Warning: session_start() [function.session-start]: Cannot send session cookie - headers already sent by (output started at /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php:6) in /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php on line 7

Warning: session_start() [function.session-start]: Cannot send session cache limiter - headers already sent (output started at /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php:6) in /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php on line 7
1.3.2. Інформаційні вимоги до систем управління : Автоматизоване робоче місце менеджера : Бібліотека для студентів

1.3.2. Інформаційні вимоги до систем управління


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 

магниевый скраб beletage

Процес ухвалення рішень за Г. Саймоном мае три стадії: інфор-маційну, проектну, а також стадію вибору. На інформаційній стадії досліджується середовище, визначаються події і умови, що вимага-ють ухвалення рішень. На проектній стадії розробляються і оціню-ються можливі напрями діяльності (альтернативи). На стадії вибору обгрунтовують і відбирають певну альтернативу, організовуючи сте-ження (моніторинг) за її реалізацією. Окремі стадії процесу можуть багато разів повторюватися, якщо менеджер не буде задоволений зібраною інформацією або результатами ЇЇ обробки. До кожної стадії пред’являються свої унікальні вимоги.

На інформаційній стадії менеджери одержують від 1С зве-дення про роботу організації, які можуть спонукати до ухвалення рішень. Наприклад, звіти щодо аналізу продажу, які поступають до менеджера за графіком або за разовою вимогою, інформують про рівень продажу, загальну тенденцію і виняткові ситуації для фірми. Результата вивчення ринку і огляд зовнішніх баз даних можуть дата відомості про зміни конкурентоспроможності фірми або споживацьких переваг. На цій стадії менеджер повинен уміти робити незаплановані, ситуативні, разові (асі-пос) запити, відшу-куючи необхідні дані. Для цих цілей в програмному забезпеченні сучасних офісних систем є могутні засоби запитів, засоби стиснення, фільтрації і обробки інформації, одержано! шляхом запиту.

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

На проектній стадії менеджер повинен з’ясувати, чи є ситуація, що вимагає ухвалення рішення, програмованою або непрограмова-ною, тобто структурується вона чи ні.

Програмовані (структуровані) рішення можуть бути деталізо-вані і розписані наперед, приводячи до певного (детермінованого) алгоритмічного рішення. Якщо рішення, що мае характер вірогід-ності, воно повинне бути визначене через вірогідність можливих результатів.

Непрограмовані (неструктуровані) рішення виникають, коли неможливо дати попередню специфікацію більшій частині процедур ухвалення рішення. Більшість реальних ситуацій залежить від випа-дкових подій і невідомих чинників. Деякі процедури можуть бути приречені, але цього недостатньо для автоматизованого отримання конкретно! рекомендації, тобто досить часто рішення можуть бути напівструктурованими. Менеджер повинен робити разові запити в базу даних організації або компанії і вести діалог з комп’ютеризова-ною інформаційною системою, поступово наближаючись до форму-лювання рішення. Тут виявляються корисними інтерактивні і ав-тономні системи підтримки рішень, а також експертні системи, які менеджер може використовувати залежно від ситуації. Наприклад, використовуючи програмні модулі «що, якщо» («\¥1іаі іґ), що є в електронних таблицях, менеджер може ставити конкретні питания, типу: «Який обсяг продаж буде беззбитковим, якщо понизити рекламы витрати на 10, 20, 25 %?"

На стадії вибору інформаційні системи повинні полегшувати менеджеру вибір правильного напряму діяльності і забезпечувати зворотний зв’язок для контролю за виконанням рішення. Передбача-ється, що на першій стадії була зібрана необхідна інформація, а на другій — розроблений і оцінений ряд альтернатив, інакше менеджер може повернутися до ранніх стадій у пошуках якнайкращого (оптимального) рішення. Через реальні обмеження за часом і ресурсами менеджери частіше вибирають просто рішення, яке задовольняє, а не оптимальне рішення (принцип обмеженої раціональності). За

Частина 1 ЕТИКО-ПСИХОЛОГІЧНІ ТА ІНФОРМАЦІЙНІ АСПЕКТИ ДІЯЛЬНОСТІ СУЧАСНОГО МЕНЕДЖЕРА

допомогою зворотного зв’язку оцінюється хід втілення рішення в життя, і при необхідності коректування рішення або розробляєть-ся нове.

