10. Оформлення копій та розмноження документiв


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 

Загрузка...

Копії документів виготовляють тільки з дозволу керівництва організації або керівника відповідного структур-ного підрозділу відповідно до компетенції. Організація може засвідчувати копії лише тих документів, які нею створюються (крім нотаріату).

При вирішенні питань, що стосуються приймання грома-дян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, при формуванні особових справ працівників, ор-ганізація може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтва про одержання освіти тощо).

 

 

Копія з документа відтворюється рукописним або маши-нописним способами, текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, засвідчується підпи-сом службової особи, яка підтверджує відповідність змісту копії оригіналові, і скріплюється печаткою (не гербовою).

У верхній частині лицьового боку першого аркуша доку-мента праворуч вище від реквізиту “адресат” проставляється відмітка “Копія”.

Засвідчувальний напис складається за такою формою: слово “Вірно”, найменування посади, особистий підпис особи, яка засвідчує копію, її ініціали та прізвище, дата засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту “підпис”.

Наприклад:

Вірно

Інспектор відділу кадрів підпис ініціали, прізвище

29.05.06.

Копію службового документа засвідчує своїм підписом посадова особа того структурного підрозділу, в якому зберігається оригінал. Його підпис скріплюється печаткою (не гербовою).

На копіях вихідних документів, які залишаються в спра-вах організації, реквізити бланків не відтворюються, простав-ляється лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, а також дата його засвідчення, посада працівника, який засвідчив копію, та його підпис.

Наприклад:

18.05.06    № 33-14/09-1328

На № 15665/92 від 20.05.06.

Текст

документа

Заступник Голови правління       ініціали, прізвище

Вірно

Інспектор відділу кадрів       підпис ініціали, прізвище

18.06.06.

 

 

Копії вихідних документів повинні мати візи осіб, з якими вони погоджені, візи виконавців; засвідчувальний напис скріплюється печаткою, яка відтворює найменування відповідної установи (не гербова) або її структурного підрозділу (канцелярії). Копії документів повинні мати всі ви-правлення, зроблені при підписанні оригіналу.

Порядок тиражування та копіювання документів засоба-ми розмножувальної техніки визначає керівник організації, необхідність розмноження документів — керівники структур-них підрозділів.

Розмноження документів здійснюється копіювально-дру-карською групою, канцелярiєю, секретарем, офiс-менеджером тощо з дозволу начальника.

Для виконання розмножувальних робіт виконавець запов-нює бланк замовлення встановленої форми, який підписує на-чальник структурного підрозділу.

Документи на розмноження виконавець передає до копіювально-друкарської групи разом із замовленням, яке реєструється в журналі обліку роботи копіювально-друкарсь-кої групи.

За зміст документів, що здаються на розмноження, несуть відповідальність виконавці і начальники структурних підрозділів.

Оригінал документа, що здається до копіювально-дру-карської групи для тиражування, повинен бути надрукований (написаний) із використанням якісної фарбувальної стрічки (чорнила, пасти) такого кольору і насиченості, які забезпечу-ють якісне відтворення документа на розмножувальних апара-тах. У разі невідповідності якості оригіналу цим вимогам копіювально-друкарська група має право не приймати його для роботи.

При отриманнi розмноженого матеріалу працівник, який його одержує, перевіряє повноту і якість виконаної роботи і розписується в журналі за виконану роботу.

Оригінали документів після зняття з них копій поверта-ються виконавцю разом із розмноженими примірниками.

 

 

Документи з грифом “Для службового користування”, об-меженого доступу приймаються для розмноження тільки з дозволу керівника організації

Накази, постанови, розпорядження розмножуються в кількості, встановленій розрахунком надсилання.

При тиражуванні нормативних документів на звороті ос-таннього аркуша оригіналу документа, з якого здійснювалося копіювання, працівники копіювального бюро проставляють номер замовлення на тиражування, кількість розмножених примірників і дату.

Документи, які раніше були розмножені, повторно розмножуються з дозволу начальника Управління справами у виключних випадках.

Начальники структурних підрозділів замовляють розмно-ження службових документів у мінімально можливій кількості, що визначається службовою необхідністю з ураху-ванням встановлених норм забезпечення матеріальними ре-сурсами відповідного структурного підрозділу.

Не дозволяється копіювати документи, які не зареєстро-вані в апараті управлiння організації.

Бланки, реєстраційні картки та інші форми організаційно-розпорядчих документів розмножуються за погодженням із на-чальником управління справами або керiвництва органiзацiї.