4. Складання довiдково-iнформацiйної документацiї


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 

Загрузка...

Протокол — документ, який фіксує послідовний хід обго-ворення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, кон-ференціях та засіданнях колегіальних органів (рис. 4). Прото-кол також є документом, який складений офіційною особою для засвідчення якогось факту (протокол інспектора пожеж-ної охорони, санітарного інспектора тощо). За своїм змістом вони наближаються до актів; частка їх невелика.

Протоколи фіксують послідовний процес роботи та прий-няття рішення. У повних та стенографічних протоколах повинен бути зміст усіх виступів з кожного питання порядку денного.

Протоколи ведуть:

•          посадові особи — секретарі, діловоди, стенографісти;

•          особи, вибрані на засіданні, — секретарі, секретаріати.

 

 

Протоколи складають на підставі рукописних, стено-графічних, магнітофонних записів, проведених під час засідання.

Протокол Постійних колегіальних органів

(колегій, комітетів, рад, президій, комісій)

 

У протоколі висвітлюються всі думки, які були висловленi в процесі обговорення, точки зору та заяви, а також усі прий-нятті рішення.

У комерційних організаціях складаються протоколи засідань правління акціонерних товариств, ради директорів (засновників), протоколи загальних зборів акціонерів тощо.

Проведенню засідання будь-якого рівня має передувати підготовча робота. Щоб обговорення не проходило марно, для учасників засідання готується та роздається інформаційний матеріал з питань, які включено до порядку денного. Протокол веде секретар засідання, зборів, який конспектує (стенографує або записує на диктофон виступи учасників).

До формуляра протоколу входять такі реквізити:

1)         найменування відомства, найменування підприємства;

2)         назва виду документа ( протокол), його номер;

3)         заголовок, до складу якого входить найменування ко-легіального органу засідання, наради;

4)         дата проведення засідання;

5)         місце засідання;

6)         склад присутніх;

7)         вказівка голови, секретаря, членів президії;

8)         порядок денний, текст.

Якщо протоколи пишуть у спеціальній книзі, то повна на-зва підприємства і місце складання містяться на першій сторінці обкладинки. За повнотою висвітлення протоколи мо-жуть бути повні і скорочені. Оформлення повного протоколу має особливості. Після двокрапки, з абзацу пишуться прізви-ща та ініцiали промовцiв, а через тире — короткий виклад їх тексту. Якщо після виступу або в ході обговорення ставились запитання, вони повинні бути зафіксовані в протоколі разом з відповідями. Записи виконуються в короткій, лаконічній формі. Під час виборів у протоколах вказують результати го-лосування. Скорочені протоколи складають в тих випадках, коли тексти доповідей та виступів готові і будуть додані до протоколу. В усіх інших випадках протоколи повинні бути по-вними.

Текст протоколу складається зі вступної та основної частин.

У вступній частині після слова “Присутні” вказуються прізвища всіх присутніх на засіданні членів колегіального ор-гану або працівників, а також запрошених осіб. Якщо їх кількість більша 15, до протоколу прикладається список при-сутніх. У цьому випадку у вступній частині протоколу вка-зується тільки їх загальна кількість. Прізвища учасників засідання розміщують в алфавітному порядку (окремо — чле-ни колегіального органу, окремо — запрошені). Після прізви-ща запрошеної особи вказують назву організації, яку він пред-ставляє, місце роботи і посада. На багатолюдних зборах та засіданнях вказують тільки кількість присутніх (присутніх — 90 осіб).

Після виборів голови та секретаря (якщо це потрібно) вка-зують їх прізвища та ініціали.

 

 

Після цього нижче розміщують порядок денний засідання (перелік питань, які треба розглянути).

Питання в порядку денному розміщують за їх важливістю,

складністю і часом обговорення. Прості питання розглядають-

ся останніми. Кожен пункт порядку денного нумерується, за-

писується з нового рядка і відповідає на питання “про що”?

(“Про підсумки роботи          ”).

Основна частина протоколу складається з розділів відповідних пунктів порядку денного. Текст кожного розділу розміщується за схемою:

СЛУХАЛИ:

ВИСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (ВИРІШИЛИ).

