5. Погодження та затвердження документiв


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 

Загрузка...

Реквізити 24, 25. Відмітки про погодження. Погодження документа полягає в попередньому розгляді його проекту. У процесі погодження визначають правильність зафіксованих положень, їх обгрунтованість, правомірність щодо чинного за-конодавства. У процесі їх погодження виявляються і врахову-ються інтереси різних підрозділів, реалізується комплексний підхід до вирішення питань. Проекти документів, погоджують з установами, організаціями, структурними підрозділами, які компетентні в питаннях, відображених у документі.

Погодження може бути внутрішнім та зовнішнім.

Внутрішнє погодження документів відбувається в такій послідовності: з функціональними, галузевими, територiаль-ними підрозділами, дорадчими органами даної установи та громадськими організаціями; з працівниками, які відповіда-ють за рішення функціональних питань (головні та старші спеціалісти); з фінансовими підрозділами або з головним бух-галтером, юридичною службою, заступником керівника, який займається цим питанням.

Внутрішнє погодження документа оформлюють візою. Віза складається з особистого підпису та дати. Якщо не-обхідно, позначають посаду візуючого та розшифровують його підпис (ініціали та прізвище):

Начальник відділу кадрів     (підпис)   С.І. Петров 25.04.05.

Розшифрування підпису зумовлено тим, що в більшості випадків особистий підпис буває нерозбірливим і за ним важ-ко встановити, з ким погоджено документ.

Якщо виникли зауваження та доповнення до проекту до-кумента, їх викладають на окремому аркуші. В цьому випадку віза має такий вигляд:

Ст.юрисконсульт      (підпис)          В.А.Коваленко

Зауваження додаються

05.06.05.

Проставляються візи на першому примірнику, якщо доку-мент внутрішній. Якщо документ буде відправлено з установи, візу проставляють на тому примірнику, що залишається в ус-танові.

Розміщують візи нижче від підпису керівника в лівому нижньому куті документа.

Зовнішнє погодження документа залежно від його змісту відбувається в такій послідовності:

 

•          з організаціями, які займаються науковими досліджен-нями в тій галузі, до якої має відношення зміст доку-мента;

•          з громадськими організаціями;

•          з органами, які здійснюють державний контроль у певній сфері діяльності (санітарний, протипожежний);

•          з вищими органами загальної або галузевої компе-тенції.

Зовнішнє погодження документа може бути оформлене довідкою, протоколом погодження або грифом погодження на документі.

У відповідності до вимог стандарту гриф погодження розміщують нижче від підпису у верхньому лівому куті доку-мента. Гриф складається зі слова ПОГОДЖЕНО, назви поса-ди особи, з якою погоджується документ (включаючи назву організації), особистого підпису, його розшифрування, дати.

ПОГОДЖЕНО

Начальник відділу кадрів Подільського універмагу

Пiдпис (iнiцiали, прiзвище)

26.07.05.

Якщо погодження провадиться з колегіальним органом або громадською організацією, то гриф оформлюють так:

ПОГОДЖЕНО

Протокол (найменування колегіального органу в родовому відмінку) від 01.02.05 № 12