Warning: session_start() [function.session-start]: Cannot send session cookie - headers already sent by (output started at /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php:6) in /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php on line 7

Warning: session_start() [function.session-start]: Cannot send session cache limiter - headers already sent (output started at /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php:6) in /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php on line 7
2.1. Управління робочим часом або «тайм-менеджмент» : Автоматизоване робоче місце менеджера : Бібліотека для студентів

2.1. Управління робочим часом або «тайм-менеджмент»


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 

магниевый скраб beletage

У лексиконі ділового співтовариства з’явилося модне слово — «тайм-менеджмент», яке, напевно, скоро стане таким же популяр-ним як магічна абревіатура МВА. Технології, що дозволяють опти-мізувати робочий день, насправді існують. Інше питания, як вони реалізуються в житті.

Термін «тайм-менеджмент (ТМ)» походить від англійського гіте-тапа§етепі, що в перекладі означає «управління часом». Під ТМ мається на увазі технологія обліку часу і планування робочого дня.

Бона вимагає серйозних вольових зусиль і постійної уваги. Керівники вдаються до таких суворих заходів лише зіткнувшись із зниженням ефективності або цейтнотом.

Звичайно менеджера відволікають один раз через вісім хвилин. Насправді, це дуже багато. Кожні вісім хвилин жертвувати своїм часом заради відволікань, нехай навіть і дуже необхідних. Виправити положения можна тільки, навчивши всіх співробітників дбайливо

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

ставитися до свого й чужого часу. Тоді й буде ліквідований основ-ний поглинач часу менеджера — відволікання.

Більше половини часу топ-менеджменту йде на управління людьми (спілкування з підлеглими, визначення завдань, контроль, вирішення конфліктів між співробітниками) і на «неформальну ко-мунікацію» (спілкування з колегами по компанії, з представниками інших компаній, участь у конференціях)».

Дотепер топ-менеджери обходилися без жорсткої фіксації згая-ного часу, оцінюючи все приблизно. Дослідження показує, що в середньому тривалість робочого дня складає 10–12 годин, за які ке-рівники встигають зробити 15–20 дзвінків і провести переговори з чотирма партнерами.

Визначення мети

У чому різниця між мрією і метою? У досяжності. Щоб зробити мрію досяжною, треба сформулювати її у вигляді мети. Тому досяж-ність (реальність) — це перша характеристика мети. Якщо вибрати нереально високу планку, то мета буде недосяжною і, відповідно, не реалізується.

В той же час якщо занизити планку, то значення вище за неї швидше за все не буде досягнуте. Тому від висоти планки, яку кож-на людина визначає для себе сама, залежить вірогідність досягнення нею тих або інших висот. Якщо людина впевнена у тому, що вона не зможе подолати якусь межу, вона здебільшого дійсно не зуміє цього зробити.

Важлива характеристика мети — це її конкретність. Треба знати точно, куди йдеш.

Також мета повинна бути вимірюваною. Іншими словами, такою, щоб можна було її виразити в цифрах. Для цього необхідно ввести певні критерії, за якими мету буде легко виміряти і оцінити її досягнення.

Мета повинна залежати тільки від вас. За будь-яких обставин треба шукати вирішення, а не причину невдач. Якщо щось вийшло

не так, як заплановано, то саме вам слід шукати вихід з ситуації, ви-правляти її.

І, нарешті, остання характеристика мети — дата досягнення. Дата повинна бути точною. Не варто визначати дату досягнення мети «через місяць», «через півроку», а слід використовувати точні значення: до січня, до травня.

Розстановка пріоритетів

Кожна людина вирішує в день безліч завдань. Їх слід якимось чином визначити за значимістю. Логічно визначати пріоритетність того або іншого завдання за певним набором критеріїв. Хоча часто оцінювати завдання таким чином просто немає часу.

В цьому випадку для вибору того або іншого пріоритету по-трібні сміливість і рішучість. За даними статистики, близько 95 відсотків покупок робляться емоційно. А такий важливий крите-рій, як вартість, відходить на другий план.

Сміливість відіграє значну роль в успішному веденні справ. Адже велику кількість рішень доводиться приймати в стані цейтноту, коли немає часу оцінити альтернативні рішення за критеріями.

Коли ж така можливість існує, слід враховувати, що цих крите-ріїв повинно бути не більше семи — дев’яти. Ця вимога походить з так званого «правила семи» (закон Мерфі): людина не може втрима-ти в голові одночасно більше 7±2 об’єктів. Відхилення від семи за-лежить від конкретної людини.

Це правило можна застосовувати не тільки до кількості критеріїв, але взагалі до організації всієї роботи. Наприклад, не слід, працюю-чи за комп’ютером, одночасно відкривати більше семи вікон, трима-ти на столі більше семи різних предметів і т.ін.

Зволікання

При визначенні мети, розстановці пріоритетів і розподілі слід враховувати, що цілі можуть не виконуватися вчасно, тобто має міс-це ефект зволікання. Можна виділити чотири причини зволікання.

