8.1. Облікові регістри та їх класифікація


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 

Загрузка...

Після оформлення первинних документів облікова інфор-мація відображається в облікових регістрах. Регістри бухгал-терського обліку — це спеціальні таблиці певного формату та будови, які призначені для систематизації та групування інфор-мації про документально оформлені господарські операції.

Записи про господарські операції в регістрах називаються обліковою реєстрацією. Вона передбачає окреме групування інформації про зміни кожного виду активів, власного капіталу та зобов’язань протягом звітного періоду. В результаті на кінець звітного періоду в регістрах накопичується облікова інформація, яка потрібна для складання звітності підприємства, а також для формування баз даних, що можуть використовуватися в його управлінні. Виходячи з цього своєчасність та правильність облікової реєстрації набуває зна-чення для ведення бухгалтерського обліку та здійснення інших функцій управління — планування, аналізу, регулюван-ня діяльності підприємства.

Різноманітність господарських операцій, відміність струк-тур управління підприємствами (маштаби, кількість персона-лу, рівень автоматизації тощо) та особливості організації робо-ти бухгалтерського підрозділу (трудомісткість облікової робо-ти, рівень кваліфікації та чисельність обліковців тощо) визна-чають необхідність ведення облікових регістрів відповідних видів.

Облікові регістри класифікуються за певними ознаками (рис.8.1):

За зовнішнім виглядом

Книги

Картки

Листки окремі

Касова книга, Головна книга,

Книга складського обліку,

книга Журнал-головна

Картки аналітичного обліку (ма-теріалів, основних за-собів,розрахунків, витрат на вироб-ництво)

Журнали-ордери, журнали,

 

За будовою або формою,

За видом бухгал-терських за-писів

Двосторонні

Односторонні Багатографні

Шахові

Хронологічні

Систематичні

Комбіновані

Типових та офіційно затвердже-них видів регістрів вже не існує, але як самостійно розроблені можуть зустрічатися на підприємствах

Конкорентні, кількісно-сумового, кількісно-сортового обліку

Головна книга, журнали ¹1 та 2,

журнали-ордери, відомість 5-м

(р.4)

Оборотно-сальдова відомість, відомість 4 (р.1) та 5 при спро-щеній формі ведення обліку; Журнали 3-7, відомості 71,7.2 при журнальній формі ведення

Реєстраційні журнали

Головна книга, інвентарні картки

Журнали-ордери, журнали, відомості аналітичного обліку при журнальній формі обліку,

Журнал-головна, Журнал реєстрації господар.операцій

 

Синтетичні

Журнал реєстрації господарських

операцій, журнали 3 та 4, Головна книга, Журнал-головна

 

За ступенем

узагальнення

інформації

Аналітичні

Комбіновані

Книги, відомості та картки аналітичного обліку

Відомості аналітичного обліку

при журнальній формі ведення

обліку, відомості при спрощеній

формі ведення обліку

 

222

Рис.8.1. Класифікація облікових регістрів за ознаками

            8. Регістри та форми ведення бухгалтерського обліку

♦          зовнішнім виглядом;

♦          будовою або формою;

♦          видом бухгалтерських записів;

♦          ступенем узагальнення інформації. За зовнішнім виглядом облікові регістри поділяються на

книги, картки, листки.

Бухгалтерські книги складаються з переплетених листів (аркушів), які обов’язково пронумеровані. На зворотному боці останнього аркуша вказується їх загальна кількість у книзі за підписом головного бухгалтера. На обкладинці — назва підприємства (організації, установи) та код його реєстрації в органах статистики, назва книги та період, на який її заведено (дата початку та закінчення заповнення).

З метою забезпечення контролю за рухом фінансових коштів та товарно-матеріальних цінностей відповідні книги (наприклад, Касова книга, Книга складського обліку) разом із нумерацією аркушів прошнуровуються. Тоді кінці шнурка (шпагата) приклеються до зворотнього боку останнього арку-ша невеликим шматком білого паперу, потім ставиться мас-тична печатка так, щоб одна її половина була на останьому ар-куші книги, а друга — на шматку паперу, яким приклеєно кінці шнурків. Також для скріплення кінців шнурків на зворотньо-му боці останього аркуша можна використовувати сургучну печатку.

