Warning: session_start() [function.session-start]: Cannot send session cookie - headers already sent by (output started at /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php:6) in /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php on line 7

Warning: session_start() [function.session-start]: Cannot send session cache limiter - headers already sent (output started at /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php:6) in /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php on line 7

Warning: file_get_contents(files/survey) [function.file-get-contents]: failed to open stream: No such file or directory in /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php on line 82
4. Організація контролю за виконанням документів : Діловодство : Бібліотека для студентів

4. Організація контролю за виконанням документів


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 

Загрузка...

Реєстрації документа — це одночасно і початковий етап контролю за його виконанням. Реєстраційні і контрольні функції при цьому нерозривно пов’язані і здійснюються за до-помогою згаданих журналів і карток. Часто користуються спеціальною контрольною картотекою, у яку вкладаються картки на документи, строки виконання яких передбачені про-тягом наступного місяця. У контрольній картотеці картки розміщують за датами виконання документів, що дає мож-ливість здійснювати контроль кожного дня.

Основна мета контролю — забезпечити виконання тих до-кументів, що за дорученням керівника взяті на контроль.

Контроль забезпечує своєчасне та якісне виконання доку-ментів. Йому підлягає виконання всіх зареєстрованих доку-ментів.

Відповідальність за виконання документа несуть особи, вка-зані в розпорядчому документі (наказі, рішенні, вказівці тощо), резолюції керівника та безпосередні виконавці. У тих випадках, коли документ виконується кількома виконавцями, відповідаль-ним є виконавець, який у резолюції вказаний першим.

Безпосередній контроль за виконанням документів покла-дається на канцелярію або спеціально створену контрольну службу. У структурних підрозділах його здійснює секретар або особа, відповідальна за ведення діловодства.

Строки виконання документів вираховуються в календар-них днях від дати підписання або затвердження для створюва-них установою документів чи від дати надходження для вхідних. Ці строки можуть бути типовими та індивідуальни-ми. Для окремих, найбільш масових категорій документів

 

встановлюються типові строки виконання відповідно до актів вищих органів законодавчої та виконавчої влади України. В інших випадках строки виконання документів не повинні пе-ревищувати 10 днів. Триваліші строки встановлюються для документів, складних за характером виконання.

Індивідуальні строки виконання встановлює для найбільш важливих документів керівник установи. Кінцева дата виконання фіксується в тексті документа.

Якщо у вхідному документі зазначений строк, до якого пе-редбачається одержати відповідь, його потрібно дотримувати-ся. Зміна строку виконання проводиться лише за вказівкою керівника в такому порядку: типові строки — прийняттям но-вого акту, індивідуальні — керівником, який його встановив.

Продовження строку виконання має бути оформлене відразу ж після одержання документа виконавцем або не мен-ше ніж за три дні до його закінчення, якщо в процесі виконан-ня з’ясувалося, що вкластися у встановлений строк неможли-во. Якщо цього не зробити, документ вважається невиконаним у строк. Припинити виконання документів або відмінити їх виконання має право лише вища в порядку підпорядкування організація, організація — автор документа і орган державного нагляду.

Строки підготовки (оформлення), подання (відправ-лення) і типові строки виконання документів закріплю-ються інструкцією з діловодства.

Контроль за виконанням документів включає:

•          постановку документа (доручення) на контроль, фор-мування картотеки контрольованих документів;

•          перевірку своєчасного доведення документа до вико-навця;

•          попередню перевірку і регулювання ходу виконання;

•          облік і узагальнення результатів контролю виконання документів (доручень);

•          інформування керівника про хід та підсумки виконан-ня документів (доручень);

•          повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданнях колегіальних ор-ганів;

•          зняття документів з контролю;

•          формування картотеки виконаних документів.

Контроль за виконанням документів відображається у

реєстраційно-контрольних картках, додаткові примірники яких виготовляють при взятті документів на контроль. Одно-часно на лівому полі першої сторінки документа, що підлягає контролю, ставиться штамп “Контроль” або літера “К”, після чого документ передається виконавцю, а додатковий примірник реєстраційної картки вміщується в контрольну картотеку.

Картки контрольованих документів групуються в спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за строками виконання документів, ви-конавцями, групами документів (накази, рішення тощо).

Дані про хід виконання документів, одержані шляхом те-лефонного запиту або під час перевірки структурного підрозділу-виконавця, вносяться до графи “Контрольні відмітки” контрольної картки. При цьому попередні записи не закреслюються.

В установі з обсягом документообігу понад 25000 доку-ментів на рік періодично складаються і надсилаються в струк-турні підрозділи-виконавці переліки документів, не викона-них у встановлений строк. Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до контрольної служби.

В установі зі значним документообігом контроль за вико-нанням документів може провадитись за допомогою комп’ютерної і електронно-обчислювальної техніки. Підсум-ком автоматизованого пошуку є виведення напоказ шуканої інформації або повідомлення про її відсутність. Автоматизова-ному контролю виконання підлягають документи зі строком виконання не менше ніж 5 днів.

Нагадування виконавцям про строки виконання, зведення стану виконання, відомості про перенесення строків завершення виконання тощо виводяться на друкарський пристрiй (принтер).

Документ вважається виконаним лише тоді, коли постав-лені в ньому питання вирішені і кореспонденту дана повна відповідь.

Після виконання документи знімаються з контролю; зня-ти документ з контролю може тільки та відповідальна особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі і картці робиться позначка про зняття з контролю. Дані про ви-конання документа і зняття з контролю вносять у контрольну картку.

За автоматизованої форми контролю після виконання до-кумента виготовляють машинограму, яку використовують у довідковому дублюючому масивi (директорiї, файлi), що пере-дається на зберігання до відомчого архіву одночасно з доку-ментами.

Дані про наслідки виконання взятих на контроль доку-ментів періодично узагальнюються і доповідаються керівни-цтву установи, на оперативних нарадах, засіданнях колегіаль-них органів з пропозиціями щодо поліпшення роботи. Зведен-ня про виконання документів, що підлягають індивідуальному контролю, подаються за встановленою формою.