Рішення часто ухвалюються не поодинці, а в груповому режимі (у консультативному стилі). Тут менеджеру можуть бути корисні експертні системи, що дають рекомендації на основі вузько спеціа-лізованих моделей менеджменту. Наприклад, модель Врума-Йет-тона, підтримувана комп’ютером, допомагає менеджеру вибрати відповідний до ситуації стиль рішення (авторитарний, консультатив-ний, повна участь). Два останні типи торкаються ухвалення групо-вих рішень. Для підвищення ефективності групового ухвалення рішень використовують ряд методів (мозкової атаки, метод номіна-льної групи), а також комп’ютерну підтримку (електронні наради, інформаційні системи підтримки групових рішень). Застосування інформаційних технологій тут є одним з чинників підвищення ефек-тивності групового рішення. Метод номінальної групи (МНГ) ефек-тивніший за традиційні неструктуровані методи. Він включає чоти-ри стадії:

• кожен член групи письмово і незалежно висловлює своє бачення проблеми;

• всі ідеї збираються і подаються групі (інформаційна стадія);

• група обговорює і оцінює кожну ідею (проектна стадія);

• кожен незалежно ранжирує всі внесені ідеї, після чого ранги зіставляються і виноситься групова ухвала (стадія вибору в процесі ухвалення рішень).

Існують інформаційні системи, що підтримують групові рішен-ня, і серед них — системи електронних зустрічей.

Інформаційні вимоги на різних рівнях менеджменту

На різних рівнях менеджменту також пред’являються різні ін-формаційні вимоги.

Інформаційні вимоги менеджменту безпосередньо залежать від конкретного рівня менеджменту — стратегічного, тактичного,

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

оперативного, тобто пов’язане з традиційним розподілом керівницт-ва на вище, середнє і оперативне (контролююче).

1. Стратегічне планування і контроль виконує вищий управлінсь-кий склад, розробляючи генеральну стратегію, довгострокові цілі і задачі організації, а також здійснюючи моніторинг реалі-зації стратегії і її коректування.

2. Тактичне планування і контроль здійснює середній управлінсь-кий склад, який розробляє коротко — і середньострокові плани, кошториси, другорядна мета, розукрупнює стратегію по підроз-ділах, привертаючи і розміщуючи ресурси, а також контролюю-чи роботу підлеглих організаційних підрозділів.

3. Оперативне планування і контроль. Менеджери цього рівня розробляють короткострокові плани і програми, контролюють використання ресурсів і реалізацію поставлених завдань конк-ретними робочими трупами.

На оперативному рівні ухвалюються структуровані рішення, на тактичному — напівструктуровані, на стратегічному — неструкту-ровані. Чим вище рівень менеджменту, тим більше неструктурова-них рішень. Тому коло засобів і методів формування інформації не однакове для всіх рівнів.

На стратегічному рівні потрібні підсумкові нерегламентовані звіти, прогнози і зовнішня інформація для розробки генеральної стратегії. На оперативному рівні, потрібні регулярні внутрішні звіти з детальним порівнянням поточних і базисних показників, які допо-магають стежити за щоденними операціями.

Отже, інформаційні системи повинні відповідати вимогам менеджерів на різних управлінських рівнях і надавати їм будь-яку інформацію.

Інформаційні вимоги різних функцій менеджменту

Менеджмент традиційно описується як процес керівництва, що включає управлінські функції, сформульовані на початку XX століт-тя французом Генрі Файолем: планування, організація, управління

Частина 1 ЕТИКО-ПСИХОЛОГІЧНІ ТА ІНФОРМАЦІЙНІ АСПЕКТИ ДІЯЛЬНОСТІ СУЧАСНОГО МЕНЕДЖЕРА

персоналом, керівництво (мотивація), контроль. (У теорії управлін-ня є й інші градації функцій, наприклад: планування, організація, мотивація, контроль.)

ІС забезпечують менеджера даними для виконання всіх функ-цій менеджменту.

