6.6. Инвентаризация, ее значение и виды


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 

Загрузка...

Изменения, которые происходят в результате хозяйствен-ных процессов, иногда приводят к расхождениям между учет-ными данными, которые отображают движение и наличие хо-зяйственных средств и источников, а также их фактическим наличием. Наличие такого рода отклонений можно выяснить лишь путем проведения инвентаризации.

Инвентаризация представляет собой способ выявления и учета тех хозяйственных средств и источников их образования, которые не нашли документального отображения в бухгалтер-ском учете. Инвентаризация с одной стороны выступает как зле-мент метода бухгалтерского учета, a с другой — как техника (тех-нический прием) ее проведения.

Нормативно-правовым актом, который регулирует вопрос проведения, а также документального оформления результатов проведения инвентаризации на предприятии есть “Инструкция по инвентаризации основных средств, нематериальных акти-вов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и до-кументов, расчетов и прочих статей баланса”, утвержденная приказом Министерства финансов Украины № 90 от 30.10.1998 г.

Данная Инструкция устанавливает единые требования от-носительно порядка инвентаризации основных средств, немате-риальных активов, материальных ценностей, денежных средств и документов, расчетов и других статей баланса министерства-ми, другими центральными органами исполнительной власти, учреждениями и организациями, которые содержатся за счет средств бюджетов всех уровней (в дальнейшем — учреждения).

Инвентаризация проводится с целью обеспечения достовер-ности данных бухгалтерского учета путем их сопоставления с фактическим наличием имущества.

Инвентаризации подлежит все имущество, независимо от его местонахождения, и все виды финансовых обязательств.

Инвентаризация имущества проводится по его местонахож-дению и по материально ответственньш лицам. Во время инвен-таризации в обязательном порядке проводится констатация на-личия обьектов.

Основные задачи инвентаризации:

- выявление фактического наличия основных средств, материальных ценностей, бланков строгой отчетности,

денежных средств в кассах, на регистрационных, бюджет-ных, валютных и текущих счетах;

-          выявление неиспользуемых материальных ценностей;

-          соблюдение условий сохранения материальных ценнос-тей и денежных средств, а также правил содержания и зксплуатации материальных ценностей;

-          проверка реальной стоимости учтенных на балансе мате-риальных ценностей, сумм дебиторской и кредиторской задолженности, в том числе относительно которой срок исковой давности прошел, и других статей баланса.

Учреждения обязаны проводить инвентаризацию:

1)         зданий, сооружений и прочих недвижимых обьектов — не менее одного раза в три года;

2)         музейных ценностей — в соответствии со сроками, уста-новленными Министерством культуры Украины;

3)         библиотечных фондов — один раз в пять лет;

4)         прочих основных средств, малоценных и быстроизнаши-вающихся предметов:

-          в министерствах, других центральных органах исполни-

тельной власти, местных государственных администра-

циях, их управлениях (отделах), исполнительных органах

местных советов — не менее одного раза в два года;

-          в других учреждениях — не менее одного раза в год.

Инвентаризация основных средств проводится не ранее пер-

вого октября;

5)         инвентаризация драгоценных металлов, драгоценных кам-ней и изделий из них, а также драгоценных металлов и драгоцен-ных камней, которые содержатся в отходах и ломе, осуществляет-ся два раза в год: состоянием на первое января и на первое июля по местам их хранения и непосредственно на производстве;

6)         капитальных работ инвентарного характера и капиталь-ных ремонтов — не менее одного раза в год, но не ранее первого декабря;

7)         молодняка животных, животных на откорме, птицы, кро-лей, меховых зверей и семей пчел — не менее одного раза в квар-тал;

8)         готовых изделий, сырья и материалов, горючего, кормов, фуража и других материалов — не менее одного раза в год, но не ранее первого октября;

9)         продуктов питания и спирта — не менее одного раза в квартал;

10)       незавершенного производства и полуфабрикатов собст-венного производства в производственных (учебных) мастерских и подсобных сельских, учебно-исследовательских хозяйствах, не-завершенных научно-исследовательских работ, которые вьшол-няются по договорам с предприятиями и организациями — не ранее первого октября отчетного года и, кроме того, периодичес-ки — в сроки, которые устанавливают соответственно министер-ства, другие центральные органы исполнительной власти, мест-ные государственные администрации, исполнительные органы местных советов;

