ценно-стей и прочих объектов имущества, обеспечиваются предприя-тием, учреждением, которое выполняет эти операции, копиями первичных документов о такой операции.

Первичные документы составляются на бланках типичных форм, утвержденных Министерством статистики Украины, а также на бланках специализированных форм, утвержденных ми-нистерствами и ведомствами Украины. Документирование хо-зяйственных операций может осуществляться с использовани-ем изготовленных самостоятельно бланков, которые должны обязательно содержать реквизиты типичных или специализи-рованных форм.

В случаях, установленных законодательством, а также мини-стерствами и ведомствами Украины, бланки первичных докумен-тов могут быть отнесены к бланкам строгой отчетности. Бланки строгой отчетности печатаются за образцами типичных форм, утвержденных соответственно  Государственным комитетом

статистики по согласованию с Министерством финансов Украи-ны или министерствами и ведомствами по согласованию с Госу-дарственным комитетом статистики и Министерством финансов Украины, с обязательным печатанием на бланках квитанций, би-летов, талонов, абонементов и т.п. их номинальной стоимости. Все бланки строгой отчетности подлежат нумерации, порядок нанесения которой (нумератором, типографским способом) ус-танавливают министерства и ведомства.

Порядок использования и учета бланков первичных доку-ментов строгой отчетности, а также круг хозяйственных опера-ций, оформления которых ведется на таких бланках, устанавли-вается отдельными нормативными актами.

Записи в первичных документах, учетных регистрах должны осуществляться только темного цвета чернилами, пастой шари-ковых ручек, с помощью печатных машинок, принтеров, средств механизации и другими средствами, которые бы обеспечили со-хранение этих записей на протяжении установленного срока со-храняемости документов и предотвратили внесение несанкцио-нированных и незаметных исправлений.

Свободные строки в первичных документах подлежат обя-зательному прочерчиванию.

Руководитель предприятия, учреждения обеспечивает фик-сирование фактов осуществления всех хозяйственных операций, которые были проведены, в первичных документах и выполне-ние всеми подразделениями, службами и работниками право-мерных требований главного бухгалтера относительно порядка оформления и представления для учета сведений и документов.

Руководителем предприятия, учреждения утверждается пере-чень лиц, которые имеют право давать разрешение (подписывать первичные документы) на осуществление хозяйственной опера-ции, связанной с отпуском (расходованием) денежных средств и документов, товарно-материальных ценностей, нематериальных активов и другого имущества. Количество лиц, которые имеют право подписывать документы на осуществление операций по выдаче особенно дефицитных товаров и ценностей, бланков строгой отчетности, должно быть ограничено.

Ответственность за своевременное и качественное составле-ние документов, передачу их в установленные графиком доку-ментооборота сроки для отображения в бухгалтерском учете, за достоверность данных, приведенных в документах, несут лица, которые составили и подписали эти документы.

Первичные документы подлежат обязательной проверке ра-ботниками, которые ведут бухгалтерский учет, по форме и со-держанию, то есть проверяется наличие в документе обязатель-ных реквизитов и соответствие хозяйственной операции действующему законодательству, логическая увязка отдельных показателей.

Запрещается принимать к выполнению первичные доку-менты на операции, которые противоречат законодательным и нормативным актам, установленному порядку приема, сохране-ния и расходования денежных средств, товарно-материальных ценностей и другого имущества, нарушают договорную и финан-совую дисциплину, наносят ущерб государству, собственникам, другим юридическим и физическим лицам. Такие документы должны быть переданы главному бухгалтеру предприятия, уч-реждения для принятия решения.

Первичные документы, которые прошли обработку, должны иметь отметку, которая исключает возможность их повторного использования: при ручной обработке — дату записи в учетный регистр, а при обработке на вычислительной установке — оттиск штампа оператора, ответственного за их обработку.

Все документы, которые прилагаются к приходным и рас-ходным кассовым ордерам, а также документы, которые стали основанием для начисления заработной платы и других подоб-ных выплат, подлежат обязательному погашению штампом или ручной надписью “Получено” или “Уплачено” с указанием даты (числа, месяца, года).