ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ ЩОДО ОРГАНІЗАЦІЇ ДІЛОВОДСТВА В УСТАНОВІ


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 

Загрузка...

Діловодство в організації встановлює загальні правила до-кументування управлінської діяльності в структурних підрозділах і регламентує порядок роботи з документами з мо-менту їх створення або надходження до відправлення або пе-редачі до архіву.

Курс визначає порядок ведення діловодства, його поло-ження поширюються на всю службову документацію, що ство-рюється засобами обчислювальної техніки. Комп’ютерні (ав-томатизовані) технології оброблення документальної інфор-мації повинні відповідати вимогам державних стандартів.

У курсі розглядається порядок ведення діловодства щодо документів з обмеженим доступом, а також діловодства при розгляді заяв, скарг та пропозицій.

Правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловод-них процесів розробляються згідно з вимогами основних по-ложень Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД), дер-жавних стандартів на організаційно-розпорядчу докумен-тацію та нормативних актів і методичних рекомендацій Голо-вного архівного управління щодо організації документального забезпечення.

Загальне керівництво роботою служби документального забезпечення здійснює керівник організації або один з його за-ступників згідно з розподілом обов′язків.

Відповідальність за організацію та ведення діловодства в апараті організації відповідно до вимог ЄДСД, державних стандартів, а також методичне керівництво діловодством у структурних підрозділах покладається на канцелярію, а в се-реднiх та малих пiдприємствах та органiзацiях — на секретаря (або офiс-менеджера). Вимоги керівника чи вiдповiдальної особи цієї служби з питань організації та ведення діловодства і роботи з документами є обов’язковими для всіх працівників апарату управлiння організації.

 

 

Відповідальність за додержання встановлених правил діло-водства, стан діловодства в структурних підрозділах, а також за зберігання і використання документів, що знаходяться в структурних підрозділах на виконанні, до передачі їх на архівне зберігання покладається на керівників структурних підрозділів.

Безпосереднє ведення діловодства у відповідних струк-турних підрозділах здійснюють діловоди (секретарі керівників, інспектори, офiс-менеджери, референти).

На період відсутності діловода структурного підрозділу (відпустка, тимчасова непрацездатність тощо), а також у структурних підрозділах, де за штатним розписом не передба-чено посаду діловода, ведення діловодства покладається за вказівкою керівника структурного підрозділу на одного із працівників підрозділу.

Посадові особи та працівники організації зобов’язані зна-ти і дотримуватися вимог Інструкції щодо виконання розроб-ки, оформлення, реєстрації, порядку проходження, зберігання документів і використання службової документації.

Керівники структурних підрозділів зобов’язані ознайом-лювати всіх прийнятих на роботу осіб з організацією діловод-ства в організації.

Особи, прийняті на посаду секретаря, діловода, інспекто-ра-діловода структурного підрозділу, зобов’язані протягом трьох днів після призначення їх на посаду пройти інструктаж в Управлінні справами з питань ведення діловодства.

При звільненні працівника структурного підрозділу з ро-боти або в разі відпустки, відрядження тощо всі не виконані ним службові документи передаються за вказівкою керівника структурного підрозділу для виконання та зберігання особі, яка його заступає, з відміткою про передачу в реєстраційно-контрольних картках, а справи (документи, література), що були взяті з архіву (бібліотеки), підлягають поверненню до архіву (бібліотеки). У разі необхідності їх отримує в архіві (бібліотеці) призначений працівник.

 

 

Загальні положення щодо організації діловодства в установі

При звільненні або переміщенні діловодів структурних підрозділів складається акт здачі і приймання всіх справ, що знаходяться в поточному діловодстві, і всіх закінчених справ, які підлягають здачі до архіву. Акт складається у двох примірниках, затверджується керівником структурного підрозділу. Один примірник акта залишається у справах структурного підрозділу, а другий передається до Управління справами (канцелярії).

У разі звільнення начальника структурного підрозділу і призначенні нового у приймально-здавальному акті поряд з іншими питаннями висвітлюється стан діловодства (кількість документів, які знаходяться на виконанні, в тому числі прост-рочених, а також звернень громадян, стан архіву тощо).

У разі звільнення керівника діловодної служби всі доку-менти, печатки, штампи, бланки, засоби оргтехніки переда-ються новій призначеній особі згідно з актом, який затверд-жується керівником організації.

Керівники структурних підрозділів зобов’язані:

•          вживати необхідних заходів щодо скорочення службо-вого листування. Забороняється листування між струк-турними підрозділами з питань, які не потребують до-кументального оформлення і можуть бути вирішені в оперативному порядку;

•          забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства та додержання правил ведення діловодства в підпоряд-кованих структурних підрозділах;

•          не допускати витребувань різних відомостей, звітів, зведень та інших документів, які не передбачені право-вими актами і не викликаються необхідністю;

•          здійснювати контроль за дотриманням вимог щодо складання, оформлення документів і організації діло-водства, передбачених державними стандартами на ор-ганізаційно-розпорядчу документацію;

•          сприяти раціоналізації діловодних процесів, вживати

заходів щодо забезпечення діловодної служби сучасним обладнанням, засобами оргтехніки та електронно-обчислювальними машинами (ЕОМ);

• забезпечувати організацію навчання працівників діло-водної служби для підвищення ділової кваліфікації.

Зі службовими документами, що не підлягають розголо-шенню, можуть ознайомитись тільки працівники організації, які мають до них безпосереднє відношення. Ознайомлення інших осіб, видача їм документів чи їх копій, довідок або відо-мостей службового характеру допускається тільки з дозволу керівництва організації.

Публікація службових документів у пресі, оголошення по радіо, телебаченню, використання в доповідях, лекціях, висту-пах здійснюється відповідно до Закону України “Про інфор-мацію” від 2 жовтня 1992 року за № 2657-ХІІ.

Мовою діловодства і документації, а також взаємовідно-син з органами державної виконавчої влади, міністерствами, відомствами, підприємствами, громадськими організаціями та громадянами є українська мова. У випадках, передбачених за-конами, мовою діловодства, документації та взаємовідносин із зазначеними вище органами та громадянами поряд з ук-раїнською мовою може бути мова більшості населення тієї чи іншої місцевості або мова, прийнятна для населення даної місцевості.