8.3. Форми ведення бухгалтерського обліку


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 

Загрузка...

Особливості будови та порядок заповнення та перевірки облікових регістрів передусім визначаються формою ведення бухгалтерського обліку та рівнем технічного оснащення. Під формою ведення бухгалтерського обліку розуміють систему взаємопов’язаних облікових регістрів певної форми (будови) та змісту, що зумовлює послідовність і техніку облікової реєстрації. Форма ведення бухгалтерського обліку як певна система регістрів бухгалтерського обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації обирається підприємствами самостійно з додержанням єдиних засад бух-галтерського обліку та з урахуванням особливостей своєї діяльності й технології обробки облікових даних.

Сучасними формами ведення бухгалтерського обліку на вітчизняних підприємствах (крім банківских та бюджетних установ) є:

♦          спрощена (з використанням регістрів обліку майна) та проста (без використання таких);

♦          журнально-ордерна та журнальна.

Наказом Мінфіну України від 25 червня 2003р. №422 за-тверджено “Методичні рекомендації по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку малими підприємствами за простою та спрощеною формами ведення бухгалтерського обліку”.

Проста форма ведення бухгалтерського обліку застосо-вується малими підприємствами з незначним документообо-ротом (кількістю господарських операцій), що здійснюють

8. Регістри та форми ведення бухгалтерського обліку

діяльність з виконання нематеріаломістких робіт і послуг. Во-на передбачає використання Журналу обліку господарських операцій, у якому записи здійснюються на підставі первинних та зведених облікових документів, відомостей нарахування за-робітної плати і амортизації тощо з відображенням суми опе-рації на рахунках бухгалтерського обліку. За необхідності за-писи господарських операцій продовжуються у вкладних ар-кушах до Журналу.

Журнал ведеться щомісяця. Дані рядка “Сальдо на кінець місяця” з Журналу за попередній місяць переносяться у рядок “Сальдо на початок місяця” Журналу за звітний місяць за кожним рахунком бухгалтерського обліку.

Для аналітичного обліку розрахунків з оплати праці з дебіторами і кредиторами малі підприємства застосовують Відомість 3-м, підсумкові дані якої (без повторення записів, що здійснюються у Журналі безпосередньо з первинних доку-ментів) заносяться до Журналу обліку господарських опе-рацій з позначенням у графі 3 Відомості 3-м.

Спрощена форма ведення бухгалтерського обліку реко-мендована для малих підприємств, що займаються виробни-чою діяльність та мають значну кількість господарських опе-рацій. Ця форма тапередбачає узагальнення інформації про господарські операції у таких регістрах бухгалтерського обліку. Відомість 1-м Розділ I. Облік готівки і грошових документі.

Розділ II (зворотна сторона). Облік грошових коштів та їх еквівалентів. Відомість 2-м Облік запасів.

Відомість 3-м Розділ I. Облік розрахунків з дебіторами і кре-диторами за податками й платежами, довгостро-кових зобов’язань і доходів майбутніх періодів. Розділ II (зворотна сторона). Облік розрахунків з оплати праці. Відомість 4-м Розділ I. Облік необоротних активів та аморти-зації (зносу).

Розділ II (зворотна сторона). Облік капітальних і фінансових інвестицій та інших необоротних активів.

Відомість 5-м Розділ I. Облік витрат.

Розділ II. Облік витрат на виробництво. Розділ III. Облік доходів і фінансових резуль-татів.

Розділ IV. Облік власного капіталу, витрат май-бутніх періодів, забезпечень майбутніх витрат і платежів.

Оборотно-сальдова відомість.

Сума за будь-якою операцією відображається у відомості обліку за рахунком, що кредитується, у графі рахунку, що де-бетується, та одночасно (за сумою операції або загальним підсумком оборотів за місяць) у відомості обліку за рахунком, що дебетується, із зазначенням кореспондуючого рахунку.

Залишки коштів за відомостями повинні бути зіставлені з відповідними даними первинних та зведених документів, на підставі яких були зроблені записи (звіт касира, банківські ви-писки тощо). У відомостях вказується місяць, за який вони складаються.

Систематизація даних про операції з цінностями, що не належать малому підприємству (отримані для зберігання, пе-реробки, монтажу, продажу на умовах комісії, користування на умовах операційної оренди), з бланками суворого обліку, зі списання активів до з’ясування винних, із гарантіями і заста-вами ведеться у Відомості 8, затвердженій наказом Мінфінансів України від 29 грудня 2000 р. №356.