У плануванні ІС можуть надати дані і можливі моделі плану-вання, повідомити про потреби щодо внутрішніх ресурсів і зовнішніх чинників (наприклад, про ставки відсотка, курсі валют). Підтримка функції планування вимагає наявності телекомунікацій, використан-ня спеціальних моделюючих програм або програмних модулів універсальних офісних систем (з електронними таблицями), широкого використання графічних засобів, можливостей програвання і збереження сценаріїв. Виконуючи функцію планування, менеджер повинен мати на робочому місці як мінімум програмні засоби, що реалізовують методи аналізу «що, якщо», кореляційно — регресій-ний і інші методи статистичного аналізу, засобу аналізу і прогнозу-вання на основі трендів, засобу оптимізації і підбору параметрів. Особливо цінні можливості для планування має спеціальне програм-не забезпечення фінансового моделювання.

У управлінні персоналом, при формуванні робочих груп, менеджеру може допомогти інформація кадрової бази даних. Для цього необхідно, щоб в базі даних, окрім традиційних анкетних відомос-тей, зберігалася також і інформація про знання, уміння і психологіч-ні характеристики працівника. Для індивідуальних характеристик особи працівника, набір різних комп’ютерних програм тестування.

Такі можливості ІС як, наприклад, електронна пошта забезпечують комунікації в керівництві організацією, полегшуючи для менеджера спілкування з підлеглими і іншими рівнями управління.

При здійсненні контрольної функції обсяг даних і рутинних об-числень, що повторюються, настільки великий, що без ІС обійтися просто неможливо. Тут регламентовані зведення регулярно ін-формують про відхилення від стандартів, прогнозів, кошторисів, реально підтримуючи зворотний зв’язок і допомагаючи вносити

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

корективи в діяльність організації. Тому упровадження першої черги інформаційної системи звичайно забезпечує вимоги функції контролю.

Інформаційні вимоги, пов’язані з ролями менеджера

Одна з класичних моделей менеджменту проливає світло на особливу роль телекомунікацій для менеджера. Мова йде про розро-блену Генрі Мінцбергом (1970г.) модель менеджера як виконавця десяти управлінських ролей. Менеджер повинен володіти повнова-женнями і статусом щодо виконання особових ролей, інформацій-них ролей і ролей ухвалення рішень.

1. Особистісні ролі вимагають, щоб менеджер був (1) лідером у підлеглих, (2) зв’язковим із зовнішнім середовищем, а також (3) обличчям фірми в офіційних зустрічах,

2. Інформаційні ролі вимагають, щоб менеджер був (4) оглядачем інформації про стан організації, (5) розповсюджувачем інфор-мації усередині організації, (6) оратором і інформатором для зо-внішнього середовища.

3. Ролі ухвалення рішень вимагають, щоб менеджер був (7) під-приємцем в зміні середовища, що впливає на працездатність ор-ганізації; (8) енергійним і рішучим менеджером при настанні непередбачених подій; (9) розподільником ресурсів усередині організації; (10) посередником, вирішальним, який вирішує внутрішні і зовнішні проблеми. Інформаційні системи можуть поліпшити виконання всіх ролей

менеджера, але перш за все вони підтримують ролі 2, 4, 5, 6, 9, 10. З позицій моделі Мінцберга стає особливо очевидною необхідність для менеджера телекомунікаційних засобів, які сприяють виконанню зв’язкових та інформаційних ролей 2, 4–6. При цьому комунікаційні засоби, на думку менеджера, є набагато значнішими, ніж розрахунко-во-моделюючі засоби. Проте і вони можуть бути необхідні менеджеру при виконанні ним ролей 8, 9, 10, пов’язаних з ухваленням рішень, особливо, коли відбуваються непередбачені події, які вимагають швидкого аналізу ситуації і оперативного ухвалення рішень.

Частина 1 ЕТИКО-ПСИХОЛОГІЧНІ ТА ІНФОРМАЦІЙНІ АСПЕКТИ ДІЯЛЬНОСТІ СУЧАСНОГО МЕНЕДЖЕРА

Запитання і завдання для обговорення

1. Дайте визначення об’єкту управління.

2. Як ви можете визначити суб’єкт управління.

