5. Документування управлінської діяльності в організації


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 

Загрузка...

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на папері або інших носіях управлінських дій у процесі їх здійснення або за їх підсумками, тобто у створенні управлінських документів.

Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності й змісту управлінських дій, передаван-ня, зберігання та використання інформації протягом певного часу або постійно.

Управлінські документи за найменуванням, формою і складом реквізитів повинні відповідати державним стандар-там та іншим нормативним документам на організаційно-роз-порядчу документацію.

 

Для забезпечення належної організації документування керівництво визначає конкретний комплекс документів, не-обхідних і достатніх для документування діяльності ор-ганізації.

Відбір форм і видів документів, необхідних для виконання управлінських та інших функцій, здійснюється відповідно до переліків форм і видів документів, які розробляються для всіх напрямів діяльності організації і затверджуються її керівником.

Управлінська діяльність організації здійснюється шляхом видання розпорядчих документів. Видання розпорядчих доку-ментів здійснюється відповідно до повноважень визначених статутом, а також нормативними актами, прийнятими Коміте-том у межах своєї компетенції.

Згідно зі статутом, організація видає такі розпорядчі доку-менти: накази, постанови та розпорядження.

Підставою для прийняття розпорядчих документів в ор-ганізації є:

•          Конституція України, закони України, постанови Вер-ховної Ради України, укази і розпорядження Президен-та України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;

•          здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання покладених завдань відповідно до компе-тенції;

•          потреба у правовому регулюванні діяльності апарату управління.

Розпорядчі документи видаються обов’язково:

•          з організаційних питань: при утворенні, реорганізації, ліквідації структурних підрозділів, визначенні їх функцій і завдань, затвердженні структури організації, визначенні прав і обов’язків посадових осіб, відміни, зміни та припинення дії раніше виданих наказів;

•          з питань планування, при визначенні порядку і строків складання планів; у випадках зміни планових показ-ників і встановлення додаткових планових завдань; при підведенні підсумків виконання планів;

•          з питань фінансування, під час затвердження звітів, при зміні цільового витрачання асигнувань, розподілі та пе-рерозподілі грошових коштів;

•          з питань кадрової роботи, праці і заробітної плати: при-значення, переведення, звільнення працівників, при вирішенні питань про відзначення, дисциплінарні стяг-нення, про відрядження працівників; у випадках преміювання, виплати одноразових грошових винаго-род, надання відпустки, проведення атестації та при-своєння рангів, підготовки та перепідготовки кадрів керівних працівників і фахівців організації.

В інших випадках питання про необхідність видання роз-порядчих документів вирішується керівництвом організації.

Вирішення найважливіших питань, а також питань, що стосуються всіх або декількох структурних підрозділів, викла-даються, як правило, в наказах. Конкретні питання виконання і уточнення прийнятих рішень викладаються в розпоряджен-нях керівництва організації.

Розпорядчі документи, прийняті на основі єдиноначаль-ності, не можуть скасовувати або змінювати розпорядчі доку-менти колегіального органу.

З питань, що становлять взаємний інтерес і входять до компетенції різних органів, приймаються спільні розпорядчі документи. Ці спільні документи приймаються у формі, що визначається органом, який готує проект відповідного доку-мента.

Розпорядчі документи, що надходять до організації від вищих органів, якщо спосіб доведення не визначений у само-му документі, доводяться до апарату в порядку, визначе-ному керівництвом.

Це може здійснюватися шляхом:

•          видання самостійних розпорядчих документів (наказів,

розпоряджень, планів, заходів, графіків тощо), в яких

викладається зміст одержаного документа і засоби його

виконання або вказівки на дії, що їх повинен здійснити

виконавець;

•          розсилки копій документа, якщо одержаний документ не потребує конкретизації завдань щодо його виконан-ня або надісланий до відома;

•          ознайомлення виконавців чи осіб, яких стосується да-ний документ, під розпис.

У разі потреби документи вищих органів розсилають структурним підрозділам у вигляді ксерокопій разом із су-провідним листом за підписом керівника структурного підрозділу в межах своїх повноважень.

Документи, що видаються на підставі розпорядчих доку-ментів вищих органів, повинні мати посилання на них із зазна-ченням найменування цих документів, дати, їх номерів і назв (заголовків).

Хід обговорення питань і рішення, що приймаються на засіданнях колегій, нарадах, фіксуються в протоколах. Прото-коли оформлюються на підставі записів, зроблених у ході засідань.

У тих випадках, коли засідання стенографується, розшиф-рована і оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.

Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, то після засідання запи-сані на ній тексти виступів друкуються, додаються до ма-теріалів засідання, а також використовуються при складанні протоколів і рішень. Магнітні плівки із записами засідань пе-редаються до архіву і зберігаються на загальних підставах.

Рішення доводиться до відома виконавців — їм надсила-ють виписки з рішень або їх копії.

При здійсненні оперативних зв’язків з вищими органами, міністерствами, відомствами, підприємствами, організаціями і окремими громадянами в межах своєї компетенції можна на-правляти листи, які має право підписувати керівництво згідно з розподілом обов’язків.

Якщо документ потребує негайного виконання, передача тексту службового документа може здійснюватися по телефо-ну (телефонограма), телеграфу або факсу, що оформляється за встановленими правилами.