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

1. Прагнення до досконалості. Деякі люди намагаються будь-яку справу довести до досконалості. Для них краще вирішити поставлене завдання пізніше визначеного терміну, але зробити це краще.

2. Ворожість. Буває, що співробітник, якому ви делегуєте яке-не-будь завдання, має до вас вороже ставлення. При цьому, навіть підсвідомо, він шукатиме об’єктивні причини, щоб затримати виконання поставленого завдання.

3. Встановлення крайнього терміну. Багато людей, коли їм даний якийсь термін на виконання завдання, приступають до його ви-конання тільки в останні дні перед закінченням терміну. Це часто призводить до затримок. Тому варто виставляти підлеглим контрольні терміни, до яких повинен бути зданий якийсь етап.

4. Нудьга, лінь. Якщо виконуване вами завдання нецікаве і нудне для вас, ви, природно, відкладатимете його виконання. І в результаті утворюється той же ефект зволікання. Тому якщо завдання нудне, то необхідно переглянути свої цілі.

Засоби планування

Перш за все, слід визначити термін планування. Можна виділити три рівні планування: оперативний (1–2 дні), тактичний (1–2 тижні) і стратегічний (місяць і більше). Засоби планування залежать від структури компанії.

Найдетальніше слід займатися плануванням на день. При цьому масштабі планування можливі такі засоби.

Якщо справ небагато (менше семи), то можна їх просто тримати в голові. Застосування у такому разі органайзерів, списків і т. ін. просто недоцільно.

Якщо ж завдань більше семи, використовується список запла-нованих справ на день. Завдання визначаються з урахуванням пріо-ритетів.

Для підвищення ефективності робочого дня використовується так званий метод Швабри. Згідно з цим методом, ми записуємо

список всіх справ на завтра. Потім розставляємо пріоритети. I завт-рашній день розпочинаємо з виконання найважливішого завдання, потім виконується друге за ступенем важливості і т.ін. При цьому навіть якщо будуть виконані не всі заплановані справи, то найваж-ливіші будуть зроблені.

Можна запропонувати свою модифікацію методу Швабри — метод В-А-В-С, який враховує денну динаміку біоритмів людини. Працездатність людини за день мае нерівномірний характер. 3 ранку до 12 години вона зростає, потім знижується, а до 17 години зростає знову (це модель для «жайворонків», а для «сов» все зміщується на кілька годин).

Згідно з цим методом, справами групи В ми займаємося під час підйомів. Завдання А вирішуємо на піках працездатності. У нижних точках ми переходимо на завдання групи С. Під час спадів ми вирі-шуємо завдання груп В або 3.

Дуже корисним при денному і тижневому плануванні є метод Альпи. При реалізації цього методу задається таблиця з п’ятьма графами: завдання, тривалість, пріоритет, делеговано, контроль.

У першій графі записується список завдань, в другій — перед-бачувана тривалість виконання, в третій — пріоритет завдань (за матрицею Ейзенхауера). Після заповнення цих трьох колонок ми диви-мося, які завдання можна доручити співробітникам, і записуємо час на делегування і контроль за їх виконанням. I, нарешті, в графі контроль зазначається, виконане завдання чи ні. Важливе зауваження: планувати варто тільки 60 відсотків свого часу, а 40 відсотків зали-шаємо «про запас».

При плануванні на тиждень використовуються два методи: тиждень і тижневий метод Альпи. Тиждень — це фактично сторі-ночка органайзера з планами на тиждень. Спочатку записуємо регулярні справи, потім визначаємо, які результати повинні бути досягнуті, розставляємо пріоритети. I потім вписуємо у вільний час завдання згідно з пріоритетністю. Тижневий метод Альпи анало-гічний денному.

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Звички

Головна і едина звичка, яка повинна бути засвоєна для успіш-ного застосування тайм-менеджменту — це «звичка регулярно змі-нювати свої звички».

Ситуація постійно змінюється, тому якщо протягом 2-3 років ви не змінюєте свої звички і вас все повністю влаштовує, то це є приводом замислитися: а чи розвиваєтеся ви? Звички варто змінюва-ти кожні 3-6 місяців, інакше ефективність вашої роботи знижувати-меться. Якщо, наприклад, ви як бухгалтер звикли заповнювати всі документи самі, станете головним бухгалтером І не позбавитеся цієї звички, то ефективність вашої роботи буде достатня низкою. Коло ваших обов’язків зросте, і деякі з них просто необхідно буде розпо-

ДІЛИТИ МІЖ ПІДЛЄГЛИМИ.

На закінчення варто зазначити, що перелічені вище елементи тайм-менеджменту нерозривно пов’язані один з одним. Для ефекти-вного витрачання свого часу необхідно враховувати кожний з цих елементів. I навички використання часу не приходять відразу, принципами тайм-менеджменту треба керуватися постійно і тоді «вас обов’язково наздожене успіх».

Як зручний засіб тайм-менеджменту можна використовувати спеціалізовану програму Місгозой Ошіоок.

