1.3.2. Довідники


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 

Загрузка...

Ці об'єкти програми призначені для збереження умовно-постійної інформації та організації аналітичного обліку. Дані з довідників використовують при уведенні господарських операцій та формуванні первинних бухгалтерських документів.

Доступ до довідників можна отримати трьома різними способами:

через меню Довідники;

командою меню ОперацйЩовідники;

натисканням відповідних кнопок панелі інструментів Довідники; не всім довідникам відповідають кнопки на панелі інструментів.

Кожен довідник має назву і складається з об'єктів. Об'єкти є двох видів:   Субконто   і   Групи   Субконто   (в   інших   посібниках   групи

 

субконто ще називають підрозділами та розділами). Субконто є елементами найнижчого рівня, вони мають вигляд папки голубого кольору, ім'я якої є найменуванням елемента аналітичного обліку. Субконто мають властивості (параметри, характеристики), які заповнюють, переглядають і редагують у вікні форми довідника. Кажуть, що форма містить реквізити субконто.

Довідники мають деревоподібну структуру, тобто дозволяють упорядковувати субконто у Групи, які мають вигляд папок жовтого кольору. Знак «+» на папці означає, що цей розділ містить підрозділи (група складається з підгруп). Клік мишею по знаку «+» відкриває список розділів відповідної папки, при цьому «+» змінюється на «-»; клік по знаку «-» закриває дерево розділу. Структура дерева довідника відображена в його вікні зліва, вона нагадує дерево папок диска операційної системи Windows; однак програмою передбачено не більше ніж три вкладення в кожну папку.

У правій частині вікна довідника дані наводяться у формі списку (рис. 1.4а). Для переміщення по розділах можна використовувати обидві частини вікна. Вікна всіх довідників подібні між собою: вони мають заголовок, панель інструментів, дерево груп зліва і таблицю справа. У кожному довіднику таблиця має два обов'язкових поля: Код і Найменування. Склад і властивості інших полів таблиці, рівень ієрархії довідника, вигляд форми субконто конкретного довідника описуються в Конфігураторі.

При створенні нового елемента довідника (субконто або групи) програма автоматично присвоює йому код. Запропонований програмою код можна відредагувати, але робити це недоцільно: поле Код є унікальним, ключовим для конкретного елемента довідника і дає змогу звертатися до нього з інших місць програми. Поле Найменування заповнює користувач - це коротка назва субконто або групи субконто.

Довідники є основні і підпорядковані. Наприклад, довідник Фірми має два підпорядковані довідники: Працівники і Рахунки нагиої фірми; а довідники Партії ТМЦ і Одиниці виміру підпорядковані довіднику Номенклатура. У підпорядкованого довідника кожен елемент пов'язаний з основним довідником. У заголовку вікна підпорядкованого довідника обов'язково вказується (в дужках) назва

 

елемента з основного довідника або фраза «He заданий елемент-власник». Підпорядковані довідники відкриваються або вибором їх назви з меню Довідники, або з основного довідника.

 

 

 

 

Рис. 1.4а. Вікно довідника Номенклатура у формі ієрархічного списку

 

При роботі з довідниками можна виконувати нижчеописані операції, які доступні в меню Дії, контекстному меню довідника, меню кнопок на панелі інструментів довідника.

Щ   Новий             -    додати   нові   рядки   (створити   нове

субконто в активному розділі).

[^    Нова група

Змінити

Переглянути Копіювати

Помітити на видалення

створити групу (папку) в активному розділі довідника.

редагувати реквізити елемента довід-ника.

М   Переглянути -    переглянути елемент довідника.

Наступний рівень

копіювати рядок (код збільшується на одиницю).

помітити елемент на вилучення (що не означає його фізичного вилучення з диска) або зняти помітку.

перехід на нижчий рівень у списку елементів усередині вибраної групи (увійти в папку).

