Warning: session_start() [function.session-start]: Cannot send session cookie - headers already sent by (output started at /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php:6) in /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php on line 7

Warning: session_start() [function.session-start]: Cannot send session cache limiter - headers already sent (output started at /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php:6) in /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php on line 7
4.1. Інформаційна система управління проектами МісгозоП Ргоіесі : Автоматизоване робоче місце менеджера : Бібліотека для студентів

4.1. Інформаційна система управління проектами МісгозоП Ргоіесі


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 

магниевый скраб beletage

Місгозой Рго]есі є на сьогодні найпоширенішою в світі системою управління проектами. У багатьох західних компаніях М8 Рго]есі став звичним додатком до Місгозой Оіїїсе навіть для ря-дових співробітників, які використовують його для планування графіків нескладних комплексів робіт. Особливістю пакету є його простота. Розробники М8 Ргсуесі не прагнуть вкласти в пакет склад-ні алгоритми календарного або ресурсного планування. В той же час

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

значна увага приділяється використанню сучасних стандартів, що дозволяють ефективно інтегрувати пакет з іншими додатками. На-приклад, підтримка стандартів ОБВС і ОЬЕ 2.0 спрощує завдання інтеграції бізнес-додатків.

Підтримка Місгозой Маіі і Місгозой Ехсііагще дозволяє полегши-ти і систематизувати групову роботу з проектами. Настройка повід-омлень для команди проекту включає можливість визначення складу проектних даних, що пересилаються учасникам проекту електронною поштою та установку обмежень на корекцію інформації, яка переси-ласться одержувачами. Зберігання проектів в папках Ехспагще забез-печує додаткові засоби розмежування доступу до файлів проектів.

Для швидкого включения в роботу користувача-початківця М8 Рго]есі, надає, окрім звичних засобів допомоги, також можливість розроблення проекту крок за кроком (Сгеаіе Уоиг Рігзі Рго]есі і Сие СаМз) і інтелектуальної підказки (Апзтеег \¥ігагс1).

Позитивом пакету також слід зазначити достатньо зручні і гнучкі засоби створення звітів. Основні типи звітів можуть бути вибрані із заготівок (Керогт Оаііегу). Можливість одночасно мати до шести планів для кожного проекту дозволяє підвищити ефективність аналі-зу «що якщо». У той же час М8 Рго]есі подає мінімальний набір за-собів планування і управління ресурсами. Додаткові можливості Рго]есі також включають імпорт/експорт даних у форматах А8СІІ, С8У, Ехсеі, Ьогиз 1-2-3, СІВА8Е і РохРго, засоби запису макрокоманд, Уізиаі Вазіс. Зазначимо також, що М8 Рго]есі є 32-бітним

ДОДаТКОМ, ЯКИЙ ефеКТИВНІШЄ ВИКОрИСТОВуЄ рЄСурСИ \¥ІПСІО\¥3.

М8 Ркуесх може бути рекомендований для планування простих проектів користувачами непрофесіоналами і новачками. Одна з позитивна якостей М8 Ргоіесі — могутня підтримка місцевих партне-рів Місгозой. Не варто забувати і про те, що М8 Ргоіесі тісно пов’я-заний з офісними пакетами Місгозой, а також Ехсгіап§е 8егуег. М8 Ргоіесі гнучкий і може бути настроений як за шаблоном, так і в режим! скрупульозного опрацьовування можливостей оптимізації нового проекту.

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Управління проектами

Управління проектами — це процес планування, організації і управління завданнями і ресурсами з метою досягнення певної мети, зазвичай за наявності обмежень за часом, ресурсами або витратами.

План проекту може бути простим, наприклад, містити написаний в блокноті список завдань з часом їх початку і завершення. План може бути складним, до нього можуть входити взаємопов’яза-ні завдання і ресурси на сотні мільйонів гривень. Незалежно від складності проекту, він складається з трьох основних етапів:

1. Побудова плану.

2. Спостереження ходу виконання проекту і управління.

3. Завершення проекту. Чим успішніше виконуються окремі етапи, тим вірогідніший

успіх проекту в цілому.

Трикутник проекту

Якби тільки можна було уявити майбутнє проекту…

Це певною мірою можливе, якщо знати три чинники, які фор-мують кожен проект.

Час. Час на виконання проекту, який відображений в його календарному плані.

Гроші. Бюджет проекту, заснований на витратах на ресурси, тоб-то персонал, устаткування і матеріали, необхідні для виконання завдань.

Область охоплення. Мета і завдання проекту, а також трудо-витрати, необхідні для їх виконання.

Ця трійка — час, гроші і область охоплення — називається три-кутником проекту. Корекція одного з цих елементів впливає на два інші. Хоча важливі всі ці три елементи, звичайно, один з них робить на проект більший вплив, ніж інші два.

Залежність між цими трьома елементами різна для кожного проекту. Вона визначає і можливі проблеми, і допустимі рішення.

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

Знания вузьких місць і можливостей для маневрування полегшує планування і управління проектами.

Стратегія проекту

Перед розглядом завдань проекту або необхідних ресурсів слід визначити його стратегію. Стратегія використовується для висвіт-лення загальної картини проекту, щоб всі зацікавлені сторони були чітко обізнані з проектом, що починається.

Важливо збирати і уточнювати такі відомості:

Цілі. Цілі та результати проекту повинні бути абсолютно ясні.

Пропозиції. Якщо робляться які-небудь припущення, які спри-яють успішному досягненню мети проекту, вони повинні бути за-фіксовані заздалегідь.

Обмеження. Будь-які обмежуючі або примусові чинники пови-нні бути виявлені. Встановлення кордонів і обмежень також корисне при плануванні дій на вирішення можливих проблем.