Програма Місгозогі ОиЫоок

Загальні принципы роботи. Вперше Оиііоок як самостійний додаток з’явився в пакеті Місгозой ОШсе 97, прийшовши на змі-ну двом програмам попередніх версій ОШсе: планувальнику справ 8спесш1е+ і клієнту електронної пошти Місгозой Маіі (або Місгозой ЕхсЬап§е). Звідси і відбувається подібна структуриза-ція Оиііоок на форми-додатки і елементи-документи. Оиііоок пропонує інтегроване рішення з організації повідомлень елект-ронної пошти, розкладів, задач, заміток, контактів та інших да-них щодо управління ними. Новини, реалізовані в Оиііоок 2003,

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

дозволяють управляти взаємодіями, організовувати свою діяльність, підвищувати ефективність спільної роботи — і все це в одному додатку.

Запуск Оиііоок. Запуск Оигіоок можна здійснювати як з головного меню \¥іпс1о\¥8, так і за допомогою ярлика Оиііоок на робо-чому столі: Пуск -> Программы -> Місгозой Оигіоок. При першому запуску Оиііоок автоматично запускається Майстер початкової настройки. З його допомогою можна вибрати конфігурацію Оигіоок і налаштувати роботу з поштою. На .1. показано головне вікно додатка з розкритим поданням Оигіоок сьогодні (Оигіоок Тосіау).

.1.

Вікно додатка Оиііоок 2002

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Вихід з додатка здійснюсться стандартами способами \¥іпс1о\¥8.

Настройка меню і панелей інструментів. Розглянемо, як оп-тимальним чином можна налаштувати роботу меню і панелей ін-струментів. Після виконання операцій, показаних в попередньому прикладі, Оигіоок постійно відображатиме повний список команд меню. Також Ошіоок завжди показуватиме підказки, що виника-ють, і приклади шрифтів у списку з шрифтами: {На панелі інстру-ментів} -> Настройка... -> Параметри (.2.):

• Всегда показывать полные меню.

• Отображать подсказки для кнопок.

• Отображать названия шрифтов тем же шрифтом.

• Эффект при выводе меню > Соскальзывание.

• Закрыть.

КН «Сброс» відновлює початкові установки для меню і панелей інструментів. Також можна набудувати відображення необ-хідних панелей інструментів при запуску додатку, встановивши прапорець поряд з необхідною панеллю на вкладці «Панели инструментов».

Форми і елементи. Місгозой Оигіоок — це ряд додатків, з’єд-наних в одну інтегровану інформаційну систему. Кожний з цих додатків працює з певним типом документів, в яких, власне, і збері-гається відповідна інформація. В термінології Оигіоок документа називаються елементами, а додатки, що працюють з елементами — формами. Елементи можуть мати довільну форму (замітка, повідом-лення, контакт). Більш того, їх набір може розширюватись за раху-нок створення нових типів елементів. Для зберігання елементів використовується єдиний формат, але елементи кожного типу воло-діють певним набором полів (властивостей), в яких і зберігається інформація про елемент. Наприклад, для повідомлення в набір полів входять текст повідомлення, тема повідомлення, адресата, ознака важливості тощо. Одним із полів, обов’язковим для елементів всіх типів, є поле типу елемента, значения якого визначає, який елемент слід обробляти.

.2.

Параметры

Папки ОиТІоок. Оиііоок зберігає елементи в папках, причому в одній папці можуть зберігатися елементи тільки одного типу. Так, наприклад, всі поштові повідомлення, що прийшли, зберігаються в папці «Входящие». Користувач може створити власну, з яким завгод-но ступенем вкладеності структуру папок, наприклад, папку для поштових повідомлень від певного контакту, вкладену в папку для поштових повідомлень від всіх контактів ().

Таким чином, загальний принцип роботи з ОиПоок наступний: Ви відкриваєте папку, вибирасте необхідний елемент, автоматично запус-касться його обслуговуюча форма і елемент готовий до редагування.

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

 

Найменування папки     Опис елементів

Оиііоок сьогодні (Оиііоок Тосіау)    МІСТИТЬ загальну інформацію про стан всіх елементів Оиііоок

Вхідні(ІпЬох)  Повідомлення електронної пошти і факси, що поступають

Календар (Каіепсіаг) Зустрічі, події і збори. Планування особистого розкладу, календар

Контакти (Сопіапіз)  Інформація про особисті і ділові контакти. Адресна книга

Завдання (Тазкз)     Планування, ведения і облік задач

Замітки (N0163)      Створення різних приміток

Знищені (Оеіеіе Ііетз)     Всі видалені елементи

Чорновики (ОгаГГ)  Чернетки повідомлень. Не готові до відправки повідомлення

Вихідні (Оиііоок)       Повідомлення і факси, готові до відправки, але ще не відправлені

Відправлені (Зепі Ііетз)         Копії відправлених повідомлень електронної пошти

