12.2. Системи електронного документообігу 12.2.1. Основні поняття


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 
75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 
90 91 92 93 94 95 96 

Загрузка...

У загальнодержавних стандартах термін «документообіг» озна-чає контрольований рух готових документів як всередині організа-ції, так і за її межами. Електронний документообіг охоплює ще й стадії підготовки документів і вільний обмін інформацією по комп’ютерних мережах.

У світі існують два основних типи документів - паперові і їх клони - електронні. Паперові документи породжують електронні (наприклад, сканування документа), і навпаки, електронні -паперові документи (наприклад, процес друку документа).

Електронний документ (ЕД) - це файл, що представляє

змістовну інформацію, яка може бути використана, наприклад,

для пошуку документа або віднесення його до тієї або іншої групи

документів.   

Це може бути текст або електронна форма Microsoft Word, таблиця Excel, повідомлення у форматі електронної пошти, Internet. Файли документів можуть бути неструктурованими (звичайні текстові документи) або структурованими. Останні містять елементи структури, що надає зовнішнім додаткам можливість їх розпізнання (форми Word, електронні таблиці, документи у форматі XML). Ще одним різновидом даної групи документів є файли збірних («складених») документів, наприклад файли Binder Microsoft Office.

Система електронного документообігу (СЕД) повинна підтримувати роботу з усіма типами документів, забезпечуючи прозору навігацію користувачів по всьому доступному інформаційному простору і, за необхідності, безболісно підключати до системи інші типи документів, визначаючи при цьому регламент їхньої обробки. Основним принципом організації систем роботи з ЕД є принцип "інформаційної парасольки" - працювати з усіма типами документів, що пов'язані з життєдіяльністю підприємства.

Життєвий цикл документа (ЖЦ) - це існування документа від моменту його створення до моменту його знищення.

Життевий цикл документа складається з двох основних стадій.

1.         Стадія розробки документа, яка включає:

•          власне розробку самого документа;

•          оформлення документа (реєстрація);

•          затвердження документа.

Якщо документ перебуває в стадії розробки, він вважається неопублікованим, і права на документ визначаються правами доступу конкретного користувача.

2.         Стадія опублікованого документа, яка включає:

•          активний доступ;

•          архівацію    і   розархівацію    (короткострокове   збереження, довгострокове збереження);

•          знищення документа.

Коли документ переходить з першої на другу стадію, він стає опублікованим, і права на документ залишаються тільки одні -доступ на читання. Прикладом опублікованого документа може бути шаблон стандартного бланка підприємства. Крім права доступу на читання, можуть існувати права на переведення опублікованого документа в стадію розробки. Залежно від конкретної стадії життєвого циклу документа архіви підрозділяються на такі типи:

S статичні архіви документів (або просто архіви) - системи, що

мають справу тільки з опублікованими документами; ^динамічні архіви документів (або СКД) - системи, що мають справу як з опублікованими документами, так і з тими, що знаходяться в розробці.

12.2.2. Історія розвитку систем документообігу

Системи документообігу беруть свій початок 3 появи фотоапарата, коли стало можливо створювати зменшені копії документів. Шпигунські технології були конвертовані і стали застосовуватися для створення мікрографічних архівів документів. Мікрофіша зробила якісний стрибок у вартості збереження і копіювання документів, але з погляду швидкості їх пошуку і колективного використання документів усе залишилося на рівні паперових документів.

Поява комп'ютерних систем із колективним доступом дозволила досягти прориву й у цій області. Відбулася трансформація  від   мікрографічних   документів   до   електронних

образів паперових документів, від мікрографічних систем до так званих imaging-систем. Розширена система пошуку, можливість одержувати доступ до одного документа декільком користувачам одночасно, можливість віддаленої і розподіленої роботи при незначній вартості збереження і копіювання інформації зумовило тенденцію заміни мікрографічних документів на електронні. 3 часом ускладнювалося устаткування і програмне забезпечення, з'являлися більш швидкісні і невибагливі до якості паперового документа сканери, спеціальні плати, що дозволяють прискорити процес друку, перегляду і сканування документів, створено оптичні і магнітооптичні роботизовані бібліотеки.

Imaging-системи дали поштовх для розвитку систем розпізнавання машинописних і рукописних символів, тоді ж з'явилися перші workflow- системи, призначені для організації процесу впровадження паперових документів у систему збереження. Надалі workflow-системи були поширені на офісну діяльність підприємств.

На початку 90-х років у США з'явився новий клас систем, призначених для керування електронними документами. В основному це були файли текстових процесорів, і запити на такого роду рішення в основному приходили від федеральних агентств і юридичних компаній. Так з'явився новий клас систем, названий СКД. Розвиток функціональності, наявність функцій роботи з образами документів призвело до того, що сучасні СКД перекривають за функціональністю imaging-системи при приблизно вдвічі меншій вартості. Крім функцій збереження і пошуку, що властиві imaging-системам, у СКД з'явилися функції контролю життєвого циклу документа - на відміну від своїх попередників СКД призначені для роботи з динамічними документами.