3. Назвіть відомі вам функції управління.

4. Що таке інформаційні технології.

5. Як можна класифікувати інформаційні технології.

6. Що таке інформаційна система.

7. Дати визначення терміну «Інформаційна система менеджменту».

8. Інформаційні вимоги до управляючих систем на інформаційній стадії.

9. Інформаційні вимоги до управляючих систем на проектній стадії.

10. Інформаційні вимоги на різних рівнях менеджменту.

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Частина 2

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

Завжди не вистачає часу, щоб виконати роботу як слід, але для того, щоб її перероби-ти, час завжди знайдеться.

Закон Мескімена

Секрет успіху — в щирості. Як тільки ви зможете її зобрази-ти, вважайте, що ви у виграші.

Формула успіху Глайма

Тисячолітня історія розви-тку менеджменту до середини минулого сторіччя базувалася на примітивних технічних засобах (папірус, папір, блокнот, пензлик, олівець, гусяче перо, ручка, рахівниці, арифмометр, годинник, телеграф). Ухвалені рішення передавалися частіше у вигляді усних роз-поряджень або письмових наказів через кур’єрів. Концентрація ви-робництва, зростання числа менеджерів, інтернаціоналізація бізнесу вимагає розробки уніфікованої документації і технічних засобів, що полегшують роботу менеджера.

З часом прийшло розуміння, що автоматизація управлінської праці дає значно більший ефект, ніж скорочення ручної праці у ви-робництві. Відома безліч технологій і засобів організації управлінсь-кої праці, які залежно від принципів фіксації інформації і техніки роботи можна розділити на п’ять поколінь.

Календар

Ідея пристосувати побутовий календар для конторської роботи виникла в минулому столітті і в досконалому вигляді матеріалізува-лася у вигляді перекидного календаря в 1870 р. На кожен день відво-дилася одна сторіночка календаря, де вказувалося число, день тиж-ня, місяць і рік, а згодом додалися національні і релігійні свята, дні народження великих людей. Наявність вільного простору давала мо-жливість робити необхідні записи: переговори, наради, витрати, зустрічі, заходи. Майже сторіччя перекидний календар був основ-ним інструментом урядовця і менеджера. Проте з розвитком радіо, телебачення його роль як оперативного інформатора стала знижува-тися, а стаціонарне розміщення на робочому столі було явною не-зручністю для комівояжерів, брокерів, агентів, маклерів Тому результатом вдосконалення перекидного календаря стали щоденник і тижневик.

Щоденник

Перекидний безвідривний календар у вигляді зручного блокнота різного формату з міцною обкладинкою. Щоденник можна було брати з собою у відрядження і на наради, поклавши в портфель або дипломат. Збереження інформації більш досконаліше, ніж у перекидного відривного календаря. Ще зручнішим для менеджера виявився тижневик, в якому була можливість плануван-ня робочого тижня і дня, контролю за виконанням записаних за-ходів, аналізу витраченого часу, швидшого пошуку інформації, яка групувалася за 52 тижнями, а не 365 днями. У 80-х рр. тиж-невики майже витіснили перекидні календарі і набули настільки широке поширення, що стали елементом ділового стилю підпри-ємства.

«Організатор»

Поєднання в одному інструменті різних засобів, таких як кален-дар, блокнот, адресна і телефонна книжки.

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

До числа недоліків «організатора» слід віднести такі:

• відсутність чіткої класифікації і систематизації записів, оскільки в ньому об’єднані різні інструменти;

• безліч модифікацій інструментів з різним розміщенням компо-нентів і дизайном, що ускладнює його використання;

• відсутність методів цільового планування і технології вирішен-ня «слонячих задач».

