4. Основні завдання підсистеми "Управління документообігом”


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 

Загрузка...

Реєстрація і збереження документів у системі

Підсистема “Управлiння документообігом” оперує не доку-ментами як такими, а елементами інформації, поставленими у відповідність кожному реальному документу, при його реєстрації в системі. Реєстрації в системі підлягає будь-який до-кумент, поза залежністю від типу носія, на якому він поданий.

 

 

При реєстрації документа в системі заповнюється елек-тронна реєстраційна картка, в яку заноситься основна інфор-мація про документ у структурованому вигляді. Крім загаль-них вiдомостей про кожний документ, до бази даних можна за-нести електронний варiант його оригіналу. На сьогоднішній день застосовуються два підходи до організації збереження електронних документів.

Перший полягає в тому, що власне тіла документів зберігаються у файловій системі серверної операційної систе-ми.

Другий підхід припускає збереження тіл документів у базі даних. У підсистемі “Управлiння документообігом” реалізу-ються обидва підходи. Наприклад, якщо електронний аналог документа подано у якийсь файл на диску, то при реєстрації такого документа можна просто зазначити повний шлях до цього файла. Файл буде оброблюватися за допомогою зв’яза-ного з ним додатка, виклик якого може бути здійснений як із самої підсистеми, так і ззовні. Але, крім того, копiю оригiналу документа можна помістити безпосередньо в базу даних у ви-гляді OLE-об’єкта або тексту. Однак при цьому документ стає цілком недоступним поза системою.

Надалі під терміном “документ” в СУД ми розумітимемо набір інформації про реальний документ, що зберігається в базі даних системи, і доступної при перегляді або редагуванні відповідної йому реєстраційної картки. Елементами докумен-та будемо називати всі реквізити, що вказуються в реєстраційній картці цього документа.

У структурі кожного документа в підсистемі “Управлiння документообігом” можна виділити основні блоки таких типів: блок заголовка і блок позицій. Блок заголовка містить поля, загальні для всього документа і єдині на весь документ. По-зиції документа є блоком документа, в якому містяться дані, число яких у документі може бути довільним. Блок позицій представляється в табличному вигляді, і кожнiй позиції (полю з блока позицій) відповідає визначений стовпець таблиці. Для підтримки однаковості збереження документів і їхнього оброблення всі документи в системі підкоряються єдиній струк-турі з зарезервованим числом полiв різних типів, призначення яких визначає користувач під час настроювання. Для кожного з елементів документа — поля заголовка, стовпців позицій, підсумкових сум за позиціями і перемінними, використовува-них у розрахунках, зарезервовані в системі умовні iмена-мне-монiки, однак кожному з них можна дати свій опис.

Визначені поля документів можуть бути використані для вибору і підстановки в них значень з аналітичних довідників. Наприклад, з довідників підрозділів або співробітників, то-варiв, постачальникiв, клiєнтiв тощо. При цьому можна зада-вати параметри добору інформації з довідників. Крім спо-конвічно закладених у підсистему довідників, можна створю-вати свої користувальні списки для аналітики.

При реєстрації документа в системі можна зазначити доку-менти-джерела, інформація з який може бути перенесена до документа, що реєструється, за спеціально настроюваною схе-мою, а також документи-приймачі, це документи, до яких може бути перенесена необхідна інформація. Крім того, до кожного документа можна оформити декілька додатків. У загальному випадку в підсистемі “Управлiння документообігом” з кожним документом може бути зв’язана довільна кількість файлiв на дисках (так званi “зовнішнi” додатки), а також декілька “внутрішнiх” додаткiв у вид текст і ОLE-об’єктів. Цей зв’язок задається при настроюванні варіантів документів і уточ-нюється при заповненні реєстраційної картки для кожного до-кумента. При створенні нових “внутрішніх” текстових додатків до документів у них можна передавати деяку інформацію з ба-зи даних у вигляді параметрів. Передані параметри визнача-ються при настроюванні відповідного варіанта документів.

Класифікація документів у СУД

Усі документи, роботу з котрими необхідно автоматизува-ти, насамперед варто розбити на основні види залежно від їхнього призначення, прив’язки до завдань і доступу до них співробітників функціональних служб.

