Warning: session_start() [function.session-start]: Cannot send session cookie - headers already sent by (output started at /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php:6) in /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php on line 7

Warning: session_start() [function.session-start]: Cannot send session cache limiter - headers already sent (output started at /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php:6) in /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php on line 7
1. Приймання, розгляд і реєстрація документів : Діловодство : Бібліотека для студентів

1. Приймання, розгляд і реєстрація документів


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 

магниевый скраб beletage

Приймання документів

Усю кореспонденцію, що надходить до установи, приймає канцелярія. Прийманню підлягає також і доплатна кореспон-денція, оплата якої здійснюється на підставі конвертів, де за-значена її сума.

У канцелярії розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис “особисто” чи адресованих громадським організаціям установи (профкому, жіночій раді тощо).

При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність, а та-кож відповідність номерів на документах і конвертах. У разі відсутності документа або додатків до нього, невідповідності номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий залишається в канцелярії. Зразок акта наведено в Додатку 1.

Якщо виявлено пошкодження конверта, необхідно зроби-ти відповідну позначку в поштовому реєстрі.

Зберігати конверти і додавати їх до документів необхідно у випадках, коли лише за конвертами можна встановити адре-си відправників, час відправлення і одержання документів, ко-ли в конверті відсутні окремі документи або номери доку-ментів не відповідають номерам на конвертах. Конверти дода-ються також до судових, арбітражних справ, позовних заяв і касаційних скарг та листів, заяв та скарг громадян.

Неправильно оформлені (не підписані, не засвідчені), по-шкоджені або надіслані не за адресою документи повертають-ся відправникові або пересилаються за належністю.

Розгляд документів

Попередній розгляд документів здійснює керівник канце-лярії установи або інша призначена для цього особа відповідно до розподілу функціональних обов’язків.

Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на ті, що потребують обов’язкового розгляду керівництвом (влас-ником) установи або безпосередньо виконавцями відповідно до їх функціональних обов’язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення терміну виконання. Здійснюється він у день одержання документів або в перший робочий день у разі їх надходження у неробочий час. Доручен-ня вищих органів управління, телеграми і телефонограми не-обхідно розглядати негайно.

У ході попереднього розгляду документів варто керувати-ся Положеннями про установу та її структурні підрозділи, по-садовими інструкціями, класифікаторами ділянок та питань діяльності установи, номенклатурами справ, схемами руху до-кументів.

Керівництву або власникові установи насамперед переда-ються документи урядових та інших вищих органів, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципо-вих питань діяльності установи і потребують їх вирішення. Інші документи передаються структурним підрозділам і вико-навцям за призначенням. Наслідки розгляду документів фіксуються в резолюції.

З метою забезпечення ритмічності роботи канцелярія за погодженням з керівництвом установи чи її власником роз-робляє графіки доставки кореспонденції підрозділам.

Реєстрація документів

Реєстрація документів полягає у фіксації факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовних позначень — реєстраційних індексів з подальшим за-писом у реєстраційних формах необхідних відомостей про до-кумент.

 

Реєстрація документів — це запис необхідних відомо-стей про документи з позначкою на них індексу та дати реєстрації. Мета реєстрації — забезпечити облік, контроль за виконанням та оперативність пошуку документів.

Основним принципом реєстрації документів є одно-кратність. Кожен документ повинен бути зареєстрований тільки один раз.

Вхідні документи реєструються в день одержання, вихідні та внутрішні — в день підписання. Реєстрація проводиться централізовано — в канцелярії підприємства. На лицьовому боці першого аркуша всіх вхідних документів у правому ниж-ньому куті проставляється реєстраційний штамп, який фіксує факт і дату надходження документа до підприємства.

Документи, що не підлягають реєстрації, передаються за призначенням. Реєстраційний індекс вхідного документа складається з порядкового номера документа, індексу струк-турного підрозділу та індексу справи за номенклатурою, в яку буде підшито документ або його копія.

