3. Складання розпорядчої документацiї


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 

Загрузка...

Наказ — правовий акт, який видається керівником підприємства, організації.

За змістом накази поділяють на накази з загальних питань та за особовим складом.

Проект наказу готує певний структурний підрозділ або окрема посадова особа за дорученням керівника.

Дiї посадової особи, яка готує проект наказу:

1)         вивчає суть питання, збирає необхідні відомості;

2)         звертається до картотеки наказів, щоб переглянути всі накази, які були видані з цього питання з метою уникнення в них дублювання та протиріч;

3)         готує проект наказу, який погоджується з усіма

зацікавленими підрозділами та службовими особами. Візи

 

 

збираються на першому екземплярі. До проекту наказу можна додати документи, які обгрунтовують його доцільність;

4) організує підписання керівником.

Наказ оформлюється на бланку підприємства, має такі реквізити :

•          герб держави (для державного пiдприємства);

•          найменування міністерства (для державного пiдпри-ємства);

•          найменування підприємства;

•          назву виду документа — наказ;

•          дату;

•          номер — нумерація відбувається з січня по грудень (ве-дуть окремо від наказів з особистого складу);

•          місце видання;

•          заголовок до тексту;

•          текст;

•          підпис;

•          печатку;

•          відмітки про погодження.

Проект наказу при необхідності узгоджують шляхом візу-вання з зацікавленими підрозділами, юрисконсультом та посадовими особами, яких він стосується, але в усіх випадках візують виконавець і менеджер структурного підрозділу, який вносить проект наказу або готує його.

З юрисконсультом узгоджують проекти наказів з таких питань:

1)         необхідність видання наказу з даного питання;

2)         відповідність проекту наказу законодавчим та норма-тивним актам уряду України, нормам, положенням, інструкціям державних органів управління;

3)         логічність побудови тексту, відповідність редакції, чіткість формулювань та відповідність окремих формулювань спеціальним вимогам (вимогам КЗпП, суду, прокуратури, ор-ганів охорони праці, соціального захисту, охорони здоров′я, пожежної безпеки тощо).

 

 

Наказ має не тільки адміністративно-правове значення, а й виховне, тому його формулювання повинні відзначатись ви-ключно точністю та високою культурою викладання.

Завізований проект наказу передають керівникові, який вносить у нього зміни та доповнення, підписує наказ і простав-ляє дату.

Виконавець, що готує проект наказу, визначає підрозділи і посадових осіб, яким повинен направляти наказ. Список адре-сатів можна друкувати на зворотній стороні останнього листа наказу або прикласти у вигляді самостійного документу.

Наказ вступає в силу з часу його підписання, якщо інші строки спеціально не обговорені в ньому.

З наказом повинні бути ознайомлені всі названі в ньому особи, які розписуються на одному з примiрникiв наказу або на спеціальному бланку. Інколи накази доводяться до відому всіх працівників і вивішуються для ознайомлення з їх змістом.

Накази із загальних питань і щодо особового складу мають окрему самостійну нумерацію, яка починається з початку ка-лендарного року.

Наказ повинен мати заголовок, який відповідає на запи-тання “Про що?”, наприклад “Про підготовку матеріально-технічної бази організації до роботи в зимовий період”, “Про зміну графіка роботи” і т.ін.

Накази з питань основної діяльності видаються на вико-нання:

1)         вказівок вищих органів управління;

2)         за ініціативою керівника організації як виробнича не-обхідність;

3)         за ініціативою структурних підрозділів організації (не-обхідність видання наказу міститься в доповідній записці).

У наказах, які видаються на підставі розпорядчих доку-ментів вищих органів, доводиться до відому підлеглих підрозділів вказівки вищих органів, конкретизується їх вико-нання в умовах діяльності організації, визначаються вико-навці, методи і строки виконання.

Текст наказу з основної діяльності складається з двох ча-стин: констатуючої і розпорядчої. У першій викладаються та аналізуються факти, що стали причиною видання наказу. Як-що підставою до видання наказу є розпорядчий документ ви-щої організації, то в констатуючій частині вказують назву, но-мер, дату і заголовок до тексту розпорядчого документа, а та-кож передають зміст того розділу документа вищої організації, який був підставою для видання цього наказу.

Констатуюча частина може бути відсутня, якщо дії, запро-поновані для виконання, не потребують ніяких пояснень. У наказах, присвячених різноплановим питанням, констатуючої частини, теж може не бути. У цьому випадку текст наказу складається з параграфів.

Розпорядча частина наказу викладається в наказовому плані та починається словом НАКАЗУЮ, яке друкується ве-ликими літерами на окремому рядку.