Підсумкові записи з відомостей переносяться до Оборот-но-сальдової відомості, яка використовується для узагальнен-ня даних регістрів бухгалтерського обліку за кожним рахун-ком бухгалтерського обліку. Оборотно-сальдова відомість складається щомісяця і використовується для записів даних за дебетом і кредитом кожного рахунку окремо. Загальна сума дебетових оборотів Оборотно-сальдової відомості має дорівнювати загальній сумі її кредитових оборотів.

8. Регістри та форми ведення бухгалтерського обліку

Аналітичний облік при спрощеній формі ведеть разом із синтетичним у відомостях, які за ступенем узагальнення інформації, є комбінованими регістрами.

Позабалансовий облік можна також вести як і при простій формі з використанням регістру журнальної форми ведення обліку — Відомості №8 позабалансового обліку.

Схема спрощеної форми ведення бухгалтерського обліку наведена на рис. 8.2.

На ньому відображено обліковий процес, починаючи з оформлення первинних документів до складання фінансової звітності для малих підприємств (Баланс форма 1-м, Звіт про фінансові результати форма 2-м), податкової та статистичної звітності.

 

                                                                                                                                

Касова книга             Первинні документи, у т. ч. касові ордери                        Відомість ¹8

позабалансового

обліку

 

           

           

                       

 

                                              

 

            4 j                    і                      

            Відомості обліку ¹1-м,2-м,3-м,4-м, 5-м                  Книги податкового обліку  

            і                       і                                             

Оборотно-сальдова відомість                     Вибірки даних для складання податкової та статистичної звітності           

1                                 і                      

Фінансова звітність за формами 1-м, 2-м              Податкова та статистична звітність          

Рис. 8.2. Спрощена форма ведення бухгалтерського обліку

Наказом Мінфіну України від 29 грудня 2000 р. №356 за-тверджено “Методичні рекомендаціх по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку за журнальною формою”.

Ці Методичні рекомендації спрямовані на узагальнення у регістрах бухгалтерського обліку (крім регістру позабалансо-вого обліку) методом подвійного запису інформації про наявність і рух активів, капіталу, зобов’язань та факти фінансо-во-господарської діяльності підприємств і організацій та інших юридичних осіб (крім банків і бюджетних установ), їх філій, відділень, представництв незалежно від форм власності, організаційно-правових форм і видів діяльності (далі — підприємства), на накопичення аналітичних даних про склад і рух активів, капіталу і зобов’язань, доходів, витрат, фінансо-вих результатів.

При журнальній формі господарські операції відобража-ються в облікових регістрах під час надходження первинних документів або підсумками за місяць, залежно від характеру і змісту операцій. На документах, дані яких включені до обліко-вих регістрів, зазначають номери відповідних облікових регістрів і порядкові номери записів у них (номер рядка). За документами, дані яких відображені в облікових регістрах за-гальним підсумком, номер регістру і номер запису вказують на окремому аркуші, який додається до зброшурованих доку-ментів.

В облікових регістрах, показники яких переносять в Голо-вну книгу або в інші облікові регістри, роблять відповідну по-значку про це у відповідному рядку регістру. Головна книга використовується для узагальнення даних журналів, взаємної перевірки правильності записів за окремими рахунками і складання фінансової звітності. До Головної книги заносяться із журналів підсумки оборотів з кредиту рахунків.

У Головній книзі відображаються: сальдо на початок і кінець поточного місяця; обороти за поточний місяць за кре-дитом цього рахунку, які наводяться однією сумою; обороти за поточний місяць за дебетом цього рахунку, які наводяться су-мою за кореспондуючими рахунками із журналів. Головна книга ведеться протягом календарного року. На кожний син-тетичний рахунок у Головній книзі відводять окрему сторінку.

Перевірку правильності записів у Головній книзі здійсню-ють підрахунком суми оборотів і сальдо за усіма рахунками. Суми дебетових і кредитових оборотів, а також сальдо за дебе-том і кредитом повинні бути відповідно рівні.