12.2.3. Про переваги переходу до електронного документообігу

Для висвітлення переваг переходу до електронного документообігу наведемо оцінки західних консалтингових компаній про те, як співіснують світи електронних і паперових документів.

Компанія BIS підрахувала, що 90% усієї корпоративної інформації залишається на папері.

За підрахунками компанії XPLOR, за останні три роки частка електронних  повідомлень  зросла з  29%  до  44%  від  загальної

кількості повідомлень. Загальний обсяг інформації подвоюється кожні п'ять років і стає в чотири рази більшим за 10 років. Співвідношення кількості паперових і електронних документів складе через п'ять років 50 на 50%, а через 10 років - 30 на 70%. Кількість електронних документів за рік подвоюється, а паперових - зростає лише на 7%.

Документ, як будь-яка річ, що приносить прибуток і допомагає в бізнесі, так само потребує і витрат. Як відомо, підвищувати прибуток можна шляхом зниження витрат. Західні консалтингові компанії провели оцінки витрат на обробку паперових документів. Для уникнення невідповідностей при переносі цих оцінок у нашу дійсність, ці оцінки наведені не в доларах, а в разах, штуках і відсотках. Справа в тому, що дотепер існують значні розбіжності у вартості оплати праці в нас і на Заході, що, природно, є немаловажним стримуючим чинником у переході до електронних документів.

Компанія DELPHI констатує, що 15% усіх паперових документів безповоротно губляться і працівники витрачають до 30% свого часу на їх пошук. За оцінкою компанії Coopers&Lybrand, корпорації роблять 19 копій кожного документа, a 7,5% усіх документів губляться безповоротно. Лише у масштабах США дані втрати складають близько одного трильйона доларів на рік. Тому зрозуміле бажання бізнесменів якнайшвидше позбутися паперових документів і перейти до електронних.

Існують оцінки виграшу компаній внаслідок переходу до електронних документів.

Nortan Nolan Institute оцінює зростання продуктивності праці співробітника на 25-50%, зменшення часу для обробки одного документа - більш ніж на 75% і зниження витрат на оплату площі для зберігання документів на 80%. Приблизно такі оцінки дає й відома компанія Ernst & Young.

Узагальнюючи викладене вище, визначимо переваги електронних документів, які полягають у можливості:

1) обслуговувати клієнта краще. Мета будь-якої організації -обслуговувати краще своїх клієнтів. Упровадження систем електронного документообігу дозволяє виконувати цю задачу більш ефективно. При роботі з ЕД час пошуку документа, а отже й час реакції на запит, набагато менший, ніж при роботі з паперовими

документами. Клієнт одержує відповідь швидше, ніж раніше, і, природно, задоволений набагато більше;

2)         управляти інформацією більш ефективно. Керування

життєво важливими документами, збереженими в електронному

вигляді, радикально поліпшується. Працівник може:

-          одержувати доступ до документів швидше;

-          не губити документи;

-          перейти до засобів правильного зберігання документів;

-          збирати, опрацьовувати документи у більшій кількості, ніж раніше, і приймати рішення швидше і точніше;

3)         захищати документи краще. Технологія дозволяє

зберігати ключову інформацію на оптичних або магнітних носіях.

Це відразу дає значні переваги, а саме, забезпечує:

-          захист від втрати або ушкодження. Втрата всієї або частини інформації для підприємства може загрожувати значними наслідками, аж до банкрутства і повного припинення діяльності. 3 папером усе набагато складніше, ніж з електронними носіями інформації. Папір схильний до багатьох хвороб, а саме - старіння, небезпеки нагрівання і вогню. Крім того, дуже важко зробити копію всього архіву паперових документів на випадок непередбачуваних обставин. Це викликано, по-перше, високою вартістю збереження, по-друге, високою вартістю і тривалим часом копіювання документів. У випадку з електронними носіями усе навпаки. Компактність, швидкість і дешевина копіювання дозволяють робити і зберігати стільки копій інформації, скільки потрібно для забезпечення надійності бізнесу;

-          захист від несанкціонованого доступу. Електронні носії дозволяють зберегти більше інформації в меншому обсязі. Отже менший обсяг дешевше захищати. Крім того, електронна інформація легше обробляється, процес криптозахисту інформації можна автоматизувати і виконувати швидше і дешевше;

4)         підвищити продуктивність праці. Праця будь-якого

співробітника має дві основні складові - продуктивну і

забезпечувальну діяльність. Залежно від категорії працівника і виду

діяльності співвідношення цих складових різне, але при будь-якому

розкладі частка забезпечувальної діяльності залишається чималою.