Ділянка охоплення. Ділянка охоплення визначає завдання і кінцеві результати проекту.

Ці дані допомагають краще зрозуміти проект. Вони можуть бути також використані, якщо виникне необхідність відреагувати на зміни, що відбулися в ході проекту.

Основні можливості Місгозой Рго]есі

Керівнику проекту необхідно стежити за безліччю деталей проекту, не випускаючи з уваги кінцеву мету. Чи може допомогти в здійсненні цього завдання програма Місгозой Рго]есі? По-перше, в базі даних Місгозой Рго]есі зберігаються всі відомості про проект. Потім ці відо-мості використовуються в Місгозой Рго]есі для обчислення календарного плану і обліку витрат проекту; таким чином створюється план проекту. Чим більше задано відомостей, тим більше точним буде план.

Введені і обчислені в Місгозой Рго]есі відомості зберігаються в полях, які містять певні типи даних, наприклад назви або тривалості завдань. У Місгозой Рго]есі кожне поле зазвичай відображається у вигляді стовпця.

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Результата розрахунків в Місгозой Рго]есі негайно відобража-ються у форматі, аналогічному електронній таблиці. Якщо введені всі відомості про завдання, можна дізнатися про початкову та кінцеву дати даного завдання, потреби в ресурсах та кінцеву дату проекту.

Планування проекту

Після створення плану проекту Місгозой Рго]есі обчислює і створює робочий графік на підставі наданих відомостей про завдання, які необхідно виконати, співробітників, що працюють над цими завданнями, устаткування і матеріали, які використовуються для ви-конання завдань, а також проведені витрати.

При створенні плану проекту вводяться такі типи відомостей:

• Завдання

• Тривалість

• Залежності завдань Ресурси Витрати

На підставі цих відомостей в Місгозой Рго]есі можуть бути об-числені календарний план, витрати і завантаження ресурсів.

Спостереження за проектом

Після створення плану проекту необхідно управляти проектом і стежити за ходом його виконання. Відстежуючи проект, можна вносите необхідні зміни, щоб дотримуватися календарного плану і за-лишатися в рамках бюджету.

В процесі управління проектом можуть бути використані такі засоби:

• поля, що налаштовуються для введения особливих відомостей;

• уявлення і таблиці для відображення точних відомостей, які не-обхідні для перегляду;

• фільтри і групи для виділення відомостей, які вимагають уваги; Вводиться фактичний хід виконання завдань, фактичні дані порів-

нюються з початковим планом, відстежується баланс завантаження

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

ресурсів. Все це дозволяє ефективно вирішувати проблеми, що ви-никають.

Публікація плану

Після створення плану проекту і в процесі управління може ви-никнути потреба у наданні відомостей про проект іншим користува-чам, наприклад зацікавленим сторонам або особам, які призначені для виконання роботи. Для надання відомостей можуть бути вико-ристані такі засоби:

Друкування і створення звіту для надання іншим користувачам відомостей про проект на папері.

Публікація у форматі НТМЬ або збереження плану проекту на веб-сервері для надання іншим користувачам доступу до відомостей про проект на веб-вузлі.

Сервер Місгозой Рго]есі 8егуег або система електронної пошти для надання відомостей про проект іншим користувачам.

Спільна робота в групі

Можна спростити і автоматизувати спостереження завантажен-ня ресурсів та їх взаємодію за допомогою засобів інтерактивної спі-льної роботи в групі, заснованих на електронному зв’язку. Крім того, можна ввести в проект відомості, що обновляються, тобто вра-ховувати в поточному плані останні дані. Передбачено два засоби для інтерактивної спільної роботи в Місгозой Рго]есі.

Сервер Місгозой Рго]есі 8егуег і його компонент веб-інтерфейс Місгозой Рго]есі \¥еЬ Ассезз — додаткові програмні продукта, які можуть бути використані для організації інтерактивної взаємодії між членами групи, керівниками проекту та іншими зацікавленими сторонами.

За допомогою серверу Місгозой Рго]есі 8егуег і веб-інтерфейсу Місгозой Рго]есі \¥еЬ Ассезз члени групи можуть проглядати влас-ний список завдань або весь проект. Вони можуть створювати нові завдання для плану проекту і делегувати завдання іншим членам.

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Керівник проекту може одержувати оновлення завдань і текстові звіти про стан. Зацікавленим сторонам надається доступ до відомос-тей про проект і можливість перегляду загальної картини.

Електронна пошта. Якщо вимоги для спільної роботи групп до-сить прості, для обміну основними відомостями про завдання і про стан справ з членами групп можна використовувати існуючу МАРІ-сумісну 32-розрядну систему електронної пошти. За наявності елек-тронної пошти для призначення завдань, відправлення оновлень і текстових звітів про стан проекту група може використовувати спе-ціальні повідомлення, які створюються Місгозой Ркуесї.

Огляд необхідних відомостей

Спочатку розглянемо кінцеві терміни, а потім — витрати. У ба-зі даних проекту міститься безліч відомостей, але в даний момент необхідна тільки їх частина. Для доступу до відомостей використо-вуються такі засоби:

Уявлення показують частину відомостей про проект у форматі, простому для сприйняття. Наприклад, на діаграмі Ганта основні ві-домості подаються стовпцями і відрізками на графіку.

Таблиці визначають колонки, що відображаються.

Фільтри призначені для відбирання певних завдань або ресурсів.

Подібно каналам телебачення, в кожному уявленні виводиться різна інформація. Таблиці та фільтри забезпечують тонке налашту-вання. Так само, як при перемиканні каналів, інформація не віддаля-ється, але зміна уявлень, таблиць або фільтрів може приховати час-тину відомостей. Всі вони продовжують зберігатися в базі даних і обновлятися.