8. Регістри та форми ведення бухгалтерського обліку

Підприємства для перевірки правильності складання облікових регістрів можуть застосовувати оборотну відомість за рахунками бухгалтерського обліку, яка складається з даних оборотів на рахунках бухгалтерського обліку Головної книги після занесення до неї оборотів із усіх журналів.

Відомості аналітичних даних заповнюються, як правило, після складання Журналів — регістрів синтетичного обліку.

Ця форма ведення обліку передбачає застосування таких регістрів:

Облік грошових коштів та грошових документів

1.         Журнал 1 за кредитом рахунків 30, 31, 33

1.1.      Відомість за дебетом рахунка 30

1.2.      Відомість за дебетом рахунка 31

1.3.      Відомість за дебетом рахунка 33

2.         Облік довгострокових та короткострокових позик

Журнал 2 за кредитом рахунків 50, 60

3.         Облік розрахунків, довгострокових та поточних

зобов'язань

Розділ I Журналу 3. Облік розрахунків за товари, роботи, послуги, інших розрахунків і резерву сумнівних боргів (за кредитом рахунків 16, 34, 36, 37, 38, 51, 62, 63, 68)

Розділ II Журналу 3. Облік розрахунків з бюджетом, облік довгострокових та поточних зобов'язань (за кредитом рахунків 17, 52, 53, 54, 55, 61, 64, 67, 69)

3.1.      Відомість аналітичного обліку розрахунків з покупцями та замовниками

3.2.      Відомість аналітичного обліку розрахунків з різними дебіторами

3.3.      Відомість аналітичного обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками

3.4.      Відомість аналітичного обліку виданих та отриманих векселів

3.5.      Відомість аналітичного обліку розрахунків за іншими операціями

3.6.      Відомість аналітичного обліку розрахунків з бюджетом

4.         Облік необоротних активів та фінансових інвестицій

Розділ I Журналу 4. Облік основних засобів, інших необоротних матеріальних активів, нематеріальних активів та зносу необоротних активів (за кредитом рахунків 10, 11, 12, 13, 19)

Розділ II Журналу 4. Облік капітальних і фінансових інвестицій та інших необоротних активів (за кредитом рахунків 14, 15, 18, 35)

4.1.      Відомість аналітичного обліку капітальних інвестицій

4.2.      Відомість аналітичного обліку фінансових інвестицій

4.3.      Відомість аналітичного обліку нематеріальних активів

5.         5А. Облік витрат

Розділ I Журналу 5 і Журналу 5 А за кредитом рахунків 90, 92, 93, 94, 95, 96, 97, 98, 99 і розділ II Журналу 5 і 5 А за кредитом рахунків з журналів 1, 2, 3, 4, 6

Розділ III Журналу 5 за кредитом рахунків 20, 22, 23, 24, 25, 26, 28, 39, 65, 66, 91

Розділ III А Журналу 5 А за кредитом рахунків 20, 22, 23, 24, 25, 26, 28, 39, 65, 66, 80, 81, 82, 83, 84

Розділ III Б Журналу 5 А за кредитом рахунків 20, 22, 39, 65, 66

Розділ IV Журналу 5 і Журналу 5 А. Аналітичні дані до рахунка 28 "Товари"

5.1. Відомість аналітичного обліку запасів

6.         Облік доходів і результатів діяльності

Журнал 6 за кредитом рахунків 70, 71, 72, 73, 74, 75, 76, 79 Розділ II "Аналітичні дані про доходи"

7.         Облік власного капіталу та забезпечення зобов'язань

Журнал 7 за кредитом рахунків 40, 41, 42, 43, 44, 45, 46, 47, 48, 49

7.1.      Відомість аналітичних даних рахунку 42 "Додатковий капітал"

7.2.      Відомість аналітичних даних рахунку 44 "Нерозподілені прибутки (непокриті збитки)"

7.3.      Відомість аналітичних даних рахунку 47 "Забезпечення майбутніх витрат і платежів"

8.         Інші регістри бухгалтерського обліку

Відомість позабалансового обліку

Головна книга

Реєстр депонованої заробітної плати

Бухгалтерська довідка

Аркуш-розшифровка

8. Регістри та форми ведення бухгалтерського обліку

Головним регістром при журнальній формі є журнали, в яких здійснюються систематичні та комбіновані (хронологічні та систематичні) записи. Серед них є регістри багатографної та шахової будови. Відомості до журналів є багатографними та комбінованими документами за обсягом змісту та видом за-писів. Вони поділяються на дебетові, що відображають оборо-ти рахунків по дебету, та аналітичні. Таке, на перший погляд, ускладнення облікової реєстрації направлено на скорочення облікових записів та сприяє наочності записів через об’єдання хронологічного та систематичного, синтетичного та аналітич-ного обліків. Використання шахового принципу заповнення регістрів дозволяє спрощувати складання звітності через відсутність необхідності складати оборотну відомість по син-тетичним рахункам.