«Тайм менеджер»

Усунення перерахованих недоліків вдалося досягти в «Тайм ме-неджері». «Тайм менеджер» (ТМ). Інструмент був створений у 1975 р. заповзятливим подружжям з Данії. Їм вдалося матеріалізува-ти головну ідею цільового планування особистих результатів на основі типового класифікатора функцій і технології вирішення великих заходів («слонячих задач»). ТМ став інструментом третього покоління і флагманом для досягнення кінцевих результатів на від-міну від рутинної фіксації виконання заходів в календарі. Він дозво-ляє менеджеру чітко контролювати і розпоряджатися своїм часом виходячи з поставлених цілей, зв’язати воєдино «що і «коли» Ви хо-чете робити. ТМ створює єдину технологічну базу для ухвалення і виконання рішень (цілі, функції, завдання, операції) на основі гнуч-кого календаря (плани на рік, місяць, тиждень, день). Інструмент ТМ буде більш докладно розглянуто в наступному розділі, тому від-значимо тут тільки його переваги й недоліки. Переваги ТМ:

• дозволяє добиватися поставлених цілей на основі повсякденно-го вирішення «слонячих задач»;

• дає можливість розставити пріоритети, мати огляд справ і раці-онально використовувати свій час;

• дозволяє підвищити свій творчий потенціал, жити повноцінним життям і краще спілкуватися з оточуючими;

• допомагає розвинути в собі більш гнучкіше і спокійніше став-лення до змін за рахунок оперативного внесення змін і викорис-тання змінних блоків бланків;

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

• наголошується зростання продуктивності праці управлінського персоналу, коли ТМ стає базовим інструментом роботи всього підприємства. Проте ТМ має і свої недоліки:

• неможливість застосування для широкого кола менеджерів і фахівців. Так, ТМ неприйнятний для не дуже організованих і малодисциплінованих творчих людей, що працюють за столом, забитим і заваленим паперами;

• необхідність спеціального навчання за ТМ (мінімум 2 — ден-ний семінар) і додаткові витрати часу на внесення інформації в ТМ (не менше 30 хв. на день);

• висока вартість інструменту і навчання, оплату яких можуть до-зволити собі тільки успішні фірми.

Електронний записник

Розвиток електронної техніки не залишив без уваги управлінсь-кий персонал і призвів до створення універсального електронного «організатора». Електронні записники (ЕЗК) були сконструйовані в Японії. Вони з’явилися в 80-х рр. і відразу одержали визнання у широкого кола громадянства: бізнесменів, менеджерів, комівояжерів, інженерів, студентів, туристів. В основному завдяки багатоцільово-му використанню ЕЗК і малому розміру.

Які ж переваги використання ЕЗК?

1. Малий розмір і маса дозволяють носити ЕЗК в кишені сорочки піджака

2. Наявність незалежного будильника і годинника з часовим поясом.

3. Можливість програмувати події, віддалені від теперішнього часу на декілька років.

4. Календар до 2099 р.

5. Звукове нагадування про настання запланованої події.

6. Телефонний довідник.

7. Блокнот для ділової інформації.

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

8. Можливість працювати з конфіденційною інформацією, забез-печеною кодом доступу.

9. Мережевий графік, що формується автоматично при плануванні подій на день, дає повне уявлення про ресурси вільного часу.

10. Зручність роботи в «польових умовах»: у переповненому авто-бусі, електричці натискати на клавіші набагато зручніше, ніж писати олівцем.

11. Можливість резервного копіювання на диск комп’ютера і ство-рення таким чином архіву інформації. Які проблеми можуть виникнути у користувача ЕЗК? Як і будь-яка інша річ, ЕЗК може загубитися. Причому, як

правило, інформація, яку він зберігає, набагато більш цінна, ніж сам інструмент. Більш того, якщо ЕЗК з Вашою інформацією яким-не-будь чином потрапить до Вашого конкурента, то можете попроща-тися зі своїми комерційними таємницями, якщо тільки не зберігаєте їх в секретному файлі, захищеному паролем.

Ніколи не тримайте ЕЗК під дією сильних магнітних полів. Були випадки, коли пам’ять стиралася при проходженні з ЕЗК через дугу металошукача в аеропорту.

При зміні батарей суворо дотримуйтесь інструкції спочатку змінюйте одну, потім іншу батарею. Якщо Ви витягнете відразу оби-дві батареї, Ваші дані будуть втрачені.

Не залишайте ЕЗК під дією прямого сонячного проміння, не користуйтеся нею при мінусовій температурі, не допускайте контакту з кислотними і лужними середовищами. Не протирайте екран і клавіатуру спиртом — можете стерти букви з клавіатури, а екран зробиться нечітким.