Щоденник (Лоигпаі) Записи особистої діяльності. Автоматичне

відстежування роботи користувача з елементами Оиііоок і документами ОГЯсе

Мої документи (Му Оосшпепіз)      Забезпечує швидкий доступ до вмісту папки «Мои документы»

Вибране (Рауогііез)   Забезпечує швидкий доступ до папки

«Избранное», в якій зберігаються вибрані

папки і сторінки Інтернету

Мій комп’ютер (Му Сотриіег)         Відображає файлову структуру комп’ютера. Провідник

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

Вікна Оийоок. Інтерфейс ОиЙоок простой, зручний і інтуїтивно зрозумілий. Вікно ОиЙоок складається з рядка заголовка, в якому відображається назва відкритої папки, а також стандартні кнопки згортання, розгортання і закриття вікна. Нижче під рядком заголовка розташований рядок меню, а ще нижче — панелі інструментів. Ліворуч розташована панель ОиЙоок, на ЯКІЙ відображаються ярли-ки папок, а праворуч — панель перегляду інформації, в якій відобра-жаються елементи вибраної папки.

Зазвичай загальні настройки відображення інформації можна змінити за допомогою команди Вид (Уіете). Наприклад, щоб прихо-вати або відобразити рядок стану (внизу): Вид -> Рядок стану.

Меню ОиЙоок. Меню ОиЙоок складається з семи елементів. В  наводяться назви елементів меню ОиЙоок і їх призначення.

 

Назва  Призначення

Файл (Рііе)     Команди для створення, відкриття і збереження елементів

Оиііоок і настройки папок, команди імпорту і експорту даних,

а також команди попереднього перегляду і друкування

Правка (Есііі)  Команди для роботи з буфером обміну, команди

видалення і переміщення елементів, а також команда

визначення категорії елемента

Вид (Уіеда)    Команди для зміни інтерфейсу і представления елементів

Вибране (Рауогііез)   Команди для роботи з елементами папки «Избранное», в якій зберігаються посилання на \УеЬ-сторінки, які цікавлять Вас

Сервіс (Тооіз) Команди пошуку елементів, настройки панелей Оиііоок і

параметрів додатку в цілому, команди запису макросів і

створення форм, а також організатор і адресна книга

Дії (Асііоп)      Набір цих команд, на відміну від попередніх, змінюється від

вибору папки. Тут знаходяться команди для безпосередньої

роботи з елементом. Так, наприклад, для заміток це всього

дві команди «Создать заметку» і «Переслать»

Довідка (Неір)            Команди довідкової системи Оиііоок

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Панелі інструментів. Формально Ошіоок має три панелі інстру-ментів: Стандартная (Йашіапі), \¥еЬ і Дополнительно (Асіуапсесі). Для відображення або приховання панелі інструментів є декілька способів: Вид -> Панель инструментов -> Стандартная або {На панелі інструментів або меню} -> Стандартная.

Кнопки панелі інструментів Стандартная і Дополнительно, як і команди меню Действия (Асгіоп), частково міняються залежно від вибраної папки.

Панель Ошіоок. Панель Ошіоок, розташована ліворуч у вікні Ошіоок, містить ярлики папок, за допомогою яких користувач може здійснювати перехід від однієї папки до іншої. Наприклад, для роботи з контактами слід натиснути ярлик «Контакты», в іншому випадку до-велося б виконати наступну операцію: Вид -> Перейти -> Контакты.

Для активізації панелі Ошіоок, виберіть команду: Вид -> Панель Оигіоок.

Панель «Список папок». Панель «Список папок» (РоЫег Ьізї) розташовується праворуч від панелі Оигіоок. Відобразити цю панель можна декількома способами: Вид -> Список папок.

Панель «Список папок» служить для відображення всієї струк-тури папок Оигіоок, на відміну від панелі Ошіоок, яка містить лише ярлики деяких папок.

Панель перегляду інформації. Панель перегляду інформації є основною частиною головного вікна Оиііоок і розташовується праворуч від панелей «Список папок» і Оигіоок. На цій панелі відобра-жаються елементи поточної папки з її основними інформаційними полями. Для перегляду ж всіх інформаційних полів необхідно виді-лити необхідний елемент і двічі клацнути по ньому лівою кнопкою миші. Відкрити елемент для повного перегляду можна також за допомогою команди «Відкрити» меню «Файл».

Можна змінити поточне надання інформації, вибравши варі-ант з пропонованого списку або набудувавши подання самостійно: Вид -> Текущее представление -> <Представление>

.3.

Панель перегляду інформації і елемент «Встреча»

Панель «Заголовок». Панель «Заголовок» розташовується від-разу під панелями інструментів і містить назву поточної папки. Крім цього, на панелі присутні кнопки Назад і Вперед (ліворуч). Оигіоок відстежує дії користувача і якщо Ви хочете повернутися на кілька дій назад, достатньо натиснути кнопку «Назад». Клацання миші по назві папки в даній панелі розкриває список папок.

