1.5. Документування та документальне забезпечення


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 
75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 
90 91 92 93 94 95 96 

Загрузка...

управлінської діяльності органів державного

управління та місцевого самоврядування

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперовому або магнітному носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Сукупність дій, здійснюваних органами управління по

створенню і використанню документів називається

документуванням управлінської діяльності

В управлінській діяльності використовуються головним чином текстові документи, інформація в яких зафіксована будь-яким пи-сьмовим способом - рукописним або друкарським. Такі документи, оформлені відповідно до певних правил, називають управлінськи-ми, а їх сутність - управлінською документацією.

Управлінська документація являє собою систему документів, що забезпечують управлінські процеси в суспільстві, в установі, на підприємстві, в організації.

Підставою для створення документів в установах є необхід-ність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

3 погляду використання в управлінні розрізняють такі доку-менти:

офіційні, особисті й особистого походження; справжні оригінали офіційних документів, дублікати і копії, ви-тяги з офіційних документів.

Офіційним є документ, створений організацією або посадовою особою і оформлений у встановленому порядку. Під посадовою особою розуміють особу, яка здійснює функції представника влади або займає посаду, яка вимагає виконання організаційно-розпорядчих чи адміністративно-господарських обов'язків.

Особистий - це офіційний документ, що засвідчує особу та її права, обов'язки, службове або громадське становище, ньому мо-жуть бути також інші відомості біографічного характеру.

Особистого походження є документ, який створює особа поза сферою її службової діяльності або виконання громадянських обов'язків.

Справжнім є документ, відомості про час і місце створення якого і про його автора зазначені самому документі або виявлені будь-яким способом і відповідають дійсності.

Оригінал офіційного документа - це перший або єдиний примірник офіційного документа.

Витяг з офіційного документа - це копія офіційного докумен-та, що відтворює його частину і завірена в установленому порядку. Управлінські документи мають такі особливості:

•          створюються і використовуються органами управління (суб'єктами та об'єктами) у відповідності до встановленої компетенції і поставлених завдань;

•          служать засобом закріплення функцій органів управління;

•          містять інформацію правового та довідкового характеру, що відображає природу виконавчої і розпорядчої діяльності пев-ного органу управління;

•          процес створення документів, їх форма, зміст, параметри, на-дають їм загальної значущості та обов'язковості виконання.