3. Управління службою діловодства


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 

Загрузка...

Згідно з Типовим положенням про службу діловодства її керівник мусить мати вищу (без вимог до стажу роботи) або середню спеціальну (зі стажем роботи не менше трьох років) освіту. Особа, відповідальна за роботу з документами в уста-нові без служби діловодства, повинна мати досвід роботи в службі діловодства не менше ніж три роки.

Керівник служби діловодства призначається і звільня-ється наказом керівника установи.

За характером діяльності керівник служби діловодства тісно взаємодіє:

• з керівниками структурних підрозділів установи і підвідомчої мережі: з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів, діяльності колегіальних органів, підготовки і подання необхідних керівництву документів, використання інформації в службових цілях;

•          з юридичною службою: з правових питань, пов’язаних з підготовкою документів;

•          зі службами матеріально-технічного постачання і гос-подарського обслуговування: з питань забезпечення за-собами оргтехніки, бланками документів, канцелярсь-ким приладдям, побутового обслуговування праців-ників служби. У межах своєї компетенції він також мо-же вступати у взаємовідносини з іншими установами з питань роботи з документами.

Для виконання обов’язків керівнику служби діловодства надається право:

•          контролювати і вимагати виконання встановлених пра-вил роботи з документами в установі та підвідомчій ме-режі;

•          доповідати керівникові установи про стан роботи з до-кументами, подавати документи для розгляду;

•          вносити на розгляд керівництва подання про призначен-ня, переміщення і звільнення працівників служби діло-водства, їх заохочення і накладання на них стягнень;

•          залучати спеціалістів структурних підрозділів та підві-домчої мережі до підготовки проектів документів за до-рученням керівництва;

•          запитувати від структурних підрозділів і установ підві-домчої мережі відомості, які необхідні для вдоскона-лення форм і методів роботи з документами;

•          вживати заходів щодо скорочення зайвої документаль-ної інформації в установі та підвідомчій мережі, кон-тролювати цей процес;

•          підписувати і візувати документи в межах своєї компе-тенції;

•          застосовувати санкції в усіх випадках. порушення підрозділами і службовими особами установи встанов-лених правил роботи з документами;

•          повертати виконавцям документи, підготовлені з пору-шенням установлених вимог, і вимагати їх доопрацю-вання;

•          затверджувати положення про структурні підрозділи служби і посадові інструкції її працівників;

•          брати участь у засіданнях колегії, нарадах, які прово-дить керівництво установи.

У разі звільнення працівника, його відпустки чи відряд-ження всі невиконані службові документи за вказівкою керів-ника передаються для виконання особі, що його заступає, з ві-дміткою в реєстраційно-контрольних картках.

На керівника служби діловодства покладається персо-нальна відповідальність за забезпечення встановленого поряд-ку роботи з документами, виконання вказівок і доручень керівництва чи власника підприємства, плану роботи, дотри-мання необхідних умов праці співробітників, а також додер-жання ними трудової і виробничої дисципліни.

Враховуючи те, що в окремих галузях діяльності має місце певна специфіка в організації та веденні діловодства, на основі ЄДСД та ДСТУ розроблені та затверджені галузеві інструкції з діловодства, наприклад, “Інструкція з діловодства в централь-ному апараті Міністерства торгівлі та зовнiшнiх економiчних зв’язкiв України”, “Iнструкцiя з дiловодства у структурних пiдроздiлах Антимонопольного комiтету України” тощо.

Інформація, що міститься в документах, необхідна для стабільної діяльності будь-якої організації. На її основі прий-маються відповідні управлінські рішення. Документи в бага-тьох випадках є головним аргументом у суперечливих ситу-аціях, підтведжуючи тим самим первинне визначення терміну “документ” як “спосіб доказу”, “взірець”.

Безладдя в зберіганні документів може обернутися ризи-ком загубити цінну інформацію, що негативно вплине на діяльність комерцiйного підприємства.

Помилки при веденні кадрової документації, яка фіксує трудові відносини працівників з підприємством та підтверд-жує їхню заробітну плату або трудовий стаж, посади, не просто показують неповагу до співробітника, а є порушенням КЗПП України.

Керівники підприємств несуть персональну відпо-відальність за склад, збереження та правильне оформлен-ня документів.

Керівники пiдприємств (органiзацiй) та їх структурних підрозділів забов’язані:

•          вживати необхідних заходів щодо скорочення службо-вого листування. Забороняється листування між струк-турними підрозділами з питань, які не потребують до-кументального оформлення і можуть бути вирішені в оперативному порядку;

•          забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства та додержання правил ведення діловодства в підпоряд-кованих структурних підрозділах;

•          не допускати витребувань різних відомостей, звітів, зведень та інших документів, які не передбачені право-вими актами і не спричинені необхідністю;

•          здійснювати контроль за дотриманням вимог щодо складання, оформлення документів і організації діло-водства, передбачених державними стандартами на ор-ганізаційно-розпорядчу документацію;

•          сприяти раціоналізації діловодних процесів, вживати заходів щодо забезпечення діловодної служби суча-сним обладнанням, засобами оргтехніки та електронно-обчислювальними машинами (ЕОМ);

•          забезпечувати організацію навчання працівників діло-водної служби для підвищення ділової кваліфікації.