Warning: session_start() [function.session-start]: open(/var/www/nelvin/data/mod-tmp/sess_07f9c2f1f238102c1e0043cc5ec8606c, O_RDWR) failed: Permission denied (13) in /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php on line 7

Warning: session_start() [function.session-start]: Cannot send session cookie - headers already sent by (output started at /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php:6) in /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php on line 7

Warning: session_start() [function.session-start]: Cannot send session cache limiter - headers already sent (output started at /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php:6) in /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php on line 7

Warning: file_get_contents(files/survey) [function.file-get-contents]: failed to open stream: No such file or directory in /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php on line 82
5.3. Організація документообігу : Судова бухгалтерія : Бібліотека для студентів

5.3. Організація документообігу


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 

Загрузка...

Документи з моменту їх складення або одержання від інших підприємств до передачі в архів на зберігання проходять перший шлях. Відомо, що первинні документи несуть інформацію про

факти господарського життя і ця інформація належним чином опрацьовується, узагальнюється і накопичується з метою одер-жання підсумкових даних у балансі і звітності. Своєчасний і які-сний облік забезпечує певний порядок організації складення і опрацювання документів, або Документообіт.

Документообігом називається порядок і шляхи руху докумен-тів і чим коротше і швидше буде організований цей процес, тим він буде ефективнішим і користувачі зможуть вчасно отримати інформацію для прийняття рішень.

Кожне підприємство, враховуючи свою специфіку господар-ської діяльності та структуру управління визначає напрями і об-сяги документів. Організовує документообіг на підприємстві го-ловний бухгалтер чи бухгалтер, який розробляє правила і технологію опрацювання облікової інформації. Ця технологія ви-значає основні етапи проходження документів: складення пер-винних документів або реєстрація таких, що надійшли зі сторони, облікове опрацювання та реєстрація документів; передача доку-ментів на зберігання до архіву. Організаційно перелічені етапи документопотоку відображаються у спеціальному документі, який називається план (графік) документообігу. Він повинен ви-значати здійснення систематичного контролю за складенням і строками проходження первинних, зведених документів між окремими структурними підрозділами, передачею їх до бухгалте-рії. План (графік) документообігу розробляється головним бухга-лтером і затверджується керівником. Вимоги головного бухгал-тера щодо порядку складення і подання до бухгалтерії та опрацювання документів є обов’язковими для всіх підрозділів і служб підприємства. Графік документообігу, в якому наводиться перелік документів, що відносяться до функціональних обов’яз-ків виконавця, строки їх подання і перелік служб (підрозділів) підприємства, в які передаються ці документи, витяг із графіка документообігу підприємства наведено у табл. 1.

При надходженні документів до бухгалтерії проводиться їх перевірка:

—        за формою (формальна перевірка заповнення всіх реквізи-тів, відповідності стандарту і формі документа, своєчасності складення документа і подання до бухгалтерії);

—        за змістом (змістовна перевірка правильності відображення господарської операції, її відповідність законодавчим та норма-тивним вимогам, інтересам власника чи підприємства);

—        арифметична (перевірка правильності поставлених цін і та-рифів, розрахованих сум і підсумків).

Таблиця 1

ВИТЯГ 13 ГРАФІКА ДОКУМЕНТООБІГУ ПІДПРИЄМСТВА

 

            Створення та оформ-лення документа      Перевірка

документа      Опрацювання

документа      Передача на зберігання в архів

 

                                                                                             

                                                                                             

Перевірені бухгалтерією документи проходять облікову реєст-рацію. Процес опрацювання в бухгалтерії прийнятих від виконав-ців бухгалтерських документів включає три етапи: розрахунок (та-ксування), групування і бухгалтерське проведення (котирування).

Розцінка (таксування) документів полягає у проставленні у відповідних графах документа ціни і суми, тобто переведення на-туральних і трудових вимірників у грошовий, здійснюється у са-мому документі шляхом помноження показника на ціну. Ця опе-рація характерна для документів, якими оформляють рух матері-альних цінностей (вимоги, накладні, лімітно-забірні карти тощо), оскільки в момент їх складення записують тільки кількісні пока-зники. Документи, в яких проставлені ціна та сума, не підлягають розцінці. В результаті розцінки відбувається оцінка господарсь-кої операції у грошовому вимірнику.

Групування документів полягає в об'єднанні однорідних за змістом первинних документів у групи з метою підготовки зве-дених даних (по складах, цехах, замовленнях, касах тощо) і спрощення ведення первинного обліку. Згруповані за певними ознаками однорідності документи у накопичувальні та групувальні відомості; істотно скорочують подальші реєстраційні операції.

Бухгалтерське проведення (таксування) передбачає відобра-ження у первинних або згрупованих документах (відомостях) бух-галтерської проводки (кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку), яка в майбутньому знайде своє відображення у регістрах бухгалтерського обліку, а потім у звітності. Здебільшого первин-

ні документи, накопичувальні та групувальні відомості, меморіальні ордери містять для зазначення кореспондуючих рахунків перед-бачені спеціальні графи.

Оформлені бухгалтерськими кореспонденціями документи обліку використовуються для подальшого відображення госпо-дарських операцій, що в них містяться, в реєстрах синтетичного і аналітичного обліку. На цьому практично завершується облікова робота з первинними бухгалтерськими документами. Первинні документи після виконання своєї обліково-аналітичної функції підлягають передачі до архіву.

Для зберігання документів призначені архіви. Архіви розріз-няють поточні і постійні. Поточний архів організовується безпо-середньо в бухгалтерії для зберігання документів звітного року, оскільки в поточному році часто є потреба звертатися до нього за довідками і інформацією. Поточний архів міститься у спеціаль-них закритих шафах. Постійний архів розміщується у спеціально обладнаному приміщенні і призначений для зберігання не тільки бухгалтерських документів і звітів, але й справ інших підрозділів і служб підприємства. Всі прийняті на зберігання справи реєст-руються в архівній книзі, що полегшує пошук документів чи справ у разі необхідності.

Документи з поточного архіву передаються у постійний після закінчення звітного року і відповідно відпрацьовані: системати-зовані у хронологічному порядку, прошиті і марковані ярликами (рубриками). Первинна документація зберігається в архіві окремо від облікових реєстрів.

Терміни зберігання документів у постійному архіві визна-чені Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України. Відповідно до Переліку, затвердженого наказом цьо-го управління від 20.07.1998 р. № 41, документи поіменовані в розділі 42. Бухгалтерський облік та звітність зберігається від 3 до 5 років. Так, наприклад, для первинних документів, що фік-сують факт виконання господарських операцій і є підставою для бухгалтерських і податкових записів, встановлено термін зберігання 3 роки; розрахунково-платіжних відомостей, акта документальних ревізій, податкових та інших перевірок— 5 років; особові рахунки робітників та службовців, студентів -75 років; статути та положення, бухгалтерські звіти і баланси, передавальні, розділювальні та ліквідаційні баланси зберіга-ються постійно.

Після закінчення встановлених термінів зберігання докумен-ти, що мають особливо важливе значення, передаються на без-

строкове зберігання до державного архіву, а інші документи під-лягають знищенню спеціальною комісією за актом з відповідною відміткою в архівній книзі.



Warning: Unknown: open(/var/www/nelvin/data/mod-tmp/sess_07f9c2f1f238102c1e0043cc5ec8606c, O_RDWR) failed: Permission denied (13) in Unknown on line 0

Warning: Unknown: Failed to write session data (files). Please verify that the current setting of session.save_path is correct (/var/www/nelvin/data/mod-tmp) in Unknown on line 0