Композиція наказу має бути чітка, формулювання катего-ричними, не допускати різних тлумачень, кожний захід почи-нається окремим пунктом, який нумерується арабськими ци-фрами. У кожному пункті перераховуються запропоновані дії, вказуються виконавці кожної дії та строки виконання (кому, що зробити, в якій термін). Якщо доручення виконавцю дається постійне, то термін виконання в наказі може бути відсутнім. Запропоновані для виконання дії називаються в інфінітивній формі (зарахувати, підготувати). Для надання чіткості текстові наказу зі значною кількістю пунктів його роз-порядчу частину доцільно подавати у формі таблиці. Засвідчується розпорядча частина наказу вказівкою органу або особи, на яких покладено контроль за виконанням наказу.

При підготовці наказу слід враховувати, що їх можуть за-читувати перед колективом, а невиправдане багатослів’я ус-кладнює сприймання на слух.

Наказ має не тільки розпорядче, але й виховне значення. Тому мова наказу повинна відзначатися особливою точністю формулювань і високою культурою.

До остаточно підготовленого проекту поправки може вно-сити лише керівник установи, який підписує наказ та ставить дату.

 

 

Датою наказу є дата його підписання керівником. Нуме-рація наказів здійснюється з січня по грудень у межах року (№1, № 2 і т.д.).

При необхідності окремим пунктом у кінці наказу пе-релічують розпорядчі документи, які цим наказом відміняють-ся, змінюються або доповнюються. В останньому пункті роз-порядчої частини вказуються особи, на яких покладається контроль за виконанням наказу. Цей пункт записується так:

“Контроль за виконанням наказу покладається на           ” (повне

найменування посади і прізвища у знахідному відмінку).

Накази щодо основної діяльності нумерують окремо від наказів щодо особового складу (персоналу) організації.

Накази щодо особового складу мають у частині оформлен-ня деякі відмінності від наказів з питань основної діяльності.

Текст заголовка такого наказу формулюється так: про прийняття на роботу, про переведення на іншу роботу, про звільнення, про надання відпустки, про нагородження, про дисциплінарне стягнення тощо.

У таких наказах констатуюча частина може бути відсутня. Розпорядча частина обов′язково поділяється на пункти (у разі потреби). Кожний пункт наказу починається дієсловом, що означає дію:

ПРИЗНАЧИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, ЗВІЛЬНИТИ, ОГОЛО-СИТИ ПОДЯКУ тощо (пишеться великими літерами від ну-льової позиції).

Нижче, з абзацу, великими літерами пишеться прізвище і малими літерами ім′я та по батькові особи, щодо якої ви-дається наказ, її посада, структурний підрозділ, куди вона при-значається з посиланням на відповідні статті Кодексу законів про працю України тощо.

Виклад змісту таких наказів повинен бути уніфікованим.

Для підготовки наказів використовується бланк установ-леного зразка. На зворотному боці останнього аркуша доку-мента зазначається розробник документа і з ким його погод-жено.

 

 

Особливе значення надається доведенню наказу до вико-навців, а також до зацікавлених осiб, бо саме з цього моменту починається практичне виконання наказу. Під час підготовки наказу встановлюється коло підрозділів, куди він має бути на-правлений, і встановлюється його тираж. Cекретар-референт після видання наказу організовує ознайомлення співробітників підприємства з його змістом: один екземпляр наказу знаходить-ся на дошці об’яв, на другому екземплярі, який іде до справи, фіксується ознайомлення з наказом співробітників, відпові-дальних за його виконання. Внизу або на зворотному боці сторінки співробітник пише “ознайомлений”, ставить підпис і дату ознайомлення. У разі необхідності підписаний наказ роз-множується секретарем та роздається виконавцям для роботи.

Аналогічно відбувається робота з такими уп-равлінськими документами, як рішення та розпорядження.

Розпорядження — це вимога до підлеглих для вирішення окремих питань. Розпорядження видають заступники дирек-тора, голови правління, керівники служб у межах наданих їм прав і по колу питань, які записані в Положенні про лінійні або функціональні підрозділи організації.

Наприклад, заступник директора організації з економіки видає розпорядження по економічному відділу, бухгалтерії, фінансовому відділу.

Розпорядження видається з конкретного випадку відхи-лення від заданої програми і повинно зберігати інтереси інших служб. Розпорядження відрізняється від наказу тим, що його можна оскаржити в першого керівника організації.

Аналогічно наказу текст розпорядження має констатуючу і розпорядчу частини. У констатуючій частині вказується ме-та або причина видання розпорядження. Розпорядча частина починається словом “ПРОПОНУЮ” — пропонованi дії. У констатуючій частині необхідно використовувати стійкі фор-мулювання типу “у відповідності”, “у зв′язку”, “з метою” тощо.

Наприклад:

У зв′язку з закордонним відрядженням завідуючого відділом маркетингу Сіренко Т.I. покласти виконання його обов′язків на головного спеціаліста Самсонова М.П. з 01.08.01 р.

 

 

Розпорядження має такі реквізити:

•          найменування структурного підрозділу (якщо розпоря-дження видається його керівником);

•          назва виду документа (розпорядження);

•          дата;

•          індекс;

•          місце видання;

•          заголовок до тексту;

•          текст;

•          підпис;

•          візи.