Основні операції над елементами

Створення елемента. Перш за все операцію щодо створення елемента можна виконати декількома способами: М «Файл» -> Создать -> Встреча або М «Действия» -> Новая встреча (<Сгг1>+<]Ч>)

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

або КН «Создать» {на панелі інструментів «Календарь»} або КН «Новая встреча» (на панелі перегляду інформації}. Після виконання будь-якої з перелічених вище команд з’явиться форма для елемента «Встреча» (.4.).

.4.

Створення нового елемента «Встреча»

Введення інформації. Після створення елемента слід ввести необхідну інформацію в поля форми. При заповненні деяких полів можна скористатися кнопками, що викликають діалогові вікна, за допомогою яких можна заповнити необхідне поле. Характерним

прикладом є КН «Контакт» (Сопіасі), за допомогою якої можна викликати діалогове вікно, в якому вибирається контакт для даної зустрічі.

Збереження, відкриття і видалення. Після заповнення полів форми потрібно зберегти елемент: «Сохранить» І «Закрыть» (На панелі інструментів форми) або <Схг1>+<8>.

Іноді необхідно змінити деяку інформацію елемента, для чого цей елемент необхідно знову відкрити.

Відкриття елемента: виділіть елемент -> М «Файл» -> Открыть > Выделенные документы (<Сгг1>+<0>) або {Элемент}.

Після відкриття форми елемента можна приступати до його редагування. Після того, як всі зміни внесені, необхідно знову вико-нати команду «Сохранить» і «Закрыть» (8ауе апсі Сіозе).

При довгій роботі з Оиііоок може нагромадитися досить багато непотрібної інформації, яку рекомендується видаляти. Видалення елементів аналогічна видаленню файлів в Провіднику \¥іпс1о\¥8: виділіть елемент -> Правка -> Удалить (<Сіг1>+<Б>) або КН «Удалить».

Календар

Багато людей для планування своєї діяльності використову-ють різні календарі, щоденники або, кінець кінцем, просто аркуш паперу, який, як правило, губиться, забуваючи нагадати господарю про важливу зустріч, захід або подію. Календар Оиііоок — це сучасний засіб планування особистої діяльності, який дозволяє відмовитися як від паперових аналогів, так і від деякого ряду елект-ронних.

Для відкриття календаря клацніть по ярлику Календар (Саіепсіаг) на панелі Оигіоок або М «Вид» -> Перейти -> Календарь. На панелі перегляду інформації відобразиться вміст папки «Календарь» (.5.).

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

.5.

Календар Оиііоок

За умовчанням панель перегляду інформації Календаря розділе-на на такі частини: . панель «Календарь» (зліва вгорі). Відображає дні поточного і по-

дальшого місяця. Поточний день виділений і обведений в рамку. . панель «Список встреч» (праворуч). Відображає поточний день

за годинником, з призначеними на нього зустрічами, зборами і

подіями.

Для відображення більшої кількості місяців можна збільшити розмір «Календаря» за допомогою перенесення меж між панелями «Список зустрічей» (СаІепсІагРасІ) і «Завдання» (ТазкРасІ).

За умовчанням Календар Оиііоок відкривається, відображаючи панель «Календар» з активним поточним днем і панель «Список зустрічей» з погодинним розкладом зустрічей на цей день.

Поточний день — це день, встановлений на внутрішніх годин-никах комп’ютера. Змінити поточну дату можна в діалоговому вікні «Дата/время» (Афзї Баіе/Тіте) на панелі управління \¥іпс1о\¥8. Один із способів змінити активний день — клацнути мишею по ньому в «Календарі». При цьому активний день буде відзначений інверсій-ним виділенням, а поточний залишиться обведеним в рамку. Більш того, панель заголовка «Календаря» відобразить назву активної дати, а панель «Список зустрічей» — зустрічі активного дня.

Переміщаючись за допомогою стрілок у верхній частині «Календаря», можна перейти до дати, яка не відображається в ньому за умовчанням. Стрілка, направлена праворуч, відповідає переходу до майбутніх місяців, ліворуч — до минулих. Ще більш простий спосіб переходу до необхідної дати — клацнути по назві місяця в «Календарі», після чого з’явиться список, який містить сім місяців: три попередніх, поточний і три наступних. Можна скористатися універ-сальним діалоговим вікном «Перехід до дати» (Со Ю Баіе): Вид -> Перейти -> Перейти до дати... або <Сгг1>+<С>.

Після закінчення роботи з активним днем можна швидко перейти до дня поточного: Вид -> Перейти -> Сьогодні або КН «Сьогодні».

Подання. Подання — це формат відображення інформації на панелі «Список зустрічей». Є чотири основні подання: «День» (Бау), «Рабочий тиждень» (\¥огк \¥еек), «Тиждень» (\¥еек) і «Місяць» (МопгЬ). Для переходу від одного подання до іншого існує декілька способів: М «Вид» -> День\Рабочий тиждень\Тиждень\Мі-сяць або КН День\Рабочий тиждень\Тиждень\Місяць або (День в Календарику} або <А1і>+<1> або <А1х>+<5>.

