3. Умови забезпечення захисту комерційної та конфіденційної інформації


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 

Загрузка...

Склад і обсяг відомостей, що становлять КТ підприємства, строки конфіденційності, порядок захисту і допуску до конфіденційної інформації, а також правила її використання визначає керівник. Керівник може залучити для здійснення цієї роботи фахiвцiв аналітиків.

Органи державної влади і місцевого самоврядування не мають права втручатися в охорону комерційної таємниці підприємства, за винятком випадків, передбачених законом.

Основна мета охорони конфіденційної інформації в тому, щоб вона не потрапила до конкурентів. У ряді випадків потрібна охорона і чужих комерційних таємниць, які можуть бути повідомлені підприємству іншими особами, ор-ганізаціями. Відсутність такого захисту може позбавити фірму вигідних партнерів, клієнтів.

Забезпечення захисту КТ передбачає:

1)         визначення правил віднесення інформації до КТ;

2)         розробку і доведення до осіб, які допущені до відомос-тей, що становлять КТ, інструкцій за дотриманням режиму конфіденційності;

3)         обмеження доступу до носіїв інформації з КТ;

4)         таке ведення діловодства, яке забезпечує виділення, облік і збереження документів з КТ;

5)         використання організаційних, технічних та інших за-собів захисту конфіденційності документів;

6)         здійснення контролю за дотриманням режиму охорони КТ.

Для збереження доступу до інформації КТ керівник видає спеціальний наказ про введення “Переліку відомостей, що містять КТ підприємства”, заходів з охорони цих відомостей, встановлення кола осіб, які мають доступ до такої інформації, правил роботи з документами, позначеними грифом “КТ”. Співробітники підприємства повинні під розписку ознайомити-ся з наказом і додатками до нього. Інколи порядок забезпечення КТ обумовлюється в трудовому контракті з працівником.

У випадку необхідності такий список може бути продо-вжений і також завірений підписом керівника з проставлен-ням нової дати. Якщо відомості із “Переліку...” переносяться в документи, то документи стають конфіденційними, і від того, як буде організована робота з ними, багато в чому залежить успішна робота підприємства.

Ведення діловодства, що забезпечує облік і збереження документів КТ, передбачає виконання ряду рекомендацій. На-казом керівництва також може бути обумовлена кон-фіденційність відомостей, права підприємства щодо них, по-рядок їх використання тощо. Наприклад, якщо комерційна таємниця є результатом спільної діяльності з іншим підприємством, то необхідність її збереження повинна бути відображена в контракті. У випадку відсутності грифу “КТ” і посилань на конфіденційність у тексті, вважається, що автор і особи, які підписали або затвердили цей документ, передбачи-ли всі можливі наслідки від вільної (без обмеження доступу) роботи з документом. На документі з грифом “КТ” (“Конфіденційно”) вказується кількість примірників доку-мента і місце знаходження кожного з них. Наприклад:

Складений у двох примірниках:

прим. № 1 — на адресу; прим. № 2— до справи 01.08.

На звороті або в резолюції документа з грифом “КТ” керівник пише прізвище тих посадових осіб, яким дозволено користуватися цим документом. Наприклад:

 

Дозволяю:

1.         Степаненку В. Г.

2.         Осипенку В. Б, Підпис керівника, дата.

Додаток до наказу директора фірми “Прометей” від 11.03.06.

ПЕРЕЛІК ВІДОМОСТЕЙ, що є комерційною таємницею фірми “Прометей”

Розмір кредитів, що їх взяла або планує отримати фірма. Обсяг виробництва продукції (за місяць, квартал, рік). Назва фірм-контрагентів.

Розмір прибутку, отриманого за місяць, квартал, рік. Схема розподілу прибуткiв.

Мета, завдання і тактика переговорів з діловими партнера-ми.

Умови комерційних контрактів, платежів, послуг. Потреба у придбанні товарів чи одержанні послуг. Заробітна плата працівників підприємства. Характер і репутація персоналу фірми. Регіони збуту продукції. Тематика маркетингових досліджень на підприємстві.

Директор       підпис Г. І. Кондратенко

М.П.

Друкування документів з грифом “КТ” здійснюється цен-тралізовано, у спеціально відведеному для цього приміщенні або на робочому місці, куди заборонено вхід стороннім. Віддруковані і підписані документи передаються для реєстрації посадовій особі, яка відповідає за їх облік. Чернетки і варіанти документа знищуються цією особою з підтверджен-ням факту знищення записом на копії вихідного документа: чернетка (і варіанти) знищено. Підпис. Дата.

