7.2. Техніка облікової реєстрації


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 

Загрузка...

Записи господарських операцій в регістрах називаються облі-ковою реєстрацією. Відповідно до статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» обліково-

економічна інформація, що міститься у прийнятих до обліку пер-винних документах, систематизується на рахунках бухгалтерсь-кого обліку шляхом занесення методом подвійного запису до ре-гістрів синтетичного і аналітичного обліку з використанням типової кореспонденції рахунків. Господарські операції в обліко-ві регістри записують тільки на підставі належно оформлених і опрацьованих документів чорнилом темного кольору або пастою кулькових ручок, машинними засобами, які б забезпечували збе-реження цих записів протягом тривалого часу і застерігали б вне-сення несанкціонованих і непомітних виправлень.

Перенесення інформації із первинних документів в облікові регістри повинно здійснюватися в міру надходження документів до місця опрацювання (бухгалтерія, обчислювальний центр) у відповідності до затвердженого плану-графіка документообігу.

Відповідальність за правильністю реєстрації інформації в облікових реєстрах несуть особи, які склали та підписали ці реєстри у відповідності до службових обов'язків кожного пра-цівника.

Записи господарських операцій повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені.

У разі складання та зберігання регістрів бухгалтерського облі-ку на машинних носіях інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохорон-них органів та відповідних органів у межах їх повноважень, пе-редбачених законами.

Підприємство повинно забезпечити запобігання несанкціоно-ваному та непомітному виправленню записів у регістрах бухгал-терського обліку, а також належне їх зберігання протягом вста-новленого строку. Головним архівним управлінням України встановлено, що облікові регістри (у Переліку документальних матеріалів п. 321—323) зберігаються протягом трьох років за умови завершення перевірки державними податковими органами дотримання податкового законодавства.

Регістри бухгалтерського обліку можуть бути вилучені у під-приємства тільки за рішенням відповідних органів, прийнятим у межах їх повноважень, передбачених законами. Посадова особа підприємства має право в присутності представників органів, які здійснюють вилучення, зняти копії регістрів, що вилучаються, при цьому обов'язковим є скледання реєстру документів, що ви-лучаються.

Записи в облікові регістри можуть бути прості і копіювальні. Простими є записи, які здійснюються тільки в одному примірни-ку (регістрі), наприклад, меморіальному ордері, Журнал-ордері тощо. Копіювальні записи застосовують в тому випадку, коли необхідно мати копію запису. Копіювальні записи можуть вести-ся в ручному чи машинному режимах.

При ручному способі записи здійснюють за допомогою копі-ювального паперу (наприклад, при виписці квитанцій, копій ме-моріальних ордерів в банку, при веденні Касової книги тощо). При використанні обчислювальної техніки (ПЕОМ) копіювання інформації здійснюється в автоматичному режимі.

Порядок відображення господарських операцій в облікових регістрах залежить від форми бухгалтерського обліку, що засто-совується на підприємстві. Так, наприклад, при меморіально-ордерній формі операції спочатку відображають у регістрах син-тетичного обліку, а потім - аналітичного. При журнально-ордерній формі поточний облік операцій здійснюється одночасно в комбінованих регістрах хронологічного і систематичного облі-ку, a no окремих об'єктах обліку — також синтетичного і аналі-тичного обліку (наприклад, журнали-ордери та відомості по опе-раціях розрахунків). При перенесенні інформації в обліковий регістр з документа, в останньому роблять відповідну відмітку, що засвідчує закінчення облікової процедури щодо документа і має контрольне значення.

Наприкінці кожного місяця облікові регістри закривають. Ця процедура включає підрахунки підсумків по дебету і кредиту та сальдо по кожному синтетичному і аналітичному рахунках. Під-сумкову інформацію переносять в регістри, на основі яких скла-дають звітність. Важливим при цьому є система контролю запи-сів, яка ґрунтується, як правило, на взаємозв'язках і взаємо-контролі даних облікових регістрів. Так, загальний підсумок обо-ротів по синтетичних рахунках за звітний період, показаних в оборотній відомості по синтетичних рахунках, має збігатися з підсумком Журналу реєстрації операцій. В регістрах шахової фор-ми, а це здебільшого журнали-ордери, загальний підсумок граф по горизонталі повинен збігатися з підсумком граф по вертикалі. Щодо контролю відповідності аналітичного обліку рахункам си-нтетичного обліку, то ця відповідність забезпечується за допомо-гою оборотних та сальдових відомостей. Сума записів по синте-тичному рахунку повинна збігатися із підсумками оборотної відомості по його аналітичних рахунках. Якщо в регістрах бухгал-терського обліку поєднані дані синтетичного і аналітичного облі-

ку (наприклад в деяких журналах-ордерах і відомостях), то про-цедура контролю стає зайвою, оскільки підсумки аналітичних ра-хунків і синтетичного збігаються, тобто є однаковими. Перевіркою правильності облікових записів та виправленням допущених по-милок завершується процедура облікової реєстрації. Зведені дані облікових регістрів використовують для складання звітності з метою здійснення контролю і економічного аналізу.