Особлива увага надається запису виступів осіб, які мають свою особливу думку щодо змісту основної доповіді. Не обов′язково записувати промову дослівно. Краще написати, про що говорив виступаючий.

Питання до доповідачів і виступаючих записується в такій формі, як вони були сформульовані.

Слово “ПОСТАНОВИЛИ” (ВИРІШИЛИ) пишеться ве-ликими літерами нижче з нового абзацу.

Рішення, якщо воно містить різні питання, треба групува-ти на пункти номерами арабськими цифрами. Кожен пункт починають з нового абзацу.

Якщо рішенням затверджується який-небудь документ, то він додається до протоколу.

Датою протоколу є дата проведення засідання колегіаль-ного органу (зборів, наради), а якщо воно проходить декілька днів, то вказуються дати початку і закінчення через риску.

Протоколи спільних засідань мають дробовий номер з відповідними номерами протоколів різних органів, які брали в ньому участь. Протокол підписують голови і секретар зборів або засідання.

До протоколу додаються необхідні матеріали: доповіді, довідки та ін.

Рішення, які прийняті на засіданні, доводяться до працівників організації (виконавців) у вигляді копії самого протоколу або витягу постановчої частини з нього, або у ви-гляді інших розпорядчих документів: наказів, рішень, складе-них на підставі протоколу.

Протоколи зберігаються не менше ніж 10 років, а потім пе-редаються до архіву.

Під час засідання колегіального органу протокол скла-дається в чорновому варіанті. При цьому використовуються матеріали підготовки наради: кількість та прізвища учасників встановлюються за реєстраційним листком, зміни в порядку денному. Безпосередньо записи веде секретар колегіального органу, який потім і оформлює повний чи скорочений текст протоколу. Кожен виступаючий після засідання повинен ви-правити і підписати текст свого виступу.

Після засідання (зборів) у розпорядження секретаря пере-даються всі письмові матеріали зборів: листки реєстрації при-сутніх, тези доповідей та співдоповідей, проекти рішень, пись-мові запитання учасників та ін.

Протокол підписує голова та секретар. Протоколи зберіга-ються не менше ніж 10 років, а потім можуть передаватись до архіву.

Акт — документ правової чинності, складений однією або кількома особами, що юридично підтверджує будь-які вста-новлені факти або події (дiї).

Наприклад:

•          акт приймання робіт, виконаних за договором;

•          акт приймання-передачі документів;

•          акт приймання-передачі товарно-матеріальних ціннос-тей;

•          акт списання матеріалів;

•          комерційний акт і т.ін.

Акти складають після ухвал, після прийняття завершених

будівельних об’єктів, під час проведення випробувань нової техніки, у разі нещасних випадків, зміни керівництва та у зв’язку з іншими подіями. За необхідності акт затверджує ви-ща організація або керівник підприємства. Акт оформляється комісією, створеною керівником підприємства та затвердженою відповідним наказом. Акти складаються з найрізно-манітніших ситуацій і тому мають багато різновидів: акт прий-мання робіт за контрактом, акт приймання-передачі доку-ментів, комерційний акт. Наприклад, акти інвентаризації, екс-пертизи чи переоцінки, приймання матеріальних цінностей є бухгалтерськими документами. Інші акти складаються у зв’яз-ку з певними подіями (зміна керівництва, нещасний випадок на виробництві та ін.). Реквізити:

1.         Автор документа (назва відомства, організації).

2.         Дата, номер, місце складання.

3.         Гриф затвердження.

4.         Заголовок.

5.         Підстава (наказ керівника організації).

6.         Склад комісії.

7.         Присутні.

8.         Текст.

9.         Відомості про кількість примірників акту, їх місцезнахо-дження.

10.       Перелік додатків до акта.

11.       Підписи членів комісії та присутніх (у разі не-

обхідності).

Структура тексту:

1.         Вступ (підстави для складання акта, перераховані чле-ни комісії, їх завдання).

2.         Констатаційна (суть і характер проведеної роботи, уста-новлені факти, пропозиції, висновки). Акт складають у трьох примірниках: 1-й направляють до вищої організації; 2-й — керівникові організації; 3-й—до справи.