Операції з паперовими й електронними документами відносяться

до забезпечувальної діяльності, і, отже, скорочуючи час на ці операції, ми скорочуємо частку цієї діяльності, звільняючи час для продуктивної праці. Крім продуктивності праці окремої людини, перехід до електронних документів радикально підвищує продуктивність праці робочих груп (при цьому перехід до обробки електронних документів ні в якому разі не варто розглядати як самоціль). Робота з електронними документами разом з мережевими технологіями дозволяє одночасно багатьом користувачам із робочої групи одержувати доступ до документів, що досить проблематично і дорого при роботі з паперовими документами. А якщо організація у своїй діяльності використовує такі технології, як workflow і groupware, то це надає можливість взаємодії співробітників всередині всіх її підрозділів, що дозволяє уникнути дублювання функцій і задач і, отже, ще знизити витрати; 5) зменшувати витрати:

-          на обробку паперу. При роботі з електронними документами немає потреби робити паперові копії документів для того, щоб вони стали доступні кільком співробітникам організації одночасно. Крім того, це зменшує необхідність наймати на роботу кур’єрів для збору і доставки документів, що забезпечують інфраструктуру передачі інформації між співробітниками;

-          на устаткування. Сканер, факс-плата, програмне забезпечення можуть коштувати менше, ніж високопродук-тивне копіювальне і факс-устаткування;

-          на підтримку процесу обробки. Збереження документів в електронному вигляді може знизити потребу в таких пред-метах, як скріпки, степлери, папки і шафи для паперів;

-          на збереження. Звільнення реальної, фізичної площі, необхідної для зберігання документів, забезпечення необхід-них умов для зберігання паперових документів, створення копій документів тощо.

Однак можна виділити труднощі трьох рівнів при переході на безпаперову технологію роботи з документами:

1) технічна неготовність організацій для роботи з електрон-ними документами (що може виражатися як у тривіальній проблемі відсутності комп'ютера на столах у співробітників, так і в тому, що в організації немає необхідних програмно-апаратних засобів для

переходу документів з однієї форми представлення до іншої - від паперового до електронного - через відсутність сканера);

2) технологічна недопустимість переходу окремих категорій конфіденційних документів в електронний вид (служби безпеки вимагають, щоб такого роду документи передавалися під розпис через довірену особу або кур'єра). He можна випускати з поля зору і таку обставину, як відсутність у багатьох високопоставлених співробітників (керівна ланка) вільного часу для постійного спілкування з комп'ютером, що призводить до процедури переводу документа з електронного виду в паперовий (через друк) або навпаки (шляхом сканування) і створення, наприклад, версій документа;

3) законодавча неврегульованість електронного документо-обігу. Навіть, якщо в межах окремо взятої компанії або організації вирішили перейти до безпаперової роботи з документами, компанія все одно не зможе існувати ізольовано - між нею і зовнішнім світом постійно циркулюють різноманітного роду документи. Виникає необхідність законодавчого вирішення питання, що власне слід розуміти під електронним документом і який його вид може мати юридичну силу (питання, пов'язані з достовірністю документів, що пересилаються, достовірністю підписів посадових осіб тощо).

12.2.4. Принципи побудови інформаційних систем

Як основні принципи побудови інформаційних систем слід визначити такі:

1) Масштабність. Дана властивість є захистом інвестицій ко-ристувача, витрачених на створення і настроювання системи, на-вчання користувачів і обслуговуючого персоналу. Це означає, що система може працювати як з одним користувачем, так і з 10 000, як із 10 документами, так і з 10 мільйонами. При збільшенні наван-таження на систему змінюється лише сервер, на якому вона пра-цює. Тому при проектуванні системи потрібно керуватися принци-пом підтримки максимально можливої кількості операційних сис-тем, а там де це не вдасться, необхідна підтримка Windows NT. Для того, щоб забезпечити перенесення даних, бажана підтримка бага-топлатформних серверів баз даних, таких як Sybase, Oracle, Microsoft, Informix. Якщо ці принципи витримані, тоді у разі різко-го збільшення числа користувачів, і отже, навантаження на систе-

му, можна перейти на більш потужну апаратну платформу при не-змінності самої системи і даних. Крім того, масштабність - це мож-ливість нарощувати потужність системи, не підвищуючи потужно-сті сервера, а збільшуючи кількість серверів на підприємстві. Особ-ливо важливо, щоб при цьому система залишалася єдиним цілим і не потребувала "настроювання з нуля".

2)         Відкритість. Система повинна коректно вписатись у вже

існуючі або нові додатки, крім того, комплекс найчастіше

зобов'язаний функціонувати в гетерогенних і, що особливо

важливо, у розподілених середовищах. Ця вимога тісно пов'язана з

вимогою масштабності, тільки вона її розширює, тому що потребує

одночасної підтримки множини платформ, мережевих середовищ і

серверів баз даних. Крім того, запропоноване рішення має

забезпечувати легке підключення зовнішніх додатків, а це означає,

що додаток повинен мати:

-          відкрите API;

-          підтримку COM (DCOM), CORBA-технологій. Відкритість системи передбачає також підтримку існуючих

стандартів у відповідних областях, пов'язаних з обробкою докуме-нтів. До цих стандартів в області роботи з документами відносяться Shamrock і ODMA (Open Document Management API), в області ке-рування діловими процесами - WorkFlow Coalition API тощо. Підт-римка зазначених стандартів дозволить без особливих труднощів переходити на нові версії додатків;