Вхідні відповідні документи, які не потребують надсилан-ня відповіді на них, одержують індекс ініціативних вихідних документів. Відповідно вхідні документи, на які треба давати відповідь, реєструють як ініціативні за новим реєстром.

Усі документи залежно від призначення поділяють на вихідні (якщо направляються до іншої організації), вхідні (як-що приходять з інших організацій) та внутрішні (якщо готу-ються, оформлюються та використовуються чи виконуються в межах підприємства).

У свою чергу вихідні та внутрішні документи залежно від змісту тексту поділяються на ініціативні та відповідні.

•          Ініціативним називається документ, що містить запи-тання до іншої організації, на яке буде одержана відповідь.

•          Відповідним називається документ, що містить відповідь на одержане запитання.

Підприємництво організує і веде листування з вищими та іншими організаціями, а також громадянами в межах своєї компетенції, визначеної Статутом.

Листи направляються:

1)         на вимогу вищих галузевих та функціональних органів;

2)         на прохання сторонніх організацій, підприємств та ус-танов;

3)         при здійсненні оперативного зв’язку;

4)         на прохання громадян.

Передача документів на всіх етапах проходження (на роз-гляд, виконання, від одного виконавця до іншого) здійснюється тільки через робітника, що вiдповiдає за діло-водство, за резолюцією керівника підприємства.

У цілях раціональної організації діловодства в підприємствах, у зв’язку з численністю документопотоків, не-обхідно визначити ті з них, які найбільше впливають на здійснення основних функцій підприємства. Вивчення інфор-маційних потоків дає можливість визначити завантаженість структурних пiдроздiлiв підприємств прийняттям, передачею та обробленням документальної інформації.

Організація документообігу значною мірою залежить від обсягу кореспонденції. Обсяг документообігу є одним з най-важливіших показників управлінської діяльності підприємства.

Приймає і оброблює вхідні документи секретар-референт.

Документи, які надходять до підприємства, проходять такi етапи:

•          первинне оброблення;

•          попередній розгляд;

•          реєстрацію;

•          розгляд документів керівництвом;

•          направлення на виконання;

•          контроль виконання;

•          виконання документів;

•          підшивку документів до справи.

Первинне оброблення надходжень кореспонденції поля-гає в перевірці правильності доставки та цілісності вкладень; фіксуванні факту надходження документа та пiдготовці коре-спонденції, доставленої не за призначенням.

 

Під час перевірки цілісності вкладень усі конверти, за ви-нятком тих, які мають помітку “особисто” та листів на адресу громадських організацій, розкриваються.

При цьому перевіряють цілісність конверта та вкладення. У разі виявлення пошкоджень, відсутності документів чи до-датків до них слід повідомити про це кореспондентові.

Сортування здійснюється на:

•          листи, заяви, телеграми;

•          документи, які відносяться до переписки за заявами;

•          інші документи.

Анонімні звернення не реєструються.

Конверти, які надходять з кореспонденцією, зберігаються та додаються до документів:

•          тільки тоді, коли по конверту можливо виявити адресу адресанта, дати відправки та отримання документа або коли дати мають розбіжності;

•          при некомпетентності вкладених документів;

•          якщо документ необхідно представити для підтверд-ження витрат по оплаті кореспонденції.

Інші конверти знищуються.

Для фіксування факту надходження на документі, який підлягає реєстрації, проставляється реєстраційний штамп на полі реквізиту “відмітка про надходження”, де записується да-та одержання документа — це факт реєстрації документа.

Передача вхідних документів керівникові повинна здійснюватись після реєстрації в машинно-орієнтованій реєстраційно-контрольній картці (РКК). Перелік реквізитів РКК наведено в табл. 4.

Прийняття управлінського рішення по конкретному доку-менту — одна з основних функцій керівника, вирішальна лан-ка в технології управління.