У книгах кожний аркуш відповідає або синтетичному ра-хунку — в Головній книзі, або виду матеріальних запасів — в Книзі складського обліку, або певному робочому дню — в Ка-совій книзі тощо. Для зручності в Головній книзі синтетичні ра-хунки з’являються за порядковим номером, а в Книзі складсько-го обліку кожна назва (вид запасів) — в алфавитному порядку.

До переваг облікових регістрів — книг слід віднести ком-пактність та надійність зберегання облікових записів. До не-доліків — при великій кількості об’єктів обліку (синтетичних рахунків або видів товарно-матеріальних цінностей) збільшується час на пошук необхідного аркуша; за умов веден-ня книги в одному примірнику нею може одночасно користуватися один працівник, що може знижуватися продуктивність та якість праці обліковців при розподілі обов’язків між ними.

Для запобігання вищенаведених негативних явищ у ро-боті бухгалтерії використовують такі облікові регістри як картки та окремі листки.

Картки відрізняються від листків цупкістю (товщиною) паперу. Картки зберігаються в спеціальних ящиках або папках як картотека, яку складають за певними ознаками. Для зруч-ності роботи з картками певного виду доцільним є їх однаковий (стандартний) розмір, що особливо актуально для неавтомати-зованих ділянок аналітичної облікової роботи, де безпосередньо й використовуються картки. При відкритті карток вони реєструються в реєстрі за попередньо наданим номером, що по-легшує їх пошук у рамках однієї картотеки. Відповідальність за складання картотек, їх поновлення та правильність записів у картках покладається на певного працівника бухгалтерії.

Окремі листки характеризуються тим, що в них облікуєються тільки певна група господарських операцій. То-му вони суттєво можуть відрізнятися за змістом. До таких регістрів належать журнали-ордери, відомості тощо. Листки, як правило, за один звітний період зберігаються в папках, що дає можливість виймати їх та окремо опрацьовувати.

За будовою або формою в практиці розрізняють регістри двосторонні, односторонні, багатографні та шахові.

Двосторонні регістри за своєю структурою мають ліву частину — дебетову та праву кредитову. Записи в дебетовій ча-стині робляться для відображення збільшення активів або зменшення власного капіталу та зобов’язань, записи у креди-товій частині, навпаки, — для зменшення активів або збільшення власного капіталу та зобов’язань. За будовою дво-сторонні регістри є найпростішими, що пояснює їх викорис-тання в навчальному процесі та відсутність серед регістрів ти-пових форм, які офіційно рекомендовані Міністерством фінансів України. Свого часу така будова була характерна для попередньої форми Журналу реєстрації касових прибуткових та видаткових документів (табл. 8.1).

8. Регістри та форми ведення бухгалтерського обліку

Таблиця 8.1

Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових

документів

 

Прибутко-вий ордер            Сума, грн       Примітки        Прибутко-вий ордер            Сума, грн       Примітки

дата     номер

           

            дата     номер

           

 

20.09   12        22 330 Оприбуткування коштів з банківського рахунка   20.09   56        22 000 Аванс за вересень

                                               20.09   57        330      Господар-чі потреби

Односторонні регістри відрізняються від двосторонніх тим, що в них графи, які призначені для записів дати, номерів та змісту господарських операцій, є загальними для дебетових та кредитових записів на рахунку. Такі регістри залежно від змісту облікової інформації розрізняються як контокоренті, кількісно-сумові та кількісно-сортові.

Контокоренті регістри використовуються в аналітично-му обліку операцій, по яких здійснюються записи тільки у гро-шових вимірниках — операцій по розрахунках, операцій з гро-шовими коштами. Прикладом цих регістрів слугує Касова книга, відомості по розрахунках з бюджетом за податками (табл. 8.2, 8.3).