3)         Модульність і технологічність. He завжди необхідно

впроваджувати весь комплекс роботи з документами на

підприємстві відразу. Це може бути викликано різними причинами:

від відсутності відповідних засобів у даний момент до нездатності

організації враз як мовиться «з понеділка») різко перебудувати

свою роботу. Тому система повинна складатися з модулів, кожний

із яких дозволяє вирішити ту або іншу задачу, причому ці модулі

можуть без особливих зусиль бути додані в працюючу систему в

довільній послідовності. I, що головне, вони мають бути незалежні

один від одного, зберігаючи при цьому глибоку інтеграцію між

собою. Наприклад, розв'язання задачі автоматизації почати можна з

врішення задачі підтримки виконання завдань, а можна з

електронного архіву, але, незалежно від вибору, можна все одно

прийти до повноцінної системи. Неможливо знайти систему, яка

через п'ять хвилин після інсталяції вирішуватиме весь клас задач

оптимально для кожного користувача (якщо, звичайно, технологія роботи з документами у вашій організації цілком відповідає тим настроюванням, які поставляються з комплексом, що буває вкрай рідко), але система повинна потребувати мінімального програмування й адаптації під кожного користувача. Виконання даного принципу знижує ціну, зменшує час впровадження, що, природно, підвищує надійність в експлуатації. Особливе значення і важливість для підприємств набуває чинник простоти модифікації настроювань існуючої системи силами обслуговуючого персоналу (відділ розробки - це, безумовно, зручно, але досить дорого для багатьох організацій) відповідно до динаміки розвитку організації.

12.5.2. Складові частини системи електронного документообігу

Система електронного документообігу - одна з найважливіших

складових інформаційної системи, яка відповідає за управління

вводом документів у систему, збереження, пошук, маршрутизацію,

обробку документів, збір і аналіз інформації про поточний стан ви-

конання ділових і адміністративних процедур.   

Сучасна інтегрована система керування електронними докуме-нтами повинна підтримувати механізми автоматизації комплексу таких задач:

S аналіз організації бізнес-процесів і супутнього документообі-гу;

^збір, зберігання, пошук і перегляд документів;

^маршрутизація й обробка документів, керування бізнес-процесами і правилами проходження документів.

Складовими частинами системи (підсистеми), що працює з документами, є:

1)         системи керування документами;

2)         системи автоматизації діловодства;

3)         архіви документів;

4)         системи створення документів і системи обробки документів;

5)         системи керування вартістю зберігання документів;

6)         системи маршрутизації документів;

7)         системи комплексної автоматизації виробничих процесів

(бізнес-процесів);

8)         системи підтримки прийняття рішень

Кожна підсистема має набір специфічних для неї функцій. При цьому окремі підсистеми тісно взаємодіють між собою. Поділ системи документообігу на підсистеми носить в деякій мірі «академічний» характер. У реальній практиці програмні продукти досить умовно можна віднести до тієї або іншої групи в наведеній класифікації. Як правило, системи реалізують лише частину функцій, при цьому продукт одного класу може містити в собі частину функцій систем іншого класу. Тому побудова системи електронного документообігу з існуючих на ринку продуктів потребує не тільки чіткого розуміння кінцевої задачі, але й відмінного знання ринку програмного забезпечення.

1) Система керування документами. Система керування документами - ядро системи роботи з документами. її основними задачами є:

забезпечення реєстрації інформації, що надходить (заповнення необхідних атрибутів документа);

організація зберігання документів;

підтримка пристроїв зберігання даних різних типів (від швидких магнітних дисків до стримерів, у тому числі підтримка роботи зі знімними носіями);

підтримка міграції документів між пристроями зберігання в залежності від зміни активності обігу інформації. Виділяються два види міграції документів: міграція документів, що настроюється користувачем, і автоматична. Технологія автоматичної міграції документів називається Hierarchical Storage Management, a продукти, які її підтримують - HSM продуктами;

автоматичні операції з документами (копіювання, відновлення, знищення);

організація індексування документів для подальшого їх швидкого пошуку. Сюди відноситься підтримка індексів різноманітних типів. Виділяють два основних типи. Атрибутивний індекс, коли документу присвоюється набір текстових, цифрових та інших значень. Ці значення потім зберігаються в базах даних, і подальший пошук документа здійснюється за цими значеннями. Іншим широко застосовуваним типом індексування документа є побудова повнотекстового індексу за змістом (слова, фрази) документа;

аудит    і    забезпечення    безпеки    документів.    Під    цим

розуміють контроль доступу до документа і протоколювання всіх подій, пов'язаних із документом.

Контроль доступу - це дозвіл або заборона виконання, залежно від повноважень користувача, що ввійшов у систему, таких операцій як: перегляд документа, копіювання документа, знищення документа, редагування документа, керування доступом до документа.