Усі документи з конфіденційною інформацією повинні реєструватися окремо від решти документів у “Журналі реєстрації документів з грифом “КТ”. При значному обсязі до-кументів можуть заводитися журнали окремо для вхідних, вихідних і внутрішніх документів підприємства з грифом “КТ”. Всі аркуші журналів при цьому нумеруються, прошива-ються і опечатуються.

Документи з грифом “КТ” приймаються і відсилаються спеціально виділеною посадового особою або секретарем-ре-ферентом, якщо йому надається таке право. При надходженні обов’язково перевіряються кількість аркушів і примірників основного документа і додатків до нього. У випадку відсут-ності чи неповної комплектності в. конвертах документів з грифом “КТ” складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправникові.

Документи з грифом “КТ” формуються в окрему справу. На обкладинці справи у правому куті ставиться гриф “КТ”. На внутрішній стороні обкладинки справ пишеться список працівників, які мають право користуватися цією справою. Всі аркуші справи нумеруються простим олівцем у правому верх-ньому куті. Зберігаються такі справи у сейфі, що опечатується відповідальним за зберігання документів з грифом “КТ”. Інші працівники підприємства не повинні мати права доступу до цього сейфу.

Обіг (видача і повернення) документів з грифом “КТ” відображається в “Журналі обліку видачі документів з грифом “КТ”. Видані для роботи конфіденційні документи поверта-ються секретарю-референту того ж дня. З дозволу керівництва підприємства окремі документи з грифом “КТ” можуть пере-бувати у виконавця протягом терміну, необхідного для вико-нання роботи з ними. Але при цьому повинні дотримуватися умови повного забезпечення збереження документів на робо-чому місці виконавця (наявність сейфа). При поверненні до-кументів з грифом “КТ” секретар-референт звіряє номер доку-мента з журналом, перевіряє кількість аркушів і в присутності виконавця ставить у графі “Відмітка про повернення” свій підпис і дату повернення документа.

 

Передача документів і справ іншим співробітникам підприємства, які мають доступ до цих документів, здійс-нюється лише через секретаря-референта з обов’язковим за-писом у журналі.

Документ з грифом “КТ” забороняється виносити із офісу. Тільки у виняткових випадках керівник або його заступник можуть дати на це дозвіл окремому співробітникові для пого-дження, підпису і т.ін. за умов вжиття необхідних заходів збе-реження документа.

На підприємстві повинні дотримуватися суворого поряд-ку розмноження документів з грифом “КТ”. Копії з них зніма-ються лише з дозволу керівництва у спеціально обладнаному для цього приміщенні. Всі копії враховуються, загальна кількість примірників максимально обмежується, кожен примірник готується для попереднього визначеного адресата або виконавця. Розмноження документів здійснюється у при-сутності особи, відповідальної за документ. Браковані копії підлягають негайному знищенню.

Усі справи з грифом “КТ” обов’язково вносяться до но-менклатури підприємства.

По закінченню календарного року спеціально створена комісія виконує такі роботи:

•          перевіряє наявність усіх документів з грифом “КТ”;

•          відбирає документи з грифом “КТ” для архівного зберігання;

•          відбирає документи з грифом “КТ” для знищення.

Перевірка наявності документів з грифом “КТ” за рішен-ням керівництва підприємства може здійснюватися з іншою періодичністю, наприклад після закінчення кварталу. При втраті конфіденційного документа про це негайно інфор-мується керівник підприємства. Вживаються всі заходи, щоб розшукати документ. Для розслідування факту втрати керівник підприємства створює спеціальну комісію. У випадку, коли розшук не дав позитивних наслідків, складається акт, а до “Журналу реєстрації” вноситься про це відповідний запис.

При звільненні з роботи співробітника, відповідального за документи з грифом “КТ”, здійснюється перевірка наявних до-кументів, які передаються заново призначеній для цього особі. Про це складається акт приймання-передачі, що затверд-жується керівником підприємства або його заступником.

На особу, яку на підприємстві було допущено до КТ і яка звільнилася з роботи, зобов’язання про нерозголошення конфіденційної інформації поширюється ще протягом двох років після звільнення, якщо інший термін не був обумовле-ний трудовим контрактом.

При передачі справ до архіву на документи з грифом “КТ” складається окремий опис. Архівне зберігання таких доку-ментів здійснюється в опечатаних коробках у приміщенні, ку-ди забороняється несанкціонований доступ.

На документи з грифом “КТ”, що відібрані для знищення, складається акт. Процес знищення відбувається в присут-ності комісії. При цьому робиться все залежне, щоб була ви-ключена можливість поновлення наявної в цих документах інформації.