6.1. Документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 

Загрузка...

Одним з важливих способів методу бухгалтерського обліку, який забезпечує первинне спостереження за господарськими операціями на підприємстві, є документування. Відповідно до п. 1.2 “Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку” господарські операції відображаються в бухгалтерському обліку методом їх суцільного та безперерв-ного документування. Під документуванням прийнято ро-зуміти запис за усталеними формами необхідної інформації, тобто створення документів, що використовуються в уп-равлінській діяльності. Слово документ походить від латинсь-кого documentum — повчальний і має таке значення: 1) діловий папір, який юридично засвідчує певні права його власників, певні факти, події; 2) інформація, відомості, дані, зафіксовані на папері, фотоплівці, магнітному диску, що мають офіційний ха-рактер. Основою для створення документів є необхідність підтвердження наявності і змісту управлінських дій, передача інформації, її забезпечення і подальше використання.

Документування має важливе значення в управлінні діяльністю підприємства:

1)         документи дають розпорядження на здійснення госпо-дарських операцій;

2)         документи виступають обґрунтуванням операцій, що здійснюються;

3)         документи використовують для попереднього (здійснюють керівні працівники при підписуванні документа,

беручи на себе відповідальність за законність операції, що оформлена цим документом) та наступного (здійснюють працівники бухгалтерії при прийманні та обробці документів, а також працівники податкових, фінансових, контролюючих органів) контролю за законністю та доцільністю господарсь-ких операцій, дотриманням державної дисципліни;

4)         документи забезпечують контроль за збереженням майна підприємства та раціональним його використанням;

5)         документи використовуються судовими органами при розгляді господарських позовів як письмове підтвердження здійснення господарських операцій.

Будь-який документ виконує певні функції. Одночасно може виконуватися одна чи декілька функцій, завдяки чому документ задовольняє потреби осіб, які працюють з докумен-тами. Серед функцій документів (рис. 6.1) прийнято виділяти загальні (достатньо типові й притаманні всім без винятку до-кументам) та специфічні (особливі, властиві певним докумен-там). До загальних функцій документа відносяться:

1) інформаційна функція полягає в тому, що причиною появи будь-якого документа є фіксування інформації та її збе-рігання;

Функції документа

 

Інформаційна

Управлінська

 

Соціальна Комунікативна

Культурна

Правова

Функція історичного джерела

 

152

Рис. 6.1. Функції документа

6. Первинне спостереження, документація та інвентаризація

2)         соціальна функція проявляється через потребу ство-рення будь-якого документа, оскільки документ є соціально значимим об’єктом;

3)         комунікативна функція виявляється в момент, коли документ виступає як засіб зв’язку між окремими юридични-ми та фізичними особами, а також між посадовими особами підприємства;

4)         культурна функція визначає рівень наукового та технічного розвитку країни при оформленні кожного доку-мента.

До специфічних функцій документа відносяться:

1)         управлінська функція зводиться до того, що всі доку-менти створюються для раціонального управління підприємством та його стратегічного розвитку;

2)         правовою функцією наділено законодавчі і правові нормативні акти, створювані для фіксації правових норм і пра-вовідносин, а також документи, що набувають правову функцію на час, зокрема для використання як судового доказу;

3)         функція історичного джерела зумовлюється тим, що документ виступає як джерело історичних відомостей; цієї функції набуває лише частина створюваних документів (близько 12–14%) і тільки після того, як документи викона-ють свої оперативні функції і будуть передані на збереження в державний архів.

Первинні документи визначені Законом України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” (ст.9, п.1) підставою для бухгалтерського обліку господарських опе-рацій. Від своєчасності складання та якості документів значною мірою залежить якість самого обліку. А в кінцевому підсумку це буде впливати на достовірність складеної підприємством звітності. У законодавстві дається дещо різне трактування терміна первинний документ. За Законом Ук-раїни “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Ук-раїні” (ст.1) первинний документ — документ, який містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення. Відповідно до п. 2.1 “Положення про докумен-

тальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку” пер-винні документи — це письмові свідоцтва, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпоряд-ження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення. Інформація, що міститься в первинних документах, система-тизується в регістрах синтетичного та аналітичного обліку шляхом подвійного запису їх на взаємопов’язаних рахунках бухгалтерського обліку.

Відповідно до норм Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” (ст. 9, п.1), первинні

документи повинні бути складені під час здійснення госпо-дарської операції, а якщо неможливо — безпосередньо після її закінчення. Для контролю та впорядкування оброблених да-них на підставі первинних документів можуть складатися зве-дені облікові документи.

