7.3. Помилки в бухгалтерських записах, способи їх виявлення і виправлення


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 

Загрузка...

При заповненні облікових регістрів можливі помилки. Помил-ки виникають з різних причин: внаслідок втоми, недбалості пра-цівника, несправності облікового пристрою або комп'ютера. Од-нак у тексті та цифрових даних первинних документів, облікових регістрів і звітів підчистки й необумовлені виправлення не до-зволяються. А в документах, якими оформлено касові, банківські операції та операції з цінними паперами виправлення не допус-каються, документ оформляють заново.

Помилки можуть бути локальні — перекручування інформації тільки в одному обліковому регістрі (наприклад, неправильно по-ставлена дата) і транзитні — якщо помилка автоматично прохо-дить через декілька облікових регістрів, наприклад, перекручу-вання запису будь-якої суми у журналі реєстрації операцій веде до помилок на рахунках, в оборотній відомості і балансі.

Найчастіше помилки трапляються в тексті операцій, тоді вони призводять до неправильної кореспонденції рахунків — бухгал-терської проводки.

Часто трапляються помилки при записах сум. Записавши суму в дебет одного рахунка, бухгалтер забуває записати її в кредит другого рахунка і навпаки. Буває, що, записавши суму до журна-лу, він забуває рознести її по бухгалтерських рахунках. Інколи, записавши суму у регістри синтетичного обліку, бухгалтер забу-ває про аналітичний облік. Цю групу помилок можна легко про-контролювати шляхом правильного ведення методу подвійного запису.

Усі допущені помилки необхідно своєчасно виявити та належ-ним чином виправити. Якщо в результаті перевірки виявлена по-милка, то необхідно з'ясувати величину помилки, її місце (по де-бету чи кредиту відповідного рахунка), встановити об'єкти, де помилки є найбільш імовірними, порівняти дані взаємозв'язаних

регістрів. Надійним, але досить громіздким способом виявлення помилок, є спосіб пунктування, коли суцільно або вибірково пе-ревіряють записи і перевірені суми певним чином позначають.

Порядок виправлення помилок залежить від їх характеру і ча-су виявлення. Діючим Положенням про документальне забезпе-чення записів у бухгалтерському обліку передбачено виправлен-ня помилок такими способами: коректурним, «червоним сторно» і додаткових записів. Кожен з цих способів використовується для виправлення певного виду помилок.

Коректурний спосіб виправлення помилок полягає в тому, що неправильний запис закреслюється однією рискою так, щоб мо-жна було прочитати закреслене, а зверху пишуть правильну суму або текст. Виправлення помилки повинно бути застережене над-писом «Виправлено» і підтверджене підписом у документі — особи, що підписала документ, в обліковому регістрі — особи, що зробила виправлення із зазначенням дати. Цей спосіб може застосовуватися тоді, коли ще не складені бухгалтерські провод-ки і звіти, тобто це в основному арифметичні помилки і описки.

Спосіб «червоного сторно» полягає в тому, що неправильний бухгалтерський запис роблять повторно в тій самій кореспонденції рахунків, що і помилковий запис, але червоним кольором, що озна-чає від’ємні числа. У цьому випадку суми, записані червоним чор-нилом, віднімаються (анулюються). Одночасно звичайним чорни-лом роблять другий запис із зазначенням правильної кореспонденції рахунків і суми. В результаті одержують правильне відображення операції в обліку. При комп’ютерній обробці даних суму «червоно-го сторно» беруть у дужки або рамку. Виправлення помилок спосо-бом «сторно» оформляють спеціальним документом бухгалтерсько-го оформлення — довідкою, в якій робиться посилання на номер і дату помилкового запису, що підлягає виправленню, а також доку-мента, який став підставою такого виправлення. У практиці обліко-вої роботи даний спосіб використовують у випадках, коли допуще-на помилка в кореспонденції рахунків, записана операція повністю не відбулася, відображена в регістрах сума господарської операції більша, ніж фактичний розмір її виконання. Наприклад, за докумен-том на склад надійшли товарно-матеріальні цінності (малоцінні та швидкозношувані предмети) на суму 10 000 грн, які помилково бу-ли відображені як виробничі запаси. В бухгалтерському обліку була зроблена така кореспонденція рахунків:

20 «Вирооничі запаси»

К

Т          тї         ■ ■

63 «Розрахунки з постачальниками і підрядниками»       10 000 грн

Для виправлення помилкового запису спочатку неправильний запис «сторнують», тобто записують червоним чорнилом (або в дужках, рамці).

Дт20 «Виробничі запаси»

Кт 63 «Розрахунки з постачальниками і підрядниками» 10 000 грн

Пізніше роблять правильний запис:

22 «Малоцшні та швидкозношувані предмети»

К

Т          тї         ■ ■

63 «Розрахунки з постачальниками і підрядниками»       10 000 грн

Отже, з прикладу видно, що перший помилковий запис було анульовано другим виправним записом за тією ж кореспонденці-єю і сумою, але червоним кольором. Третій запис відображає операцію правильно. При визначенні підсумків (оборотів) буде враховуватися тільки третій запис. У випадку, коли запис на ра-хунках зроблено у правильній кореспонденції, але в перебільше-ній сумі, також можна застосувати спосіб «червоного сторно». Тоді на суму різниці між неправильною (перебільшеною) вели-чиною і правильною сумою роблять часткове сторно. Цей при-йом широко використовують для коригування планових показни-ків до рівня фактичних при перевищенні планових показників над фактичними, зокрема при калькулюванні готової продукції і визначенні її фактичного обсягу.

Спосіб додаткових записів застосовують у тих випадках, коли бухгалтерська кореспонденція рахунків складена правильно, але в меншій сумі, ніж фактично виконана господарська операція. Для виправлення такої помилки необхідно додатково провести дану операцію на різницю між правильною і помилковою (про-веденою) величиною.

Наприклад, на підставі накладної для потреб виробництва від-пущено зі складу цементу на суму 12 000 грн. При цьому була зроблена бухгалтерська проводка:

Дт23 «Виробництво»

К

Т          Т~»      Г

20 «Вирооничі запаси»        12 000 грн

Пізніше було виявлено, що випущений цемент М-500 було оцінено за вартістю цементу М-400. Справжня його вартість ста-новила 16 000 грн. Отже, допущено помилку на суму 4000 грн

(6000 - 2000). Ha підставі довідки бухгалтерії з поясненням і роз-рахунком різниці вартості роблять додатковий запис, а саме:

23 «Вирооництво»

20 «Вирооничі запаси»        4000 грн

Отже, підсумок обох записів правильно відображає здійснену операцію — вартість фактично витраченого матеріалу у вироб-ництві.

Додаткові записи використовують при коригуванні планових показників (незавершеного виробництва, собівартості виготовле-ної і реалізованої продукції тощо) до рівня її фактичного значен-ня, коли фактичні показники перевищують планові.

Кожен з розглянутих способів виправлення помилок забезпе-чує правильне відображення економічної сутності господарських операцій, сприяє здійсненню контролю і отримання достовірної облікової інформації для потреб інформації управління.