У вступній частині акта вказується посилання на основу його складання (письмове або усне розпорядження керівництва, якісь факти, події, дії).

Потім вказується склад комісії: прізвище та ініціали голови і членів комісії, за необхідності — їхні посади, а також присутніх.

Кожен акт має свій заголовок (Акт приймання-передачі справ та ін.).

 

 

В основній частині акта викладаються мета, завдання, сутність проведеної роботи, її результати у вигляді висновків, резюме, пропозицій. У кінці тексту вказуються дані про кількість складених екземплярів і для кого вони призначені.

Акти підписують голова і члени комісії.

Акти можуть бути внутрішніми і зовнішніми документами організації.

Якщо акти складені з матеріальних, фінансових та інших важливих питань, то їх повинно затвердити керівництво ор-ганізації і завірити підпис печаткою. Після цього вони набува-ють юридичної сили.

Складання актів доручається комісіям, постійно діючим або призначеним керівником. До складання однотипних актів розробляють трафаретні їх бланки.

У вступній частині перераховуються ті особи, які його скла-дали і були присутні, вказуються підстави для складання акта.

Після слова “підстава” вказується розпорядчий документ або усне розпорядження службової особи. Після слова “скла-дений” перераховуються посади, ініціали та прізвища осіб, які склали акт. Після слів “були присутні” (“в присутності”) пере-раховуються посади, прізвища осіб, які були свідками скла-дання акта.

У констатуючій частині викладаються встановлені факти та висновки. Акт підписують особи, які брали участь у його складанні, посади при цьому не вказуються. Акти з матеріаль-них, фінансових питань повинен затверджувати керівник підприємства та засвідчити печаткою, після чого вони набува-ють юридичної сили.

Довідки — документи, які містять опис тих чи інших фактів та подій. Поділяються на дві групи: інформаційного ха-рактеру, які містять відомості службового змісту, та юридичні, які засвідчують юридичний факт та видаються зацікавленим громадянам та організаціям.

Реквізити:

•          назва відомства, установи (адресат);

•          назва виду документа (довідка);

•          дата;

•          місце укладання;

•          заголовок до тексту;

•          текст;

•          підпис; печатка.

Службова довідка повинна об’єктивно відображати стан справ, тому її складання потребує ретельного відбо-ру та перевірки відомостей, зіставлення й аналізу отри-маних даних. У ній можуть наводитися таблиці, приєдну-ватися додатки.

Довідки, які направляються за межі підприємства, склада-ють на бланках і містять такі реквізити: вид документа (довідка), дату, індекс, місце складання, адресат, заголовок, текст, підпис. В заголовок до тексту може включатися дата чи період часу, до якого відносяться відомості про довідку, на-приклад, довідка про стан збереження товарно-матеріальних цінностей в універмазі за 2004 рік.

Підписують довідку особи, які проводили перевірку або аналіз діяльності.

Найбільш розповсюджені особисті довідки, які видаються громадянам для підтвердження місця роботи, проживання, по-сади, заробітку.

Починати текст довідки особистого характеру доцільно з подання в називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку подаються відомості. Не рекомендується вжи-вати звороти типу “дійсно вчиться”, “дійсно проживає”, “цим повідомляємо” і т. ін. В кінці тексту необхідно вказати ор-ганізацію, куди надається довідка.

Така довідка — це документ, який засвідчує біографічні та юридичні факти, діяльність окремих службових осіб. У діло-водстві підприємства найчастіше виникає потреба складати довідки, що засвідчують роботу і оплату праці співробітників. Керівництво підприємства зобов’язане видавати довідку на прохання працівника про роботу в даній організації. При цьо-му може вказуватися спеціальність, посада, кваліфікація, час роботи і розмір заробітної плати.

 

 

Для зручності оформлення можна підготувати довідки-стандарти на бланках формату А5 з адресними даними підприємства і трафаретним текстом.

Довідки, як правило, починаються з прізвища, ім’я та по-батькові в називному відмінку особи, про яку даються відо-мості. Далі викладаються дані про посаду, зарплату.

У правому верхньому куті вказується місце, куди пред-ставляється довідка. Наприклад: дитяча лікарня № 2, ЖЕК №604.