Від якості складання та оформлення документів значною мірою залежить повнота та достовірність показників обліку та звітності. Тому до первинних документів прийнято висувати такі вимоги:

♦          своєчасність складання;

♦          достовірність показників;

♦          правильність оформлення.

Своєчасність складання документа забезпечується запов-ненням у визначених бланках певних показників, що характе-ризують відповідну операцію. Правильно оформлений доку-мент має містити необхідні показники для забезпечення по-вної інформації щодо здійснюваної операції. Обов’язкові по-казники, встановлені законодавчими актами або чинними пра-вилами для документів, без яких вони не можуть бути підста-вою для обліку господарських операцій і не мають юридичної сили, називаються реквізитами документа. Законом України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” (ст. 9, п.2) та “Положенням про документальне забезпечення записів в бухгалтерському обліку” (п. 2.4) визначені такі обов’язкові реквізити (рис. 6.2):

♦          назва документа (форми), код форми;

6. Первинне спостереження, документація та інвентаризація

Код форми

Назва підприємства, установи, від імені яких складений документ

НАЗВА ДОКУМЕНТА (ФОРМИ) дата і місце складання

Зміст та обсяг господарської операції,

одиниця виміру господарської операції

(у натуральному і вартісному виразі)

посади осіб,   особистий підпис або інші дані

відповідальних за здійснення          (прізвище), що дають змогу

господарської операції (в тому числі за      ідентифікувати особу, яка брала

дозвіл на її здійснення) і правильність її     участь у здійсненні господарської

оформлення (складання первинного         операції

документа)

 

Рис. 6.2. Обов'язкові реквізити первинного документа

дата і місце складання;

назва підприємства, установи, від імені яких складений документ;

зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції (у натуральному і вартісному виразі);

посади осіб, відповідальних за здійснення господарсь-кої операції (в тому числі за дозвіл на її здійснення) і правильність її оформлення (складання первинного до-кумента);

особистий підпис або інші дані (прізвище), що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Залежно від характеру операції та технології обробки да-них до первинних документів відповідно до п. 2.4 “Положення про документальне забезпечення записів в бухгалтерському обліку” можуть бути включені додаткові реквізити:

♦          ідентифікаційний код підприємства, установи з Дер-жавного реєстру;

♦          номер документа;

♦          підстава для здійснення операцій;

♦          дані про документ, що засвідчує особу;

♦          інші додаткові реквізити.

Складання та оформлення документів має проходити за таким порядком, що визначається “Положення про докумен-тальне забезпечення записів в бухгалтерському обліку” (п. 2.2 -п. 2.15):

1)         первинні документи повинні бути складені в момент проведення кожної господарської операції, або, якщо це не-можливо, безпосередньо після її завершення. При реалізації товарів за готівку допускається складання первинного доку-мента не рідше одного разу на день на підставі даних касових апаратів, чеків тощо;

2)         первинні документи складаються на бланках типових форм, затверджених Міністерством статистики України (Дода-ток 11), а також на бланках спеціалізованих форм, затвердже-них міністерствами та відомствами України. Документування господарських операцій може здійснюватись з використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні обов’язково містити реквізити типових або спеціалізованих форм;

3)         записи повинні здійснюватися тільки у темному коль-орі чорнилом, пастою кулькових ручок, за допомогою дру-карських машинок, принтерів, засобів механізації та іншими засобами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого терміну зберігання документів та запобігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень. Вільні рядки підлягають обов’язковому прокреслюванню;

керівником підприємства, установи затверджується пе-релік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первин6. Первинне спостереження, документація та інвентаризація

ний документ) на здійснення господарської операції, пов’яза-ної з відпуском (витрачанням) грошових коштів, документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна. Кількість осіб повинна бути обмеженою.

У тексті та цифрових даних первинних документів підчи-стки і необумовлені виправлення не допускаються. Помилки в первинних документах, що створені ручним способом, за “По-ложення про документальне забезпечення записів в бухгал-терському обліку” (п. 4.2) виправляються коректурним спо-собом, тобто неправильний текст або цифри закреслюються і над закресленим надписується правильний текст або цифри. Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна бу-ло прочитати виправлене. Виправлення помилки повинно супроводжуватися надписом “виправлено” та підтверджено підписами осіб, що підписали цей документ, із зазначенням да-ти виправлення. У документах, якими оформлені касові і банківські операції та операції з цінними паперами, виправ-лення не допускається.