Система керування документами повинна дозволяти розрахо-вувати вартість використання документа. Природно, що вартість документа вимірюється не в грошовому вираженні, а в часовому. Дана функція важлива не тільки для аналізу діяльності підприємст-ва і конкретних співробітників, але і для виставляння рахунків на оплату клієнтам. Окремо слід відзначити можливість використання спеціалізованих апаратно-програмних модулів криптозахисту да-них, що надають додатковий сервіс щодо захисту документів (елек-тронний підпис, шифрування);

інтеграція з додатками обробки документа. Існує множина додатків, що породжують документи. Якщо в організації встановлений корпоративний стандарт на використовувані додатки, то їх число обмежується десятком, якщо ж немає, то подібна задача значно ускладнюється. Виділяють два типи додатків, із якими може відбуватися інтеграція:

-          додатки, що зберігають результати своєї роботи у файлах власного формату;

-          додатки, що готують і виводять результати тільки на друк. Виходячи з типів додатків, випливають два типи інтеграції:

 

1)         інтеграція на рівні операцій із файлами;

2)         інтеграція на рівні виводу на друк.

Як окремий вид інтеграції можна виділити інтеграцію з електронною поштою і факс-системами як найбільш поширеними механізмами передачі інформації;

організація колективної роботи з документами. Як уже відзначалося раніше, організація колективної роботи з елекстронним документом дає серйозний виграш у продуктивності

праці всього підприємства. Спільний доступ до електронного документа є основою для цього;

організація розподілених сховищ документів. В умовах застосування системи керування документообігом часто виникає питання про підтримку розподіленого в просторі сховища. Під вимогою розподіленості розуміємо:

доступ віддалених користувачів до сховища документів у режимі on-line або ж у режимі off-line - коли було б логічним використовувати електронну пошту для відпрацьовування механізмів замовлення-доставки документів;

взаємодію декількох сховищ і одночасний доступ користувачів до інформації, розташованої в різних архівах. Такого роду взаємодія може бути побудована на двох основних принципах:

-          взаємне тиражування сховищ;

-          технологія розподіленого доступу.

2) Системи автоматизації діловодства, Функції автомати-зації діловодства в тому або іншому виді представлені в будь-якій системі автоматизації документообігу. У функції систем автоматизації діловодства не входить зберігання і переміщення документів в організації. В їх функції входить фіксація документів у спеціальній БД, що виражається в заповненні спеціальної картки документа. Вміст картки документа може варіюватися в залежності від сформованої в організації ситуації. Структура документів, зафіксованих у базах даних, спирається на так звану номенклатуру справ, наявну, як правило, у кожній організації, а технологія обліку й обробки документів спирається на сформульоване в даній організації «Положення про діловодство». Документи зберігаються в паперовому вигляді, у спеціальному архіві, але в базах даних відображається їх поточне місце розташування і статус, включаючи атрибути контролю виконання. Зазвичай в системах діловодства розрізняють вхідні і вихідні документи, нормативно-розпорядчі документи, документи колегіальних органів управління, інформаційно-довідкові та інші види документів. Документи, що знаходяться на контролі виконання, підрозділяються за виконавцями, статусом виконання, термінами виконання тощо. Кожен документ у системі являє собою запис у базу даних, що характеризується набором значень атрибутів картки. Крім обліку і пошуку документів у базах даних, система повинна забезпечувати

генерацію звітів, що дозволяють одержати відомості про виконання документів та іншої зведеної інформації.

Для розробки додатків, що виконують функції автоматизації діловодства, найбільш придатними є стандартні інструменти, які використовують для розробки автоматизованих робочих місць, -від настільних баз даних до систем на базі різноманітних SQL серверів. Проте в тому випадку, якщо автоматизація документообігу не закінчиться даним кроком, то можна подумати і про інші інструменти, що забезпечують більш послідовний розвиток системи. Так, наприклад, при переході до електронного сховища документів база даних системи діловодства повинна містити посилання на відповідні об'єкти електронного архіву, при використанні електронних засобів маршрутизації документів система повинна забезпечувати можливість розсилання документів на робочі місця користувачів, визначення поточного місця розташування документа тощо.

3) Архіви документів - це те місце, де власне зберігається електронний документ. При цьому може зберігатися або вигляд до-кумента, або його зміст, або і те й інше. Крім власне зберігання до-кументів, архів повинен забезпечувати навігацію по ієрархії доку-ментів і їх пошук.

На відміну від пошуку за атрибутами документів, що був і в системах попереднього класу, архіви документів повинні забезпечувати повнотекстовий пошук за вмістом текстових фрагментів у документі. В принципі, пошуковий механізм повинен мати деякий інтелект, тобто забезпечувати пошук близьких граматичних конструкцій, а також пошук близьких за змістом слів.

На відміну від систем попереднього класу, в архівах зберігаються самі документи, і тому система повинна забезпечувати розмежування прав доступу до документів. Користувач може ідентифікуватися або за допомогою мережевого імені, або за допомогою спеціального імені і пароля, визначеного в системі керування архівом. Крім поділу прав доступу на рівні користувачів, система повинна забезпечувати виділення груп користувачів або ролей. Такою функцією архіву документів є забезпечення можливості групової роботи з документами, що знаходяться в стадії створення. При цьому використовується функція блокувань документів або Check-In/Check-Out контроль. Вона полягає в тому,  що  коли  один  із  користувачів  системи

починає редагувати документ, останній блокується для доступу інших користувачів доти, поки з ним не закінчиться робота.

