Розділ 9. ІНВЕНТАРИЗАЦІЯ В СИСТЕМІ БЮДЖЕТНИХ УСТАНОВ


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 
75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 
90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 
105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 
120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 
135 136 137 138 139 

загрузка...

9.1. Зміст, завдання, обов’язковість та періодичність проведення інвентаризації

Єдині вимоги щодо порядку інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу міністерствами, ін-шими центральними органами виконавчої влади, установами і органі-заціями, які утримуються за рахунок коштів бюджетів усіх рівнів, установлено Інструкцією з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затвердже-ну наказом ДКУ від 30.10.1998 р. № 90.

Інвентаризація проводиться з метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку шляхом їх зіставлення з фактичною на-явністю майна. Інвентаризації підлягає все майно установи, незалеж-но від його місцезнаходження, і всі види фінансових зобов’язань. Ін-вентаризація майна проводиться за його місцезнаходженням та за матеріально відповідальними особами. Під час інвентаризації в обо-в’язковому порядку проводиться констатація наявності об’єктів.

Основні завдання інвентаризації:

-              виявлення фактичної наявності основних засобів, матеріаль-них цінностей, бланків суворої звітності, грошових коштів у касах, на реєстраційних, спеціальних реєстраційних, валют-них та поточних рахунках;

-              виявлення невикористовуваних матеріальних цінностей;

-              дотримання умов зберігання матеріальних цінностей і грошо-вих коштів, а також правил утримання та експлуатації матері-альних цінностей;

-              перевірка реальної вартості облікованих на балансі матеріаль-них цінностей, сум дебіторської та кредиторської заборгова-ності, в тому числі й до тієї, щодо якої термін позовної давно-сті минув, та інших статей балансу.

Бюджетні установи зобов’язані проводити інвентаризацію:

-              будівель, споруд та інших нерухомих об’єктів — не менше одного разу на три роки;

-              музейних цінностей — відповідно до строків, установлених Міністерством культури України;

 

бібліотечних фондів — один раз за п’ять років; інших основних засобів, малоцінних і швидкозношуваних предметів:

у міністерствах, інших центральних органах виконавчої вла-ди, місцевих державних адміністраціях, їхніх управліннях (відділах), виконавчих органах місцевих рад — не менше од-ного разу за два роки; в інших установах — не менше одного разу за рік. Інвентаризація основних засобів проводиться не раніше ніж першого жовтня;

інвентаризація дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння і виробів з них, а також дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння, що містяться у відходах і брухті, здійснюється два рази за рік: станом на перше січня і на перше липня за місця-ми їхнього зберігання і безпосередньо на виробництві; капітальних робіт інвентарного характеру і капітальних ре-монтів — не менше одного разу за рік, але не раніше ніж першого грудня;

молодняку тварин, тварин на відгодівлі, птиці, кролів, хутро-вих звірів і сімей бджіл — не менше одного разу на квартал; готових виробів, сировини та матеріалів, пального, кормів, фуражу та інших матеріалів — не менше одного разу на рік, але не раніше ніж першого жовтня;

продуктів харчування і спирту — не менше одного разу на квартал;

незавершеного виробництва і напівфабрикатів власного виро-бництва у виробничих (навчальних) майстернях і підсобних сільських та навчально-дослідних господарствах, незаверше-них науково-дослідних робіт, які виконуються за договорами з підприємствами та організаціями — не раніше ніж першого жовтня звітного року і, крім того, періодично — у терміни, які встановлюють відповідно міністерства, інші центральні орга-ни виконавчої влади, місцеві державні адміністрації, виконав-чі органи місцевих рад;

грошових коштів, грошових документів, цінностей та бланків суворої звітності — не менше одного разу за квартал; реєстраційних, спеціальних реєстраційних, валютних та пото-чних рахунків — у міру отримання виписок органів Держав-ного казначейства України, банків;

 

-              розрахунків платежів до бюджету — не менше одного разу на квартал;

-              розрахунків установи з вищестоящою організацією — не ме-нше одного разу за квартал;

-              розрахунків із дебіторами та кредиторами — не менше двох разів за рік, розрахунків у порядку планових платежів і з де-понентами — не менше одного разу за місяць.