За своєчасне і якісне складання документів, за до-стовірність даних, наведених у документах, відповідальність несуть особи, які склали і підписали ці документи.

Класифікація документів сприяє підвищенню якості їх ви-користання. Всі документи можна класифікувати за різними ознаками: за призначенням; за порядком складання; за кількістю операцій, що реєструється; за місцем складання; за рівнем механізації складання документів та іншими ознаками. У табл. 6.1 представлена характеристика документів за вказа-ними ознаками.

На практиці підприємства найчастіше використовують документи, що одночасно поєднують у собі ознаки кількох видів документів. Зокрема, розглядаючи документи за призна-ченням, типовим представником комбінованих документів ви-ступає видатковий касовий ордер (рис. 6.3). Використання комбінованих документів спрощує облік господарських опе-рацій, а також сприяє зменшенню кількості документів та ча-су на їх обробку.

Класифікація документів за різними ознаками та їх характеристика

Таблиця 6.

 

Ознака юіасифікацїї   Група первинних документів          Характеристика

За призна-ченням     Розпорядчі     Містять розпорядження (наказ, завдання) на здійснення господарської операції; не підтверджують факту здійснення операції, тому не є підставою для відображення в обліку господарської операції.

 

            Виконавчі або ви-правдні   Підтверджують факт здійснення господарської операції; слугують підставою для об-лікових записів

 

            Бухгалтерського оформлення          Складають самі працівники бухгалтерії на підставі відповідних виконавчих докумен-тів або даних поточного обліку для технічної підготовки облікових записів; само-стійного значення не мають

 

            Комбіновані   Найчастіше використовуються в практщі; поєднують в собі різні ознаки всіх трьох видів; сприяють зменшенню кількості документів, полегшують їх обробку

За порядком складання        Первинні        Складаються в момент здійснення господарської операції

 

            Зведені           Складаються на підставі первинних документів шляхом групування та узагальнення їх показників

За кількістю операцій, що реєструється     Разові  Використовуються для оформлення однієї або декількох операцій, що записуються разом в документі одночасно, відмінність - разове використання для початкової ре-єстрації господарських операцій

 

            Накопичувальні        Використовуються для оформлення однорідних, що систематично повторюються протягом певного періоду часу, господарських операцій; для облікових записів ще після записів останньої операції та відбиття підсумку використання можливе у випа-дках, коли не вимагається щоденне відображення господарських операцій в обліку

За місцем складання Внутрішні       Складаються на самому підприємстві

 

            Зовнішні         Надходять на підприємство від ішпих підприємств і установ

За рівнем

механізації

складання      Заповнені ручним способом

 

            Виготовлені машинними засобами

 

            Створені засобом обчислювальної техніки

5 I

6. Первинне спостереження, документація та інвентаризація

бухгалтерського оформлення

 

Типова форма N КО-2

АТАТ “Славутин”    

(підприємство, організація)

Ідентифікаційний

код ЄДРПОУ**19353858***

ЗАТВЕРДЖЕНА наказом Мінстату України від 15 лютого 1996 р. N 51 Код за УКУД ***********

 

ВИДАТКОВИЙ КАСОВИЙ ОРДЕР

Номер * Дата * *Корешондуючий ра- * Код айалітичного * Сума * Код цільового* документа *складання* *хунок, субрахунок

1          * 2 * 3 *          4          *          5          * 6 * 7

658      *26.11.03р * *           372      *          * 350,00*

Видаш Міщуку Віктору Андрійовичу         

Підстава:        Видати на відрядження на підставі Наказу № 56 від 25.11.2003р. та Посвідчення на

відрядження № 152 від 25.11.2003р. триста п’ятдесят гривень 00 коп.

Додаток: Наказ № 56 від 25.11.2003р. про відправлення у відрядження Міщука Віктора

АндрійовичТІ           

Керівник Бондар В.В.(підпис)

Одержав: Трисга «'ятдесят гривень 00 коп. (пр\шисом) "_26"лисгопада_2003_\р.

Головний &хгалтер Квітко А.А.(підпис)

Підпис Міщук В.А.(підпис)

За Паспорт CO №2357684 від 21.11.2001р. Цр-оварським РУГУ МВС УкраїніЯв Київській області

(найменування, номер\ дата та місце вида.4документа, який засвідчує особу одфжувача)

Видав касир 'і ПулькоДн. (підпис) —,

розпорядчий

Рис. 6.3. Характеристика видаткового касового ордера за призначенням

З метою раціоналізації обліку та зменшенні облікових за-писів підприємствами використовуються накопичувальні до-кументи, такі як лімітно-забірні картки, відомості випуску го-тової продукції з виробництва, накопичувальні картки ви-робітку і заробітної плати та інші.