Ще однією функцією архіву є підтримка контролю версій. Версії документів можуть фіксуватися або автоматично, або з ініціативи користувача. У разі потреби користувач може повернутися до однієї з попередніх версій документа.

До сервісних функцій архіву документів відносяться можливість створення резервних копій документів без припинення роботи системи, інтеграція із системами забезпечення оптимальної вартості збереження даних та ін.

4)         Системи створення документів і системи обробки

документів. Однією із самостійних функцій систем документообігу є

введення документів в архів. Під цим розуміється перехід від

паперових документів до електронних. У найпростішому випадку ця

процедура зводиться до простого сканування. Проте, як правило,

простого зберігання образу документа недостатньо. Електронний

образ документа повинен мати ідентифікаційні атрибути, що

дозволять ідентифікувати його у системі діловодства і в архіві

документів. Ці операції проводяться вручну.

Більш складною функцією є автоматичне розпізнавання вмісту документа і формування документа, що містить його текст. Для цього призначені програми, що відносяться до класу програмного звбезпечення розпізнавання тексту. Ще більш складною функцією є розпізнавання вмісту форм. При цьому програма визначає наявність записів, у тому числі й рукописних, у визначених полях бланка документа, розпізнає його вміст і автоматично заповнює значення атрибутів даного документа в системі. За необхідності значення полів бланка може вибиратися з довідника, передбаченого в системі.

5)         Системи керування вартістю зберігання документів.

Сьогодні застосовується два підходи до організації зберігання

електронних документів. Перший полягає в тому, що тіло

документа зберігається у файловій системі, другий передбачає

зберігання документів у реляційній або спеціалізованій базі данних.

При зберіганні документів в архіві обсяги зберігання можуть швидко зростати і досягати значних розмір. При цьому інтенсивність звертань до документів, що знаходяться в архіві, не рівномірна. До документів, що знаходяться в роботі, звертаються достатньо часто, у той час як доступ до документів, робота з якими вже завершена, здійснюється дуже рідко. Відповідно, система може забезпечувати

різну оперативність доступу до різних документів. Оскільки вартість зберігання документів в архіві, як правило, обернено пропорційна швидкості доступу, то можна скористатися вказаною закономірністю для оптимізації вартості утримання архіву. Системи керування вартістю зберігання саме і вирішують дану задачу. Забезпечуючи можливість роботи з різноманітною периферією, система забезпечує автоматичне перенесення даних на більш «дешеві» носії у випадку, якщо доступ до них здійснюється недостатньо часто.

6) Системи маршрутизації і контролю виконання. Однією з основних складових систем документообігу є системи маршрути-зації і контролю виконання. При побудові систем маршрутизації можуть застосовуватися два основних підходи.

Перший - документо-орієнтований. Документ є основним об'єктом системи, і маршрутизується саме він, а всі інші параметри маршрутизації асоційовані саме з документом.

Другий - робото-орієнтований, і його основним об'єктом є робота. До роботи може бути прикріплений найрізноманітніший список об'єктів, у тому числі й документи. Природно, робота може існувати і без документів. Другий підхід є більш загальним.

Будь-який процес маршрутизації документів - це рух одного документа, а не множини його копій, як це відбувається в системах електронної пошти.

Розглянемо тепер типи систем маршрутизації.

Вільна маршрутизація. Виділяються два основні типи маршрутів документів:

1.         Послідовна маршрутизація - документ послідовно проходить виконавців один за одним;

2.         Паралельна маршрутизація - документ одночасно надходить усім виконавцям, а завершення маршруту відбувається, коли один або всі користувачі закінчать роботу з документом.

Системи електронної пошти. Мінімальною достатньою системою, яка забезпечує маршрутизацію документів, є система електронної пошти, що здійснює паралельне розповсюдження документів (маршрутизація відрізняється від розповсюдження або розсилання тим, що маршрутизований документ повертається в початок маршруту, наприклад, до ініціатора, а документ, що розсилається, посилається до виконавця без контролю факту повернення).    За    допомогою    додаткових    елементів    система

електронної пошти може забезпечувати послідовну маршрутизацію документів.

Вільна маршрутизація документів із контролем виконання. Контроль виконання включає:

■          контроль доставки завдання - ініціатору видається інформація про те, що його завдання досягло місця призначення (виконавця);

■          контроль читання завдання - ініціатору видається інформація про те, що з його завданням ознайомилися співробітники, для котрих це завдання було призначено;

■          контроль виконання - ініціатору видається інформація про те, що завдання виконане;

■          моніторинг завдання - ініціатор завжди може подивитися, хто і що зараз робить із його завданням;

■          повідомлення про порушення термінів виконання - система документообігу може сповістити ініціатора про те, що послане ним завдання прострочене конкретним співробітником;

■          історія виконання завдань;

■          контроль якості виконання - означає, що якщо користувач говорить про те, що завдання виконано, це ще не означає, що воно дійсно виконано, ініціатор повинен перевірити якість виконання, підтвердити або не підтвердити виконання.