Крім того, для перегляду розподілених або впорядкованих відо-мостей їх можна групувати і сортувати так, як це потрібно.

Створення плану проекту

Якщо визначені цілі проекту і виділені основы його етапи, можна почати створення плану цього проекту.

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

Спочатку створюється новий план проекту, в який вводиться і упорядковується список завдань для виконання, до якого входить тривалість кожного завдання і залежність завдання.

Потім до плану додаються співробітники, устаткування, матері-али і витрати на них, після цього завданням призначаються ресурси. На основі цих відомостей про ресурси і задачі Місгозой Рго]есі ство-рює календарний план. Якщо виникає необхідність, план можна пе-ревіряти і коректувати.

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Настройка проекту

Першими кроками при створенні календарного плану є: запуск нового плану проекту, визначення початкової або кінцевої дати проекту, а також введения загальних відомостей про проект.

Після закінчення цього уроку буде створений план Місгозой Рго]есі, що містить назву проекту і інші ключові відомості, початкову або кінцеву дату і календар проекту.

Створення нового проекту

Починаючи новий проект в Місгозой Рго]есі, можна ввести початкову, або кінцеву дату проекту, але не обидві. Рекомендується вводити тільки початкову дату проекту, а кінцева дата буде розрахо-вана в Місгозой Ргсуесі після введения і планування завдань.

Якщо проект повинен бути завершений до певної дати, слід ввести тільки кінцеву дату проекту. Первинне планування слід вико-нувати з кінцевої дати, щоб визначити дату, коли необхідно почати проект. Якщо відома якнайкраща початкова дата і робота почата, ефективніше виконувати планування з початкової дати.

1. Натисніть кнопку Створити. Кнопка Створити може бути тимчасово прихована. Бона може не відображатися, якщо для відображення всіх кнопок недостатньо місця. Натисніть кнопку Параметри панелей інструментів, а потім натисніть кнопку Створити.

2. У меню Проект виберіть команду Відомості про проект. Вве-діть чи виберіть початкову або кінцеву дату проекту і натисніть кнопку ОК.

3. Натисніть кнопку Зберегти.

4. У полі Ім’я файлу введіть ім’я проекту, а потім натисніть кнопку Зберегти.

Введення ключових відомостей про проект

У кожному проекті міститься унікальний набір компонентів: мета проекту, певні завдання, а також особи, які їх виконують. Щоб

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

пам’ятати всі важливі відомості та їх взаємозв’язок, слід вводити дані про проект і звертатися до них при необхідності.

1. У меню Файл виберіть команду Властивості й відкрийте вкладку Документ.

2. Введіть будь-які відомості про проект, наприклад, вкажіть осіб, які ним управлятимуть і вестимуть файл проекту, опишіть мету проекту, відомі обмеження і введіть інші загальні зауваження про проект.

3. Натисніть кнопку ОК.

Настройка календаря проекту

Календар проекту можна змінювати, щоб відображати робочі дні і години для кожного учасника проекту. Стандартний календар з поне-ділка до п’ятниці, з 9:00 до 18:00, з годинною обідньою перервою.

Можна визначити і неробочий час, наприклад вихідні або ніч-ний час, а також спеціальні вихідні дні, наприклад свята.

1. У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта.

2. У меню Сервіс виберіть команду Змінити робочий час.

3. Виберіть дату в календарі.

. Щоб змінити один день тижня у всьому календарі (наприклад, задати закінчення роботи щоп’ятниці о 16:00), вибе-ріть скорочене позначення цього дня зверху на календарі.

. Щоб змінити всі робочі дні, наприклад, щоб починати роботу з вівторка до п’ятниці в 10:00, виберіть позначення цього дня (наприклад, «Вт» для вівторка) для першого робочого дня тижня, а потім, утримуючи клавішу 8НІГТ, виберіть позначення останнього робочого дня («Пт» для п’ятниці).

. Виберіть параметр неробочий час для вихідних днів або нестандартний робочий час для зміни годин роботи.

4. Якщо вибраний параметр нестандартний робочий час на кроці 3, введіть необхідний час початку роботи в полі 3 і час закін-чення в полі По.

5. Натисніть кнопку ОК.

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Введення і організація списку завдань

Коли створений план проекту, його можна заповнити завданнями. Спочатку перелічіть кроки, необхідні для досягнення мети проекту. Простіше за все почати з великих частин роботи, а потім поділити кожну частину на завдання з окремими результатами. Додайте віхи. I, нарешті, оцініть і введіть зразкову тривалість.

Після введения відомостей про завдання створюється структура, яка допомагає при логічній організації завдань і огляду структури всього проекту.

Введення завдань та їх тривалості

Звичний проект є набором зв’язаних завдань. Завдання визна-чається обсягом роботи і конкретними результатами; воно повинно бути досить коротким, щоб можна було систематично відстежувати хід його виконання. Тривалість завдання, звичайно, повинна лежати в інтервалі від одного дня до двох тижнів.

1. Введіть завдання у порядку їх виникнення. Потім оцініть трива-лість кожного завдання і введіть цю оцінку як тривалість. Три-валості використовуються в Місгозой Рго]есі для обчислення обсягу роботи, який необхідно виконати в рамках кожного завдання.

2. Не слід для кожного завдання вводити дати в поля Початок і Закінчення. У Місгозой Рго]есі початкова і кінцева дати обчис-люється з урахуванням зв’язків між завданнями, про які буде розказано далі.

3. У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта.

4. У полі Назва завдання введіть назву завдання і натисніть клаві-шу ТАВ.

5. Місгозой Рго] есх вводить із знаком питания зразкову тривалість завдання, рівну одному дню.

