6.5. Организация документооборота и хранения документов


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 

Загрузка...

Организация документооборота

Все документы с момента их создания до передачи в архив проходят определенный путь.

Процесс от сосавления бухгалтерского документа или полу-чения документа от другого предприятия до его сдачи в архив называется документооборотом.

Документооборот можно поделить на четыре этапа:

1)         составление документов в первичных подразделениях;

2)         передача оформленных документов для проверки и обра-ботки в бухгалтерию предприятия;

3)         движение документов при обработке и осуществлении на их основании учетных записей;

4)         движение документов от места обработки к месту хране-ния — архива.

Следует отметить, что эффективность принятых управлен-ческих решений на предприятии прямо зависит от оперативнос-ти (скорости) организованного документооборота. Для получе-ния своевременной и качественной информации необходимо организовать такую систему сбора и обработки документов, ко-торая бы обеспечивала ускорение документооборота.

С целью упорядочения движения и своевременного получе-ния первичных документов для записей в бухгалтерском учете приказом руководителя предприятия, учреждения устанавлива-ется график документооборота, в котором указываются дата со-здания или получения от других предприятий и учреждений до-кументов, передача в обработку и в архив.

График документооборота на предприятии, в учреждении должен обеспечивать оптимальное количество подразделений и исполнителей, через которых проходит каждый первичный до-кумент, определять минимальный срок его нахождения в под-разделении, а также оказывать содействие улучшению учетной работы, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня его механизации и автоматизации.

График документооборота оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, которые выполняются каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаи-мосвязи и сроков выполнения работ.

Работники предприятия, учреждения создают и подают пер-вичные документы, которые относятся к сфере их деятельности, сргласно графика документооборота. Для этого каждому испол-нителю выдается выписка из графика. В ней приводится пере-чень документов, оформление которых относится к функцио-нальным обязанностям исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые передаются эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика доку-ментооборота на предприятии, в учреждении осуществляется главным бухгалтером. Требования главного бухгалтера относи-тельно порядка предоставления в бухгалтерию или на вычисли-тельную установку необходимых документов и сведений есть обязательными для всех подразделений и служб предприятия.

Исходя из указанного, отметим, что отсутствие надлежаще-го порядка при составлении и обработке документов есть глав-ной причиной несвоевременного предоставления финансовой отчетности, и, как следствие, и отставания при принятии необхо-димых управленческих решений, осуществлении полноценного контроля и аудита.

Хранение документов

Требования относительно хранения на предприятиях бух-галтерских документов изложены в Положении о документаль-ном обеспечении записей бухгалтерского учета (приказ Минис-терства финансов Украины № 88 от 24.05.1995 г.).

Первичные документы и учетные регистры, которые прошли обработку, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив, а к моменту передачи должны храниться в бух-галтерии в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, ме-таллических шкафах или специальных помещениях, которые обеспечивают их сохранность.

Порядок хранения документов на машиносчитываемых но-сителях определяется указаниями по организации бухгалтерско-го учета с использованием вычислительной техники.

Первичные документы текущего месяца, которые прошли об-работку ручным способом и относятся к соответствующему учет-ному регистру, комплектуются в хронологическом порядке, нуме-руются, переплетаются и сопровождаются справкой для архива.

Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в архиве предприятия, учреж-дения определяется в соответствии с “Перечнем типовых доку-ментов, которые создаются в процессе деятельности органов государственной представительной и исполнительной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий” утвержденным Главным архивным управлением при Кабинете Министров Украины № 41 от 20.07.1998 г.

Предельные сроки хранения конкретных бухгалтерских до-кументов в архиве предприятия указаны в табл. 6.2.

Хранение первичных документов и учетных регистров, кото-рые прошли обработку и были основанием для составления от-четности, а также бухгалтерских отчетов и балансов, оформле-ние и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгал-терских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предпри-ятия, учреждения работникам других структурных подразделе-ний может проводиться только по решению главного бухгалтера.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгал-терских отчетов и балансов у предприятий, учреждений может быть осуществлено только по постановлению органов дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судов, государст-венной контрольно-ревизионной и налоговой служб в соответст-вии с действующим законодательством Украины. Изъятие оформляется протоколом (актом), копия которого вручается под

163

 

Таблица 6.2 Сроки хранения бухгалтерских документов в архиве предприятия

Типы документов бухгалтерского учета    Срок

сохранения,

лет

Бухгалтерские отчеты и балансы организаций и объяс-нительные записки к ним:  

а) сводные годовые  Постоянно

б) годовые     Постоянно

в) квартальные          3

Первичные документы и дополнения к ним, которые фиксируют факт выполнения хозяйственных операций и есть основанием для бухгалтерских и налоговых за-писей (кассовые, банковские документы, уведомления банков и переводные требования, выписки банков, на-ряды на работу, табеля, акты о приемке, сдаче и спи-сании имущества и материалов, квитанции и наклад-ные по учету товарно-материальных ценностей, аван-совые отчеты и пр.) 3

Личные счета рабочих и служащих, студентов    75

Расчетные (расчетно-платежные) ведомости (в т.ч. на машинных носителях)          5

Инвентарные карточки и журналы учета основных средств     3

Доверенности на получение денежных сумм и товар-но-материальных ценностей (в т.ч. аннулированные доверенности)          3

Учетные регистры (Главная книга, журналы-ордера, разрабатывающиеся таблицы и пр.)  3

Дополнительные и контрольные книги, журналы, кар-тотеки, кассовые книги, оборотные ведомости    3

           

налы регистрации исполнительных листов        

Журналы, книги регистрации счетов, кассовых орде-ров, доверенностей, платежных поручений и пр.  3

Документы (протоколы заседаний инвентаризацион-ных комиссий, инвентарные описи, акты, сверочные ведомости) об инвентаризации     3

расписку соответствующему должностному лицу предприятия, учреждения.

С разрешения и в присутствии представителей органов, ко-торые осуществляют изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут снять копии и составить реестр документов, которые изымаются, с указанием оснований и даты их изъятия.

Если изымаются тома документов, которые недооформле-ны (не переплетены, не пронумерованы и т.п.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, которые проводят изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, уч-реждения могут дооформить эти тома (сделать описание, про-нумеровать листы, прошнуровать, опечатать, удостоверить своей подписью и печатью).

Органы, которые изъяли документы, обеспечивают пред-приятиям, учреждениям по их письменным обращениям воз-можность сделать выписку, извлечение, копию документов для выдачи справок по обстоятельствам в соответствии с законода-тельством.

В случае возвращения указанными органами документов, которые были раньше изъяты, такие документы принимаются под расписку соответствующим должностным лицом предприя-тия, учреждения и вместе с решением о возвращении подшива-ются к тем же томам, из которых были изъяты и в которых на-ходятся постановления об изъятии, реестре и копиях таких документов.

В случае пропажи или уничтожения первичных докумен-тов, учетных регистров и отчетов руководитель предприятия, уч-реждения письменно сообщает об этом правоохранительные ор-ганы и приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропа-жи или уничтожения.

Для участия в работе комиссии приглашаются представите-ли следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется органу, в сфере управления которого нахо-дится предприятие, учреждение, а также государственной нало-говой инспекции — предприятиями и местному финансовому органу — учреждениями в 10 дневный срок.