Подання «День». При відкритті папки «Календар» (Саіепсіаг) за умовчанням з’явиться подання «День» (Бау). В цьому поданні список зустрічей складається з годинної шкали і власне поля із списком зустрі-чей (розкладом). Часова шкала за умовчанням розбита на 30-хвилинні

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

проміжки, при необхідності можна зменшити або збільшити хвилин-ний метраж проміжку. Підведіть покажчик до часової шкали, клац-ніть правою кнопкою миші і виберіть необхідну величину зі списку. Розклад служить для відображення намічених зустрічей. При стан-дартній часовій шкалі в розкладі поміщаються тільки 8 робочих годин, вони виділені жовтим кольором, а решта годинника — темно-жовтим.

Подання «День» (Бау) є зручним при плануванні або перегляді зустрічей і подій, намічених на конкретний день, оскільки розклад в даному поданні відображає достатню інформацію, яка не вимагає відкриття форми для перегляду основних властивостей елемента.

Подання «Рабочая неделя». Подання «Рабочая неделя» (\¥огк \¥еек) за умовчанням відображає п’ять розкладів від понеділка до п’ятниці, включаючи активний день (.6.).

Дане подання зручне для порівняння погодинної завантаженос-ті в різні дні робочого тижня. Зважте на те, що в даному поданні «Календар» виділив всі дні робочого тижня. Взагалі можна виділити групу, яка складається з будь-якої кількості днів. Для цього виділите необхідний день в «Календарі» і, не відпускаючи ліву кнопку миші, розтягніть виділення на декілька днів. Для виділення непослідовних днів виділите один з них і, утримуючи клавішу <Сгг1> натиснутою, виділіть решту днів.

Подання «Тиждень». Подання «Тиждень»(\¥еек) надто відріз-няється від двох попередніх. Панель «Список зустрічей» відображає розклад семи днів. Але даний розклад не є таким детальним, як в по-данні «День» (.7.).

В цьому випадку «Календар» виділив весь тиждень. Так само, як і у випадку з поданням «День», можна виділити декілька тижнів в «Календарі», але, на відміну від днів, обмежень на виділення тижнів немає. Оскільки в цьому поданні можна переміщатися від одного тижня до іншого, використовуючи лінійку прокрутки, справа на панелі представлений «Список зустрічей». Рух повзунка вгору від-повідає переміщенню в минуле, вниз — в майбутнє.

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

.6.

Подання «Рабочая неделя»

Подання «Місяць». I нарешті, останнє подання — «Місяць» (рис.2.8). Подання «Місяць» (МопІЇі) зовні дуже схоже на подання «Тиждень» (\¥еек), якщо не вважати, що в цьому поданні відобра-жається цілий місяць. Якщо в даному поданні не видні «Календар» і панель «Завдання», пересуньте праву межу панелі «Список зустрі-чей» ліворуч.

«Календар» виділив цілий місяць. До речі, на панелі «Список зустрічей» непарні місяці потрапляють в тінь, що дозволяє виразно бачити межі місяців при переході за допомогою смуги прокручуван-ня справа.

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

.7.

Подання «Неделя».

Зустрічі

Раніше часто згадувалися такі слова, як «зустріч», «подія» і «збір». Дані слова мають в Оигіоок особливе значения, дещо відмін-не від звичайного тлумачення.

Зустріч (Арроіпгтепї) — це захід, для якого резервується час в календарі, на який ніхто не запрошується і для якого не притягують-ся спеціальні ресурси. Виходячи з цього, зустріч з Іваном Ивановичем або перегляд телепередачі увечері — зустріч.

.8.

Подання «Місяць»

Збори (Меегіп§) — це зустріч із запрошенням осіб або залучен-ням ресурсів. Головна відмінність зустрічі від збору полягає в тому, що його необхідно погоджувати з іншими учасниками збору. При плануванні збору учасникам розсилається спеціальна форма, в якій збираються дані про їх зайнятість в призначений період. Оигіоок підсумовує отримані дані і пропонує варіанти часу проведения збору. Також можна погоджувати і ресурси, наприклад, приміщення для збору, проектор, бланки договорів тощо.

Ресурс (Кезоигсе) — це будь-які засоби, необхідні для збору. Ресурси мають власний розклад, за яким можна погоджувати їх використання.

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Подія (А11 сіау ЕУЄПІ) — це захід тривалістю більше 24 годин. Прикладами подій можуть бути: виставка-ярмарок, Олімпійські іг-ри, відпустка, семінар. Події можуть бути щорічними (наприклад, день народження), тобто відбуватися раз на рік в певний день і зви-чайними, тобто відбуватися одного разу і протікати протягом одного або декількох днів.

Створення нової зустрічі. Для створення зустрічі існує декіль-ка способів: М «Файл» -> Створити -> Зустріч або <Сгг1>+<К> або М «Дії» -> Нова зустріч або КН «Створити».

Форма «Зустріч» (Арроіпгтепї) мае власний рядок меню і панель інструментів, а також дві вкладки: «Зустріч» (Арроіпппепі) і «Досяжність учасників» (8сЬес1и1іп§).