11)       денежных средств, денежных документов, ценностей и бланков строгой отчетности — не менее одного раза в квартал;

12)       регистрационных, бюджетных, валютных и текущих сче-тов — в меру получения вьшисок банков;

13)       расчетов платежей в бюджет — не менее одного раза в квартал;

14)       расчетов учреждения с вышестоящей организацией — не менее одного раза в квартал;

15)       расчетов с дебиторами и кредиторами — не менее двух раз в год, расчетов в порядке плановых платежей и с депонента-ми — не менее одного раза в месяц.

В сроки, указанные выше, подлежат инвентаризации мате-риальные ценности, которые не принадлежат учреждению — как такие, которые находятся на учете (в арендном пользовании, на ответственном хранении и т.п.), так и не учтенные по разным причинам.

Инвентаризация всех ценностей проводится в установлен-ные сроки, включая ценности, на предмет наличия которых про-ведены внеплановые проверки на протяжении года.

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их про-ведения и перечень имущества и обязательств, которые подле-жат инвентаризации во время каждой из них, определяются ру-ководителем учреждения — кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации является обязательным:

-          перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

-          при смене материально ответственных лиц (на день при-нятия — передачи дел);

-          при установлении фактов краж или злоупотреблений, порчи ценностей (на день установления таких фактов);

– после пожара или стихийного бедствия (наводнения, зем-летрясения и пр.) — срочно после ликвидации пожара или стихийного бедствия;

– в случае ликвидации учреждения;

– в соответствии с распоряжением судебных и следствен-ных органов;

– при передаче имущества учреждения в аренду;

– при передаче предприятий, учреждений, организаций или их структурных подразделений из одного подчинения в другое (на установленную дату передачи).

Инвентаризация может не проводиться в случаях передачи учреждений или их структурных подразделений, а также зданий и сооружений внутри одного министерства, другого центрально-го органа исполнительной власти (если инвентаризация была ранее проведена в сроки в соответствии с требованиями этой Инструкции).

В зависимости от полноты охвата проверкой хозяйственных средств и источников их образования, инвентаризацию делят на полную и частичную. Полная инвентаризация предусматривает проверку всех средств и источников их образования на предпри-ятии. При частичной инвентаризации проверке подлежит опре-деленная группа средств и источников.

В зависимости от характера инвентаризацию делят на пла-новую и внеплановую. Плановая инвентаризация проводится по плану и в сроки, утвержденные заранее. В свою очередь, вне-плановая инвентаризация осуществляется внезапно согласно распоряжению руководства, по требованию следственных или контролирующих органов, при смене материально-ответствен-ных лиц и т.п.

Ответственность за организацию инвентаризации, пра-вильное и своевременное ее проведение несет руководитель уч-реждения.

Главный бухгалтер вместе с руководителями соответствую-щих подразделений и служб обязан контролировать соблюдение установленных правил проведения инвентаризации.

Для проведения инвентаризации приказом руководителя учреждения создается комиссия из числа работников учрежде-ния при обязательном участии главного (старшего) бухгалтера. Инвентаризационную комиссию возглавляет руководитель уч-реждения или его заместитель.

Приказом устанавливаются также сроки начала и окончания работ по проведению инвентаризации и порядок отображения ее результатов в учете.

В учреждениях, в которых вследствие большого объема работ проведение инвентаризации не может быть обеспечено одной ко-миссией, создаются также местные комиссии, возглавляемые ру-ководителями соответствующих структурных подразделений, на которые возлагается проведение инвентаризации в структурных подразделениях этих учреждений.

Запрещается назначать председателем местной инвентари-зационной комиссии в одном и том же учреждении одного и то-го же работника два года подряд. В состав местной комиссии включается работник бухгалтерии. Работа местных комиссий организовывается и контролируется центральной комиссией.

