Модуль 2 ІНФОРМАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ СУДОВО- БУХГАЛТЕРСЬКОЇ ЕКСПЕРТИЗИ Розділ 5 ДОКУМЕНТАЦІЯ ГОСПОДАРСЬКИХ ОПЕРАЦІЙ ЯК ДЖЕРЕЛОІНФОРМАЦІЇ ДЛЯ ПРОВЕДЕННЯ СУДОВО-БУХГАЛТЕРСЬКОЇ ЕКСПЕРТИЗИ 5.1. Документ як джерело первинної інформації та вимоги до його змісту і оформлення


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 

Загрузка...

Технологічно бухгалтерський облік як процес розпочинається з виявлення, вимірювання і реєстрації фактів, дій і подій з метою отримання інформації про господарські операції. Суцільне і без-перервне спостереження за всіма господарськими операціями на підприємстві здійснюється за допомогою документування. Доку-ментування є важливою ланкою в ланцюгу функціонування бух-галтерського обліку. Це початок і основа бухгалтерського обліку. Без належно оформленого документа не може бути бухгалтерсь-кого запису, від нього залежить повнота і достовірність облікової інформації для користувачів.

Облікова документація, що використовується в процесі судо-во-бухгалтерської експертизи, виконує дві основні функції: пер-шою є характеристика конкретних фінансово-економічних про-цесів, другою — доказовість фактичного здійснення цих проце-

сів. Оскільки висновки судово-бухгалтерської експертизи ґрун-туються в основному на результатах дослідження фактографічної інформації, оформленої згідно з вимогами Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», відповід-но найважливішим носієм економічної інформації, який викорис-товується в експертному дослідженні, є первинні документи бух-галтерського обліку.

Документ (лат. Dokumentum) — буквально означає свідоцтво, доказ. У широкому значенні під документом розуміють матеріа-льний носій, що використовують у процесі спілкування, на якому за допомогою різних засобів і способів зафіксована в доцільній для сприйняття формі інформація. Документи складають у різних сферах людської діяльності (науці, освіті, медицині, техніці, еко-номіці тощо).

Бухгалтерський документ— письмове свідоцтво певної фор-ми і змісту, яке містить відомості про господарську операцію і є доказом її здійснення.

Спосіб оформлення господарських операцій документами на-зивається документацією. Документація є важливим елементом методу бухгалтерського обліку, оскільки служить для первинного спостереження за господарськими операціями і є обов'язковою умовою для відображення їх в обліку. Первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій, є підставою для бухгалтерського обліку цих операцій. Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції.

Порядок документального оформлення господарських опера-цій та вимоги щодо складення документів регламентуються стат-тею 9 «Первинні облікові документи та реєстри бухгалтерського обліку» Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16 липня 1999 року № 996-ХІУ.

Первинне спостереження, документування та документація відіграють велику роль в управлінні діяльністю підприємством, a саме:

—        дають уявлення про фактичний стан господарських засобів та їх зміни в процесі кругообороту засобів;

—        забезпечують прозорість у роботі підприємства та контроль за наявністю руху майна і коштів;

—        є юридичним (правовим) свідченням господарських опера-цій, що здійснюються;

—        є важливим джерелом контролю для зовнішніх і внутрішніх користувачів при проведенні ревізії, аудиту, аналізу господарсь-кої діяльності.

Первинні документи мають бути складені на паперових носіях або машинних (електронних) носіях. Відповідно до цього існу-ють і вимоги до змісту та оформлення документів. Порядок ство-рення первинних документів, записів у реєстрах бухгалтерського обліку та зберігання документів, реєстрів і звітів установлений Положенням про документальне забезпечення записів у бухгал-терському обліку, затвердженим Наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 року № 88.

Повнота і достовірність показників обліку значною мірою за-лежать від якості оформлених документів. Щоб бути доказовим і мати юридичну силу, документ повинен містити обов'язкові рек-візити. Термін «реквізити» походить від лат. Reguisitum, що озна-чає «потрібне, необхідне». Такими реквізитами для будь-якого первинного бухгалтерського документа є:

—        назва та код форми документа;

—        дата і місце складання;

 

—        назва підприємства, від імені якого складений документ;

—        зміст та обсяг господарської операції в грошовому і нату-ральному вимірі;

—        посади, прізвища та особистий підпис осіб або інший знак, що дає змогу ідентифікувати особу, що несе відповідаль-ність за надання дозволу на проведення господарської операції, за проведення господарської операції, за складання первинного документа.