Перелік обов’язкових реквізитів для заповнення машино-орієнтованої реєстраційно-контрольної картки (РКК)

 

Реквізити       Поясненая до заповнення

Вид документа          Заповнюється відповідно до назви документа, що реєст-рується. Під час реєстрації листів графа не заповнюється

Автор, кореспондент           Під час реєстрації документа, що надійшов, записується назва установи (особи) — автора документа. При реєст-рації документа, що відправляється, записується назва установи (особи) — кореспондента. Допускається застосування скороченої назви організації

Дата документа         Дата, надана документу установою-автором, перено-ситься на РКК трьома парами арабських цифр (число, мі-сяць, рік)

Індекс документа      Індекс, наданий документу автором, переноситься на РКК з документа, що надійшов або відправляється

Дата надходження    Дата надходження документа до установи переноситься на РКК також трьома парами арабських цифр (число, місяць, рік)

Індекс надходження Індекс, наданий документу установою-одержувачем, переноситься під час реєстрації надходження на РКК: з реєстраційного штампа. Після виконання документа до-повнюється номером справи за номенклатурою справ або іншими індексами

Заголовок або короткий зміст документа  Переноситься заголовок, сформульований на документі; в разі відсутності такого він формулюється згідно з правилами

Резолюція      Переноситься на РКК з документа основний зміст дору-чення, автор і дата резолюції

Відповідальний виконавець            Прізвище, ініціали відповідального виконавця переносяться з резолюції, можливе зазначення номера телефону

Термін виконання     Проставляються число, місяць, рік трьома парами арабських цифр. Під час реєстрації ініціативного документа, що відправляється, записується дата відповіді, що очікується

Позначка про виконання     Короткий запис вирішення питання за суттю або дата та індекс документа відповіді

 

Склад обов’язкових реквізитів у разі необхідності може бути доповнений: зазначенням виконавця, його розпискою в одержанні документа, ходу виконання, додатками тощо. Поря-док розміщення реквізитів визначає установа.

Керівник підприємства, розглядаючи вхідний документ, повинен визначити виконавця, дати чіткі і конкретні вказівки щодо виконання документа і встановити реальні терміни.

Документи, які відправляються з підприємства, назива-ються вихідними.

Оброблення вихідних документів включає такі операції:

•          складання проекту документа;

•          узгодження проекту документа;

•          перевірка правильності оформлення проекту докумен-та секретарем;

•          підписання документа керівником (затвердження в не-обхідних випадках);

•          реєстрація документа;

•          відправка документа за адресою;

•          підшивка другого примірника (копії) документа до справи.

Проект вихідного документа складає виконавець, пра-вильність його оформлення перевіряє секретар-референт підприємства.

Вихідні документи оформлюються в двох примірниках, за винятком фактів і телефонограм, які складаються в одному примірникку.

Усю кореспонденцію, яку слід відправити, здають секрета-рю-референту в день підпису, а ту, що надійшла в другій поло-вині дня, — не пізніше першої половини наступного дня.

Документи, які слід відправляти, передаються повністю оформленими, підписаними та зареєстрованими.

Секретар-референт, який оформлює підписані документи на відправку за призначенням, повинен:

•          перевірити правильність адреси одержувача;

•          перевірити наявність підпису на першому примірнику документа;

•          поставити на документі номер листування;

•          поставити на документі посилання на вхідний пропуск;

•          вказати на копії документа дату підписання, номер ли-стування;

•          перевірити наявність додатка, вказаного виконавцем у листі;

•          внести в копії документа всі поправки, доповнення, зроблені під час підписування оригіналу;

•          поставити зверху першої сторінки супровідного листа штамп (належить поверненню), якщо документ, який надсилається, має бути повернутим.

Неправильно або неохайно оформлені документи, а також оформлені, на низькому культурному рівні повертаються керівникові органiзацiї.

Вихідні телеграми та телефонограми мають порядкову ну-мерацію та реєструються для обліку в усіх формах (журналах, реєстрах) у такому самому порядку, як і інша кореспонденція.

