3. Експертне оцінювання документів


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 

Загрузка...

Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання чи знищен-ня та відбору на зберігання ( в т.ч. i державне).

Для організації і проведення експертизи цінності доку-ментів i вiдбору їх для збереження або знищення, а також для контролю за діяльністю експертних служб підвідомчих уста-нов у міністерствах і відомствах створюються постійно діючі центральні експертні комісії (ЦЕК). В інших установах і структурних підрозділах міністерств і відомств створюються постійно діючі експертні комісії (ЕК).

ЕК призначається наказом директора пiдприємства у складi не менше нiж 3 особи з числа найбiльш квалiфiкованих працiвникiв. Очолює комiсiю керiвник пiдприємства. До скла-ду комiсiї залучається завiдувач архiвом пiдприємства (за на-явностi такої посади) з покладенням на нього обов’язкiв секре-таря комiсiї або спiвробiтник, до обов’язкiв якого входить дiйснення контролю за архiвом та ведення дiловодства. Функцiї та права ЕК визначаються положенням, яке затверд-жує керiвник пiдприємства.

У своїй роботi ЕК керується Законом України “Про нацiональний архiвний фонд та архiвнi установи” вiд 24.12.93, указiвками Головного архiвного управлiння при Кабiнетi Мiнiстрiв Українивiдповiдного Держархiву, Типовим пе-релiком документальних матерiалiв з зазначенням термiнiв їх збереження. Iнструкцiєю з дiловодства на пiдприємствi та Положенням про постiйно дiючу експертну комiсi (ЕК) пiдприємства.

ЕК є дорадчим органом. Її рiшення вступають у силу пiсля затвердження керiвником пiдприємства або пiсля розгляду ек-спертно-перевiрочною комiсiєю (ЕПК) вiдповiдного Держав-ного архiву. Вона проводить засiдання не менше двох разiв на рiк; засiдання комiсiї протоколюються. Протоколи пiдписують голова та секретар комiсiї. Оформлення документiв комiсiї по-кладається на її секретаря.

ЕК здiйснює такі функцiї:

•          щорiчно оганiзує вiдбiр документiв до збереження або знищення;

•          розглядає описи справ постiйного термiну зберiгання, що пiдлягають передачi до вiдповiдного Держархiву, i подають їх до затвердження ЕПК Держархiву;

•          розглядають пропозицiї щодо змiни термiнiв збережен-ня окремих категорiй документiв, установлених чинни-ми перелiками для внесення їх на затвердження у Дер-жархiвi;

•          розглядає акти про видiлення та знищення документiв та справ пiдприємств, матерiали яких не пiдлягають пе-редачi до Держархiву;

•          бере участь у пiдготовцi та розглядає номенклатуру справ пiдприємства.

ЕК працює у контактi з ЕПК вiдповiдного Держархiву i от-римує вiд неї необхiднi органiзацiйно-методичнi вказiвки.

Рiшення ЕК приймаються бiльшiстю голосiв. При роз-подiлi голосiв порiвну суперечне питання вирiшує керiвник пiдприємства.

Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатур справ і переліків (типових, відомчих) документів із зазначенням строків зберігання. За результатами експерти-зи цінності документів складаються описи документів постійного і тимчасового строків зберігання та акти виділення документів та справ для знищення.

Відбір документів для знищення і складання на них акта проводиться після підготовки описів справ постійного і трива-лого зберігання за цей самий період; акти про виділення доку-ментів для знищення розглядаються на засіданнях експертної комісії одночасно з описами справ. Для установ, що передають документи на державне зберігання, акти затверджують керів-ники цих установ після затвердження описів справ постійного зберігання експертно-перевірочною комісією (ЕПК) відповідного Державного архіву.

При проведеннi експертизи цiнностi документiв здiйснюється вiдбiр документiв постiйного та тимчасового зберiгання для передачi їх до Держархiву, видiлення до знищен-ня справ, термiни зберiгання яких закiнчилися. Одночасно пе-ревiряється якiсть та повнота чинної номенклатури справ, пра-вильність визначення термiнiв збереження справ, дотримання порядку оформлення документiв та формування справ.

За результатами експертизи цiнностi документiв склада-ються описи справ постiйного, тимчасового зберiгання та за кадрами, а також акти видiлення справ до знищення.

Після затвердження актів документи і справи, виділені для знищення, працівники служби документації або відомчого архіву організації здають господарчій службі установи або конторам із заготівлі вторинної сировини.

Документи установи формуються у справи, які підлягають оформленню при їх заведенні і після закінчення року. Справи постійного і тривалого зберігання підлягають повному оформ-ленню, яке передбачає: підшивання в обкладинку з твердого картону; нумерацію аркушів у справі; складання підсумкового напису; складання (у разі необхідності) внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.

Сформовані у справи документи тимчасового зберігання оформляються спрощено: вони не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.

Окремі групи справ постійного зберігання, найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, наказами, розпорядженнями), повинні мати внутрішні описи до-кументів. Опис подається на початку справи і містить індекси документів, їх короткий зміст, дати і номери аркушів у справі.

Обкладинка справ постійного і тривалого зберігання оформлюється за встановленим зразком.

Після закінчення діловодного року до написів на обкла-динках справ постійного і тривалого зберігання вносять не-обхідні уточнення, перевіряють відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі необхідності до заголовка справи вносять додаткові відомості (проставля-ють номери наказів, протоколів, вказують види і форми звітності тощо).

Дата на обкладинці має відповідати року заведення і

закінчення справи; у справі, що містить документи років, що

передували рокові утворення справи, під датою роблять запис:

є документи за           роки.

На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються крайні дати.

Справи постiйного i тимчасового термiнiв зберiгання i до-кументи з особового складу передаються до архiву пiдприємства пiсля оформлення i затвердження описiв справ на документи постiйного зберiгання на поточний рiк.