4. Система документації та її класифікація


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 

Загрузка...

У зв’язку зі швидким зростанням обсягу інформації, яка використовується в управлінні, значення діловодства суттєво підвищується. Це потребує його систематичного вдосконален-ня, підвищення рівня знань та кваліфікації управлінських працівників у галузі документування та документаційного за-безпечення обслуговування процесу управління.

Без упорядкування інформаційної бази, удосконалення документаційних процесів неможливо вирішити питання комп’ютеризації управління. Найвищої ефективності від ви-користанням ПЕОМ можна досягнути впорядкуванням усієї вихідної інформації, масовими носіями якої є документи.

 

 

Впровадження автоматизованого оброблення інформації дає можливість не тільки підвищити продуктивність праці, а й створювати необхідні умови для творчої, аналітичної праці.

Значну роль у справі впорядкування роботи з документа-ми, в оптимізації документаційних процесів у масштабі країни відіграє Єдина Державна система діловодства (ЄДСД). Це на-уково впорядкований комплекс правил, нормативів та реко-мендацій щодо ведення діловодства, починаючи з надходжен-ня або створення документа до здачі його до архіву.

Документальне забезпечення — комплекс операцій з го-товими документами (рис. 1).

Основні положення ЄДСД складаються з загальної части-ни, восьми тематичних розділів та додатків. Тут сформульо-вані загальні правила документування управлінської діяль-ності, викладено принцип уніфікації документів, вимоги до формулярів організаційно-розпорядчих документів, до побу-дови текстів документів, їх мови та стилю. Загальнодержавна система складається з численних підсистем, які стоять на ниж-чих щаблях ієрархії. Виділяють функціональні та галузеві си-стеми документації.

Функціональні системи (планова, матеріально-технічного постачання, звітно-статистична, облікова) характерні для цен-тральних органів функціонального призначення (Мiнфiн, Держкомстат, податкова адмiнiстрацiя тощо). Функціональні системи тісно пов’язані між собою (система планової та облікової документації). Галузеві системи функціонують в ор-ганах галузевого управління (міністерства, відомства, галузеві відділи держадміністрації). Вони відображають специфіку тієї чи іншої сфери діяльності.

У додатках ЄДСД наведено приблизний перелік доку-ментів, які підлягають контролю за виконанням.

Обов’язковою умовою раціональної організації діловодст-ва є автоматизацiя процесів діловодства. В ЄДСД пропону-ються варіанти типових комплектів технічних засобів для ме-ханізації операцій з документами.

 

 

Приймання

вхідних документів

 

Попередній

розгляд (розмітка) документів

 

Реєстрація документів

 

Подання

документів

на розгляд

керівництвом

 

 

 

Використання

документів у

довідково-

інформаційній роботі

Подальше використання

Контроль виконання документів

Формування

документів у

справи

Прийняття рішення

керівником та

направлення доручення

Передача в архів

для виконання

Визначення

термінів зберігання

документів

Знищення документів

Класифiкацiю документiв за ознаками наведено в табл. 2. Розглянемо деякi з ознак класифiкацiї.

Таблиця 2

Класифікація документів

 

Класифікаційні ознаки                                   Групи документів

За змістом (спеціалізацією)  Загальні

З адміністративних питань

Спеціалізовані ( облікові, фінансові, комерційні

тощо)

Організаційно-розпорядчі

За призначеннями    Фінансово-розрахунковi З постачання та збуту З особовогоу складу

За походженням       Офіційні Особисті

За місцем складання Внутрішні Зовнішні

За джерелами виникнення  Первинні (вхідні) Похідні (вторинні)

За технікою відтворення      Рукописні Друковані Фотокінодокументи Звукові (аудiовiзуальнi)

За формою     Індивідуальні Стандартні, типові Трафаретні

За видом носія          Паперові

На фотокіноплівці, на вiдеоплiвцi На магнітних (оптичних) носiях На екрані

За ступенем гласності          Звичайні

Для службового користуваня

Секретні, з грифом “КТ”(комерцiйна таємниця)

Цілком секретні

За терміном виконання        Звичайні (безстрокові) Термінові

За кількістю питань  Прості Складні

За стадіями створення         Оригінали

Чернетки

Копії (виписка, дублікат)

За строками зберігання        Постійного зберігання

Тривалого   зберігання (понад 10 років)

Тимчасового зберігання (до 10 років

 

 

За походженням офiцiйнi документи (службовi) створю-ються установою або посадовою особою та оформлюються в регламентованому порядку, а особистi стосуються конкретної особи i створюються за межами сфери службової дiяльностi, тобто є iменними.

За призначенням, тобто за видами дiяльностi документи подiляються на чотири групи:

1)         органiзацiйно-розпорядчi — визначають такi важливi пи-тання, як функцiї та права пiдприємства в цiлому (статути, ус-тановчi договори), його структурних пiдроздiлiв, встановлен-ня та змiну оргструктури управлiння, органiзацiю процесу уп-равлiння (положення, накази, листи, заяви, розпорядження тощо);

2)         фiнансово-розрахункова документацiя забезпечує точне та своєчасне виконання фiнансових забов’язань, банкiвських та iнших операцiй, пов’язаних з рухом коштiв;

3)         документацiя з постачання та збуту супроводжує рух товарно-матерiальних цiнностей, тобто є логiстичним забезпе-ченням пiдприємницької дiяльностi;

4)         документацiя з особового складу вiдбиває всi кадровi пи-тання органiзацiї вiд забезпечення кадрами до їх перемiщення, професiйного вдосконалення, якiсного складу тощо.

За кiлькiстю питань, якi в них вiдображенi, видiляють до-кументи простi, що мiстять одне питання, та складнi, що мiстять декiлька питань.

За мiсцем складання (виникнення) документи подiляють на внутрiшнi та зовнiшнi. До внутрiшнiх належать документи, якi готуються, оформлюються i виконуються в межах тiєї уста-нови, де вони були складенi. До зовнiшнiх вiдносять тi доку-менти, якi отриманi органiзацiєю ззовнi (вхiднi) або направ-лені нею за свої межi (вихiднi).

За формою документи бувають iндивiдуальними, типови-ми, трафаретними. Iндивiдуальнi створюються в довiльнiй формi у кожному окремому випадку для вирiшення конкрет-ної управлiнської ситуацi. Типовi — являють собою текст-зра-зок, на підставі якого складаються тексти документiв аналогiчного змiсту зi збереженням основних граматичних конст-рукцiй та формулювань. У трафаретних документах частина тексту вiддруковується завчасно — це постiйна iнформацiя, а частина вписується вiд руки під час його складання. Трафа-ретнi тексти, як правило, фiксуються бланками.

За стадiєю виготовлення розрiзняють чернетки, оригiнали та копiї документiв. Рукописний або машинописний доку-мент, який вiдображає роботу автора над текстом, тобто опра-цювання документа, є чернеткою.

Оригiнал — це документ, створений перший раз iндивiду-альним або колективним автором.

Копiя — це повторне, абсолютно точне вiдтворення оригiналу, завiрене у встановленому порядку.

Зі службовими документами, що не підлягають розголо-шенню, можуть ознайомитись тільки працівники організації, які мають до них безпосереднє відношення. Ознайомлення інших осіб, видача їм документів чи їх копій, довідок або відо-мостей службового змісту допускається тільки з дозволу керівництва організації.