Характеризуючи будь-який документ можна побачити, що водночас він належить до різних класифікаційних груп, зокре-ма наказ керівника про прийняття на роботу:

♦ розпорядчий за призначенням;

♦          первинний за порядком складання;

♦          разовий за кількістю операцій, що реєструється;

♦          внутрішній за місцем складання;

♦          за рівнем механізації складання — створений засобами обчислювальної техніки чи виготовлений машинними засобами.

Таким чином, класифікація документа дає змогу правиль-но зрозуміти зміст того чи іншого документа, його призначен-ня та використання при відображенні здійснюваних підприємством господарських операцій.

Документи від моменту складання до передачі в архів про-ходять певний шлях. Документооборот — це рух документів на підприємстві з моменту їх отримання (складання) до завершен-ня виконання (передачі в архів). Згідно з нормами “Положення про документальне забезпечення записів в бухгалтерському обліку” (п. 5.1), документооборот включає такі основні стадії:

1)         складання або одержання документів від інших підприємств та установ;

2)         прийняття до обліку (перевірка) документів;

3)         обробку документів;

4)         передачу документів до архіву.

На стадії складання або одержання документів від інших підприємств та установ підприємство має визначитися щодо:

♦          форми первинного документа за кожним об’єктом обліку. Типові форми первинного обліку розробляє і затверд-жує Державний комітет статистики України. Перелік таких документів наведено в Додатку 11;

♦          технічних засобів та способів складання первинних до-кументів;

♦          складу осіб, відповідальних за правильне та своєчасне оформлення й складання певних первинних документів. При цьому необхідно максимально обмежити коло осіб при скла-данні того чи іншого первинного документу, що буде сприяти зменшенню часу проходження документа;

♦          часу документування кожної операції. При одержанні документів від інших підприємств та установ враховується час їх реєстрації канцелярією в спеціальних книгах.

6. Первинне спостереження, документація та інвентаризація

На стадії прийняття до обліку (перевірка) документів у

відповідності до п. 2.15 “Положення про документальне забез-печення записів в бухгалтерському обліку” первинні докумен-ти підлягають обов’язковій перевірці працівниками, які ве-дуть бухгалтерський облік:

♦          за формою перевіряється наявність у документі всіх обов’язкових реквізитів, відповідність встановленій формі документу, а також своєчасність складання і по-дання документу до бухгалтерії підприємства;

♦          за змістом перевіряється відповідність господарської операції чинному законодавству та інтересам власника чи підприємства;

♦          логічна ув’язка окремих показників передбачає пе-ревірку правильності проставлених цін і тарифів в окре-мому документів, а також розрахованих сум і підсумків.

На стадії обробки прийняті бухгалтерією документи про-ходять три етапи:

1)         розцінка (таксування) полягає у переведенні натураль-них та трудових вимірників у єдиний грошовий вимірник — гривню. Це здійснюється в самому документі шляхом простав-лення цін і тарифів та множення їх на зазначені в документі не грошові вимірники. Документи, що оформлюють грошові опе-рації, не підлягають таксуванню;

2)         групування первинних документів за певними ознака-ми в накопичувальні та групувальні відомості значно зменшу-ють час на подальші реєстраційні операції, що забезпечить складання звітності у встановлений термін;

3)         бухгалтерське проведення передбачає проставлення кореспондуючих рахунків бухгалтерського обліку в кожному первинному документі або накопичувальній та групувальній відомостях.

Первинні документи, що пройшли обробку, повинні мати відмітку, яка виключає можливість їх повторного використання:

♦          при ручній обробці — дату запису в обліковий регістр;

♦          при обробці на обчислювальній техніці — відтиск штампу оператора, відповідального за їх обробку.

На стадії передачі документів до архіву підприємство за-безпечує подальше суворе збереження документації. Підприємством організуються два архіви:

1)         поточний — безпосередньо в бухгалтерії (в спеціально обладнаних шафах та сейфах) для зберігання документів звітного року;

2)         постійний розміщується в спеціально обладнаному приміщенні та призначений для зберігання документів і звітів всього підприємства в цілому. Доступ до інформації постійно-го архіву підприємство має обмежити, при цьому відповідальність за збереження покладається на архіваріуса підприємства. Термін зберігання документів у постійному архіві підприємства визначено Головним архівним уп-равлінням при Кабінеті Міністрів України. Витяг з наказу що-до термінів зберігання облікових документів та звітності пода-но в Додатку 12. Щорічно архівні матеріали після закінчення встановлених термінів зберігання знищуються спеціальною комісією за актом, а документи особливо важливого значення передаються на безстрокове зберігання до державного архіву.