Реєстраційні номери документів присвоюють у порядку зростання таким чином:

1)         ініціативних вхідних документів та ініціативних вихідних у межах кожної з цих групп;

2)         розпорядчих (наказів, наказів щодо особового складу) та протоколів нарад у керівництві організації — в межах спра-ви, до якої вони відносяться;

3)         внутрішніх документів — у межах справ, до яких вони відносяться.

Зразки журналів реєстрації вхідних, вихідних та внутрішніх документів наведено на рис. 11, 12.

 

Порядковий номер   Куди і кому направлена

кореспонденція         Короткий зміст         Індекс підрозділу

1          2          3          4

 

 

Дата надход-ження та індекс доку-мента  Кореспон-дент та індекс одер-жаного до-кумента          Корот-кий зміст    Кому направлено документ на резолюцiю           Резолюція (чи кому направлено документ)            Позначка про вико-нання документа

1            1           2           1      3         4           |         5           6

Рис. 12. Журнал реєстрації вхідних документів

Реєстраційні номери вхідних і вихідних документів скла-даються з порядкового номера документа, умовного позначен-ня структурного підрозділу чи посадової особи, номера спра-ви, до якої буде підшито документ, або його копію. Наприклад, номер документа 81/02-04 засвідчує, що 81 — порядковий но-мер документа в журналі реєстрації, 02-04 — номер справи за номенклатурою. Можуть бути й інші системи реєстрації.

У практичній діяльності організацій використовуються дві реєстраційні форми: 1) журнали і 2) картки, що мають такі графи:

•          індекс (номер) документа;

•          дата документа;

•          автор   документа   (внутрішня   організація)   —   для вхідних документів;

•          адресат (кореспондент) — для вихідних документів;

•          резолюція;

•          виконавець;

•          строк виконання;

•          відмітка про виконання;

•          номер справи.

Фірми на власний розсуд можуть вибирати оптимальний

склад реєстраційних граф.

Реєструються документи з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання та оперативного використання наявної в них інформації.

Як правило, реєстрація документів здійснюється цент-ралізовано. Децентралізована реєстрація припускається в уста-новах з обсягом документообігу понад 10 тис. документів на рік, з територіально роз’єднаними структурними підрозділами та у випадках, спричинених специфікою діяльності установи. Місце реєстрації документів закріплюється в інструкції діловодства установи, до якої додається затверджений керівником (власни-ком) установи перелік документів, що не підлягають реєстрації.

Реєстрації підлягають усі документи, що потребують обліку виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо) як ті, що створюються і використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ та приватних осіб.

Кожний документ реєструється в даній установі лише один раз: вхідні — у день надходження або не пізніше наступ-ного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створю-вані — у день підписання або затвердження. В разі передачі за-реєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого повторно він не реєструється.

Реєструють документи в межах груп залежно від наймену-вання, виду, автора і змісту. Окремо, наприклад, реєструють урядові документи, накази керівника з основної діяльності, накази щодо особового складу та про відрядження, рішення колегії, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бух-галтерські зведення, заявки на матеріально-технічне постачан-ня. У процесі реєстрації документам надаються умовні позна-чення — реєстраційні індекси, які складаються з порядкових номерів у межах типу документів, що реєструються і доповню-ються індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів тощо.

Для реєстрації всіх категорій вхідних і створюваних доку-ментів у державних установах застосовується реєстраційно-контрольна картка, придатна для оброблення засобами обчис-лювальної техніки. У невеликих установах з обсягом докумен-тообiгу до 500–600 документів на рік допускається застосову-вати журнальну форму реєстрації.

За карткової форми реєстрації вид і визначення кількості картотек залежить від конкретних потреб роботи установи. В установах, де довідкові картотеки ведуться в структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються у двох примірни-ках (для канцелярії і структурного підрозділу, якому картка передається разом з документом). У разі, коли документ бе-руть на контролль, виготовляють три примірники картки.

