3. Документування та документальне забезпечення діяльності підприємства


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 

Загрузка...

У процесі адміністративної та господарської діяльності підприємств виникає необхідність у складанні ряду доку-ментів. Робота з документами займає 45–70% робочого часу керівників та спеціалістів підприємств сфери обслуговування.

Діловодство — це діяльність, яка охоплює питання доку-ментування та роботи з документами при виконанні управлінських функцій і включає всі види робіт з оформлення, виготовлення документів, оброблення вхідних та вихідних до-кументів, контролю за їх виконанням.

До діловодства відносять документування процесу уп-равління, документаційне забезпечення, роботу з готовими до-кументами, які створені в даній установі або отримані ззовні.

Діловодство в організації встановлює загальні правила до-кументування управлінської діяльності в структурних підрозділах і регламентує порядок роботи з документами з мо-менту їх створення або надходження до відправлення або пе-редачі до архіву.

Цi правила визначають порядок ведення діловодства. Йо-го положення поширюються на всю службову документацію, що створюється засобами обчислювальної техніки, при цьому комп’ютерні (автоматизовані) технології оброблення доку-ментальної інформації повинні відповідати вимогам держав-них стандартів. Визначається порядок ведення діловодства щодо документів з обмеженим доступом, а також діловодства у разі розгляду заяв, скарг та пропозицій.

Правила й рекомендації щодо порядку здійснення діло-водних процесів розробляються згідно з вимогами основних положень Єдиної державної системи діловодства, державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію та нормативних актів і методичних рекомендацій Головного архівного управління щодо організації документального за-безпечення.

Загальне керівництво роботою служби документального забезпечення здійснює керівник організації або один із його заступників згідно з розподілом службових обов′язків.

Відповідальність за організацію та ведення діловодства в апараті підприємства відповідно до вимог Єдиної державної системи діловодства, державних стандартів, а також методич-не керівництво діловодством у структурних підрозділах по-кладається на канцелярію. Вимоги керівника цієї служби з пи-тань організації та ведення діловодства і роботи з документа-ми є обов’язковими для всіх працівників апарату організації.

 

Відповідальність за додержання встановлених правил діловодства, стан діловодства в структурних підрозділах, а та-кож за зберігання і використання документів, що знаходяться в структурних підрозділах на виконанні, до передачі їх на архівне зберігання, покладається на керівників структурних підрозділів.

Безпосереднє ведення діловодства у відповідних струк-турних підрозділах здійснюють діловоди (секретарі керівників, інспектори, офiс-менеджери).

При організації діловодства необхідно керуватись такими принципами :

•          оперативність (швидка та чітка робота з документами), сучасне технічне оснащення (використання ПЕОМ, факсів, ксероксів, засобів малої оргтехніки, що полег-шують роботу з документами, нумератори, степлери);

•          доцільність усіх діловодних операцій (кожен вид робо-ти з документами повинен бути необхідним у діяль-ності підприємства);

•          вміле поєднання документального забезпечення уп-равління з бездокументальним.

Документування — це процес створення документів.

Документування інформації є обов’язковою умовою віднесення інформації до інформаційних ресурсів. Докумен-тування інформації здійснюється в порядку, який визна-чається органами державної влади, відповідальними за ор-ганізацію діловодства, стандартизацію документів.

Документування включає такі операції:

•          підготовка документів;

•          складання документів;

•          узгодження документів;

•          оформлення документів;

•          виготовлення документів.

На підприємстві повинен бути встановлений єдиний по-рядок (єдині вимоги) щодо складання документів та роботи з ними. Цей порядок може бути закріплений інструкцією з діло-водства (документального забезпечення управління підприємством) або доведений до співробітників у вигляді спеціаль-них інструктажів, практичних занять і відповідати критеріями оцінки якості документування систем управління (табл. 1).

            Документація

Принцип документування   Процес-фіксація,

передавання,

використання,

зберігання документів          Система-комплекс

взаємопов'язаних

документаційних систем і

підсистем

Доцільність    Відсутність можливості використання бездокументаційних каналів зв'язку     Відповідність процедурам реалізації управління і відсутність надлишкової інформації

Достовірність            Достовірність вихідної інформації та відсутність помилок          Об'єктивність відображення фак-тів, чітка термінологія

Повнота         Достатність інформації для прийняття рішень      Відповідність чинним уніфікованим системам, стандартам

Правомірність           Відповідність чинному законодавству, правильність оформ-лення      Те саме

Системність   Комплексність

раціоналізації

документообігу          Поєднання уніфікованих стандартних систем і підсистем у галузевому, функціональному і територіальному розрізах

Технологічність         Пристосованість форм документів для машинного оброблення на робочому місці            Пристосованність уніфікованих систем до автоматизованого оброблення

Оперативність          Мінімальне пролежування документа       Адаптивність, рухливість документів цінних систем і підсистем

Використання стандартів під час документування має на меті забезпечити юридичну силу документів, сприяти їхньому оперативному виконанню з наступним використанням у довідкових та наукових цілях, створити передумови для автоматизованого оброблення інформації, що в них міститься, опе-ративного її пошуку, скоротити затрати праці та коштів на до-кументування та оброблення документів.

Враховуючи рекомендації стандартів, можна створити альбом (справу, файл) зразків документів, що найчастіше ви-користовуються в практичній діяльності підприємства, які потім будуть використовувати працівники підприємства.

Робота з документами підприємства складається з таких етапів:

•          приймання;

•          розподіл;

•          контроль виконання;

•          довідкова робота;

•          формування справ;

•          передархівне оброблення;

•          використання;

•          зберігання документів.

Ступінь досконалості технологічної схеми роботи з доку-ментами визначається оперативністю пересування та вико-нання документів та ефективністю забезпечення керівництва підприємства документованою інформацією.