В реальних умовах на підприємствах переважають складні потоки, які характеризуються дублюванням та зворотними ру-хами, петлями. Складний шлях документа свідчить про недо-сконалість процесу документообороту та необхідність його раціоналізації. Від складання документа до передачі його без-посередньому виконавцю проходить тривалий час. Не-ритмічне отримання документів створює напруженість у їх об-робці, утрудняє можливість своєчасного складання звітності, проведення аналізу і впливає на прийняття рішень. З метою упорядкованості руху та своєчасного одержання для записів у бухгалтерському обліку первинних документів відповідно до п. 5.1 “Положення про документальне забезпечення записів в бухгалтерському обліку” наказом керівника підприємства чи, установи встановлюється графік документообороту. Графік документообороту на підприємстві повинен:

♦ забезпечити оптимальну кількість підрозділів і вико-навців, через які проходить кожен первинний документ;

6. Первинне спостереження, документація та інвентаризація

♦          визначати мінімальний термін знаходження первинно-го документа в підрозділі;

♦          сприяти поліпшенню облікової роботи, посиленню кон-трольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його механізації та автоматизації.

Графік документообороту повинен оформлюватися у ви-гляді схеми або переліку робіт (таблиці) зі складання, пе-ревірки та обробки документів, що виконуються кожним підрозділом підприємства, а також усіма виконавцями із за-значенням їх взаємозв’язку і термінів виконання робіт. Для цього кожному виконавцю видається витяг із графіка, де наво-диться перелік документів, що відносяться до функціональних обов’язків виконавця, терміни їх подання та підрозділи підприємства, до яких передаються ці документи. В табл. 6.2 та 6.3 показані варіанти, за якими підприємство може оформити графік документообороту.

Контроль за дотриманням виконавцями графіка доку-ментообороту на підприємстві відповідно до п. 5.5 “Положен-ня про документальне забезпечення записів в бухгалтерсько-му обліку” здійснюється головним бухгалтером. Вимоги го-ловного бухгалтера щодо порядку подання до бухгалтерії не-обхідних документів та відомостей є обов’язковими для всіх підрозділів і служб підприємства.

Типовими недоліками документаобороту можна ввважа-ти:

♦          несвоєчасне оформлення первинних документів;

♦          наявність великої кількості підписів;

♦          неритмічний рух документів всередині підприємства;

♦          відсутність самих графіків руху первинних документів;

♦          відсутність відповідальних виконавців;

♦          недостатньо повне використання засобів механізованої обробки.

Роботу з упорядкування документообороту слід розгляда-ти як один з важливих елементів вдосконалення управління підприємством в цілому.

Графік документообороту підприємства "

(витяг)

Таблиця 6.2 варіант

 

Таблиця 6.3 (витяг) — варіант 2

Назва

докуме-

нта      Складання та оформ-лення документа      Перевірка документа            Обробка документа  Передача в постійний архів підприємства

 

            Виконавець   Строк виконання      Виконавець   Строк виконання      Виконавець   Строк виконання            Виконавець   Строк виконання

Вимога

на мате-

ріали   Майстер це-ху, відділ

постачання,

завідувач

складу Вівторок, четвер       Бухгалтер

матеріаль-

ного сектора  День нахо-

дження до-

кумента          Бухгалтер

матеріаль-

ного сектора  День нахо-

дження до-

кумента          Заступник головного бухгалтера    Протягом тижня після подання рі-чного звіту

Графік документообороту підприємства

5 I

 

Назва документа       Відповідальний за оформлення      Надходження в бухгалтерію            Обробка в бухгалтерїї      Використання

для запису в регі-

стри    Передача в по-стійний архів підприємства

Авансовий звіт         Підзвітна особа, бухгалтер   3 дні після повернення 3 відрядження       1 день 1-3 дні            Після завершення

звіту за поточний

період

 

           

            Наступного дня після

видачі коштів на госпо-

дарські потреби        

           

           

 

Прибутковий

ордер на товарно-

матеріальні цінно-

сті        Завідуючий скла-дом           Після завершення при-

йому товарно-матеріальних цінностей      1 день 1-3 дні            Після завершення

звіту за поточний

період

6. Первинне спостереження, документація та інвентаризація