6. У полі Тривалість введіть час, необхідний для виконання задач! в місяцях, тижнях, днях, годиннику або хвилинах, без

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

урахування неробочих днів. Можна використовувати наступні скорочення:

• місяці = м

• тижні = т

• дні = д

• годинник = г

• хвилини = хв

7. Щоб задати зразкову тривалість, введіть після неї знак питания.

8. Натисніть клавішу ЕЭТЕК.

9. У наступних рядках введіть додаткові завдання, необхідні для виконання проекту. Про те, як їх організувати і змінювати, буде розказано пізніше.

Також можна додавати замітки для завдання. У полі Назва завдання виберіть завдання і натисніть кнопку Замітки завдання. Введіть відомості в полі Замітки і натисніть кнопку ОК.

Кнопка панелі інструментів може бути тимчасово прихована. Бона може не відображатися, якщо для всіх кнопок недосить місця. Натисніть кнопку Параметри панелей інструментів, а потім натис-ніть кнопку Замітки завдання.

Крім того, для швидкого створення нового проекту може бути використана бокова ділянка Список завдань.

На панелі інструментів Консультант натисніть кнопку Завдання, а потім кликніть посилання Введения завдань проекту. Дотри-муйтесь інструкцій в боковій ділянці.

Створення віхи

Віха — це завдання, які використовуються для позначення по-дій календарного плану, які мають значения, наприклад, завершения основного етапу робіт.

При введенні нульової тривалості для завдання в Місгозой Рго]есі на діаграмі Ганта на початку відповідного дня відображаєть-ся символ віхи.

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

1. У полі Тривалість кликніть тривалість того завдання, яке ви-магається зробити віхою, а потім введіть значення Од.

2. Натисніть клавішу ЕЭТЕК.

Завдання з нульовою тривалістю автоматично позначається як віха, але зроблене віхою може бути будь-яке завдання. Щоб помітити завдання як віху, виберіть завдання в полі Назва завдання. Натисніть кнопку Відомості про завдання, виберіть вкладку Додатково, а потім встановіть прапорець Помітити завдання як віху.

Створення завдань, що повторюються

Завдання, що повторюються, — це завдання, які систематично повторюються, наприклад, щотижневі збори.

1. У полі Назва завдання виберіть рядок, де повинно знаходи-тись завдання, що повторюється.

2. У меню Вставка виберіть команду завдання, що Повторюється.

3. У полі Назва завдання введіть назву завдання.

4. У полі Тривалість введіть або виберіть тривалість одного при-мірника завдання.

5. У групі Повторювати виберіть періодичність Щодня, Щонеділі, Щомісячно або Щорічно.

6. У полі праворуч від параметра Щоденно, Щонеділі, Щомісяч-но або Щорічно визначте частоту завдання.

7. У групі Межі повторения введіть дату початку в полі Початок і потім виберіть параметр Закінчення після або Закінчення. Якщо вибраний параметр Закінчення після, введіть число повторень завдання.

Якщо вибраний параметр Закінчення, введіть дату, до якої дане завдання, що повторюється, повинне закінчитися.

8. Натисніть кнопку ОК.

Організація завдань в логічну структуру Структуризація допомагає організувати завдання в зручніші для управління компоненти. Створивши ієрархію, можна об’єднати

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

зв’язані завдання в узагальнене завдання. Узагальнені завдання називаються сумарними заеданиями; завдання, об’єднані під су-марними завданнями, називаються підзавданнями. Початкова і кін-цева дата сумарного завдання визначається початковою і кінцевою датами першого і останнього його підзавдання.

Щоб організувати структуру, слід використовувати кнопки структури:.

• Відступ, Виступ,

• Показати підзавдання,

• Приховати під завдання.

1. У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта. (рис.4.2.).

2. Якщо виникне необхідність, введіть завдання для проекту.

3. Виберіть перше завдання, яке вимагасться зробити підзавданням.

4. У меню Вставка виберіть команду Нове завдання.

5. У вставленому рядку введіть назву нового сумарного завдання в полі Назва завдання.

6. У полі Назва завдання виберіть завдання, які необхідно зробити підзавданнями.

7. Натисніть кнопку Відступ, щоб розташувати завдання з відступом.

Зміна списку завдань

Якщо створений список завдань, може виникнути потреба змі-нити розташування завдань, скопіювати набір завдань або видалити завдання, в яких більше немає потреби.

1. У полі Ідентифікатор (крайне ліве поле) виберіть завдання, яке вимагається скопіювати, перемістити або видалити.

2. Щоб виділити рядок, кликніть ідентифікаційний номер завдання.

3. Щоб виділити декілька сусідніх рядків, утримуючи натиснутою клавішу 8НІГТ, кликніть номери першого і останнього рядка в потрібному діапазоні.

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

4. Щоб виділити кілька рядків уроздріб, натисніть клавішу СТКЬ і, утримуючи її, кликніть почергово ідентифікаційні номери завдань.

5. Скопіюйте, перемістіть або видаліть завдання.

6. Щоб скопіювати завдання, натисніть кнопку Копіювати.

7. Щоб перемістити завдання, натисніть кнопку Вирізувати.

8. Щоб видалити завдання, натисніть клавішу БЕЬ.

9. Щоб перемістити вирізаний блок або вставити скопійований блок, виберіть рядки, в які його вимагається вставити.

10. Переконайтеся, що вибрані необхідні рядки. Натисніть кнопку Вставити.

.2.

Діаграма Ганта

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

Якщо в рядках, в які виконується вставка, знаходяться відомос-ті, нові рядки будуть вставлені над цими рядками.

