6.2. Інвентаризація як спосіб фактичного контролю


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 

Загрузка...

Одним із важливих засобів боротьби за дотримання економії, за покращення всіх сторін фінансово-господарської діяльності є інвентаризація як спосіб фактичного контролю стану грошових коштів і товарно-матеріальних цінностей.

Бухгалтерський облік може бути ефективним тільки тоді, коли він правильно відображає господарські операції за документами

та записами в регістрах бухгалтерського обліку, відповідає фак-тичному стану засобів і їх джерел. Але якщо виникають сумніви в правильності ведення бухгалтерського обліку, то призначають документальну ревізію або інвентаризацію. Це відбувається у ви-падках коли мають місце зловживання або помилки при при-йманні чи відпуску товарно-матеріальних цінностей, помилки в облікових записах тощо.

Інвентаризація може проводитися в процесі документальної ревізії, але частіше вона є самостійним способом наступного фак-тичного контролю. Так, наприклад, раптова перевірка готівки в касі, раптові інвентаризації на виробництві підприємств громад-ського харчування, в магазинах тощо. Основна мета як повної, так і часткової інвентаризації, — забезпечення реальності обліко-вих даних.

Робота з проведення інвентаризацій складається з таких ета-пів: підготовка до проведення інвентаризації; визначення, підра-хунок і фіксація матеріальних засобів в натурі (шляхом складан-ня спеціальних інвентаризаційних описів) — ця частина інвен-таризації називається «зняття залишків»; оцінка виявлених, під-рахованих та зафіксованих засобів за їх вартістю, а також визна-чення зміненої вартості у зв'язку з погіршенням якості окремих видів товарно-матеріальних засобів або їх переоцінкою; визна-чення розбіжностей між виявленими залишками в натурі та за-лишками за даними бухгалтерського обліку і встановлення при-чин цих розбіжностей. Розподіл на етапи умовний, оскільки інвентаризація є цілісною цілеспрямованою дією.

Інвентаризація проводиться за визначеними правилами. Вона повинна бути несподіваною, проводитися комісією, що призна-чається керівником підприємства (якщо вона проводиться під час ревізії, до складу комісії обов'язково включається і ревізор), при-чому присутність матеріально-відповідальної особи обов'язкова. Якщо ці особи за певних обставин не можуть взяти участь в інве-нтаризації або ухиляються від участі в ній, то до складу інвента-ризаційної комісії включають представника органів влади, що наділені відповідними повноваженнями. При колективній матері-альній відповідальності достатньо присутності однієї особи тако-го колективу (якщо інші особи на наполягають на своїй присут-ності). Якщо матеріальновідповідальна особа спочатку була присутня при інвентаризації, але потім через певні причини пере-стала в ній брати участь, то до складу інвентаризаційної комісії включають представника органів влади і інвентаризація прово-диться спочатку (про це робиться вказівка в акті інвентаризації).

Перед початком інвентаризації перевіряються вимірювальні при-лади і матеріальновідповідальна особа повинна дати розписку про те, що вона здала до бухгалтерії або надала інвентаризацій-ній комісії всі документи по операціях з матеріальними ціннос-тями, що інвентаризуються.

Всі цінності, що перевіряються, підлягають перерахунку, зва-жуванню і виміру в натурі. Забороняється записувати до інвента-ризаційного опису «облікові залишки» з даних бухгалтерського обліку, записів комірника та так званих «амбарних книг». Якщо цінності, що перевіряються, знаходяться у різних сховищах, то ці сховища, крім тих, в яких на даний момент проводиться інвента-ризація, повинні бути закриті і опломбовані. Під час перерви в роботі інвентаризаційної комісії ключі від місць зберігання цін-ностей повинні знаходитись у матеріальновідповідальної особи, a печатка або пломбіратор — у голови інвентаризаційної комісії або у ревізора (якщо він бере участь у проведенні інвентаризації). Такий порядок виключає можливість проникнення до сховища матеріально-відповідальної особи без контролюючого її голови інвентаризаційної комісії або ревізора. На період інвентаризації всі операції з приймання та відпуску цінностей припиняються. Цінності, що надійшли під час інвентаризації, мають знаходитися в окремому приміщенні і до інвентаризаційного опису не вклю-чаються, а оприбутковуються після інвентаризації. Для забезпе-чення нормальної роботи підприємства до початку інвентаризації у виробництво відпускають таку кількість виробничих запасів, яка б могла йому забезпечити нормальну роботу на весь період інвентаризації.

Всі найменування і види товарно-матеріальних цінностей, що підлягають перевірці, повинні бути повністю відображені в акті інвентаризації. По закінченні інвентаризації матеріальновідпові-дальна особа розписується про те, що вона пред'явила для пере-вірки всі цінності, що інвентаризація проведена правильно і пре-тензій до інвентаризаційної комісії нема.

Недотримання перелічених вимог часто приводить до прихо-вування нестач, крадіжок та зловживань.

Для порівняння фактичних залишків товарно-матеріальних цінностей із залишками, що обліковуються на рахунках бухгал-терського обліку, складається інвентаризаційно-порівняльна ві-домість. На підставі цієї відомості встановлюються надлишки чи нестачі матеріальних цінностей.

Для визначення остаточних результатів проводиться залік пе-ресортиці товарно-матеріальних цінностей, встановлюється під-

сукова різниця і природний убуток. Після зарахування нестач і надлишків у результаті пересортиці, списання за нормами природ-ного убутку визначається остаточний результат інвентаризації.

До акта інвентаризації і інвентаризаційно-порівняльної відо-мості повинні бути додані: пояснення матеріальновідповідальних осіб про причини виникнення нестач чи надлишків, висновок ін-вентаризаційної комісії за сутністю цих пояснень, рішення керів-ника організації за результатами інвентаризації.

Таким чином, інвентаризація є однією з важливіших умов пе-ревірки правильності ведення бухгалтерського обліку і разом з тим є засобом контролю за збереженням власності.