Проведение инвентаризации в учреждениях, которые обслу-живаются централизованной бухгалтерией, оформляется (в час-ти утверждения центральной инвентаризационной комиссии и календарного плана проведения инвентаризации) приказом ру-ководителя учреждения, при котором создана централизованная бухгалтерия, а также утверждается распределение работников централизованной бухгалтерии в учреждениях для участия их в местных инвентаризационных комиссиях. На основании настоя-щего приказа руководители учреждений, которые обслуживают-ся централизованной бухгалтерией, назначают местные инвен-таризационные комиссии, в состав которых обязательно входят работники бухгалтерии и прочие специалисты (инженеры, тех-нологи, экономисты и др.), которые хорошо знают объект ин-вентаризации и первичный учет. Местные инвентаризационные комиссии возглавляются представителем руководителя учреж-дения, которое назначило инвентаризацию.

Центральная инвентаризационная комиссия проводит ин-вентаризацию материальных ценностей и денежных средств, ко-торые принадлежат централизованной бухгалтерии и учрежде-нию, при которой она создана, а также средств в расчетах и бланков строгой отчетности, а также руководит работой местных инвентаризационных комиссий; в случае необходимости (при установлении серьезных нарушений правил проведения инвен-таризации и прочее) проводит, по решению руководителя уч-реждения, повторные сплошные инвентаризации, рассматривает объяснения, полученные от лиц, которые допустили недостачу или порчу ценностей, а также других нарушений, и вносит

предложения о порядке урегулирования выявленных недостач и потерь от порчи ценностей.

Местные инвентаризационные комиссии проводят снятие фактических остатков материальных ценностей, сверяют нали-чие указанных ценностей с данными бухгалтерского учета и со-ставляют свои ВЫВОДЫ о выявленных недостачах и излишках, вносят предложения по вопросам приведения в порядок приема, хранения и отпуска материальных ценностей, улучшения учета и контроля за их хранением.

Данные бухгалтерского учета, которые проставляются в описаниях, скрепляются подписью работника бухгалтерии. Ма-териалы инвентаризации рассматриваются и утверждаются ли-цами, которые были назначены комиссией для проведения ин-вентаризации.

Инвентаризационные комиссии несут ответственность за:

-          своевременность и соблюдение порядка проведения ин-вентаризации в соответствии с приказом руководителя учреждения;

-          полноту и достоверность внесения в инвентаризационные описи данных о фактических остатках имущества, основ-ных средств, материальных ценностей, денежных средств и документов, нематериальных активов, ценных бумаг и задолженности в расчетах;

-          правильность и своевременность оформления материало-в инвентаризации в соответствии с установленньш по-рядком.

Члены инвентаризационных комиссий за внесение в описи неправильных данных о фактических остатках материальных ценностей с целью сокрытия недостач или излишков материаль-ных ценностей несут ответственность в установленном законом порядке.

Запрещается проводить инвентаризацию ценностей при неполном составе членов инвентаризационной комиссии. От-сутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвен-таризации есть основанием для признания результатов инвента-ризации недействительными.

Проверка остатков материальных ценностей в натуре чле-нами комиссии проводится при обязательном участии матери-ально ответственных лиц.

К началу инвентаризации в бухгалтериях необходимо за-кончить обработку всех документов о поступлении и выдаче материальных ценностей, провести соответствующие записи в регистрах аналитического учета и определить остатки на день инвентаризации.

На складах и в других местах хранения материальные ценно-сти должны быть разложены по наименованиям, сортам, разме-рам и т.п. На материальных ценностях следует вывесить ярлыки с подробными сведениями, которые характеризуют эти ценнос-ти, с указанием их качества, количества, веса.

Лица, ответственные за хранение материальных ценностей, до начала инвентаризации дают расписку о том, что все приход-ные и расходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию, все товарно-материальные ценности, кото-рые поступили на хранение, оприходованы, а те, которые выбы-ли, — списаны.

Инвентаризация, кроме инвентаризации продуктов питания и денежных средства как правило, должна проводиться на пер-вое число месяца. Если инвентаризация ценностей в каком-то месте их хранения не может быть закончена в один день, она мо-жет быть начата раньше и закончена после первого числа. В этом случае данные инвентаризации должны быть скорректированы состоянием на первое число месяца.

Если инвентаризация на складах или в других закрытых по-мещениях не закончена в один и тот же день, то помещения сле-дует опечатать в конце рабочего дня инвентаризационной комис-сией. Печать на время инвентаризации хранится у председателя инвентаризационной комиссии. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (обеденный перерыв, в ночное время, по другой причине) опись должна храниться в ящиках, шкафах, сейфах, в закрытом помещении, где проводится инвен-таризация.