Кількість інвентаризацій у звітному році, дати їх проведення й перелік майна та зобов’язань, що підлягають інвентаризації під час кожної з них, визначаються керівником установи, крім випадків, коли проведення інвентаризації обов’язкове.

Проведення інвентаризації є обов’язковим:

а)            перед складанням річної фінансової звітності;

б)            при зміні матеріально відповідальних осіб (на день прийняттяпередавання справ);

в)            при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день установлення таких фактів);

г)             після пожежі або стихійного лиха (повеней, землетрусів та ін.) —

терміново після ліквідації пожежі або стихійного лиха;

ґ) у випадку ліквідації установи;

д)            згідно з розпорядженням судових та слідчих органів;

е)            при передаванні майна установи в оренду;

є) при передаванні підприємств, установ, організацій або їх структу-рних підрозділів із одного підпорядкування в інше (на встановлену дату передачі).

Інвентаризація може не проводитися у випадках передавання установ чи їх структурних підрозділів, а також будівель та споруд усередині одного міністерства, іншого центрального органу виконав-чої влади (якщо інвентаризація була раніше проведена в терміни згід-но з вимогами цієї Інструкції).

Відповідальність за організацію інвентаризації, правильне та своєчасне її проведення несе керівник установи. Головний бухгалтер, разом із керівниками відповідних підрозділів та служб, зобов’язаний контролювати дотримання установлених правил проведення інвента-ризації.

Для проведення інвентаризації наказом керівника установи створюється комісія з числа працівників установи за обов’язкової участі головного (старшого) бухгалтера. Інвентаризаційну комісію очолює керівник установи чи його заступник. Наказом установлюєть-219

 

ся також терміни початку та закінчення робіт з проведення інвентари-зації та порядок відображення її результатів у обліку.

В установах, у яких унаслідок великого обсягу робіт проведення інвентаризації не може бути забезпечене однією комісією, утворю-ються також місцеві комісії, очолювані керівниками відповідних структурних підрозділів, на які покладається проведення інвентари-зації в структурних підрозділах цих установ. Забороняється призна-чати головою місцевої інвентаризаційної комісії в одній і тій самій установі одного й того самого працівника два роки підряд. До складу місцевої комісії включається працівник бухгалтерії. Робота місцевих комісій організовується та контролюється центральною комісією.

Проведення інвентаризації в установах, які обслуговуються централізованою бухгалтерією, оформляється (в частині затверджен-ня центральної інвентаризаційної комісії та календарного плану про-ведення інвентаризації) наказом керівника установи, при якому утво-рена централізована бухгалтерія, а також затверджується розподіл працівників централізованої бухгалтерії в установах для участі їх у місцевих інвентаризаційних комісіях. На підставі цього наказу керів-ники установ, які обслуговуються централізованою бухгалтерією, призначають місцеві інвентаризаційні комісії, до складу яких обов’яз-ково входять працівники бухгалтерії та інші фахівці (інженери, тех-нологи, економісти та ін.), які добре знають об’єкт інвентаризації та первинний облік. Місцеві інвентаризаційні комісії очолюються пред-ставником керівника установи, який призначив інвентаризацію.

Центральна інвентаризаційна комісія проводить інвентаризацію матеріальних цінностей і грошових коштів, які належать централізо-ваній бухгалтерії та установі, при якій вона створена, а також коштів у розрахунках та бланків суворої звітності, і керує роботою місцевих інвентаризаційних комісій; у разі потреби (при встановленні серйоз-них порушень правил проведення інвентаризації та ін.) проводить, за рішенням керівника установи, повторні суцільні інвентаризації, розг-лядає пояснення, отримані від осіб, які припустилися недостачі чи псування цінностей, а також інших порушень, та дає пропозиції про порядок врегулювання виявлених недостач і втрат від псування цін-ностей.

