3. Системи автоматизації діловодного процесу


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 

Загрузка...

При встановленнi на свій комп’ютер пакету Microsoft Office 2000, користувач застосовує новiтнi технології для електронної підготовки документів і може робити це швидко й ефективно. Але якщо доводиться оформляти десятки документів на тиж-день, особливо в комп’ютернiй мережi, при великiй кількостi співробітників, що швидко й ефективно створюють документи, зберігають їх на локальних дисках і дисках мережного файл-серверу, і при цьому витрачається величезна кількість часу на пошук старих документів, то виникає необхідність у застосу-ванні програм, покликаних полегшити життя користувачам, що мають справу з великим iнформацiйним навантаженням, — це

системи управлiння документами (СУД).

Призначення СУД

При застосуванні більшості систем управлiння докумен-тами для підготовки документів використовують звичні офісні пакети або окремі додатки (хоча деякі системи підтри-мують і свої власні формати документів, а також надають засо-би їх редагування).

 

 

На СУД покладено виконання додаткових до основних функцiй, а саме.

•          Організація збереження документів. Деякі системи зберiгають посилання на документи, розподілені в різних місцях мережі ПЕОМ підприємства, інші дозволяють ор-ганізовувати централізовану базу даних документів. Основ-ною метою функціонування таких систем є надання користу-вачам доступу до будь-яких документів, незалежно від того, де документи знаходяться або на якій станції в мережі ПЕОМ був створений документ.

•          Пошук документів, що може здійснюватися на основі повного тексту та/або за конкретними атрибутами доку-ментів.

•          Контроль за використанням документів, блокування використовуваних документів, щоб унеможливити одночасну модифікацію одного документа декількома користувачами.

•          Розмежування повноважень користувачів по доступу до документів.

•          Зв’язування документів, підтримка складних складо-вих документів.

•          Створення документів засобами самої системи або за допомогою зовнішніх додатків.

•          Редагування документів.

Не всі системи управлiння документами підтримують по-вний набір перерахованих функцій. Більшість СУД підтри-мують тільки декілька з перерахованих можливостей, тому при придбанні такої системи звичайно виходять із вимог кон-кретного застосування з урахуванням можливостей подаль-шого розширення.

Рівні СУД

Можна провести розмежування систем управлiння доку-ментами за рівнями систем керування: підприємство, робоча група і система початкового рівня для індивідуальних корис-тувачів. Системи рівня підприємства найповніші за своїми функціональними можливостями і за складністю. Основна їхня ознака — можливість керувати документами, розподіленими по всій інформаційній системі підприємства, незалежно від її складності, територіального розміщення тощо. Інфор-маційна система сучасного великого підприємства може скла-датися з десятків локальних мереж із безліччю серверів та з різними операційними системами. Локальні мережі можуть бути об’єднані в територіальну або глобальну комп’ютерну ме-режу з застосуванням різноманітних засобів зв’язку. Основою інформаційних систем можуть бути великі комп’ютери універсального призначення (або сервери). Система уп-равлiння документами рівня підприємства повинна забезпечу-вати контроль за використанням документів, зручність їхньо-го пошуку і доступнiсть для всіх користувачів, незалежно від фізичного розміщення користувачів і документів, типів опе-раційних систем і устаткування. Для забезпечення цих можли-востей СУД звичайно пропонують віддалений доступ до сер-верів або сховищ документів, переміщення документів між сховищами, управлiння потоками документів.

Системи рівня робочих груп призначені звичайно для керу-вання документами в межах локальної мережі з використанням одного сховища документів. Системи, призначені для індивіду-альних користувачів, мають мінімальний набір функцій і вико-ристовуються для автоматизації базових завдань типу пошуку документів на локальному диску комп’ютера.

Деякі системи побудовані у вигляді компонентів, з яких може бути побудована система практично будь-якого рівня складності, що може застосовуватися як на ізольованих робо-чих місцях, так і в глобальних мережах.

Основні функції СУД

Основні функції систем управлiння документами — це збереження й пошук документів різного типу, створених декількома користувачами.

Збереження документів звичайно організують одним із двох методів:

•          створення централiзованого сховища документiв;

•          створення бази даних з посиланнями на документи, що зберiгаються у файлах iнформацiйної системи.