Таблиця 8.2

Аркуш Касової книги

Каса за “10” вересня 2005 р.           Аркуш 3

¹ доку-ментів Від кого одержано або кому видано           ¹ кореспон-дуючого рахунка           Прибуток            Видаток

            Залишок на початок дня      5,90    

№8      Петров О.О.  311      5000   

№25    Валуїв О.Л.    372                  250

№26    Розрахунково-платіжна відомість №1        661                  4750

            …        …        ..          …

Разом за день 5000    5000

Залишок на кінець дня         5,90    

 

Таблиця 8.3

Відомість розрахунків з бюджетом за комунальним податком (рахунок 642/5)

 

Дата, місяць   Нараховано    Сплачено

29.10   170      170

28.11   170      187

28.12   170      170

Всього            510      527

Недораховано (переплата)  (17)

Кількісно-сумові регістри ведуться в аналітичному обліку операцій з товарно-матеріальними цінностями, які ви-магають записи як у натуральних, так і грошових вимірниках — картки обліку матеріалів, сировини тощо (табл. 8.4).

Таблиця 8.4

Картка № 504 складського обліку тканини “Гобелен”

 

Дата та

№ опе-

рації    Ціна    Надходження Видаток          Залишок

 

           

            Кіль-кість, п.м           Сума, грн       Кіль-кість, п.м           Сума, грн       Кіль-кість, п.м           Сума, грн

Усього на поча-ток місяця   10        150                                        

№90 від 8.03.00         20        100      2000                                      

№99 від 15.03.00                                          58        1160               

…        …        …        …        …        …        …        …

Усього на кінець місяця       580      10 800 400      9000    180      1800

Кількісно-сортові регістри використовуються для аналітичного обліку товарно-матеріальних цінностей у сорто-вому або розмірному розрізі на складах промислових та торгівельних підприємств (табл. 8.5).

Багатографні регістри відрізняються від контокорент-них тим, що в них, як правило, дебетова графа розбивається на

8. Регістри та форми ведення бухгалтерського обліку

Таблиця 8.5

Картка № 1004 складського обліку “М’ясо криля”

 

Дата

та№

опера-

ції        Ціна    Надходження Видаток          Залишок

 

           

            Кількість, кг   Сума, грн       Кількість, кг   Сума, грн       Кількість, кг   Сума, грн

 

           

            Сорт 1            Сорт 2           

            Сорт 1            Сорт 2           

            Сорт 1            Сорт 2           

 

Усього на початок місяця                                                                           10        5          180

№90 від 8.03.00         10                    580      5800                                                              

№99 від 15.03.00       5                                                         200      1000                          

…        …        …        …        …        …        …        …        …        …        …

Усього на кінець місяця       140      870      12600  40        850      9000    110      25        3780

підграфи. Прикладом таких регістрів є Головна книга (табл. 8.6), журнали при журнальній формі обліку, відомості при спрощеній формі ведення обліку, Журнал реєстрації госпо-дарських операцій при простій формі обліку.

У багатографних регістрах переважно дебетова графа має підграфи, але можуть бути регістри, де росписуються записи по кредиту рахунка в кореспонденції по дебету інших рахунків.

Таблиця 8.6

Головна книга

при журнальній формі ведення обліку

Рахунок 30 “Каса”

 

Місяць            Обороти по дебету   Разом

по дебету       Обороти по кре-диту           Сальдо

 

            кредит рах.31 кредит рах.37 кредит рах.36 …       

           

            дебет   кредит

Сальдо початкове                                                                           10       

Січень 10 000 1200    12 000 ...         23 200 23 100 110     

Лютий            10 000 1000    4000    …        15 000 15 000 110     

…        …        …        …        …        …        …        …        …

Грудень          5000    0          0          0          5000    5100    10       

 

Відмінністю шахових облікових регістрів від багатограф-них є детализація оборотів одночасно як по дебету, так і по кре-диту певної групи рахунків або всіх синтетичних рахунків за певний період. Такою є шахова оборотна відомість, яку доцільно використовувати для перевірки дебетових та кредито-вих оборотів по всіх синтетичних рахунках за звітний період.

Характерною ознакою будови шахових регістрів є подан-ня облікових даних за двома ознаками. Так, сума господарсь-кої операції повинна відображатися за правилом подвійного запису по дебету одного та кредиту іншого рахунка, тому за-гальна сума всіх господарських операцій з однаковою корес-понденцією рахунків буде відображатися в шаховій відомості на перетині стовпчика “дебет кореспондуючого рахунка” та рядка “кредит кореспондуючого рахунка”. До таких регістрів можна віднести також Оборотно-сальдову відомість при спро-щеній формі ведення обліку (табл. 8.7).