На довідці, обов’язково повинна бути дата її підписання. У тих випадках, коли здійснюється облік видачі довідок в окре-мому журналі, ставиться порядковий номер довідки поруч з датою. Такі довідки готуються в одному примірнику.

Одним з варіантів довідки є документ, що складається на вимогу керівництва і повідомляє інформацію господарської тематики. Наприклад, довідка про хід реалізації продукції за останній місяць. Такі довідки можуть бути внутрішніми і зовнішніми документами. Довідки, що призначені для керівника підприємства і не виходять за межі фірми, складає і підписує виконавець.

У процесі підготовки розгляду важливих питань на засіданнях колективних органів практикується підготовка розгорнутих довідок з аналізом діяльності підвідомчих ор-ганізацій чи окремих підрозділів, діяльність яких розгля-дається на засіданні. Найчастіше аргументація і фактичний матеріал з подібних довідок стають основою для підготовки проекту рішення колективного органу.

Довідки, що готуються на запит зовнішніх організацій, підписує керівник підприємства. При цьому довідка повинна мати заголовок, у якому розкривається короткий зміст тексту і вказується дата чи період часу, до якого відносяться викла-дені у довідці відомості.

Якщо є необхідність включити в довідку відомості з кількох питань, текст поділяється на розділи, кількість яких визначається кількістю питань. Розділи повинні мати заголо-вок і нумерацію арабськими цифрами. Якщо текст довідки має цифрові показники, то його можна оформляти у вигляді таб-лиці.

Довідки з виробничої тематики складаються в двох примірниках. Один з них відправляється адресату, другий підшивається до справи. За наявності в довідці відомостей фінансового характеру її підписує керівник організації, голо-вний бухгалтер і завіряють печаткою.

ЗАПИСКИ

Доповідна записка — документ, адресований керівникові даної чи вищої установи з інформацією про ситуацію, що скла-лася, про наявні факти, явища, виконану роботу з висновками та пропозиціями автора.

Групи доповідних записок:

1)         звітні;

2)         інформаційні;

3)         ініціативні.

Текст доповідних записок пишеться від руки або дру-кується на машинці, комп’ютері. Реквізити:

•          назва адресата (посада, прізвище, ініціали керівника, якому подається записка) (верхнiй правий кут);

•          назва автора документа (зліва);

•          заголовок, який розкриває її зміст;

•          текст: у 1-й частині викладаються факти та події, що ста-ли причиною до написання доповiдної записки; у 2-й частині — висновки та пропозиції з конкретними діями, які, на думку доповідача, необхідно здійснити у зв’язку з викладеними фактами;

•          перелік додатків;

•          підпис автора;

•          дата складання.

Внутрішню доповідну записку підписує той, хто її складає. Зовнішню оформлюють на загальному бланку установи з підписом керівника.

 

 

Службова записка — документ, адресований фахiвцеві чи керівнику одного iєрархiчного рiвня з автором записки даної установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, якi становлять спiльний iнтерес (а також про виконану роботу), з висновками та пропозиціями автора.

Пояснювальна записка. Під цією назвою існує два види документів. Пояснювальна записка може бути поясненням або доповненням до якогось основного документа (звіту, про-екту та ін.). В ній подається опис роботи, без розрахункових даних. Пояснювальною запискою зветься також документ осо-бистого характеру, в якому пояснюються певні дії або вчинки службової особи (найчастіше порушення дисципліни, невико-нання роботи та ін.). Таку пояснювальну записку пише працівник на вимогу адміністрації.

Пояснювальна записка з’ясовує зміст певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо) або пояс-нює причини певного факту, вчинку, події.

Реквізити такі самі, що й у доповідній записці.

Характеристика — документ, у якому дається оцінка діло-вих і моральних якостей працівника. Вона пред’являється при вступі до вузів і технікумів.

Факс — документ, отриманий з допомогою спецiального апарата (телефакса) по телефонних каналах зв’язку. Факс є копiєю переданого документа.

Листи — узагальнена назва різноманітних за змістом доку-ментів, які є засобом спілкування між установами, підприємствами та приватними особами.