 

 

У системі прийнята наскрізна нумерація документів одно-го виду. Правило формування реєстраційних номерів доку-ментів може бути задане при настроюванні кожного виду до-кументів у вигляді спеціальної маски.

Усередині виду документи розрізняються за варіантами. Кожний варіант документа описує конкретну структуру доку-мента, аналітичні, сумарнi, розрахункові й інші поля (реквізи-ти), форму введення для реєстраційної картки, алгоритми за-повнення, перевірки й оброблення, бланки друкування, пе-релік можливих станів і операцій, що можна виконати залеж-но від сукупності станів документа.

При настроюванні варіанта документа передбачено такі можливості:

•          завдання ознаки варіанта, який використовують при нумерації документів;

•          визначення структури документа;

•          описання довідників системи, які використовують при заповненні реєстраційних карток документів,

•          настроюванні екранної форми введення (реєстраційної картки) документа;

•          завдання формул розрахунку значень по замовчанню, а також формул перерахування і перевірки для елементів документа;

•          указівка можливих станів документа і настроювання необхідних операцiй по документу;

•          заповнення стандартного списку розсилання, що буде діяти по замовчанню для всіх документів даного варіанта;

•          завдання переліку реєстрів для вибору документів-основ;

•          укладання списків реєстрів документів-джерел і настроювання схем копіювання даних із джерел;

•          укладання списку варіантів документів-приймачів і на-строювання відповідних схем копіювання даних;

•          настроювання макетів друку документа;

•          укладання типів додатків до документа та їхнє настро-ювання;

•          настроювання  сценаріїв  заповнення  реєстраційної картки документа.

Реєстри документів

Документи одного виду можуть об’єднуватися за визначе-ними умовами в реєстри. Будь-які дії з документами — пере-гляд, пошук, додавання, видалення, зміна з відкриттям форми введення (реєстраційної картки), запуск операцій тощо роб-ляться тільки через реєстри документів.

Реєстр являє собою таблицю відсортованих заданим спо-собом документів за визначений період, що відповідають не-обхідним критеріям.

Критерій добору документів, зовнішній вигляд реєстру та інформація про документи (наприклад, будь-які поля доку-ментів або стани документів), яка відбивається в реєстрі, виз-начає користувач.

Той самий документ може одночасно входити до різних реєстрів, якщо його реквізити відповідають заданим у цих реєстрах критеріям добору документів. Також документи мо-жуть автоматично переміщуватися з одного реєстру до іншого залежно від свого стану внаслідок виконання передбачених для кожного документа операцій.

Операції та етапи оброблення документів

Будь-який документ у системі може мати декілька можли-вих станів, наприклад, “оформлений”, “погоджений”, “затверд-жений” тощо, і може змінювати свій стан у міру вчинення дея-ких операцій.

Можливі операції настроюються в цілому для варіанта до-кументів. Кожній операції привласнюється код, дається най-менування, указується, при якій комбінації станів операція до-ступна для виконання і як по завершенні операції змінюються стани, а також у якому стані повинен бути документ, щоб мож-на було зробити “відкат” операції, і в який стан повинен він пе-рейти після відкату.

При реєстрації факту вчинення будь-якої операції по до-кументу зберігаються такі ключові дані: коди виду і варіанта документа, реєстраційні дата і номер документа, код операції і дата/час її виконання. Також фіксуються код АРМ і код кори-стувача, що зробив операцію. Для кожного документа в сис-темі ведеться історія зроблених по ньому операцій із мож-ливістю її детального перегляду.

Маршрутизація документів

У модулі “Управлiння документообігом” імітація руху до-кумента за визначеним маршрутом реалізується шляхом послідовного відображення цього документа в міру зміни його стану в різних відповідним чином настроєних реєстрах без фізичного його переміщення.

Повноцінна маршрутизація документів із контролем їх виконання забезпечується дотриманням певних умов при на-строюванні системи.

1.         У процесі опрацювання кожного варіанта документів за-значити етапи оброблення документів (операції по документах)

2.         Заповнити списки розсилання для необхідних варіантів документів, що будуть підставлятися по замовчанню в усі до-кументи цих варіантів. Для завдання “жорсткої” маршрути-зації при настроюванні варіанта можна встановити прапор “Заборонити зміну маршруту”. Жорстка маршрутизація за-кладається в опис моделі ділового процесу на етапі впровад-ження системи, але надалі, у випадку зміни порядку функціонування апарата керування, вона може видозмінюва-тися.