Схема журнальної форми ведення бухгалтерського обліку наведена на рис. 8.3.

 

Відомість ¹8

позабалансового

обліку

Регістри

аналітичного

обліку

Вибірки даних для

складання податкової та

статистичної звітності

Податкова та

статистична

звітність

Первинні документи, у т.ч. реєстр

депонованої заробітної плати та

Книги податкового обліку

касові ордери

Рис. 8.3. Схема журнальної форми ведення бухгалтерського обліку

 

На практиці можна побачити більш складну форму веден-ня обліку — журнально-ордерну. Вона відрізняється в основ-ному від журнальної тим, що журнал-ордери в неї ведуться по кожному відкритому рахунку, а не по певній групі рахунків.

На державних підприємствах використовується ме-моріальна-ордерна форма (контрольна-шахова) бухгал-терського обліку. Відповідні форми меморіальних ордерів за-тверджені наказом Державного казначейства України від 27 липня 2000 р. №68, а форм карток і книг аналітичного обліку бюджетних установ та порядку їх складання — наказом Дер-жавного казначейства України від 6 жовтня 2000 р. №100.

Сутність цієї форми ведення бухобліку полягає в тому, що на кожну господарську операцію (на підставі первинного до-кумента) або на групу однорідних операцій (на підставі нако-пичувального документа) складається меморіальний ордер. Меморіальний ордер має такий вигляд (табл. 8.11).

Таблиця 8.11

Меморіальний ордер № 205 за 9 січеня 20ХХ року

 

Зміст операцій та первинний документ    Дебет рахунку           Кредит рахунку         Сума, грн

Оприбуткування на поточний рахунок в банку виручки від реалізації товарів – прибутковий ордер ¹909 від 9.01.200Х р.   311      301      150

Бухгалтер                   (підпис)

Гол.бухгалтер             (підпис)

Меморіальні ордери реєструються в Журналі реєстрації меморіальний ордерів, після чого записи здійснюються в регістрі синтетичного обліку — в Головній книзі. Вона оформ-люється помісячно з відведенням для кожного рахунка окре-мого аркуша (табл. 8.12, 8.13). У кінці місяця підраховують

8. Регістри та форми ведення бухгалтерського обліку

обороти по дебету, кредиту та сальдо кінцеве по кожному ра-хунку, що відображається в Головній книзі. Враховуючи одер-жані показники складають оборотну відомість за синтетич-ними рахунками.

Таблиця 8.12

Головна книга за січень 20ХХ року по рахунку № 311 “Поточні рахунки в національній валюті”

 

Дебет  Кредит

                        З кредиту рахунків                            З дебету рахунків

 

           

            301      361      …        Усього           

           

            301      671      …        Усього

Сальдо початкове     30 000                                                           

9.01     205      150                                         12.0 1                         650                  650

...                     …                                                                                                     

Усього            150      —        …        150      Усього            —        650      …        650

Сальдо кінцеве          29 500                                                           

Таблиця 8.13

Головна книга за липень 20ХХ року по рахунок 40 “Статутний капітал”

 

                        Кредит рахунків                               Дебет рахунків

            41        45        46        …        Разом  1          43        44        46        …        Разом

                        Сальдо початкове     50 000

3.01     1                      8000                           8000    20. 01  36        2500                                       2500

15.01   15        2000                                       2000                                                                         

Обороти         2000    8000    0          0          10 000 Обороти         2500    0          0          0          2500

                                                                                  Сальдо кінцеве          42 500

 

Аналітичний облік при меморіально-ордерній формі ве-дуть в окремих аналітичних регістрах по кожному аналітично-му рахунку та складають оборотні відомості за аналітичними рахунками. Дані останіх звіряються з даними оборотної відо-мості за синтетичними рахунками. За умов відсутності розбіжностей складається бухгалтерська звітність.