Наличие ценностей при инвентаризации выявляется путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера и т.п., исходя из установленных единиц измерения. Определение веса (или объе-ма) материалов, которые хранятся насыпом, можно проводить на основании технических расчетов, о чем в описи делается со-ответствующая отметка.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов (предметов) и их количество отображаются в описях за субсче-тами, номенклатурой и в единицах измерения, принятых в учете.

На ценности, которые не принадлежат учреждению, но на-ходятся в его распоряжении, составляются отдельные описи с

разделением: на арендованные, принятые на ответственное хра-нение и т.п.

Данные инвентаризации по каждому виду ценностей записы-ваются в инвентаризационные описании отдельно, по местона-хождению ценностей и лицами, ответственными за их охранение.

Типовая форма “Инвентаризационная опись товарно-ма-териальных ценностей” и пример ее оформления представле-ны в образце 6.5.

Эти описи составляются в двух экземплярах.

При смене материально ответственных лиц составляется три экземпляра описи.

Описи могут быть заполнены как ручным способом, так и средствами вычислительной и другой оргтехники. Описи, кото-рые составляются вручную, заполняются чернилами или шари-ковой ручкой четко и ясно. Исправления и подчистки являются недопустимыми. На каждой странице описи прописью указыва-ются число порядковых номеров материальных ценностей и об-щий итог количества всех ценностей в натуральных показателях, записанных на данной странице, независимо от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.п.) эти ценности показаны. В тех случаях, когда материально ответст-венные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, амбара, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комис-сии. Инвентаризационная комиссия выполняет проверку указан-ных фактов и, в случае их подтверждения, проводит исправления выявленных ошибок в установленном порядке. Исправления должны быть указаны и подписаны всеми членами инвентариза-ционной комиссии и материально ответственным лицом. В опи-си нельзя оставлять незаполненные строки. На последних стра-ницах описи незаполненные строки прочерчиваются.

В случае смены материально ответственного лица в описях лицо, которое приняло ценности, расписывается об их получе-нии, а то, которое сдало, — об их сдаче.

Материальные ценности, полученные во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными ли-цами в присутствия членов инвентаризационной комиссии и оп-риходуються после инвентаризации. Эти материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием “Материаль-ные ценности, полученные во время инвентаризации”. В описи указывается, когда, от кого они поступили, дата и номер приходОбразец 6.5

АО " Росток " Типовая форма № М-21

предприятие. организация  УтВЄрЖДЄНа ПріІКаЗОМ

Минстата Украины

Идентификационный код 21.06.1996 р. № 193

ЕГРПОУ 00547038   КодзаУКУД  

ИНВЕНТАРИЗАЦИОННАЯ ОПИСЬ № 2_ на 15 февуаля 200_5г. ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЬК ЦЕННОСТЕЙ, которые находятся склад М> 3

склад, кладовая

на ответственном хранении           зав. складом Жука Виктора Иеаноеича     

должность. фамилия. имя. отчество

инвентаризация проведена на основании приказа (распоряжения) от

14 феераля     200_5_ г. №   7         

 

№ п/п  Номенкла-

турный

номер Наименование материалов Размер (тип)  Сорт

или

марка  Единица измере-

НІІЯ    Факти-

ческое

наличие         Цена, грн       При-

меча-

ние

/.          20503  Кирпич бельиі          -          -          тыс. шт.          22,5     300-00           

2.         20508  Шифер волнистьш    -          -          шт.      150      8-00   

3.         20511  Стеклоблоки  0,3 х 0,3          -          шт.      40        25-00 

и т.д. до конца страницы

35.       20516  Гвозди            100 мм            -          кг         23        7-00   

Продолжение образца 6.5

Оборотная сторона формы № М-21

 

№ п/п  Номенк-

латурный

номер Наименование материалов Размер (тип)  Сорт или марка         Единица измере-

НІІЯ    Факти-

ческое

наличие         Цена, грн       Приме-чание

36.       20705  Аккумуляторы           Cm-75 Злектра           иип.    5          240-00           

37.       20712  Аетопокрьиики         185170114      Росава            иип.    22        155-00           