Для зручності реєстраційні картки групують в обліково-довідкові картотеки, які заводяться окремо на кожний кален-дарний рік. Такі картотеки, як правило, складаються з двох ча-стин: виконаних і невиконаних документів. Перша частина ви-користовується для пошуку виконаних документів з певного питання, друга — для пошуку документів у процесі їх виконан-ня за виконавцями, кореспондентами або строками виконан-ня. Якщо реєстраційних карток багато, їх розкладають за розділами за напрямками діяльності установи, покладеними в основу назв її структурних підрозділів.

У міру виконання документів картки з розділів першої частини з проставленими на них необхідними позначками пе-реставляють у відповідний розділ і рубрику другої частини картотеки.

За журнальної форми реєстрації документів рекоменду-ється вести такі журнали реєстрації:

а)         урядових документів;

б)         наказів керівника установи з основної діяльності;

в)         наказів щодо особового складу;

г)         відряджень;

ґ) рішень колегії установи;

д)         актів ревізій фінансово-господарської діяльності тощо.

Автоматизована реєстрація документів проводиться

централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних за-собами обчислювальної техніки.

Запис здійснюється з РКК, складеної на базі обов’язкових реквізитів реєстрації, що забезпечують сумісність програмних і технічних засобів або шляхом прямого введення з документа реквізитів реєстрації.

У разі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності комп’ютерної мережі — центральний банк реєстраційних даних.

Автоматизовані банки даних забезпечують працівників апарату управління інформацією про всі документи і місце їх знаходження за допомогою введення інформації на дисплей і виготовлення машинограм. При частковій автоматизації по-шукових операцій слід додержуватися сумісності традиційної та автоматизованої систем реєстрації і пошуків.

Пошук необхідної інформації, як правило, здійснюється централізовано на автоматизованих місцях реєстрації та об-роблення інформації. Користувач повинен мати змогу в будь-який момент одержати інформацію про всі або кілька реквізитів реєстрації і місцезнаходження документа.

Існує декілька форм реєстрації документів: централізова-на, децентралізована і змішана. При централізованій системі створюється єдиний довідковий центр роботи з документами. Децентралізована система передбачає реєстрацію в місцях створення чи виконання документів. З урахуванням особли-востей підприємства може застосовуватись і змішана система, коли одна частина документів реєструється централізовано, інша — у структурних підрозділах.

У невеликих комерційних підприємствах найчастіше практикується централізована система реєстрації. Однак вона завжди повинна бути одноактна. Зареєстрований документ не може реєструватися повторно в процесі його обігу в середині підприємства.

Документи при реєстрації розподіляються на декілька груп, кожна з яких реєструється окремо:

•          вхідні документи;

•          вихідні документи;

•          внутрішні документи;

•          комерційні контракти;

•          документи з грифом “КТ” (“Конфіденційно”, “Ко-мерційна таємниця”).

Блок-схему роботи з вхідними документами подано на рис. 13. Порядковий реєстраційний номер документа при-своюється, починаючи з № 1 з першого січня кожного року по 31 грудня. Перелік документів, які не реєструються діловодною службою.

Орієнтовний перелік документів, які не підлягають реєстрації діловодною службою

 

1          Листи, що надійшли в копії до відома

2          Телеграми і листи про дозвіл відряджень і відпусток

3          Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний

4          Графіки, наряди, заявки, рознарядки

5          Навчальні плани, програми. Копії

6          Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій

7          Зведення та інформації, надіслані до відома

8          Прейскуранти цін. Копії

9          Норми витрат матеріалів

10        Поздоровчі листи та оголошення

11        Друковані видання (книги, журнали, бюлетені)

12        Наукові звіти за темами

13        Місячні, квартальні, піврічні звіти

14        Форми статистичної звітності

Примітка. Документи, перелічені в п.п. 4, 6, 11, 12, 13, 14 підля-гають спеціальному обліку у відповідних службах установ (відділі кадрів, бухгалтерії, бібліотеці, відділі науково-технічної інформації тощо).