Інформація може видаватися у вигляді зміни статусу завдання у вікнах вхідних і вихідних завдань або у вигляді нового завдання, сформованого системою ініціатору, або за допомогою повідомлення по електронній пошті.

Маршрутизація документів no заздалегідь визначенш маршрутах із контролем виконання (жорстка маршрутизація). Маршрути можуть бути більш складними, ніж прості послідовні або паралельні:

1)         комбіновані з послідовних і паралельних елементів;

2)         умовні, із переходами в залежності від стану тих або інших змінних маршрутів.

7) Системи комплексної автоматизації виробничих процесів (бізнес-процесів). Розвитком систем маршрутизації документів є WorkFlow системи, або системи комплексної автоматизації організаціійно-виконавчих, виробничих процесів (бізнес-процесів). На   відміну   від   систем   маршрутизації   документів,    об'єктом

маршрутизації в них є сукупність даних, використовуваних у визначеному процесі. Більшість спеціалістів в області сучасних інформаційних технологій розглядають технологію WorkFlow як найбільш перспективну технологію керування діловими процесами. Буквальний переклад терміна workflow - потік робіт, є, безумовно, коректним граматично, але майже ніяк не розкриває його змісту.

Більш інформативним є визначення продуктів класу WorkFlow як програмних систем, що забезпечують повну або часткову координа-цію виконання виробничих операцій (завдань, робіт, функцій), що складають, наприклад, структуровані бізнес-процеси підприємства.

При цьому кожна система забезпечує вирішення трьох таких задач:

^розробка опису процесу;

^керування виконанням процесу;

^інтеграція використовуваних у процесі додатків. Використання  технології  WorkFlow  для   вирішення   задачі керування  процедурами  документообігу  дозволяє  досягти  ряду принципових переваг, найважливішими з яких є такі:

1) впровадження системи класу WorkFlow базується не на маршрутизації проходження документів і не на автоматизації групи операцій або виду дій, а на описі процесу, заради ефективного виконання якого здійснюється маршрутизація документів і/або автоматизація операцій. У такий спосіб упровадження системи спрямоване на досягнення стратегічних цілей проекту;

2) технологія WorkFlow не накладає якихось спеціальних обмежень на рівень деталізації процесу і/або ступінь автоматизації виконуваних операцій. В якості елементарної операції припустимо використовувати як рутинну, формальну дію (наприклад, зареєструвати облікові дані клієнта), так і творчу, нетривіальну задачу (наприклад, розробити технологію підйому Титаніка). Таким чином досягається адаптація системи до реальних виробничих процесів (бізнес-процесів) організації, незалежно від їхнього рівня складності;

3) технологія WorkFlow дозволяє об'єднати в рамках єдиного інформаційного простору організації структуровані і неструктуро-вані дані, а також різноманітні програмні засоби обробки інформа-ції. Отже, досягається незалежність правил діяльності і відповідних правил проходження документів від індивідуальних особливостей

організації роботи конкретного співробітника, структури БД, фор-матів представлення інформації.

За оцінками ринку систем класу WorkFlow, проведеними компаніями IDC/Avante і Qvum, лідером серед систем класу WorkFlow є Staffware (Великобританія). Staffware підтримує всі популярні системи: UNIX, Microsoft Windows NT i OS/2 y якості серверних платформ, a клієнтські місця можуть працювати в середовищах Windows 3.1, Windows 95, Windows NT, OS/2, Macintosh або асинхронних терміналах. Система Staffware цілком масштабована, що дозволяє використовувати систему в організаці-ях будь-яких розмірів.

Варто звернути увагу на ще один нюанс. Існуючі системи автоматизації ділових процесів (САДП), як правило, підтримують одну з двох метафор (видів) маршрутизації: 1) жорстку, 2) вільну. Перша з них визначається картою ділового процесу, що конструюється заздалегідь. Таким чином, застосування жорсткої маршрутизації припустимо там, де технологія роботи з документами або просто виконання завдань добре формалізується. Більшість закордонних систем керування належить саме до цього класу програм, що в принципі цілком зрозуміло - за кордоном люблять порядок у всьому, в тому числі й у ділових процесах. У той же час однією з характерних особливостей вітчизняного ведення господарства є наявність випадкового або суб'єктивного чинника, що вносить деяку непевність у структуру ділових процесів. У зв'язку з цим для вітчизняних організацій доцільно використовувати другий вид маршрутизації - вільну коли послідовність етапів ділових процесів визначається (і довизначається) на стадії виконання завдань.

Таким чином, ми приходимо до висновку, що САДП повинна враховувати і національні особливості управління, і тому, у нашому випадку, підтримувати обидві парадигми - і жорстку, і вільну маршрутизацію. Подібний симбіоз двох різних підходів дозволяє уникнути непорозумінь і отримати те поєднання жорсткої і вільної маршрутизації, що найбільш оптимально відповідає специфіці підприємства.