и т.д. до конца страницы

68.       20721  Тосол  —        А-40    литр    17        3-00   

                                                           ■                                            

                                                                                             

Всего по описи порядковых номеров Швстьдесят восемь з № 1 по № 68

прописью

Председатель комиссии Замеапшпель дііректора Садко Петр Петрович = С(ідК0

Должность,    фамилия,        имя,    отчество

Главньш бухгалтер Петренко Николай Петроеич = ПвШрЄНКО

Должность.    фамилия,        имя,    отчество

Руководшпельк цехаЛЬ 1     Тимчук Грнгорші Андреееич = ТіІМЧУК

Должность.    фамилия,        имя,    отчество

Все ценности, перечисленные в инвентаріізационной описи, комиссией перечислены II в моем

присутствии приняты на ответственное хранение.

Подпись материально ответственного лица        =Жук              "15 " феараля 200 _5_ г.

ного документа, наименования, количество, цена и сумма. Одно-временно в приходном документе за подписью председателя ин-вентаризационной комиссии делается пометка “После инвента-ризации” с ссылкой на дату описи, в который записаны зти ценности.

На больших складах при продолжительном проведении ин-вентаризации, в исключительных случаях и только с письменно-го разрешения руководителя и главного бухгалтера учреждения, в процессе инвентаризации материальные ценности могут отпу-скаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Зти ценности заносятся в отдельную опись под наименова-нием: “Материальные ценности, отпущенные во время инвента-ризации”. Оформление описи должно осуществляться в таком порядке, какк и при поступлении материальных ценностей во время инвентаризации. В расходных документах делается отмет-ка за подписью председателя инвентаризационной комиссии.

В межинвентаризационный период в учреждениях с боль-шой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их сохране-ния и переработки.

Контрольные проверки правильности проведения инвента-ризаций и выборочные инвентаризации, которые проводят в ме-жинвентаризационный период, вьшолняются инвентаризацион-ными комиссиями по распоряжению руководителя учреждения.

Министерства и прочие центральные органы исполнитель-ной власти могут разрабатывать собственные нормативно-право-вые акты, с учетом особенностей отрасли, относительно примене-ния зтой Инструкции, по согласованию с Главным управлением Государственного казначейства Украины.

Порядок урегулирования инвентаризационной

разницы

Выявленные при инвентаризации расхождения между фак-тическими остатками материальных ценностей и денежных средств с данными бухгалтерского учета урегулируются в таком порядке:

- основные средства, материальные ценности, ценные бума-ги, денежные средства и прочее имущество, обнаруженные

в излишке, подлежат оприходованию и зачислению соот-ветственно на увеличение финансирования в бюджетных учреждениях, а в хозрасчетных — на увеличение дохода; потеря материальных ценностей в рамках утвержден-ных норм естественных потерь списывается по распоря-жению руководителя бюджетного учреждения на умень-шение финансирования, а хозрасчетного предприятия — на увеличение затрат. Нормы естественных потерь мо-гут применяться лишь в случае выявления фактических недостач и после зачета недостачи ценностей излишка-ми при пересортировке. При отсутствии норм естествен-ных потерь потеря рассматривается как недостача; недостача ценностей свыше нормы естественных по-терь, а также потери от порчи ценностей относятся на счет виновных лиц по ценам, по которым вычисляется размер вреда от краж, недостач, уничтожения и порчи ма-териальных ценностей;

потери и недостачи свыше нормы естественных потерь материальных ценностей, включая готовую продукцию, в тех случаях, когда виновные не установлены или у взыс-кании с виновных лиц отказано судом, зачисляются на уменьшение финансирования в бюджетных организациях и за счет прибыли — в хозрасчетных.

В случаях взыскания с виновных лиц потерь, причиненных кражей, недостачей или потерей, определения сумм убытков осуществляется соответственно постановлению Кабинета Ми-нистров Украины от 22.01.96 г. № 116 “Об утверждении Поряд-ка определения размера убытков от разворовывания, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей”.

При установлении недостачь и потерь, которые возникли вследствие злоупотреблений, соответствующие материалы на протяжении пяти дней после установления недостачь и потерь подлежат передаче в следственные органы, а на сумму выявлен-ных недостачь и потерь подается гражданский иск.