Прапорець «Збори за сіткою» (ТЫз із опііпе теегіп§ шіп§) відкриває спеціальну панель для повідомлення передбачуваних уча-сників. Для зазначення часу початку і закінчення зустрічі можна вводити дані вручну або вибираючи їх зі списків, що розкриваються. Зустріч не повинна проходити більше 24 годин, оскільки в іншому випадку вона стає подією. На подію перетворює зустріч і установка прапорця «Цілий день» (А11 Бау ЕУЄПІ). У випадку помилкової або конфліктуючої інформації Оигіоок ввічливо попереджає або діалого-вим вікном, або повідомленням у вигляді жовтої смуги зверху форми.

Установка повідомлення. Запланована зустріч дуже легко може не відбутися, якщо про неї вчасно не пригадати. Оиііоок дає можливість користувачу не турбуватися за своєчасне і планомірне повідомлення про майбутні зустрічі. Причому повідомлення може бути не тільки візуальним, але, за наявності відповідного устатку-вання, і звуковим. Існує чотири допустимі реакції на повідомлення:

«Припинити» (Бізтізз) — вимкнути повідомлення і видалити

його з екрана; . «Припинити все» (Бізтізз А11) — вимкнути всі повідомлення; . «Відкласти» (8поо2е) — тимчасово відключити повідомлення і

отримати його знову через будь-який інший час, встановлений

внизу діалогового вікна;

. «Відкрити» (Ореп Нет) — відкрити зустріч для перегляду або

редагування інформації.

Повідомлення з’являються тільки тоді, коли Оиііоок активізова-ний. Якщо повідомлення повинне було з’явитися, а Оигіоок не був завантажений і час зустрічі пройшов, то наступного разу, при запуску додатку воно з’явиться з поміткою «Просрочено» (ОуеМие).

Кожному моменту часу в «Календарі» відповідає певний стан зайнятості користувача (8Ьо\¥ гіте аз). Цей параметр дуже важливий при плануванні зборів, при автономній роботі його призначення практично втрачає значения. Існує всього чотири стани: . «Зайнятий» (Визу) — СИНІЙ квадратик; . «Вільний» (Ргее) — білий квадратик; . «Немає на работі» (Ойїсе) — бордовий квадратик; • «Під запитанням» (Тепгагіуе) — смугасто-голубий квадратик.

Кольори в дужках служать для відображення стану зайнятос-ті на панелі «Список зустрічей». За умовчанням час без зустрічей Оиііоок визначає, як вільний. I навпаки, час, відведений для зу-стрічей, — як зайнятий. Хоча можна змінити цей стан на будь-який інший.

Наступний параметр «Метка» (ЬаЬеІ) визначає характер зустрі-чі. За умовчанням Оигіоок має одинадцять позначок від «Ні» (Копе) до «Телефонний дзвінок» (Рпопе Саіі). Зустріч, відзначена спеціаль-ною позначкою, відображатиметься в поданнях «Календаря» з відповідним кольоровим фоном, що дозволяє фокусувати увагу на характері майбутніх зустрічей. Можна змінити стандартні назви позначок на потрібні, тобто привласнити певній кольорової характе-ристиці власну назву: М «Правка» -> Помітки -> Змінити підписи...

Користувач може також встановити ступінь важливості майбут-ньої зустрічі. Наприклад, «Висока» (НІ§Ь), щоб відрізняти найваж-ливіші зустрічі від звичайних.

Опис зустрічі. Часто при плануванні зустрічі інформації тільки про тему, місце і час її проведения буває не достатньо. Де розмісти-ти будь-які позначки, зауваження або пропозиції для запланованої

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

зустрічі? Для введения такої додаткової інформації і служить поле «Описані зустрічі» в нижній частині форми «Зустрічі» (Арроіпі-тепі). Причому записом цього поля може бути не тільки текст, але і малюнок, звукозапис, елемент Оиііоок тощо. Більш того, записом даного поля може бути будь-який файл користувача.

Контакта зустрічі. Наступне поле, яке знаходиться в нижньо-му лівому куті форми «Зустріч» (Арроіпгтепі), служить для вказівки контактів, пов’язаних з даною зустріччю. Скріплення контакту із зустріч-чю можна розглядати, як додаткову інформацію про зустріч (конкретно про ЇЇ учасника), але вона знаходиться не в полі «Опис зустрі-чі», а в полі «Контакта» (Сопгасгз). Подібне розділення дуже зручне, оскільки при додаванні імені зразу ж додається І вся інформація про нього.

Скріплення контакту із зустріччю не робить зустріч зборами. Оскільки, по-перше, планування зборів — це комунікаційний прочее, а, по-друге, зв’язаний контакт може і не погоджувати свої плани засобами ОиМоок.

Робота з категоріями. Категорії (Са1е§огіез) — це загальний засіб Оигіоок для впорядковування елементів. Хоча тут буде детально описано завдання категорій для зустрічей, все викладене нижче можна аналогічно застосувати І до будь-якого іншого елемента Оиііоок.