Час початку і завершения завдань

Після створення і структуризації списку завдань слід перевіри-ти, як завдання співвідносяться одне з одним І як вони відповідають важливим датам. Можна пов’язати завдання, щоб відобразити їх залежність, наприклад, вказавши, що одне завдання починається теля закінчення іншого. Ці зв’язки називаються залежностями завдань. Разом з тривалістю та іншими чинниками планування зале-жності завдань грають в Місгозой Рго]есі важливу роль при обчис-ленні початкової і кінцевої дати завдань.

Якщо змінився графік зв’язаного завдання, перепланування пов’язаних з ним завдань проводиться автоматично. Уточнити календари! плани завдань можна за допомогою конкретних обмежень дат і крайніх термінів.

Створення взаємозв’язків між завданнями

Одним з найнадійніших способів планування завдань є встанов-лення взаємозв’язків між ними, тобто залежностей завдань. Залеж-ності завдань відображають обумовленість подальших завдань, або послідовників, попередні завдання, або попередниками. Наприклад, якщо завдання «Пофарбувати стіну» повинно бути виконане до завдання «Повісити годинник», можна пов’язати два завдання, щоб завдання «Пофарбувати стіну» стало попередником, а завдання «По-вісити годинник» — послідовником.

Після того, як завдання пов’язані, зміна дат попередника впли-ває на зміну дат послідовників. У Місгозой Рго]есі за умовчанням створюється залежність завдань типу «Закінчення-початок». Проте, оскільки залежність «Закінчення-початок» підходить не для кожного випадку, для реального моделювання проекту зв’язок завдань можна змінити на «Початок-початку», «Закінчення-закінчення» або «Початок-закінчення».

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

1. У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта.

2. Щоб пов’язати два або більш завдання одне з одним, виберіть їх в полі Назва завдання, причому в тому ж порядку, в якому вони повинні бути пов’язані.

3. Щоб вибрати кілька завдань підряд, натисніть клавішу 8НІГТ і, утримуючи її, кликніть перше і останнє завдання. Щоб вибрати кілька завдань уроздріб, натисніть клавішу СТКЬ і, утримуючи її, кликніть почергово потрібні завдання.

4. Натисніть кнопку Пов’язати завдання.

5. Щоб змінити зв’язок завдань, двічі кликніть лінію зв’язку між завданнями, яку вимагається змінити.

6. Буде відкрито діалогове вікно Залежність завдань. Якщо буде відкрито діалогове вікно Стилі відрізків, ви кликніть не лінію зв’язку; необхідно закрити це діалогове вікно і знову двічі кли-кніть зв’язок завдань.

7. У полі із списком Тип виберіть потрібний тип зв’язку між завданнями і натисніть кнопку ОК.

Установка певної початкової або кінцевої дати завдання

Ефективніше планування завдань може бути досягнуте шляхом розрахунку початкових і кінцевих дат за допомогою додатку Місгозой Рго]есі на основі їх тривалості і залежностей. Проте при необхідності можна самостійно встановлювати певну початкову або кінцеву дату завдання.

Обмеження, які прив’язують завдання до певних дат, назива-ються жорсткими обмеженнями; найжорсткіші обмеження задають дати початку або закінчення. Оскільки в Місгозой Рго]есі обмеження враховуються при обчисленні календарного плану, жорсткі обмеження слід вводити, тільки якщо завдання необхідно почати або завершити до певної дати. 1. У полі Назва завдання виберіть завдання, для якого вимагаєть-

ся встановити початкову або кінцеву дату, а потім натисніть

кнопку Відомості про завдання.

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

2. Виберіть вкладку Додатково.

3. У полі із списком Тип обмеження виберіть тип обмеження.

4. У полі із списком Дата обмеження введіть або виберіть дату, а потім натисніть кнопку ОК.

Якщо початкова дата вибирається в полі Початок в представлен-ні діаграми Ганта або якщо для зміни початкової дати перетягуєгься відрізок Ганта, Місгозой Рго]есі встановлює обмеження Початок не раніше на основі нової початкової дати. Якщо вибрана дата закін-чення завдання, Місгозой Рго]есі автоматично призначає обмеження Закінчення не раніше.

Додавання крайнього терміну завдання

Якщо для завдання призначений крайній термін, в Місгозой Рго]есі відображається індикатор, якщо завершения завдання буде заплановано пізніше за крайній термін.

Установка крайнього терміну не впливає на планування завдань. Це тільки спосіб повідомлення за допомогою Місгозой Рго]есі про те, що завдання буде завершено пізніше за крайній термін.

1. У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта.

2. У полі Назва завдання виберіть завдання, якому вимагається призначити крайній термін.

3. Натисніть кнопку Відомості про завдання і відкрийте вкладку Додатково.

4. У групі Обмеження завдання введіть або виберіть дату крайнього терміну в полі із списком Крайній термін і натисніть кнопку ОК.

Призначення ресурсів

Завданням слід призначати ресурси, якщо вимагається викону-вати наступні дії. 1. Відстеження обсягу робіт, виконаного призначеним завданням

співробітниками та устаткуванням, або відстежування матеріа-

лів, використаних для виконання завдання.

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

2. Планування завдань з більшою гнучкістю.

3. Балансування завантаження ресурсів між тими ресурсами, яким призначено мало роботи, і тими, яким призначено багато роботи.

4. Відстеження витрат на ресурси.

5. Без відомостей про ресурси календарний план в Місгозой Рго]есі обчислюється на основі тривалості завдань, залежностей і обмежень дати.

Якщо ресурси призначені, графік роботи і доступність ресурсів використовуються при розрахунку календарного плану.

Створення списку ресурсів

Лист ресурсів Місгозой Рго]есі використовується для створення списку осіб, устаткування і матеріалів, що становлять робо-чу групу і виконують завдання проекту. Список ресурсів містити-ме робочі ресурси або матеріальні ресурси. Робочі ресурси — це співробітники або устаткування; матеріальні ресурси — це витратні матеріали або сировина, наприклад бетон, деревина або цвяхи.