Шаховий принцип будови облікових регістрів базується на балансовому рівнянні, тобто на рівності записів по дебету рахунків та по кредиту рахунків. Використання цього принци-пу також можливе для характеристики окремих об’єктів обліку за двома іншими ознаками. Наприклад, при складанні бухгалтерських звітів про фонд оплати праці за структурою виплат та підрозділами підприємства (табл. 8.8), для розшиф-рування та підсумку всіх витрат підприємства за їх видами та місцем виникнення (табл. 8.9).

За видом бухгалтерських записів облікові регістри поділя-ються на хронологічні, систематичні та комбіновані (змішані).

Хронологічні регістри застосовуються для реєстрації фактів господарських операцій в порядку документального підтвердження їх здійснення. До таких регістрів слід віднести: журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових ор-дерів, а також журнали обліку надходження вантажів, руху ви-робничих запасів, надходження готової продукції та її відван-таження тощо.

Значення вищенаведених регістрів полягає в перевірці по-вноти та правильності облікової реєстрації, в забезпеченні збе-реження первинних документів.

8. Регістри та форми ведення бухгалтерського обліку

Таблиця 8.7

Оборотно-сальдова відомість за 1 квартал 20ХХ р.

 

Сальдо           1001 20 | 5 | 4 | | | 45 | 540| | 10 | | | |   724     

початкове      Обороти по дебету рахунків                      

                        10        20        22        23        26        …        301      311      441      641      65        …        79        …                       

            10                                                                                                                                                                             0         

            20                                           5                                                                                                                                5         

            22                                           5                                                                                                                                5         

            23                    1                                 15                                                                                                                  16       

            26        …                    …        …        …        …        …        …        …        …        …        …        …        …            …        …

            …        …                    …        …        …                    ..                                                                                                       

            301                                                                                                                                                                                      

            311                                                                            50                               10                                                       60       

            …        …                    …        …        …        …        …        …        …        …        …        …        …        …            …        …

514      441      …                    …        …        …        …        …        …        …        …        …        …        …        …            …        …

125      641      …                    …        …        …        …        …        …        …        …        …        …        …        …            …        …

35        65                                           5                                                                                                                                5         

50        …        …                    …        …        …        …        …        …        …        …        …        …        …        …            …        …

            79                                                                                                                                                                                        

            …        …                    …        …        …        …        …        …        …        …        …        …        …        …            …        …

724                  0          1                      15        15        …        50        …        …        10        …        …        …        …            600 *  

Сальдо кінцеве дебетове     100      16        …        3          …        …        …        …        …        …        …        …            …        …                    **

* – Сума оборотів по дебету всіх рахунків повинна збігатися з сумою оборотів по кредиту всіх рахунків.

** – Сума сальдо кінцевих по дебету повинна збігатися з сумою сальдо по кре-диту.

Одночасно з хронологічними в роботі бухгалтерії викорис-товуються систематичні облікові регістри. Цей вид регістрів призначений для реєстрації на бухгалтерських рахунках окреТаблиця 8.8

Структура фонду оплати праці за січень по підрозділам

 

Підрозділ        Основна

заробітна

плата  Додаткова

заробітна

плата  Інші виплати Усього фонд оплати праці

№1      56 000 2500    540      59 040

№2      85 600 1200    0          86 800

№3      85 000 5400    2300    92 700

Усього            226 600           9100    2840    238 540

Таблиця 8.9

Структура витрат виробництва (рахунок 23 “Виробництво”) за статтями калькуляції (елементами витрат) та замовленнями за 1 квартал(грн)

Елемент витрат         Замов-лення 1           Замов-лення 2           Замов-лення 3           Усього

Сальдо початкове     6200    1200    0          7400

Обороти за квартал, у .т.ч.:  19 650 26 250 12 600 58 500

Матеріальні витрати 5200    1200    4500    10 900

Витрати на оплату праці     8500    12 300 4500    25 300

Відрахування на соціальні заходи   4500    6200    2000    12 700

Амортизація  1000    5800    1200    8000

Загальновиробничі витрати            450      750      400      1600

Собівартість виконаних замовлень            25 850 0          0          25 850

Сальдо кінцеве

(сальдо початкове + обороти за

квартал – собівартість виконаних

замовлень)     0          27 450 12 600 40 050

мих груп операцій однорідних за своїм економічним змістом на рахунках або синтетичного, або аналітичного обліку. Так, у Го-ловній книзі облікова інформація групується за синтетичними рахунками, а в інвентарних картках пооб’єктного обліку основ-них засобів та картках складського обліку — за аналітичними рахунками (за окремими позиціями).