Проте, не зважаючи на незручності технології, ЕЗК повсюдно визнаний для планування і зберігання інформації і все більш широко використовується.

Комп’ютерні системи організації праці

Набули поширення на початку 80-х рр. з бурхливим розвитком персональних комп’ютерів, коли вони стали невід’ємною частиною

офісу і дому. Ідея пристосувати персональний комп’ютер як ін-струмент особистої ефективності менеджера, програміста і фахівця будь-якого профілю одержала «друге дихання», коли в програмне забезпечення були закладені головні ідеї ТМ: цільове планування, ключові завдання, гнучкий календар, проблемно-орієнтовані бланки. 3 найвідоміших слід зазначити програмне забезпечення ТМ «Ключ до результатів» на базі комп’ютерів ІВМ і Масіпіозп і «Ьогиз» і «М8 Оиііоок» на базі ІВМ. Вони дозволяють вирішувати такі завдання:

• «Календарне планування» заходів на рік, квартал, місяць, тиж-день, день з контролем досягнення результатів;

• «Документообіг» — автоматизоване виготовлення, запис, пошук і друк вхідної і вихідної інформації, причому пошук ін-формації організований за цілою сукупністю реквізитів (назва, дата, прізвище, підприємство і т.ін.);

• «Довідник», що містить адреси і телефони юридичних і фізичних осіб з можливістю їх автоматизованого пошуку;

• «Калькулятор», що забезпечує арифметичні і логарифмічні роз-рахунки в процесі роботи за основним завданням користувача. При цьому зберігаються зміни на диску, інформація друкується

на принтері і захищається паролем.

Система «ЬоШз Ог§апігег» досить демократична: на одному комп’ютері можуть працювати кількох чоловік, причому кожний з них користуватиметься своїми даними, не зачіпаючи чужих.

Комп’ютерні системи володіють цілим рядом явних переваг в порівнянні з ручними інструментами і ЕЗК:

• практично необмежений обсяг пам’яті, який дозволяє записува-ти значні обсяги інформації, зберігати довгі роки і шукати дані в режимі реального часу, що особливо ефективно на великих підприємствах І в державних органах;

• можливість обміну даними усередині підприємства через ін-формаційні мережі, а через модемний зв’язок з будь-якими іншими архівами в країні і в світі;

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

• повна уніфікація і систематизація процесів та отримання будь-яких розрізів інформації (співробітник, функція, день, відділ, проект, період часу і т.ін.);

• автоматизоване перетворення довгострокових цілей і планів у завдання на тиждень і день, різке скорочення витрат часу на ру-тинні операції пошуку і запису заходів і концентрація зусиль на вирішенні ключових завдань. Недоліки комп’ютерних систем:

• необхідність володіння персональним комп’ютером в режимі користувача і додаткового вивчення програмного забезпечення. Відомо, що багато менеджерів зовсім не працюють з комп’юте-ром, довіряючи його секретарю. Тоді ми втрачаємо частину ін-формації або маємо її невідповідність дійсності;

• висока ціна організації робочого місця співробітника, оснащеного комп’ютерною системою, що прийнятне тільки для успішної фір-ми і малопридатне для сфери сервісу, торгівлі, малого бізнесу.

Рекомендації щодо вибору інструмента

Дуже непроста справа — дати пораду щодо того, на якому ін-струменті для особистої роботи зупинити свій вибір. Це залежить від цілого ряду чинників: типу підприємства, категорії співробітни-ка, запланованих річних витрат, рівня володіння комп’ютером і характеру роботи співробітника. Подамо рекомендації в табличній фор-мі (табл. 2.1), де хрестиком вказані позитивні ради із застосування конкретного інструмента. Тип підприємства або організації і його економічний стан завжди є вирішальним чинником. Підприємство може для своїх співробітників придбати календарі або «організато-ри» як елемент фірмового стилю. Це практикують багато великих підприємств. В цьому випадку календарі, тижневики і калькулятори видаються всім менеджерам і провідним фахівцям, тобто має місце тиражування інструментів в тисячах копій.

Підприємство малого бізнесу з чисельністю працівників 50– 100 чол., яке не може дозволити такі витрати на створення фірмово-го стилю, може закупити інструменти в звичайних магазинах.