1. У меню Вигляд виберіть команду Лист ресурсів.

2. У меню Вигляд виберіть команди Таблиця і Введения.

3. У полі Назву ресурсу введіть назва ресурсу.

4. У полі Тип визначте тип ресурсу: робочий або матеріальний.

5. Щоб позначити групи ресурсів, в полі Група як назва ресурсу введіть назву групи.

6. Для кожного робочого ресурсу (співробітники або устаткування) в поле Макс. одиниць введіть у відсотках максимальне число одиниць, доступних для цього ресурсу. Наприклад, введіть значения 300 %, щоб вказати, що доступы три одиниці повної зайнятості певного ресурсу.

7. Для кожного матеріального ресурсу (матеріалу, що витрачаєть-ся для проекту) в полі Одиниці вимірювання матеріалів вве-діть одиниці вимірювання матеріального ресурсу, наприклад тонни.

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

Зміна графіка роботи ресурсу

Робочий годинник і вихідні дні, вказані в календарі проекту (рис.4.3.), є стандартними робочими годинами і вихідними днями для кожного ресурсу.

.3.

Календар проекту

Якщо окремий ресурс працює зовсім за іншим графіком або необхідно врахувати відпустку або простоювання устаткування, можна змінити індивідуальний календар ресурсу.

1. У меню Вигляд виберіть команду Лист ресурсів, а потім вибе-ріть ресурс, графік якого вимагається змінити.

2. У меню Проект виберіть команду Відомості про ресурс і від-крийте вкладку Робочий час.

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

3. Виберіть в календарі дні, які вимагається змінити.

4. Щоб змінити день тижня для всього календаря, виберіть скоро-чене позначення цього дня зверху календаря.

5. Виберіть параметр стандартний час, неробочий час або нестан-дартний робочий час.

6. Якщо вибраний параметр стандартний час, для вибраних днів за умовчанням використовується стандартний календар Місгозой Рго]есі, тобто робота з понеділка до п’ятниці, з 9:00 до 13:00 і з 14:00 до 18:00.

7. Якщо на кроці 4 вибраний параметр нестандартний робочий час, введіть час початку роботи в поле 3 і час закінчення в по-лі По.

8. Натисніть кнопку ОК.

Призначення ресурсів завданням

Якщо завданню призначається ресурс, створюється призначення. Будь-якому завданню можна призначити будь-які ресурси, а та-кож змінити призначення у будь-який момент.

Завданням можна призначити декілька ресурсів, а також визна-чити, весь або не весь робочий час ресурс працює над завданням. Якщо призначена ресурсу робота перевищує щоденну повну зайня-тість, вказану в календарі робочого часу ресурсу, в Місгозой Рго]есі в представлениях ресурсів назва переобтяженого ресурсу виділяєть-ся червоним кольором.

1. У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта.

2. У полі Назва завдання виберіть завдання, якому вимагасться призначити ресурс, а потім натисніть кнопку Призначити ресурси.

3. У полі Назва ресурсу виберіть ресурс, яку потрібно призначити завданню. (.4.)

4. Щоб призначити неповну зайнятість ресурсу, в колонці Одини-ці слід вибрати або ввести значения менше 100 відсотків, які за-дають частку робочого часу, яку ресурс повинен присвятити цьому завданню.

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

5. Щоб призначити кілька різних ресурсів, виберіть назви цих ресурсів, утримуючи клавішу СТКЬ.

6. Щоб призначити кілька однакових ресурсів (наприклад двох теслярів), в стовпці Одиниці введіть або виберіть значения більше ЮОвідсотків. При необхідності в полі Назву ресурсу введіть назву нового ресурсу.

7. Натисніть кнопку Призначити.

8. Галочка зліва від колонки Назву ресурсу вказує, що ресурс призначений вибраному завданню.

9. Натисніть кнопку Закрити.

.4.

Призначення ресурсів завданням

Перевірка і зміна призначень ресурсів

В уявленні «Використання ресурсів» відображаються ресурси проекту і призначені ним завдання, згруповані під кожним ресурсом. За допомогою уявлення «Використання ресурсів» можна визна-чити кількість часу, запланованого для роботи ресурсу над кожним завданням, а також ресурси з перевищенням доступності. Крім

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

того, визначається час, який може бути виділений кожному ресурсу для додаткових трудовитрат.

1. У меню Вигляд виберіть команду Використовування ресурсів.

2. У колонці Назва ресурсу перегляньте призначення ресурсів.

3. Щоб замінити для завдання один призначений ресурс на інший, виберіть потрібний рядок, встановіть показник на полі Іденти-фікатор (лівий стовпець), а потім перетягніть завдання під но-вий ресурс.

Введения витрат

Якщо вимагається врахувати витрати на кожне завдання або за-гальні витрати на проект, введения норм витрат на роботу ресурсів над завданнями або фіксованих витрат на завдання дозволяє побачи-ти відхилення від бюджету.

Для ресурсів можна ввести норми на використання і наднормо-ву роботу, планувати підвищення оплати ресурсу і вибрати термін нарахування витрат. Крім того, відомості про витрати можна пере-глядати різними способами.

Призначення витрат ресурсам

У Місгозой Ргсуесх можливе призначення норм витрат на роботу ресурсів і на матеріальні ресурси, тому допускається точне управління витратами на проект. Для ресурсів можна призначити стандартні норми витрат, норми витрат на наднормову роботу або норми витрат на використання.

1. У меню Вигляд виберіть команду Лист ресурсів.

2. У меню Вигляд виберіть команди Таблиця і Введения.

3. У полі Назву ресурсу виберіть ресурс або введіть назву нового ресурсу.