У комбінованих регістрах хронологічні та систематичні записи об’єднані. До таких регістрів, наприклад, належить Журнал-головна, яка має інформацію про господарські опе-рації в хронологічному вигляді та відповідні кореспонденції

8. Регістри та форми ведення бухгалтерського обліку

рахунків (рис. 8.10), журнал-ордери №1 та 2, відомості 3.1–3.5 та інші регістри журнальної форми ведення обліку.

За ступенем узагальнення облікової інформації регістри розрізняються на синтетичні, аналітичні та комбіновані.

Регістри синтетичного обліку, або синтетичні регістри, — це регістри, в яких ведеться синтетичний облік, тобто госпо-дарські операції відображаються в системі синтетичних ра-хунків тільки у грошових вимірниках, з зазначенням дати та номеру запису, без вказання їх змісту. Як правило, записам у синтетичні регістри передує накопичування облікової інфор-мації в допоміжних відомостях за певний період (день, місяць, квартал). До синтетичних регістрів можна віднести Журнал реєстрації господарських операцій при простій формі, Жур-нал-головну, журнали-ордери при журнально-ордерній формі, Головну книгу та журнали № 3, 4 при журнальній формі ве-дення обліку.

Таблиця 8.10

Книга Журнал-головна

 

            Зміст опе-рації та№ доку-                Рах.10 “Основні засоби”      Рах.20 “Вироб-ничі запаси” Рах. 26 “Готова продук-ція”  Рах.90 “Собіва-ртість реаліза-ції”    Рах. 63 “Розрахун-ки з поста-чаль-никами”          …

мента 

            Д-т      К-т      Д-т      К-т      Д-т      К-т      Д-т      К-т      Д-т      К-т      ...         ...

С-до поч.       72 300 420                  2000                70                                                       15                   

1          …        1200                           1200                                                               1200                          

2          …        600                                                                 600      600                                                    

…        …        …        …        …        …        …        …        …        …        …        …        …        …        …

            Обо-роти       7500    200      5          1200    200      550      600      600      600      1200    1265    …        ...

            С-до кін.         70300  615      -          3000    -          20        -          -          -          -          80        …        ...

Регістри аналітичного обліку, або аналітичні регістри, — це регістри, в яких ведеться аналітичний облік, тобто зміни об’єктів бухгалтерського обліку відображаються на аналітич-них рахунках з належним рівнем деталізації облікової інфор-

мації: з указанням дати та номера запису, змісту господарської операціх, суми в натуральних та грошових вимірниках або тільки в грошових вимірниках. До таких регістрів слід віднес-ти книги та картки складського обліку (див. табл.8.4, 8.5), відо-мості розрахунків з підзвітними особами, особові рахунки пер-соналу, інвентарні картки об’єктів основних засобів та нема-теріальних активів, деякі ведомості журнальної форми веден-ня обліку тощо.

Удосконалення техніки облікової реєстрації пов’язано з використанням комбінованих облікових регістрів. Виходя-чи з назви цих регістрів вони поєднують у собі особливості аналітичних та синтетичних регістрів. Це обумовлює підви-щення єфективності роботи обліковців, оскільки не має не-обхідності звіряти записи в аналітичному та синтетичному обліках, скорочується час на орацювання облікової інформації та її пошук. Прикладом цього виду регістрів є більшість відо-мостей при журнальній формі ведення обліку, відомості при спрощеній формі ведення обліку.

Виходячи з ознак класифікації та наведених прикладів облікових регістрів можна простежити, що:

♦          кожен регістр можна охарактеризувати одночасно за різними ознаками;

♦          особливості облікової роботи на конкретному підприємстві можуть вимагати удосконалення (зміни) форми певних регістрів.