Видавцями розпорядження можуть бути організації, структурні підрозділи або посадові особи.

В останньому пункті розпорядження вказуються особи, на яких покладається контроль за виконанням розпоряджень.

У державній службі розпорядження видаються Кабінетом Міністрів України, держадміністраціями та виконавчими комітетами місцевого самоврядування в межах прав, наданих їм законодавством.

Рішення приймають місцеві органи державної влади та управління — місцеві держадміністрації, місцеві ради само-врядування, а також інші колегіальні органи — колегії міністерств і відомств, науково-технічні та інші ради, комітети, але в цих випадках рішення не є самостійним розпорядчим до-кументом, а входять до складу протоколу засідання колегіаль-ного органу. Проект рішення колегіального органу візують особа, яка його склала, керівник підрозділу, який вносить про-ект рішення, вказані в проекті виконавці, юрисконсульт, а та-кож посадові особи, відповідальні за виконання рішення.

Текст рішення складається з констатуючої та розпорядчої частин.

У констатуючій частині вказуються причини видання або цілі, які повинні бути досягненні при його виконанні. Якщо рішення видається на підставі розпорядчого документа вищо-го органу, то в констатуючій частині вказується назва, номер, дата, заголовок цього документа, а також наводиться зміст то-

го розділу документа, який відноситься до діяльності ко-легіального органу, що приймає рішення.

У розпорядчій частині вказується назва колегіального ор-гану або виконкому що приймає рішення, потім слово “ВИРІШИВ” прописними буквами на окремому рядку. Якщо є необхідність, то розпорядчу частину рішення ділять на пунк-ти і в кожному з них вказують виконавця (організацію, струк-турний підрозділ і посадових осіб), дію і строк її виконання. У останньому пункті розпорядчої частини рішення вказується посада, прізвище та ініціали особи, на яку покладається кон-троль за виконанням рішення.

Рішення підписує голова та секретар колегіального орга-ну. Вони не можуть змінювати зміст тексту рішення. Під час редагуванні прийнятого рішення зміст тексту не повинен змінюватись. Датою рішення є дата його прийняття на засіданні колегіального органу.

Виписки з рішення колегіального органу розсилаються організаціями особам, яких безпосередньо стосується те або інше рішення, у п′тиденний строк.

Постанова — це форма розпорядчого впливу на хід подій у процесі управління колегіального органу. Постанови вида-ються Урядом України, державними комітетами, комітетами, місцевими державними адміністраціями, радами місцевого са-моврядування, комісіями тощо.

Постановою є також заключна частина протоколу засідан-ня колегіального органу (зборів, правління, президії тощо). Ці постанови включаються до протоколу або додаються до нього. За необхідності можуть оформлятись як виписки з протоколу.

Текст постанови складається з констатуючої та розпоряд-чої частин.

У констатуючій частині фіксуються мотиви передбачува-них постановою дій, дається посилання на розпорядчий доку-мент вищого органу управління — як основа для видання по-станови.

Розпорядча частина починається з найменування ко-легіального органу і слова “ПОСТАНОВЛЯЄ”, яке пишеться великими літерами. Наступний текст викладається у владній наказовій формі (кому, що і коли робити).

Датою постанови є дата засідання колегіального органу, на якому вона прийнята.

Підписують постанову голова та секретар колегіального органу на спеціальних бланках організації.

Реквізити постанови:

•          найменування виду документа (Постанова);

•          дата;

•          індекс;

•          місце видання;

•          заголовок;

•          текст;

•          підписи;

•          візи;

•          гриф узгодження. Вказівки   —   розпорядчий   документ,   який   готують

міністри, керівники об’єднань, організацій, установ. Вказівки — правовий акт керівників єдиноначальних органів державно-го управління переважно інформаційно-методичного характе-ру, пов’язаний із виконанням наказів, інструкцій та інших актів вищих органів управління.

Вказівки видають при оформленні відряджень, рішень поточних організаційних питань, а також для доведення до виконавців нормативних матеріалів.

Реквізити:

•          назва відомства, закладу та структурного підрозділу;

•          назва виду документа (вказівки);

•          дата і місце видання;

•          індекс;

•          заголовок, підпис;

•          відмітка про узгодження;

•          текст.

Ухвала— правовий акт, що приймається місцевими рада-ми, держадміністраціями, виконавчими комітетами. Ухвалою оформлюють також результати діяльності інших колегіальних органів — колегій міністерств та відомств, наукових рад тощо.

В ухвалі зазначаються територія, коло осіб, на які во-на поширюється, конкретні посадові особи, установи, що зобов’язані контролювати виконання документа. З ухва-лою ознайомлюють населення через засоби масової інфор-мації.

Реквізити ухвали:

•          Герб України;

•          назва вищої установи;

•          зазначення місця видання;

•          назва виду документа (ухвала);

•          дата або дата й номер;

•          заголовок;

•          текст ухвали;

•          підписи голови та секретаря держадміністрації чи іншої вищої установи;

•          печатка.