Схема меморіально-ордерної форми ведення бухгалтерсь-кого обліку наведена на рис.8.4.

Спрощеним варіантом меморіально-ордерної форми є форма бухгалтерської обліку Журнал-головна (див. табл. 8.10), яка застосовується на невеликих за обсягом діяльності підприємствах та в організаціях.

 

Первинні документи, у.т.ч. касові ордери

Накопичувальні і групувальні відомості

Реєстраційний

журнал операцій

(ордерів)

Меморіальні ордери

Головна книга

(контрольно-шахова

відомість)

Оборотні відомості

за аналітичними

рахунками

Касова

книга

Вибірки даних для складання фінансової,

податкової та статистичної звітності

 

Оборотна відомість за синтетичними рахунками

Фінансова звітність

Податкова та

статистична

звітність

 

248

Рис. 8.4. Схема меморіально-ордерної форми ведення бухгалтерського обліку

8. Регістри та форми ведення бухгалтерського обліку

Особливістю цієї форми є об’єднання хронологічного і си-стематичного обліку в одному регістрі — Журнал-головна, в якій здійснюються одночасно реєстрація меморіальних ор-дерів (хронологічний запис) та відображення господарських операцій в систематичному обліку через кореспонденцію син-тетичних рахунків (див. табл.8.10). Суми оборотів по кредиту всіх рахунків та дебету всіх рахунків повинні бути однаковими, якщо записи зроблено правильно. Таким чином, при веденні обліку за цією формою складати оборотну відо-мость по синтетичним рахункам немає потреби.

Аналітичний облік та складання бухгалтерської звітності при застосуванні Журнал-головної здійснюються аналогічно меморіально-ордерній формі.

Вибір форми ведення обліку та впровадження автомати-зованих облікових систем залежить не тільки від галузевої на-лежності та обсягів діяльності підприємства, а й від певних пе-реваг та недоликів окремих форм. У табл. 8.14 наведено порівняльна характеристика форм ведення бухгалтерського обліку.

Усі розглянуті форми ведення бухобліку є книжковими, але облік з їх використанням може вестись в автоматизовано-му режимі. Тому ще виокремлюють діалогово-автоматизо-вану (комп’ютерну) форму ведення бухгалтерського обліку. Можливості швидкого опрацювання великих баз даних, їх збе-регання в умовах автоматизації обліку прискорюють розпов-сюдження автоматизованих форм ведення обліку. Відповідні програмні продукти можуть застосовуваться на малих та вели-ких підприємствах, враховувати особливості галузевого обліку тощо.

Таблиця 8.14

Переваги та недоліки форм ведення бухгалтерського обліку

 

Форма            Переваги        Недоліки

            -          Простота, гнучкість

-          Використання для різних типів підпри-

ємств

-          Надійний контроль записів у система-

тичному обліку завдяки використанню

меморіальних ордерів та шахової форми

Головної книги         -          Велика кількість меморіа-

льних ордерів

-          Багаторазова запись гос-

подарських записів

-          Окремий облік синтетичного

та аналітичного обліку

-          Велика кількість обліко-

вих робіт в кінці місяця

-          Незручність для складання

звітності

            - Відносна простота та наочність синте-тичного обліку при невеликій кількості рахунків    - Втрата наочності синтети-чного обліку при великій кількості рахунків

            -          Зручність регістрів для складання звіт-

ності

-          Скорочення облікових регістрів за ра-

хунок відсутності реєстраційного журна-

лу та оборотної відомості

-          Можливість зміни форм регістрів під

особливості облікової системи підприєм-

ства

-          Суміщення аналітичного та синтетич-

ного обліку в регістрах

-          Можливість розподілу облікової роботи

між бухгалтерами      -          Порівняно низька можли-

вість автоматизації обліко-

вої роботи

-          Невідповідність аналітич-

них регістрів вимогам су-

часного аналізу

            При використанні малими підприємствами:

-          Враховує зміст господарських операцій

шляхом відповідної будови регістрів

-          Об’єднує аналітичний та синтетичний

обліки

-          Існує можливість пристосовувати для

потреб підприємства           - Неуніверсальний харак-тер (можливість викорис-тання тільки на малих під-приємствах)

 

8. Регістри та форми ведення бухгалтерського обліку