 

По-різному окремi СУД реалізують пошук документів. Це може бути пошук за повним текстом, за атрибутами або комбінований. При повнотекстовому пошуку iснує більша імовірність знайти документи, про які збереглися тільки фраг-ментарнi (або неясні) спогади. Проте атрибутивний пошук дає можливість шукати документи за ознаками, що не є частиною тексту документа, наприклад, за автором, датою, видом доку-мента тощо. Для організації повнотекстового пошуку при вне-сенні документів у систему їхній текст індексується — бу-дується таблиця, що містить усі слова документів, і з кожним словом зіставляється список документів, у якому воно зустрічається. Об’єм індексу може складати 20–40% від влас-ного обсягу документів. Для зменшення обсягiв індексу зви-чайно використовують перелiк слів, що не вносяться до спис-ку, наприклад деякi частини мови тощо. Адміністратор систе-ми може змінювати цей список. Контроль за використанням документiв та блокування документiв, що модифiкуються (тобто змiнюються), є обов’язковими функцiями СУД.

При цьому переслiдуються двi мети:

1)         адмiнiстратор СУД зможе контролювати використання документiв користувачами;

2)         система не дозволить одночасно модифiкувати доку-мент рiзними користувачами.

Звичайно перший користувач, що створив або внiс доку-мент до СУД, зможе коригувати його, при цьому iншi користу-вачi можуть тiльки переглянути або роздрукувати документ.

Ще в 1995 р. фiрма “Iнформатик” розробила СУД почат-кового рiвня КЛЕРК для робочих груп та iндивiдуальних ко-ристувачiв, що має такі можливості:

•          iнтерфейс, що нагадує конторську папку з закладинка-ми;

•          спільний доступ до документів у локальних мережах;

•          розмежування доступу користувачів;

•          збереження документів довільного типу;

•          створення засобами системи документів на основі шаб-лонів;

•          орфографічний коректор ОРФО;

•          iмпорт існуючих документів довільних типів;

•          вставка документів довільних типів ;

•          збереження документів у базі даних;

•          редагування документів у вікні системи або в окремому вікні додатка, що обслуговує формат документа, який редагується;

•          класифікація документів, що задається користувачем, пошук документів за довільними параметрами, що обу-мовленi користувачем;

•          заповнення параметрів документів із довідників;

•          підтримка зв’язків між документами за допомогою по-силань;

•          перехід між документами за посиланнями.

Система КЛЕРК пропонує метод класифікації документів,

подібний до “паперової” технології. Зовнішній вигляд головно-го вікна системи аналогічний конторській папці з паперами. До-кументи класифікуються за допомогою закладинок.

Кожний тип документів, оброблюваних КЛЕРК, може ма-ти довільну кількість параметрів, що використовуються для полегшення оброблення і пошуку. Для пошуку необхідних до-кументів можна ввести таблицю зі значеннями параметрів, і система сама знайде документи, що задовольняють введеним обмеженням (багатокритерiальнi запити). У системі КЛЕРК прийнята класифікація документів за двома рівнями: роздiли документів і класи (типи) документів. Роздiли — це найбільш загальні групи документів, наприклад: договори, контракти, акти, листи, довідки, факси, прайс-листи, накази.

Класи документів належить до роздiлiв і вмiщують кон-кретні типи документів (наприклад договір оренди). При цьо-му для кожного документа визначеного класу користувач мо-же задати довільну сукупність параметрів, що будуть викори-стовуватися для пошуку і додаткової класифікації документів. Наприклад, для документів класу договору оренди можна за-дати такі параметри: дату договору, орендну плату, тривалість, сторони-учасники договору і т.д.

 

Методи роботи із системою КЛЕРК максимально набли-жені до стилю роботи зі звичайними паперовими документа-ми, що підшиваються в папки. Через головне вікно системи КЛЕРК за допомогою закладень вибирають потрібний роздiл (закладинки над правою сторінкою папки) і клас (закладинки під правою сторінкою) документів.

Користувач може додавати, видаляти і модифікувати такi закладення. На правій сторінці папки звичайно відобра-жається один з документів поточного класу, що відноситься до поточного роздiлу.

У результаті натискання на кнопку “Список” у верхній ча-стині вікна на праву сторінку папки виводиться список доку-ментів поточного класу. За допомогою “відігнутих” кутків сторінок можна послідовно перегортати документи цього кла-су. Ліва сторінка папки багатофункціональна.

Для переключення режиму роботи використовуються за-кладинки під цією сторінкою: на ній може відображатися табли-ця з параметрами документа (закладення “Параметри”), таблиця для формування багатокритерiальних запитів на пошук доку-ментів (закладення “Запит”), системна інформація з документів (закладення “Інформація”), зведення про рівень таємності (сек-ретностi) документів (закладка “Таємність”). Для входу в систе-му необхiдно ввести iдентифiкатор та пароль користувача.

Крiм цього, для кожного користувача визначено рiвень до-ступу до документiв: загальнодоступнi, секретнi та цiлком сек-ретнi документи.