Ділове листування — засіб зв’язку підприємства з ор-ганізаціями, зовнішнім середовищем. Через листування ве-дуться переговори, з’ясовуються претензії. В листуванні мож-на виділити два основних види документів — листи і факси.

Зміст кожного листа звичайно індивідуальний. Листи ма-ють бути, як правило, присвячені одному питанню.

Складові частини (реквізити) всіх листів такі:

•          назва й адреса установи відправника листа;

•          номер і дата;

•          назва й адреса одержувача;

•          заголовок;

•          номер і дата листа, що є підставою для складання відповіді;

•          текст;

•          перелік додатків із зазначенням кількості сторінок;

•          підпис керівника.

Усі ділові листи за функціональним призначенням поділяються на такі, що потребують листа-відповіді (лист-на-гадування, лист-пропозиція, лист-запит, лист-вимога), і такі, що не потребують її (лист-попередження, лист-нагадування, лист-відмова, супровідний лист, гарантійний лист, інфор-маційний лист).

За кількістю адресатів розрізняють листи звичайні (над-силається одній інстанції), циркулярні (надсилається цілому ряду підпорядкованих інстанцій з одного джерела) й колек-тивні.

Якщо лист одного змісту надсилається декільком адреса-там, то спочатку зазначається адреса основного одержувача, потім перераховуються інші. Якщо цей документ надси-лається більш ніж чотирьом адресатам, то складається перелік розсилки і на кожному примірнику позначається лише один адресат, якому направляється конкретний примірник.

Листи з фінансових питань підписує керівник і головний бухгалтер. Листи, які надають гарантії, завіряються печаткою організації.

Складання листів іноземним діловим партнерам дещо відрізняється. Існують міжнародні стандарти на основні ко-мерційні документи, в тому числі і на ділові листи, друкують-ся на бланках з полями 2,54 мм.

Колективний лист, навпаки, пишеться від імені керівників кількох підприємств і надсилається на одну адресу.

Переважна більшість листів пишуться на бланках.

Дописують: адресат, заголовок, текст, підпис, прізвища ви-конавця.

 

 

Логічні елементи змісту службового листа: вступ, докази, висновки. Проте зовсім не обов’язково, щоб кожен лист буду-вався за такою схемою.

Текст листа складається зі вступної і основної частин.

•          У вступній частині вказуються причини, які виклика-ли складання листа, з підтвердженням фактів, дати і доку-ментів.

•          У другій частині листа формується його основна мета (пропозиція, прохання, відмова, гарантія, попередження, за-прошення та ін.).

Уміння написати службового листа полягає в тому, щоб правильно визначити, які з перелічених логічних елементів у даній ситуації необхідні, а від яких треба відмовитись. На рис. 5 подано вимоги до тексту листа. Подібність ситуацій, які є приводом для листів, дає можливість застосовувати готові, стандартні вислови і в побудові першої фрази листа, і навіть розробляти типові тексти (або використовувати шаблони).

Вимоги до тексту листа

Лаконічність

Послідовність

J Переконливість

Конкретність

J Об’єктивність у викладі фактів

Всебічне і повне висвітлення питання

Коротке і ясне викладення Рис. 5. Вимоги до тексту листа

 

Залежно від призначення листа і від того, на що автор бажає звернути увагу одержувача, може використовуватись розта-шування логічних частин тексту: Вступ. Доказ. Закінчення.

Початок листа може мати варіанти звертання:

Шановний Віталію Павловичу! Пане Старосельський! Шановні панове ! (якщо невідомі імена одержувачів листа).

Далі можуть йти слова подяки:

Ми були раді отримати Ваш лист…, Велика подяка за факс...

Далі більшість листів продовжуються словами:

В зв’язку з...,

Згідно з контрактом...,

Відповідно до....

Залежно від призначення листа використовують певні звороти.

 

Рис. 6. Класифікація листів за змістом та призначенням

Листи класифікують за змістом та призначенням (рис. 6).

 

 

Супроводжувальні листи:

Відсилаємо Вам..., Направляємо Вам...

Лист — нагадування:

Нагадуємо Вам, що після закінчення терміну пропозиція нашої фірми втрачає силу

Лист — підтвердження:

Підтверджуємо, що партію товару отримано.