Залежно від характеру операцій до первинних документів мо-жуть бути внесені додаткові реквізити:

—        ідентифікаційний код підприємства чи особи;

—        номер документа;

—        підстава для здійснення операції;

—        дані про документ, що засвідчує особу;

—        інші додаткові реквізити.

Якщо у первинному документі відсутній будь-який обов'яз-ковий реквізит, такий документ є недоказовий і не може бути підставою для відображення такої господарської операції на ра-хунках бухгалтерського обліку.

До оформлення первинних бухгалтерських документів став-лять такі вимоги:

—        первинні документи повинні бути складені в момент здійс-нення операції, а якщо це неможливо, безпосередньо після її за-кінчення;

—        документи складають на бланках типових форм, затвер-джених Держкомстатом України, або на бланках спеціалізованих

форм, затверджених відповідними Міністерствами і відомствами, а також виготовлених самостійно, які повинні мати обов'язкові реквізити типових або спеціалізованих форм;

—        у разі складання та зберігання первинних документів на машинних носіях інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних ор-ганів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбаче-них законами;

—        записи в первинних документах роблять у темному кольорі чорнилом, кульковою ручкою, друкарськими засобами чи прин-тером, що забезпечують зберігання цих записів протягом встано-вленого терміну зберігання документа та запобігають несанкціо-нованому виправленню;

—        вільні рядки у первинних документах прокреслюють;

—        у грошових документах суми проставляють цифрами і про-писом. Перше слово суми записують з краю і з великої літери;

—        кожен первинний документ повинен містити дані про по-саду, прізвище і підписи осіб, відповідальних за його оформ-лення;

—        керівник підприємства наказом або розпорядженням за-тверджує перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписува-ти первинні документи) на здійснення господарських операцій, пов'язаних з випуском товарно-матеріальних цінностей, майна, видачею грошових коштів і документів. Коло таких осіб, як пра-вило, обмежене;

—        забороняється приймати до виконання документи на госпо-дарські операції, які суперечать законодавчим і нормативним ак-там, встановленому порядку обліку коштів і матеріальних цінно-стей, завдають шкоди державі, власникам та іншим юридичним та фізичним особам;

—        при складанні первинних документів за поточний період можуть бути допущені помилки, які виправляють коректурним способом, тобто неправильний текст або суму закреслюють тон-кою рискою так, щоб можна було прочитати закреслене, а зверху пишуть правильний текст або суму. Виправлення помилок пови-нно бути завірено написом «виправлено» і підтверджено підпи-сом осіб, які підписали цей документ із зазначенням дати випра-влення. У документах, якими оформлені касові, банківські опе-рації та операції з цінними паперами, виправлення не допуска-ються. Помилки в документах за попередній звітний період ви-правляють методом «червоного сторно»;

—        підприємство вживає всіх необхідних заходів для запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первин-них документах та забезпечує їх належне зберігання протягом вста-новленого терміну, який регулюється спеціальним переліком;

—        у випадках, встановлених законодавством, а також мініс-терствами і відомствами України, бланки первинних документів можуть бути віднесені до бланків суворої звітності. їх друкують за зразками типових або спеціалізованих форм з обов'язковим друкуванням номера;

—        відповідальність за несвоєчасне складання первинних до-кументів та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи;

—        первинні документи можуть бути вилучені у підприємства тільки за постановою уповноважених державних органів відповідно до чинного законодавства Уьфаїни, а саме органів дізнання, органів досудового слідства, прокуратури, судів, податкової служби Украї-ни та контрольно-ревізійної служби України. 3 дозволу і в присут-ності представників органів, які здійснюють вилучення, посадові особи підприємства можуть зняти копії та скласти реєстр докумен-тів, що вилучаються, із зазначенням підстав і дати вилучення.

Велике значення у викладенні цих вимог має уніфікація та стандартизація документів. Під уніфікацією документів розумі-ють розробку єдиних зразків документів для оформлення одно-типних господарських операцій на підприємствах, в організаціях і установах незалежно від виду діяльності та форм власності. Так, уніфіковані всі банківські та касові документи, бланки авансових звітів та посвідчень на відрядження, товарно-транспортних на-кладних, розрахунково-платіжних відомостей, податкових наклад-них та інших документів. Уніфікація документів забезпечує ши-роту використання, можливість широкого опрацювання на ПЕ-ОМ, масове тиражування бланків, що здешевлює їх вартість.

Під стандартизацією документів розуміють встановлення для бланків однотипних документів однакового, найбільш раціонального розміру і форми із завчасним визначенням розміщення відповідних реквізитів. Друкування стандартних бланків документів великими тиражами дає значну економію паперу, здешевлює їх виготовлення.