2. Робота з вихiдними документами


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 

Загрузка...

Документи, які відправляються з підприємства, назива-ються вихідними.

Оброблення вихідних документів включає ряд операцій:

•          складання проекту документа;

•          узгодження проекту документа;

•          перевірка правильності оформлення проекту докумен-та секретарем;

•          підписання документа керівником (затвердження в не-обхідних випадках);

•          реєстрація документа;

•          відправка документа адресату;

•          підшивання другого примірника (копії) документа до справи.

Прийняття конвертів, перевірка правильності адресата

 

Відкриття конвертів, перевірка вкладень

Попередній розгляд (сортування)

 

Передача листів з позначкою "особисто" працівникам підприємства

 

Проставлення відмітки про надходження (вхідного штампу) на документі

Реєстрація

Передача документів керівникові

Розгляд документів керівником (резолюція)

Внесення відомостей з резолюції до журналу або картки реєстрації

Передача документів заст. директора, до структурних підрозділів або виконавцям

Передача документів виконавцеві

 

Проект вихідного документа складає виконавець, пра-вильність його оформлення перевіряє секретар-референт підприємства.

Вихідні документи оформлюють у двох примірниках, за винятком факсів і телефонограм, які складаються в одному примірнику.

Уся вихідна кореспонденція мусить оброблятися та відправлятися централізовано канцелярією підприємства. Як правило, вона відправляється в день одержання від структур-них підрозділів або наступного дня.

Під час приймання від виконавців вихідних документів необхідно перевіряти:

•          правильність оформлення документа, розміщення на ньому реквізитів;

•          правильність зазначення адреси кореспондента;

•          наявність усіх необхідних підписів на документі та до-датках до нього;

•          наявність віз на копіях документів, що залишаються в справах;

•          наявність на документі позначки про додатки;

•          відповідність кількості примірникiв кількості адресатів.

Документи, що надсилаються водночас одному і тому са-мому адресату, вкладаються в один конверт. На конверті про-ставляються реєстраційні номери всіх документів, які знахо-дяться в конверті. Якщо оригінал документа підлягає повер-ненню, то на верхньому полі першої сторінки проставляється штамп “Підлягає поверненню”.

Оригінали наказів, планів, протоколів тощо необхідно за-лишати в установах-авторах цих документів. Підрозділам над-силаються їх другі примірники.

Документи, які адресують постійним кореспондентам, ре-комендується відправляти в конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським способом.

Основнi правила вiдправлення вихiдної документацiї (кореспонденцiї):

•          Відправлення або передача працівникам підприємства документів без їх реєстрації в канцелярії неприпустима.

•          У разі відправлення кореспонденції за кордон після прізвища адресата вказується спочатку номер будинку, вули-ця, місто, графство або штат, країна і поштовий індекс.

•          Можливе застосування конвертів з невеличким плас-

тиковим віконцем. Головне при цьому — визначити, щоб місце

написаної адреси на листі відповідало розмірам віконця.

•          У правому верхньому куті конверта поряд з марками інодi вказують порядок надсилання і особливості вкладеної кореспонденції.

•          Документи, які доставляє кур’єр, необхідно передавати адресатам під розписку у відповідному журналі.

•          Створені засобами обчислювальної техніки документи відправляються із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації.

•          Копію супровідного листа підшивають до справи на за-гальних підставах.

•          Усю вихідну кореспонденцію та інші поштові відправ-лення структурні підрозділи або виконавці передають у кон-кретно визначені для цього години, встановлені інструкцією з діловодства конкретної установи.