Місцеві інвентаризаційні комісії проводять зняття фактичних залишків матеріальних цінностей, звіряють наявність вказаних цінно-стей з даними бухгалтерського обліку і складають свої висновки про виявлені недостачі та надлишки, вносять пропозиції з питань впоряд

кування приймання, зберігання та відпуску матеріальних цінностей, покращення обліку та контролю за їх збереженням.

Дані бухгалтерського обліку, які проставляються в описах, скріп-люються підписом працівника бухгалтерії. Матеріали інвентаризації розглядаються та затверджуються особами, які були призначені комі-сією для проведення інвентаризації.

Інвентаризаційні комісії несуть відповідальність за:

-              своєчасність і дотримання порядку проведення інвентаризації відповідно до наказу керівника установи;

-              повноту і достовірність внесення до інвентаризаційних описів даних про фактичні залишки майна, основних засобів, матері-альних цінностей, грошових коштів і документів, нематеріа-льних активів, цінних паперів та заборгованості в розрахун-ках;

-              правильність і своєчасність оформлення матеріалів інвентари-зації відповідно до встановленого порядку.

Члени інвентаризаційних комісій за внесення в описи непра-вильних даних про фактичні залишки матеріальних цінностей з ме-тою приховання недостач або лишків матеріальних цінностей несуть відповідальність у встановленому законом порядку.

Забороняється проводити інвентаризацію цінностей при непов-ному складі членів інвентаризаційної комісії. Відсутність хоча б од-ного члена комісії при проведенні інвентаризації є підставою для ви-знання результатів інвентаризації недійсними.

Перевірка залишків матеріальних цінностей у натурі членами комісії проводиться за обов’язкової участі матеріально відповідаль-них осіб.

До початку інвентаризації в бухгалтеріях необхідно закінчити оброблення всіх документів про надходження і видачу матеріальних цінностей, провести відповідні записи в реєстрах аналітичного обліку і визначити залишки на день інвентаризації.

На складах та в інших місцях зберігання матеріальні цінності повинні бути розкладені за найменуваннями, сортами, розмірами то-що. На матеріальних цінностях слід вивісити ярлики з докладними відомостями, що характеризують ці цінності, вказавши їх якість, кі-лькість, масу та міру.

Особи, відповідальні за збереження матеріальних цінностей, до початку інвентаризації дають розписку про те, що всі прибуткові та видаткові документи на товарно-матеріальні цінності здані в бухгал-221

 

терію, всі товарно-матеріальні цінності, що надійшли на зберігання, оприбутковані, а ті, що вибули — списані.

Інвентаризація, крім інвентаризації продуктів харчування і гро-шових коштів, як правило, повинна проводитися на перше число мі-сяця. Якщо інвентаризація цінностей в якомусь місці їх зберігання не може бути закінчена в один день, вона може бути розпочата раніше і закінчена після першого числа. У цьому випадку дані інвентаризації повинні бути скориговані станом на перше число місяця.

Якщо інвентаризація на складах або в інших закритих примі-щеннях не закінчена в той самий день, то приміщення слід опечатати в кінці робочого дня інвентаризаційною комісією. Печатка на час ін-вентаризації зберігається у голови інвентаризаційної комісії. Під час перерв у роботі інвентаризаційних комісій (на обідню перерву, в ніч-ний час, з інших причин) описи повинні зберігатися у ящиках, шафах, сейфах, у закритому приміщенні, де проводиться інвентаризація.

Наявність цінностей при інвентаризації виявляється шляхом обов’язкового підрахунку, зважування, обміру і таке інше, виходячи зі встановлених одиниць виміру. Визначення маси (або об’єму) мате-ріалів, що зберігаються насипом, можна проводити на підставі техні-чних розрахунків, про що в описах робиться відповідна відмітка.

Найменування інвентаризованих цінностей і об’єктів (предме-тів) та їхня кількість відображаються в описах за субрахунками, но-менклатурою та в одиницях виміру, прийнятих у обліку.

На цінності, які не належать установі, але знаходяться в її роз-порядженні, складаються окремі описи з розподілом на орендовані, прийняті на відповідальне зберігання і т. ін.