При достатньо тривалій роботі з Оигіоок у Вас нагромадиться море корисної і даремної інформації. При бажанні отримати необ-хідні відомості можна витратити багато годин і все одно не домог-тись необхідного результату. Робота з хаотичною, неврегульованою і незгрупованою безліччю елементів не зручна і не ефективна. Універсальним засобом впорядкування інформації є призначення категорій, загальний принцип роботи з якими полягає в наступному. Для кожного елемента визначається належність до тієї або іншої категорії. Після призначення категорій всім елементам їх можна групувати, створювати умови пошуку за категоріями і т. д. Більш того, безперервний процес призначення категорій новим елементам

дозволяє у декілька разів спростити вищезазначені процедури. Але від загальних принципів перейдемо до конкретних прикладів.

Діалогове вікно «Категорії» (Са1е§огіез) відображає список іс-нуючих категорій з прапорцем біля кожної. Таким чином, можна ви-брати декілька категорій для одного елемента. При виборі категорій не слід виділяти всі прапорці, але і не варто відзначати тільки один, оскільки це зменшує вірогідність знаходження елемента. Золотою серединою в даному випадку є призначення двох-трьох категорій.

Головний список категорій. Категорії Оигіоок є дуже зручним засобом для групування інформації, але, маючи в наявності тільки двадцять стандартних категорій, не можна побудувати дійсно пов-ноцінну структуру груп. Безумовно, Оигіоок має можливість дода-вання і видалення категорій із загального списку.

Крім розібраних операцій додавання і видалення категорій іс-нує ще одна — «Скидання» (Кезеі). Натиснення цієї кнопки віднов-лює первинний набір категорій.

Категорії є загальним засобом для всіх елементів Оигіоок. Тому слід розглядати роботу з категоріями не тільки відносно зустрічей, але й відносно завдань, контактів, повідомлень тощо. Призначайте категорії систематично і для всіх елементів. Це дозволить створити структуровану систему інформації.

Зустріч, що повторюється. Крім одиничних зустрічей в на-шому житті відбуваються зустрічі періодичні. Для планування по-дібних зустрічей можна було б створювати ряд одиничних, але Оиііоок дає можливість користувачу спростити подібну процедуру: М «Дії» -> Створити зустріч, яка повторюється.

Ще одним способом створення зустрічі, що повторюється, є її перетворення з одиничної. В розкритому вікні «Зустріч» (Арроіпі-тепі) натисніть кнопку «Повторения» (Кесштепсе), після чого з'явить-ся діалогове вікно «Повторения зустрічі».

Події і свята. Головна відмінність події від зустрічі полягає в тому, що Оигіоок резервує для нього не часовни проміжок часу, а виділяє цілий день і більш. Робота з подією практично аналогічна

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

роботі із зустріччю, тому тут буде розглянуто лише характерні для роботи з подіями прийоми: М «Дії» -> Створити події на цілий день або {Форма зустрічі} -> «Цілий день».

Процедура створення подій, що повторюються, аналогічна процедурі створення зустрічей, які повторюються. Особливим випадком у зв’язку з цим служить призначення свят і особливих днів.

Існує два види свят: особисті і загальні. Для створення особис-того свята, наприклад, дня народження брата, слід скористатися ви-щевикладеними методами і створити подію, що повторюється, за шаблоном «Ежегодно». Для внесення ж загальних свят слід підклю-чити бібліотеку свят до календаря, позбавивши себе від болісного введення «червоних дат»: М «Сервис» -> Параметры -> Настройки Параметры календаря -> Добавить праздники -> Украина (.9.).

Ви можете вибрати свята будь-якої іншої країни. Причому у разі збі-гу свят, наприклад Новий рік, Оійіоок відображатиме їх як дві різні події.

Стандартні подання «Календаря». Перехід від одного стандартного подання до іншого: М «Вид» -» Текущее представление -» Представление. В  наведені описи семи стандартних подань Календаря.

По суті, всі подання мають деяку табличну структуру, наприклад, в поданні «По категориям» (Са1е§огіез) інформація розподіле-на по стовпцях. Кожний стовпець відповідає певному полю: пікто-грама, вкладення, тема, місце розташування, початок, кінець, шаблон повторення і категорії. У свою чергу, елементи згруповані по типу, в даному випадку — за категоріями. На початку кожної групи відображається її заголовок і загальна кількість елементів, що вхо-дять до неї. Зліва від заголовка розташована кнопка, за допомогою якої можна розвернути і скрутити групу. В згорнутому стані ця кнопка має значок (+), а в розгорненому — (-).

Для розкриття або згортання всіх груп подання зручно скористатися наступною командою: М «Вид» -> Розгорнути/звернути групи -> Розгорнути все.

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

.9.

Діалогове вікно «Добавление праздников в календарь»

Сортування. Подання «За категоріями» (Са1е§огіез) відображає групи елементів з однаковими категоріям