1. Підготовка справ до наступного зберігання та використання


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 

Загрузка...

Документи з часу заведення (надходження) їх у діло-водстві і до передачі у відомчий архів зберігаються за місцем формування у справи (у невеликих установах доцільне цент-ралізоване зберігання справ у канцелярії).

З метою підвищення оперативності пошуків документів справи розміщують відповідно до їх номенклатури. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенк-латурою.

У разі зберігання справ у структурних підрозділах збере-ження документів і справ забезпечують їх керівники і співробітники, відповідальні за документацію.

Справи повинні знаходитись у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях у шафах і столах, що замикаються, чим забезпечується повне збережен-ня документів.

Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегіального органу зберігаються у відповідального секретаря. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Се-кретар колегіального органу несе відповідальність за їх збере-ження.

Документи, створені засобами обчислювальної техніки, зберігаються на загальних підставах.