3.         Настроїти необхідні реєстри документів із різними умо-вами добору документів за їхніми станами. У підсумку той са-мий документ зможе послідовно “переходити” з одних реєстрів в інші при зміні свого стану в результаті виконання встановлених для нього операцій.

4.         Задати права доступу груп користувачів за настроєними реєстрами, настроїти виклики необхідних реєстрів у меню кожного з АРМiв.

Для здійснення контролю виконання документів у підсис-темі реалізуються такі функції:

 

•          Контроль доставки документа. У списку розсилання документа фіксуються дата і час надходження докумен-та до кожного адресату.

•          Контроль прочитання документа. Кожний користу-вач може підтвердити своє ознайомлення з документа-ми, що надійшли до нього. При цьому в списку розси-лання документа проставляється оцінка в графі “Оз-найомлений” навпроти відповідного адресата.

•          Моніторинг і контроль виконання документа. Для кожного документа в реєстрі відображається його по-точний стан.

•          Контроль термінів виконання. У меню може бути на-строєний спеціальний пункт для перегляду документа, для якого прострочена дата виконання (або на будь-якому з етапiв їхнього оброблення).

•          Історія виконання документів. За будь-яким доку-ментом можна переглянути історію всіх виконаних по ньому операцій, у якій містяться вiдомостi про дату і час учинення кожної операції, виконавцiв операцій, а також докладні зведення про змiст деяких спеціальних операцій.

Для інформаційної сумісностi модулів корпоративної інформаційної системи передбачено таке:

•          усі підсистеми працюють з єдиною базою даних;

•          припускається організація розподіленої бази даних для роботи з нею різних підсистем;

•          iснує довідник підсистем, що входять до комплексної системи автоматизацiї пiдприємства;

•          список підсистем визначає розробник системи;

•          кожна підсистема має свій набір звітів і свій “EXE”-мо-дуль, що знаходиться в окремій директорії.

Наразі компанією “IНФОСОФТ” розроблено новий про-грамний продукт “Управлiння документообігом”, що являє собою окремий модуль корпоративної системи, призначений для автоматизації діловодства. У цій підсистемі реалізується розширений набір функцій, що забезпечують рішення завдань керування документообігом підприємства: реєстрація, збере-ження й оброблення електронних документів та облікових карток паперових документів (договорів, листів, наказів, про-токолів тощо), а також організація взаємодії користувачів при вирішенні виробничих завдань.

Підсистема “Управлiння документообігом” надає корис-тувачеві ПЕОМ такі можливості:

•          класифікація документів;

•          реєстрація будь-яких електронних документів у системі і створення облікових карток для паперових документів;

•          побудова форм уведення реквізитів документів і алго-ритмів їхнього оброблення;

•          створення макетів для друкування документів;

•          створення повнотекстових документів і додатків до них у різних форматах, у тому числі в текстовому вигляді та у вигляді ОLЕ-об’єктiв;

•          використання довільних довідників системи при за-вданні атрибутів документів;

•          можливість відбитка в однім документі одночасно декількох таблиць із довільною кількістю рядків і стовпчиків;

•          автоматичний розрахунок полiв документів по заданих формулах;

•          пошук документів за їхніми реквізитами;

•          зв’язок документів;

•          завдання етапів оброблення й операцій за документами, контроль виконання документів;

•          визначення маршруту оброблення документа і рух до-кументів за заданими маршрутами;

•          постановка документів на контроль;

•          автоматичне виконання операцій за документами;

•          переведення даних з позицій документів у текстовий редактор WORD з розширенням TXT і RTF;

•          передача даних у додатки WORD, EXCEL, ACCES;

•          автоматична реєстрація звітів у вигляді документів, можливість виклику звіту з документа;

•          робота з HTML-документами;

•          робота з електронною поштою (E-mail );

•          створення, автоматичне ведення і друкування реєстрів документів;

•          розмежування прав доступу користувачів до реєстрiв документів;

•          настроювання меню для АРМiв;

•          функції адміністрування бази даних;

•          ведення різних довідників;

•          побудова довільних звітів і макетів для їхнього друку-вання, а також можливiсть надавати різні iншi сервісні функції.