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

Таблиця. 2.1.

Характеристики        Кален-            Органі-           Тайм-  Електронний Комп’ютерна

 

            дар      затор   менеджер       записник        система

Тип підприємства                                                   

або організації                                                         

велике            +          +                     +          +

середнє          +          +          +          +         

мале    +          +          +          +         

Категорія                                                      

співробітника                                               +          +

менеджер       +          +          +          +          +

фахівець         +          +                                

службовецъ   +          +                                

Заплановані річні                                                    

витрати на                                                   

1 співробітника                                                       

высот                                                

(більше 1000 дол)      +          +          +          +          +

середні                                                         

(від 200 до 1000 дол)                        +          +          +          +

невеликі                                                       

(від 10 до 200 дол)    +          +                     +         

Рівень володіння                                                     

комп’ютерною                                                        

техшкою                                                       

высокий                                                       

(програміст)   +          +          +                    

середній                                                       

(користувач)                          +          +         

низышй (епізодично)           +          +          +          +          +

нульовий (не володіє)                                 +          +          +

Характер роботи                                                     

співробітника                                                          

постшно на                                                  

робочому місці          +          +          +          +         

частково на                                                  

робочому місці          +          +          +          +          +

епізодично на місці              +          +          +         

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Категорія співробітника мае також велике значения у виборі інструмента. Перший керівник (директор, президент) може користу-ватися будь-яким інструментом, але в сучасних ринкових умовах він зобов’язаний мати престижний ТМ або «організатор» в шкіряному футлярі. Не викликає довіри фірма, де керівник сидить в шкіряному кріслі, користується перекидним календарем і працює на запороше-ному комп’ютері ІВМ ХТ. Бажано, щоб керівники підрозділів мали вінілові ТМ або «організатори», а особиста техніка для роботи була б уніфікованою. Це завжди дає економічний ефект. Фахівці підприємст-ва, які володіють комп’ютерною технікою, повинні користуватися ЕЗК і комп’ютерною системою, а фахівці, що віддають перевагу руч-ним інструментам, — мати під рукою календар або «організатор».

Багато що залежить від планованих річних витрат на 1 спів-робітника.

Якщо Ви можете витратити більше 1000 дол. на рік, то Ви можете використовувати всю гаму інструментів, починаючи з календаря як елемента фірмового стилю, придбання ТМ із змінними блоками раз в 2-3 р. і закінчуючи комп’ютерною системою організації праці. Важливо все-таки мати довгострокову програму роботи з су-часними інструментами і не робити різких поворотів. Ми б рекомен-дували як базовий набір для керівників і провідних фахівців такого підприємства ТМ, ЕЗК і комп’ютерну систему. При плануванні витрат від 200 до 1000 дол. слід зупинитися на «організаторі», ТМ і ЕЗК для різних категорій співробітників. Якщо Ви не плануєте знач-них вкладень в особисту техніку для роботи особистої роботи (до 200 дол. на рік), то Ви можете вибирати між календарем, «організа-тором» або ЕЗК. Ми б рекомендували зупинитися на останніх двох.

Рівень володіння комп’ютерною технікою визначає ручний або комп’ютерний варіант інструмента. Якщо Ви вільно або в режимі користувача володієте комп’ютером, то проблем з освоениям ЕЗК або комп’ютерних систем у Вас не буде. Якщо рівень володіння комп’ютером низький, то краще вибирати ручний інструмент (календар, «організатор» або ТМ).

Важливе значения у виборі інструмента мае характер роботи співробітника, що визначається часом перебування на робочому міс-ці. Якщо Ви постійно знаходитеся в офісі і за письмовим столом, то Ваш вибір максимальний.

При частковому перебуванні на робочому місці, коли решту часу Ви витрачаєте на обхід цехів або ділянок, за кермом автомобіля, часто буваєте на нарадах — тоді комп’ютерна система для Вас не підходить. Співробітники, що мають роз’їзний характер роботи (комівояжери, агента, водії, кур’єри І т. п.), можуть ефективно вико-ристовувати тільки «організатор», ТМ або ЕЗК.