4. Умови праці працівників служби діловодства


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 

Загрузка...

Раціональна організація праці в службі діловодства по-винна відповідати сучасним вимогам НОП та можливостям техніки і технології виконання робіт. Для ефективної праці

апарату управління в цілому насамперед необхідно правильно організувати роботу персоналу служби діловодства.

Правильна організація праці персоналу служби діловодст-ва установи передбачає:

•          оптимальну організаційну побудову служби;

•          вибір раціональної системи діловодства;

•          чіткий розподіл функцій між співробітниками;

•          нормування праці кожного;

•          правильне визначення кількісного складу працівників;

•          впровадження прогресивних методів управління персо-налом;

•          застосування засобів сучасної обчислювальної та ор-ганізаційної техніки;

•          раціональну організацію робочих місць;

•          організаційне та методичне керівництво діловодством.

Робоче місце кожного працівника повинно бути організо-ване так, щоб його розумові та фізичні зусилля спрямовували-ся на виконання службових обов’язків без перешкод та не-зручностей. Технічні засоби та сучасне обладнання дають змо-гу створити умови для нормального функціонування та робо-ти персоналу установи.

Комплекти меблів та засоби оргтехніки мають включати:

•          письмові столи, конторські шафи звичайні та для доку-ментів;

•          приставні столи, стільці;

•          тумби для зберігання паперів;

•          настiльну картотеку;

•          набір канцелярського обладнання;

•          друкарську машинку чи персональний комп’ютер;

•          диктофони;

•          зшивачі документів тощо.

Під час планування та обладнання робочих місць працівників служби діловодства необхідно:

•          встановлювати обладнання, стелажі чи шухляди для

документів так, щоб ними було зручно користуватися;

•          розставляти предмети та засоби праці з урахуванням операцій, що виконуються, без зайвих речей;

•          для матеріалів, які не потребують термінового оброб-лення, передбачити спеціальні шухляди чи відділення. Якщо документи потребують подальшого оброблення, розміщувати їх у місцях згідно з номенклатурою справ, щоб ними могли користуватися інші співробітники.

•          розміщувати засоби оргтехніки необхідно так, щоб за-безпечити автоматичне виконання операцій. Викорис-тані матеріали складати так, щоб їх можна було безпе-решкодно знайти в разі потреби;

•          для швидкого й безпомилкового знаходження доку-ментів використовувати різні за формою та кольором швидкозшивачі або картки.

Робочий стіл працівника служби діловодства має бути об-ладнаний відповідними до його функціональних обов’язків за-собами оргтехніки, які полегшують та прискорюють виконан-ня окремих операцій. У верхній лівій шухляді столу повинні знаходитися касета з липкою стрічкою, клей, діркопробивач, коробка для канцелярських дрібниць тощо. У правій верхній шухляді розміщується реєстраційна або контрольна картоте-ка. Настільний набір включає комплект ручок, олівців та папе-ру для записів. З правого боку столу розміщується блокнот та телефонний довідник.

Довідкові матеріали постійного використання (номенкла-тура справ, орфографічний словник та ін.) слід зручно розмістити вертикально в стелажі для книжок так, щоб було видно їх назви.

Телефон встановлюється ліворуч на столі або приставці до нього так, щоб лівою рукою можна було взяти трубку, а пра-вою записувати необхідну інформацію.

Засоби оргтехніки (телефакс, ксерокс тощо), якими кори-стуються всі співробітники, мають бути доступні кожному з них.

Письмові столи для друкарських машинок та приставки до них виготовляють 68 см заввишки (нижче від звичайних).

 

Встановлювати їх необхідно так, щоб перешкодити вібрації. Шухляди столу мають легко висуватися. В них розміщують папір для друкування, папір для копіювання, копіювальну стрічку та інші предмети, необхідні для роботи на машинці.

Для зручності роботи за письмовим столом користуються спеціальним стільцем з поворотним сидінням та спинкою. Форма і розміри сидіння та спинки стільця мають забезпечу-вати рівномірний розподіл ваги людини.

Предметами обладнання приміщень діловодних підрозділів є також канцелярські шафи, де зберігаються різні папери, бланки канцелярські приладдя тощо. Нерідко корис-туються і комбінованими шафами, які разом з іншими канце-лярськими меблями роблять привабливим зовнішній вигляд приміщення.

Сейфи необхідні для зберігання службових документів, печаток та штампів. Відкривається сейф лише в разі потреби взяти з нього чи покласти в нього документи. Після роботи працівник повинен запечатати його, а прийшовши на роботу, перевірити відбиток печатки.

Службові приміщення та робочі місця співробітників по-винні мати добре природне освітлення. Робочі столи слід роз-ставляти так, щоб світло падало зліва від працюючих. Для об-меження денного світла використовуються жалюзі різної кон-струкції, для забезпечення розсіяного освітлення за невеликої яскравості світильників застосовують люмінесцентні лампи.

Освітлення робочих місць забезпечується за допомогою різних за виконанням пересувних або поворотних настільних ламп з дзеркальними відбивачами.

Згідно з вимогами технічної естетики, службові приміщення фарбують з урахуванням особливостей клімату, умов роботи персоналу та характеру освітлення. Використан-ня відповідного кольору не тільки поліпшує зовнішній вигляд приміщення, а й підвищує продуктивність праці, зменшує сто-млюваність, справляє відповідний психологічний вплив.

Для працівників служби діловодства необхідно створити певний здоровий комфорт. Важливо використовувати колір як носій інформації, а також для створення необхідного поряд-ку на робочому місці, кращої організації праці. Конкретний колір повинен відповідати функціям приміщення. Приміщен-ня з високою температурою повітря доцільно фарбувати в хо-лодні тони, а з низькою — в теплі. Світле пофарбування ство-рює ілюзію збільшення невеликої кімнати, темне — навпаки.

Щоб забезпечити нормальні умови праці, необхідно змен-шити зайвий шум. Рівень зайвих шумів, що проникають у приміщення, визначається згідно з чинними нормами. Але в будь-якому разі він не може перевищувати 40 ДБ. Боротьба з шумом проводиться шляхом звукоізоляції обладнання та ро-бочих місць. Якщо рівень шуму обладнання перевищує припу-стимий, стіни, підлогу і стелю приміщень покривають акус-тичними звукопоглинаючими матеріалами, під друкарську ма-шинку підкладають поролонові підкладки, ніжки стільців підклеюють звукопоглинаючим матеріалом тощо.

Слід також знати, що у визначених дозах шум позитивно впливає на працездатність, тому виконання монотонної робо-ти (сортування кореспонденції, підшивання документів тощо) варто супроводжувати мелодичною чи ритмічною музикою.

Службове приміщення необхідно регулярно провітрювати або кондиціонувати. Нетривале провітрювання (5-10 хв) пере-носиться легше, ніж постійний легкий повітряний потік у ви-гляді протягу. Благодійний вплив справляє озеленення приміщень. Квіти виконують не тільки декоративну функцію, а й сприяють поліпшенню складу повітря, зменшують нервове та зорове напруження.

Режим роботи персоналу служби діловодства має перед-бачати відповідне чергування періодів праці та відпочинку. Тим, чия праця пов’язана з тривалим перебуванням за робо-чим столом, необхідно надавати 5-8 хв перерви кожні дві годи-ни. Такі перерви доцільно використовувати для активного відпочинку та занять фізкультурою.