4. У полі Тип виберіть значения Трудовитрати, якщо ресурсом є співробітник або механізм, або значения Матеріали, якщо ресурсом є матеріали, які витрачаються, або сировина (наприклад цемент).

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

5. Для робочих ресурсів в полях Стандартна ставка, Ставка наднормових робіт або Витрати на використання введіть норми витрат на ресурс.

6. Для матеріальних ресурсів в полі Одиниці вимірювання мате-ріалів введіть одиниці вимірювання матеріального ресурсу (наприклад тонни), а в полях Стандартна ставка або Витрати на використання введіть норму витрат.

7. Натисніть клавішу ЕЭТЕК.

Установка фіксованих витрат для завдань

Більшість витрат проекту пов’язана з ресурсами. Проте, деякі витрати пов’язані із завданнями, наприклад витрати на поїздки і друкування. Такі витрати є фіксованими витратами для завдань.

1. У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта.

2. У меню Вигляд виберіть команди Таблиця і Витрати.

3. У полі Фіксовані витрати для завдання введіть витрати.

4. Натисніть клавішу ЕNТЕК.

Визначення моменту обчислення витрат

У Місгозой Рго]есх витрати на ресурси за умовчанням розподі-ляються пропорційно, тобто їх нарахування розподіляється за трива-лістю завдань. Проте є можливість змінити спосіб обчислення, щоб врахувати витрати на ресурси на початку або в кінці завдання.

1. У меню Вигляд виберіть команду Лист ресурсів.

2. У меню Вигляд виберіть команди Таблиця і Введения.

3. У полі Нарахування виберіть необхідний спосіб обчислення.

Перегляд витрат на ресурси і завдання

Після призначення норм витрат для ресурсів або фіксованих витрат для завдань можна переглянути загальні витрати цих призна-чень, щоб переконатися в їх відповідності передбачуваним витра-там. Якщо загальні витрати на ресурс або завдання перевищують бюджет, можна перевірити витрати на окреме завдання або призначення окремих ресурсів, щоб визначити можливі зниження витрат.

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

1. Щоб переглянути витрати на ресурсы, в меню Вигляд виберіть команду Лист ресурсів. Щоб переглянути витрати на завдання, в меню Вигляд виберіть команду Інші уявлення і виберіть Лист завдань.

2. У меню Вигляд виберіть команди Таблиця і Витрати.

Перегляд витрат даного проекту

Є можливість проглянути поточні, базові, фактичні витрати

проекту, які залишились з метою визначення можливої перевитрати бюджету. Витрати обновляються при кожному перерахунку проекту в МІСГО50Й Ркуесі.

1. У меню Проект виберіть команду Відомості про проект.

2. Натисніть кнопку Статистика.

3. У колонці Витрати рядка Поточні перегляньте загальні планові витрати проекту.

Перегляд календарного плану і його детальних даних

Після введения основних даних проекту їх слід перевірити. Чи дотримуються кінцеві терміни? Які ресурси використовуються прямо зараз? Скільки буде витрачено бюджетних коштів? Спочатку перегляньте картину в цілому: зверніть увагу на загальну початкову і кінцеву дату І критичний шлях. Потім перевірте всі деталі. Для цього відобразіть завдання і ресурси в потрібних уявленнях.

Якщо провести різносторонній аналіз проекту, можна точно визначити його вузькі місця і вжити необхідних заходів для їх усу-нення, перш ніж виникнуть серйозні проблеми.

Цей розділ розповість про способи вивчення загальних відомостей про календарний план, а також про методи управління уявленнями і полями для перегляду потрібних відомостей.

Відображення всього проекту на екрані

Переглянути початкову і кінцеву дати проекту, а також його основы фази можна за допомогою зміни масштабу діаграми Ганта.

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

1. У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта.

2. У меню Вигляд виберіть команду Масштаб, виберіть параметр Весь проект і натисніть кнопку ОК.

Перевірка кінцевої або початкової дати проекту

Є можливість переглянути важливі відомості про проект, на-приклад кінцеву дату, а також перевірити, чи задовольняє проект очікування щодо поточного плану.

У меню Проект виберіть команду Відомості про проект і нати-сніть кнопку Статистика.

Будуть показані початкова і кінцева дати проекту, а також зага-льні трудовитрати, витрати і загальний відсоток виконання проекту.

Визначення критичного шляху

Критичний шлях є низкою завдань, які повинні бути виконані до часу завершения проекту за календарним планом. Більшість завдань в звичному проекті мае певний часовни резерв і тому вони можуть бути ненадовго затримані без порушення кінцевої дати проекту. Ті завдання, які не можуть бути затримані без порушення кінцевої дати проекту, є критичними заеданиями. Якщо завдання змінюються для скорочення календарного плану, понижения витрат, усунення перевищення доступності, коректування ділянки охоп-лення або з метою дозволу інших труднощів, слід пам’ятати про критичні завдання. Внесения змін в критичні завдання впливає на кінцеву дату проекту.

1. У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта.

2. Натисніть кнопку Майстер діаграм Ганта.

3. Щоб відформувати завдання критичного шляху, дотримуйтесь інструкції майстра діаграм Ганта.

Перехід до іншого уявлення

Відомості про проект можна відобразити в поданнях завдань або поданнях ресурсів. Деякі подання завдань і ресурсів є поданнями

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

листа, що містять колонки (звані полями) відповідних відомостей. Таблицю в поданні листа можна змінити, щоб переглядати різні поля відомостей. У інших уявленнях розміщення завдань або ресурсів показане графічно (наприклад в уявленнях «Календар», «Мережевий графік» і «Графік ресурсів») (рис.4.5.) або завдання і ресурси, пов’я-зані з шкалою часу (наприклад в уявленнях «Використання завдань» або «Використання ресурсів»).

