2. Структура та функції служби діловодства

Загальне керівництво організацією діловодства в установі здійснює її керівник. Уся організаційна робота з раціональної постановки діловодства в установі покладається на службу діловодства. Остання є самостійним структурним підрозділом установи і підпорядковується її керівникові.

Факторами, які визначають організаційну побудову служ-би діловодства, є її основні функції, обсяг робіт по кожній з них, а також розмір установи, тобто кількість її структурних підрозділів, їх територіальне розміщення, загальна кількість працівників, кількість рівнів прийняття рішень, норми уп-равління, прийнята система документування й організації ро-боти з документами, рівень механізації та автоматизації доку-ментальних процесів тощо.

У практиці управління існують такі види служб діловод-ства:

•          управління справами — в міністерствах, відомствах, корпораціях;

•          загальний відділ — у виконкомах та органах уп-равління громадськими організаціями;

•          канцелярія — в об’єднаннях, організацiях, фірмах, на підприємствах.

В установах, які не мають таких структурних підрозділів, відповідальність за організацію діловодства покладається на секретаря або спеціально виділену для цього особу.

У своїй роботі служба діловодства має керуватися закона-ми України, що встановлюють порядок організації і діяльності державного апарату, актами органів державної виконавчої влади, місцевого та регіонального самоврядування з питань здійснення контролю за виконанням документів, удоскона-лення організаційних структур, державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію, положеннями Типо-вої інструкції з діловодства, розпорядчими документами ви-щої і самої установи, вказівками архівних органів та іншими чинними нормативами щодо роботи з документами.

До складу служби діловодства можуть входити: секре-таріат; підрозділи (або ділянки роботи) з обліку та реєстрації, контролю, раціоналізації роботи з документами, розгляду листів (скарг); експедиція; копіювально-розмножувальне бю-ро; архів. Організаційно і методично їй підпорядковані секре-тарі структурних підрозділів та обчислювальний центр.

Кількісний склад працівників служби діловодства визна-чається типовими нормами часу на роботи з діловодного об-слуговування, характером праці, обсягом документообігу, а їх обов’язки — посадовими інструкціями.

Основними завданнями служби діловодства є встановлен-ня єдиного порядку роботи з документами в установі та підвідомчій мережі, документальне забезпечення діяльності на основі використання сучасної обчислювальної техніки, ав-томатизованої технології роботи з документами і скорочення кількості документів.

Відповідно до цих завдань служба діловодства:

•          розробляє інструкції з діловодства для установи та підвідомчої мережі, номенклатури та описи справ уста-нови і типові номенклатури для підвідомчої мережі;

•          організовує за дорученням керівництва підготовку про-ектів документів, забезпечує документальне й організа-ційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;

•          організовує роботу з пропозиціями, заявами та скарга-ми громадян;

•          організовує друкарське виготовлення, копіювання і ти-ражування документів;

•          здійснює уніфікацію систем документації і документів з урахуванням можливості їх машинного оброблення, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;

•          контролює якість підготовки та оформлення доку-ментів, їх своєчасне виконання в установі, вживає за-ходів щодо скорочення строків проходження і виконан-ня документів, узагальнює і аналізує дані про хід і ре-зультати цієї роботи; здійснює приймання, реєстрацію, облік, зберігання, оперативний пошук, доставку документів, інформуван-ня за документами; реалізує єдиний порядок відбору, обліку, зберігання, якості оброблення та використання документів, що ут-ворюються в діяльності установи і підвідомчої мережі, для передачі на державне зберігання; удосконалює форми й методи роботи з документами в установі і підвідомчій мережі завдяки використанню ор-ганізаційної техніки і засобів обчислювальної техніки; здійснює організаційно-методичне керівництво робо-тою з документами у підрозділах і підвідомчій мережі; організує підвищення кваліфікації працівників устано-ви щодо роботи з документами; впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації та інші нормативи в установі та підвідомчій мережі; завіряє печаткою документи в усіх випадках, передбаче-них інструкцією щодо роботи з документами в установі.