9. Позначки щодо наявностi додатків


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 

Загрузка...

Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання доку-ментів, або документ у цілому. Про наявність додатків зазна-чається в тексті або після тексту документа перед реквізитом “підпис”. Назва додатка в тексті документа повинна відповіда-ти назві самого додатка.

Додатки до документів можуть бути трьох видів:

•          додатки, що затверджуються або вводяться в дію відповідними нормативними актами та розпорядчими документами (додатки до нормативних актів та розпо-рядчих документів);

•          додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основно-го документа;

•          додатки, що є самостійними документами і надсила-ються зі супровідним листом.

Додатки повинні оформлюватися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізи-ти (найменування, заголовок, підписи осіб, відповідальних за їх зміст, дату, відмітки про погодження, затвердження тощо).

У розпорядчих документах відомості про наявність до-датків зазначаються в тексті.

 

 

Додатки до нормативного акта та розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей акт або відповідний розпорядчий документ, його дату і номер. Цю відмітку ставлять у верхньому правому куті першого аркуша додатка.

За наявності кількох додатків на них проставляють поряд-кові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 і т.д. Знак № (номер) перед цифровим позначенням додатка не ставиться.

Якщо додаток складається з декількох аркушів, на всіх на-ступних аркушах у правому верхньому куті роблять напис: “Продовження додатка”.

Додатки до вихідних документів візують на двох примірниках; один з них направляють за адресою, а другий за-лишається у справах організації.

Додатки до нормативних актів підписують керівники структурних підрозділів, відповідальні за їх розробку, на лиць-овій стороні останнього аркуша додатка із зазначенням дати.

Додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа, повинні мати відмітку в тексті документа про їх на-явність.

Такі додатки повинні мати порядковий номер і відмітку з посиланням на пункт тексту документа, який вони поясню-ють, та повну назву документа. Якщо назва документа переви-щує кілька рядків, то її дозволяється скоротити.

Відмітку ставлять у верхньому правому куті першого ар-куша додатка.

Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в тексті, то відмітку про наявність додатків оформлюють за формою:

Додаток: на 6 арк. у 3 прим.

Якщо документ має додатки, які не названо в тексті, то їх найменування необхідно перерахувати після тексту із зазна-ченням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

 

 

Додатки: 1. Довідка про виконання плану комплексної пе-ревірки організації у І кварталі 1999 р., на 6 арк. у 2 прим.

2. Графік проведення перевірок дотримання вимог інструкції з діловодства структурними підрозділами ор-ганізації на 1999 р., на 2 арк. у 1 прим.

Якщо до документа додається інший документ, що має до-датки, то позначку про наявність додатка оформляють так:

Додаток: Висновок експертної комісії від 25.04.99 №18-25/158 і додаток до нього, всього на 25 арк. у 3 прим.

Якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається.

При великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на __ арк.

Якщо додаток направляється не в усі зазначені в доку-менті адреси, відмітку про наявність додатка оформлюють за формою:

Додаток: на 6 арк. у 3-х прим., у першу (або другу тощо) адресу.