Листи — прохання:

Будь-ласка повідомте..., Просимо оплатити протягом.... Ми будемо вдячні, коли Ви...

Листи-повідомлення:

Повідомляємо Вам, що...

Доповідаємо Вам, що          

Ставимо Вас до відому, що...

Листи-гарантії:

Оплату гарантуємо.

Якість товару наша фірма гарантує.

Листи-пропозиції:

Ми раді запропонувати Вам...

Пропонуємо Вам...

Ми можемо рекомендувати...

Ми впевнені, що Ви зацікавитесь...

Листи-вiдмови:

На жаль, Ваша пропозиція не може бути прийнята з таких причин...

На жаль, задовольнити Ваше прохання в найближчий час ми не можемо у зв′язку з...

На жаль, ми не можемо прийняти Вашу пропозицію у зв′язку з...

Листи-попередження:

Корпорація залишає за собою право звернутись..., якщо Ви... Затримка поставок товару може привести до... Дані Вами обіцянки, на жаль, не виконуються, тому ми змушені...

 

 

Листи-запрошення:

Просимо взяти участь...

Запрошуємо Вас...

Ми раді запросити Вас...

Існує додаткова класифікація службових факсів (рис. 7). У нижньому лівому куті листа пишуть прізвище виконавця і номер його телефону, а також ставлять відмітку про виконан-ня документа і направлення його до справи. Якщо лист го-тується не на бланку, тоді для кутового штампа залишають місце — 15 міжрядкових інтервалів.

Інструктивні

(директивні)

Гарантійні

Інформаційні

Рекламні

Комерційні

Рекламаційні

Листи-запити

Листи-вісті

Листи-запрошення

Листи-відповіді

Рис. 7. Класифiкацiя службових листiв та факсiв Отже, за змістом та призначенням листи класифікуються

за певними ознаками.

 

 

Інструкційні (директивні) листи надходять з державних або муніципальних органів влади та управління і за змістом, як правило, це рекомендації, вказівки, пояснення з питань звітності, податків екології тощо.

Гарантійні листи вміщують гарантії оплати, терміни по-ставки або вимоги до якості продукції. Крім керівника підприємства (організації), такі листи підписує головний бух-галтер, і їх обов”язково завіряють гербовою печаткою.

Інформаційні листи умовно об’єднують листи, які містять повідомлення, прохання, нагадування, пропозиції.

Комерційні листи складаються під час укладання та вико-нанні комерційної угоди від імені юридичної особи і мають правову силу. За своїм функціональним призначенням виділяють три типи комерційного листування: Запит, Пропо-зиція (оферта), Рекламація (претензія). Саме ці види ко-мерційних листів найповніше відтворюють процес двобічного обміну документацією між сторонами.

Запит- комерційний документ, який являє собою звернен-ня покупця до продавця, імпортера до експортера з проханням надати докладну інформацію про товар (послугу) і (або) нада-ти пропозицію про постачання продукту.

У запиті, як правило, зазначається назва товару (послуги) й умови, на яких імпортерові бажано отримати товар (кількість і якість товару, його модель (марка), ціна, терміни постачання та умови оплати. Запит ткого роду входить до гру-пи контрактних документів і використовується в операціях з підготовки та укладання угоди.

При відповіді на запит у випадку, коли продавець не може одразу вислати покупцеві пропозицію, він надсилає йому лис-та, де повідомляє необхідну інформацію, зокрема: про прий-няття питання до розгляду; з’ясування можливостей поста-чання товару, що зацікавив покупців; про відмову поставити товар; про зміну умов запиту (наприклад про зміну кількості товару, моделі, термінів постачання); обіцянку надіслати про-позицію щодо постачання товару.

 

 

У випадку, коли продавець може відразу задовольнити прохання покупця і поставити товар, він надсилає пропозицію (оферту).

Пропозиція (оферта) — комерційний документ, який яв-ляє собою заяву експортера (постачальника) про бажання ук-ласти угоду з зазначенням її конкретних умов.

У пропозиції зазначається назва пропонованого товару, кількість та якість товару, ціна, терміни поставки, умови пла-тежу та інші умови постачання залежно від характеру товару.