У меню Вигляд виберіть потрібне подання завдань або ресур-сів. Якщо необхідне уявлення відсутнє в меню Вигляд, виберіть команду Інші уявлення, потім виберіть уявлення в списку Уявлення і натисніть кнопку Застосувати.

.5.

Мережевий графік.

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

Перегляд різних полів в уявленні

При плануванні та відстеженні календарного плану буває кори-сним переглядати різні комбінації даних. Змінивши таблицю, вжива-ну до подання листа, можна змінювати колонки або поля даних, які відображаються в конкретному уявленні.

1. У меню Вигляд виберіть потрібне уявлення.

2. Для використання уявлення, відсутнього в меню Вигляд, вибе-ріть команду Інші уявлення, виберіть необхідне уявлення із списку Уявлення і натисніть кнопку Застосувати.

3. У меню Вигляд виберіть команду Таблиця, а потім виберіть таблицю, яку необхідно застосувати.

4. Щоб вибрати таблицю, відсутню в підменю Таблиця, виберіть команду Інші таблиці, виберіть необхідну таблицю завдань або ресурсів, а потім натисніть кнопку Застосувати.

Відображення конкретних відомостей за допомогою фільтру

При необхідності зосередитися на певних завданнях або ресурсах в поточному уявленні можна застосувати до цього уявлення фільтр. Можна відобразити або виділити за допомогою фільтру тільки ті завдання або ресурси, які відповідають вказаним умовам відбору.

1. Щоб відібрати відомості про завдання, виберіть в меню Вигляд команду Діаграма Ганта або інше подання завдань.

2. Щоб відібрати відомості про ресурс, виберіть в меню Вигляд команду Лист ресурсів або інше подання ресурсів.

3. У меню Проект виберіть команду Фільтр, а потім виберіть фільтр, який необхідно застосувати.

4. Щоб застосувати фільтр, відсутній в підміню Фільтр, або вико-ристовувати фільтр виділення, виберіть команду Інші фільтри.

5. Щоб увімкнути фільтр, натисніть кнопку Застосувати, а щоб увімкнути фільтр виділення, натисніть кнопку Виділити.

6. При застосуванні інтерактивного фільтру введіть необхідні значения і натисніть кнопку ОК.

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

7. Щоб відключити фільтр, виберіть команду Фільтр в меню Проект, а потім виберіть команду Всі завдання або Всі ресурси.

Сортування даних в уявленні

Сортування завдань і ресурсів може бути виконано за таких умов, як назва завдання, кінцева дата і назва ресурсу. Це зручно, якщо вимагається переглянути завдання в певній послідовності. Наприклад, завдання можна сортувати за кінцевою датою або за як-найменшою або найбільшою тривалістю.

1. Щоб відсортувати відомості про завдання, виберіть в меню Вигляд уявлення Діаграма Ганта або інші варіанти подання ресурсів.

2. Щоб відсортувати відомості про ресурси, виберіть в меню Вигляд уявлення Лист ресурсів або інші варіанти подання ресурсів.

3. У меню Проект виберіть команду Сортування, а потім необ-хідні параметри сортування.

4. Щоб побудувати сортування, в меню Проект виберіть команди Сортування і Сортувати за.

5. У групі Сортувати за виберіть поле, за яким вимагається вико-нати сортування, потім виберіть параметр За збільшенням або За убуванням, що визначає порядок сортування, і натисніть кнопку Сортувати.

6. Визначте параметри сортування.

7. Щоб відсортувати дані за додатковим полем, виберіть поле в першій групі Потім за, виберіть параметр За збільшенням або За убуванням, що визначає порядок сортування, і натисніть кнопку Сортувати.

8. Щоб кожного разу перенумеровувати завдання або ресурси, встановіть прапорець Перенумерувати завдання або Перену-мерувати ресурси, а потім натисніть кнопку Сортування.

9. Щоб сортувати, зберігаючи їх структуру, щоб підзавдання зали-шалися в сумарних завданнях, встановіть прапорець Зберегти структуру, а потім натисніть кнопку Сортувати.

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

10. Щоб повернути порядок сортування за умовчанням, натисніть кнопку Скидання.

Угрупування даних в уявленні

У більшості уявлень є можливість групувати відомості для за-вдань або ресурсів, щоб зіставляти і порівнювати дані. Наприклад, може виникнути необхідність погрупувати і переглянути всі завдан-ня з однаковою тривалістю.

1. Щоб згрупувати відомості про завдання, виберіть в меню Вигляд уявлення Діаграма Ганта або інше представлення завдань.

2. Щоб згрупувати відомості про ресурси, виберіть в меню Вигляд уявлення Лист ресурсів або інше представлення ресурсів.

3. У меню Проект виберіть команду Угрупування, а потім вка-жіть групу, яку необхідно застосувати.

4. Щоб видалити угрупування, в полі із списком Угрупування ви-беріть елемент Немає групи.

Корекція календарного плану

Після перегляду і аналізу календарного плану може виникнути потреба внести певні зміни. Якщо з’ясовано, що кінцева дата проекту може бути відстрочена, можна скоректувати завдання, щоб ско-ротити календарний план.

Перевірка може знайти перевитрату бюджету. Можливо, потрі-бно буде тільки переконатися у тому, що план точно відображає реа-льне виконання проекту.

Чи можна почати завдання раніше? Скористайтеся терміном випередження. Чи існує дата, до якої завдання повинно бути обо-в’язково розпочате? Додайте . Чи є переобтяжені та незайняті рес-урси? Для скорочення завдань перепризначайте ресурси.

Перевірка і корекція залежності завдань Залежність завдань описує спосіб пов’язування завдання із початком або закінченням іншого з