 

Попередній рівень

 

 

Історія значення Знайти в дереві

р^   Перемістити в іншу групу

Щ^   Підпорядкований довідник

GjSj   Довідник-власник

^.   Ієрархічний список

Редагувати в діалозі

Сортування

|*   Відбір за значенням \Відбір

 

значенням | значенням |

Відбір за значенням\ Відбір за поточним значенням

за

>™    Відбір Історія

$*   Відбір       за Виключити

Пошук Значення

 

 

Зашсати Історія

 

 

перехід   на   рівень   вище   у   списку

елементів усередині вибраної групи

(повернутись до батьківської папки).

історія зміни значення реквізиту.

відкриває   в   дереві   папок   поточну

групу довідника.

перемістити елемент з одного розділу

в інший  (можна переміщувати роз-

діли).

відкриває довідник, підпорядкований

поточному.

відкриває довідник, якому підпоряд-

кований виділений довідник.

керування відображенням елементів у

правій частині багаторівневого довід-

ника.

задання способу редагування елемен-

та довідника: безпосередньо в довід-

нику або в окремому вікні діалогу.

виконати  сортування  записів  довід-

ника за кодом,  найменуванням  або

реквізитом.

виклик діалогу для задання критеріїв

відображення елементів у довіднику.

відбір за елементами, які є у виділе-ному елементі довідника.

виклик діалогу для задання відбору, що вже використовувався.

відміна заданого відбору.

пошук елемента в довіднику. копіювання значень у буфер обміну та операції з цим значенням у буфері. зберегти редаговане значення. попередні  значення  вибраного   суб-конто (якщо воно періодичне) станом на певну дату.

 

 

ilfl    Onuc              -    контекстний   опис   довідника   (якщо

його призначення незрозуміле).

tg   Розповісти про             -    кнопка-елемент довідкової системи.

Поради початківцю. He редагуйте елементи довідників Валові доходи/eumpamu та Податки і відрахування.

На основі першого довідника формується регламентований (зовнішній) звіт Декларація про прибуток підприємства і будь-які зміни в довіднику приведуть також до змін в алгоритмах розрахунку показників звіту, а це - загроза неправильного його формування.

Дані другого довідника використовуються при розрахунках сум податків та відрахувань. Але цей довідник треба переглянути перед початком ведення обліку, бо він містить ставки податків, їх межі, організацію-отримувача, зміст платежу.

Якщо довідник потребує змін, краще, щоб їх вносив фахівець.

А довідник Банки можна редагувати, адже в ньому повинні бути реквізити банків - контрагентів підприємства.

Переважно труднощі в користувачів викликають такі операції:

пошук інформації в довіднику;

переміщення елемента довідника в іншу групу.

При пошуку інформації в довіднику слід знати, що його елементи можна переглядати як у розрізі підлеглості (у формі дерева), так і списком (без упорядкування субконто у групи).

Режими перегляду активізуються однією командою меню Дії\Ієрархічний список або натисканням на кнопку Включення (вимкнення) режиму виведення списку за групами і мають певні особливості (рис. 1.46). Так, у режимі перегляду елементів довідника списком недоступною є операція створення нового елемента. При перегляді довідника, що має форму ієрархічного списку, можна переходити від одного рівня до іншого (команди ДЩНаступний рівень та Дії] Попередн ій рівень).

Описаний режим використовувати необов'язково, бо у програмі передбачені засоби для виконання пошуку елементів довідника за його кодом, назвою чи субконто.

 

 

Рис. 1.46. Вікно довідника Номенклатура у формі простого списку

Операцію переміщення елемента довідника в іншу групу не можна виконувати перетягуванням елементів з однієї частини вікна довідника в іншу, оскільки це виконується в операційній системі Windows. У розглядуваній програмі для виконання цієї операції слід:

виділити   у   правій   частині   вікна   довідника   переміщуваний елемент;

виділити в лівій частині вікна довідника папку-приймач;

виконати команду Дії\Перемістити в інгиу групу або натиснути на панелі інструментів кнопку, що їй відповідає.