При проведенні інвентаризації матеріальних цінностей виявля-ються всі цінності, які не використовуються в установі, що можуть бути реалізовані. Порядок реалізації передбачений Типовою інструк-цією про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюдже-тних установ, затвердженою наказом Державного казначейства Укра-їни та Міністерства економіки України від 10.08.2001 № 142/181 (із змінами).

Дані інвентаризації з кожного виду цінностей записуються в ін-вентаризаційні описи окремо, за місцезнаходженням цінностей і осо-бами, відповідальними за їх зберігання в двох примірниках. При зміні матеріально відповідальних осіб складається три примірники опису.

Описи підписуються головою та всіма членами інвентаризацій-ної комісії. Матеріально відповідальні особи в кінці кожного інвента-222

 

ризаційного опису розписуються про перевірені комісією і занесені в опис цінності.

Описи можуть бути заповнені як ручним способом, так і засоба-ми обчислювальної та іншої оргтехніки. Описи, що складаються вруч-ну, заповнюються чорнилом або кульковою ручкою чітко і ясно. Жод-ні виправлення і підчистки неприпустимі. На кожній сторінці опису прописом вказуються число порядкових номерів матеріальних ціннос-тей і загальний підсумок кількості всіх цінностей у натуральних пока-зниках, записаних на даній сторінці, незалежно від того, в яких одини-цях виміру (штуках, кілограмах, метрах і т. ін.) ці цінності показані. У тих випадках, якщо матеріально відповідальні особи виявлять після інвентаризації помилки в описах, вони повинні негайно (до відкриття складу, комори, секції і тощо) заявити про це голові інвентаризаційної комісії. Інвентаризаційна комісія виконує перевірку вказаних фактів і, у випадку їх підтвердження, виправляє виявлені помилки у встановле-ному порядку. Виправлення повинні бути вказані і підписані всіма членами інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальною осо-бою. В описах не можна залишати незаповнені рядки. На останніх сторінках описів незаповнені рядки прокреслюються.

У разі зміни матеріально відповідальної особи в описах особа, яка прийняла цінності, розписується про їх отримання, а та, яка зда-ла, — про їх здачу.

Матеріальні цінності, отримані під час проведення інвентариза-ції, приймаються матеріально відповідальними особами в присутності членів інвентаризаційної комісії та оприбутковуються після інвента-ризації. Ці матеріальні цінності заносяться до окремого опису під на-йменуванням „Матеріальні цінності, отримані під час інвентаризації”. В описі вказується: коли, від кого вони надійшли, дата і номер прибу-ткового документа, найменування, кількість, ціна та сума. Одночасно на прибутковому документі за підписом голови інвентаризаційної комісії робиться відмітка „Після інвентаризації” з посиланням на дату опису, в який записані ці цінності.

На великих складах при тривалому проведенні інвентаризації, у виключних випадках і тільки з письмового дозволу керівника і голов-ного бухгалтера установи, в процесі інвентаризації матеріальні цінно-сті можуть відпускатися матеріально відповідальними особами за присутності членів інвентаризаційної комісії.

Ці цінності заносяться до окремого опису під найменуванням: „Матеріальні цінності, відпущені під час інвентаризації”. Оформлення

 

опису повинно здійснюватися в такому порядку, як і при надходженні матеріальних цінностей під час інвентаризації. У видаткових докумен-тах робиться відмітка за підписом голови інвентаризаційної комісії.

Об’єкти (предмети) основних засобів, матеріалів, інших матері-альних цінностей, які на момент інвентаризації будуть знаходитися не в установі (автомобілі, морські й річкові судна, які відбули в три-валі рейси; машини і обладнання, що відправлені на капітальний ре-монт, тощо) слід проінвентаризувати до моменту їхнього тимчасово-го вибуття з установи.

У міжінвентаризаційний період в установах з великою номенк-латурою цінностей можуть проводитися вибіркові інвентаризації ма-теріальних цінностей у місцях їхнього зберігання й перероблення.

Контрольні перевірки правильності проведення інвентаризацій і вибіркові інвентаризації, які проводять у міжінвентаризаційний пері-од, виконуються інвентаризаційними комісіями за розпорядженням керівника установи.


загрузка...