Пропозиція такого типу за своїм змістом аналогічна текс-ту довору купівлі-продажу, тому що в ній перелічуються всі умови, необхідні для укладання угоди.

У відповіді на пропозицію у випадку, коли покупець зго-ден з усіма умовами пропозиції, він підтверджує (акцептує) її прийняття продавцеві. Тоді зовнішньоторговельна угода вва-жається укладеною. Прийняттям пропозиції є видача замов-лення або укладання контракту. Якщо покупець згоден з умо-вами пропозиції або якщо він не зацікавлений у закупівлі про-понованого товару, він відхиляє її і повідомляє продавцеві. Тоді угода вважається не укладеною.

Якщо покупець не згоден з якими-небудь умовами пропо-зиції (наприклад з кількісю, якістю пропонованого товару, термінами постачання), він повідомляє про це продавцеві.

Рекламація (претензія) — це заява одержувача (адресата) товару про те, що постачальник (контрагент) не виконує до-говірних зобов′язань. У рекламації висловлюються вимоги що-до усунення дефектів, зниження ціни чи відшкодування збитків за постачання неякісних товарів або невиконання і порушення умов контракту. Рекламація повинна мати копії документів, що підтверджують такі порушення. Оформлюють подібні копії у вигляді додатку до основного документа (рекламації).

Кредитні листи використовуються при укладанні кон-трактів з іноземними партнерами (L/c — “leter of credit”), в яких продавець просить надати гарантійний лист з банку по-купця з номером валютного розрахункового рахунка і га-рантіями банку щодо оплати покупцем товарів або послуг.

У листах-запитах підприємство просить дати пояснення якої-небудь події або факту та нагадує про очікування від фірми-контрагента (державної або іншої організації) листа-відповіді. У деяких випадках складаються супроводжувальні листи, коли необхідно дати пояснення до основного докумен-та, надісланого адресатові. У супроводжувальному листі вка-зується, з якою метою надсилається основний документ, що з ним треба зробити і в який термін.

Телеграма — узагальнена назва різноманітних за змістом документів, переданих телеграфом. Телеграма — вид корес-понденції з гранично стислим текстом, спричиненої не-обхідністю негайного втручання в певну справу або терміно-вого розгляду питання. Текст телеграми містить лише словес-ну інформацію (словами слід писати такі знаки, як номер, плюс, відсоток та інші; цифри також пишуться словами). Текст телеграми пишеться особливою телеграфною мовою, суцільним текстом, без абзаців та переносів.

Перед текстом телеграми вказують коротку адресу одер-жувача. Вихідний номер телеграми розміщують наприкінці тексту перед підписом, при цьому до номера дописують дві букви НР. Номер телеграми, на яку відповідають, вказують перед текстом. Текст телеграми відокремлюють рискою.

Після тексту службова особа ставить свій підпис, потім вказують адресу відправника, прізвище особи, яка її підписа-ла, її посаду, ставлять печатку та дату.

Телефонограма — короткий лист, переданий телефоном. Зміст тексту передають адресатові телефоном (текст дик-тується і записується), правильність тексту передають повтор-ним читанням. Адресат має записати такі реквізити телефоно-грами: заголовок, номер, дату, назву адресата та установи, що передала телефонограму, текст, посаду і прізвище особи, що підписала документ, примітку про час прийняття і передачі по-сади і прізвища осіб, які передали й прийняли телефонограму.

Після передачі та приймання телефонограми треба негай-но зареєструвати в спеціальному журналі одержувача та відправника.

 

 

У тексті телефонограми бажано уникати слів, які важко вимовляються, можуть бути перекручені.

Залежно від призначення листа і від того, на що автор ли-ста бажає звернути увагу одержувача, розміщуються логічні частини тексту: вступ, доказ, закінчення.

У вступі адресат готується до сприйняття теми (зазна-чається привід, що спричинив складання документа, викла-дається історія питання). У доказі викладається суть питання (пояснення, міркування, докази), що супроводжуються поси-ланнями на законодавчі акти та інші нормативні матеріали, цифровими розрахунками). У закінченні формулюється мета, заради якої складено документ.