5.2. Класифікація бухгалтерських документів


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 

Загрузка...

Суть документів і їх місце в господарській діяльності підпри-ємства відображається у їх класифікації, поділі на групи за пев-ними ознаками схожості і відмінності, кожна з яких несе змістов-

не навантаження. Документи класифікують за місцем складання, за призначенням, за порядком складання, за способом викорис-тання, за змістом.

За місцем складання бухгалтерські документи поділяють на внутрішні і зовнішні.

Внутрішні документи оформляються (виписуються) на підпри-ємстві і тут же використовуються. До них належать: авансові звіти підзвітних осіб, табелі обліку використання робочого часу, інвен-тарні картки основних засобів, прибуткові касові ордери тощо.

Зовнішні документи складаються на стороні, отримані від ін-ших підприємств і організацій. При надходженні обов'язково ре-єструються, оформляються, як правило, на бланках уніфікованих форм. До них належать рахунки-фактури, платіжні доручення, виписки банків, постанови, листи, угоди тощо.

За призначенням документи поділяються на розпорядні, вико-навчі, бухгалтерського оформлення та комбіновані.

Розпорядними є документи, які містять розпорядження (наказ, завдання) на здійснення певної господарської операції. До них належать: накази про прийняття на роботу та звільнення з робо-ти, чеки на отримання готівки в касі банку, платіжні доручення банку на перерахування коштів, доручення на отримання матері-альних цінностей.

Виконавчими є документи, де підтверджується факт здійснен-ня господарської операції, її виконання певною особою, що пода-ла документ. До них належать: авансові звіти, виписки банків, касові прибуткові і видаткові ордери, акти, квитанції та інші.

Документи бухгалтерського оформлення складаються на ос-нові виконавчих та розпорядних документів самими працівника-ми бухгалтерії. Самостійного значення такі документи не мають, але необхідні в обліковому процесі. До таких документів нале-жать: меморіальні ордери, бухгалтерські довідки, різні розрахун-ки (амортизації, розподілу витрат, звітні калькуляції) та інші.

Документи комбіновані поєднують функції перелічених вище документів (розпорядних, виконавчих, бухгалтерського оформ-лення). До них належать авансові звіти, вимоги, наряди, видатко-ві касові ордери та інші. Прикладом комбінованого документа може бути і видатковий касовий ордер, в якому міститься розпо-рядження розпорядника грошових коштів про видачу готівки та підтвердження про їх фактичну видачу та отримання підписами касира та отримувача грошей.

За порядком складання документи поділяють на первинні і зведені.

Первинні документи складають у момент здійснення госпо-дарської операції (прибуткові та видаткові касові ордери, накла-дні, акти прийому робіт та інші). Зведені документи складають на підставі однорідних первинних документів шляхом групування і узагальнення та балансові ув’язки їх показників (звіти касира, авансові звіти, товарні звіти, платіжні відомості та інші).

За способом використання документи поділяють на одноразо-ві та накопичувальні.

Одноразові документи фіксують одномоментно одну або декі-лька господарських операцій (ордери, вимоги, акти та інші). На-копичувальні документи формують інформацію про однорідні господарські операції за певний відрізок часу (день декаду, мі-сяць). Такі документи використовують багаторазово. До них на-лежать: табель обліку робочого часу, лімітно-забірна картка, ві-домість випуску готової продукції, багатоденні наряди та інші. На відміну від одноразових накопичувальні документи викорис-товуються з метою обліку після того, як в них записано останню операцію і підбито підсумок усіх записів.

За змістом документи поділяють на грошові, розрахункові, матеріальні. Грошовими документами оформляються операції, що пов'язані з грошовими коштами. До них відносяться платіжні доручення, видаткові і прибуткові касові ордери, банківські чеки та інші. Розрахунковими документами оформляють розрахунки між фізичними і юридичними особами (рахунок-фактура, платіж-не доручення, квитанції та інші). Матеріальними документами оформляються операції, що пов'язані з рухом матеріальних цін-ностей (прибутковий ордер, вимога-накладна, лімітно-забірна кар-тка та інші).

Із загальної характеристики документів видно, що кожен до-кумент належить водночас до різних класифікаційних груп. Так, наприклад, акт приймання-передачі основних засобів є матеріаль-ним документом і разом з тим виконавчим, первинним, однора-зовим і внутрішнім; рахунок-фактура постачальника — виконав-чим, одноразовим, зовнішнім; видатковий касовий ордер — ком-бінованим, первинним, одноразовим і внутрішнім та інші.

Класифікація документів за розглянутими ознаками дає змогу правильно зрозуміти їх зміст, призначення і використання для ві-дображення господарських операцій підприємства.

Наведена класифікація широко використовується ревізорами при проведенні перевірки фінансово-господарської діяльності підприємства, а також експертами при проведенні судово-бух-галтерської експертизи.

Розглянуту класифікацію можна узагальнити такою схемою:

Схема 1 Класифікація бухгалтерських документів

За місцем складання

X Внутрішні — Прибутковий касовий ордер

 

Зовнішні

Рахунок-фактура

Розпорядні — Наказ на звільнення з роботи

За призначенням

Виконавчі

 

Прибутковий ордер

 

Бухгалтерського оформлення

 

Групувальна відомість

Комбіновані — Видатковий касовий ордер

За порядком складання

h

Первинні

Зведені

 

Квитанція

Авансовий звіт

 

\ Одноразові —

Вимога-накладна

 

За способом використання

\| Накопичувальні — Лімітно-збірна картка

Грошові          — Прибутковий касовий ордер

За змістом

-— Розрахункові

Платіжне доручення

Матеріальні               Прибутковий ордер