8) Системи підтримки прийняття рішень. Немаловажним моментом у функціонуванні інформаційних систем є необхідність забезпечити, крім засобів генерації даних, також і засоби їхнього аналізу. Наявні в усіх сучасних СКД і СКБД засоби побудови запитів і

різноманітні механізми пошуку хоча і полегшують витяг потрібної інформації, але все ж не спроможні дати достатньо інтелектуальну її оцінку, тобто зробити узагальнення, групування, видалення надлишкових даних і підвищити достовірність за рахунок виправлення помилок і опрацювання декількох незалежних джерел інформації (як правило, не тільки корпоративних баз даних, але і зовнішніх, розташованих, наприклад, в Internet). Проблема ця стає надзвичайно важливою у зв'язку з лавиноподібним зростанням обсягу інформації і збільшенням вимог до інфосистем щодо продуктивності - сьогодні успіх в управлінні організацією багато в чому визначається оперативністю прийняття рішень, дані для яких і надає КСЕД. У цьому випадку на допомогу старим методам приходить оперативна обробка даних (On-Line Analitical Processing, OLAP). Сила OLAP полягає в тому, що на відміну від класичних методів попгуку, запити тут формуються на основі гнучких нерегламентованих підходів.

Сьогодні доступний цілий ряд різноманітних систем OLAP, ROLAP (реляційні OLAP), MOLAP (багатомірні OLAP) - Oracle Express, MetaCube (Informix) та ін.

12.2.6. Використання Internet-технологій

Вибухове зростання Internet, який пов'язують із розвитком нової технології, має у своїй основі просте економічне обгрунтування - ця технологія економічно вигідна, оскільки вартість передачі даних по мережі стає меншою за вартість обчислень на клієнтській машині, і ця тенденція має стійкий характер. Звідси виникають і ті зміни у світі технологій, свідками яких ми є: стрімке зростання пропускної спроможності каналів (biternet-2, нові більш швидкі модеми, супутникові канали для домашнього користувача), присутність у мережі більшості корпорацій і мас медіа, електронна комерція і банки тощо. На основі цих технологій виросли нові напрями бізнесу, a поширеність Internet зростає небаченими темпами (швидше телефонії і телебачення). Все це зумовлює швидке проникнення Internet-технологій і в процеси автоматизації діяльності органів державного управління.

Характеристика Internet-технологій. Internet-технології - це технології, в яких немає нічого революційного, за винятком того, що вже відомі рішення застосовані в новій області. Давно відомі мови розмітки (ТеХ), протоколи передачі даних (TCP) і віддалених сервісів (NSF, POP), розподілені транзакції (монітори транзакцій),

мови, які підтримуються багатьма платформами (С, Perl), тощо. Весь секрет нових рішень - у закладеній споконвічно сумісності, що спирається на відкриті стандарти.

Сама ж технологія поки що достатньо слабка, як і будь-яка технологія на початку свого шляху. Вимоги до системних ресурсів не зменшилися. Проте загальна економія засобів за теперішньої дешевизни комп'ютерних ресурсів, при дорожнечі людських, дуже значна.

Створення реальних прикладних систем на основі Internet-технології, у свою чергу, каталізувало зміни в самій технології. Вперше ставиться під питання необхідність операційної системи (ОС), оскільки для виконання реальних додатків необхідна усього лише службова функція (недарма Sun і Oracle уклали угоду, що дозволяє вбудовувати функції ОС у СКБД і СКБД в ОС).

Значно переглянуті й інші непорушні концепції. Технологія клієнт - сервер побудована на звертанні клієнта до сервера за одним певним протоколом (SQL Net, наприклад). Listener сервера забезпечує з’єднання і обробку запиту. Виникає питання: а чому до СКБД можна звертатися лише за одним спеціальним протоколом? Адже при побудові додатків в Internet доводиться декілька разів виконувати перетворення протоколів http у SGI (Perl, сервлети і т.п.) і потім у SQL. Висновок: можна просто доручити listener'y опрацьовувати запити no http, РОРЗ, ІМАР4, NFS та інших протоколах. Подібна концепція, яка реалізована в Огас1е8і, дозволяє реально перетворити реляційну СКБД у сховище інформації в Internet. Подібні рішення кардинально перевертають наші уявлення про правильну побудову інформаційної системи.

Системи, засновані на застосуванні Internet -технологій. Невід'ємною рисою сучасних КІС стало застосування технологій Internet. 3 огляду на цей факт, при виборі складових КІС необхідно віддавати перевагу програмам (СКД, САДП), що підтримують повноцінну роботу зі звичайного браузера, фактично, мають так званого «тонкого» клієнта і спеціальне серверне програмне забезпечення, що забезпечує функціонування даного клієнта. Як правило, таке технічне рішення дозволяє використовувати стандартні сховища даних (бібліотеки документів, баз даних) із локальних, корпоративних і глобальних мереж, не вимагаючи істотних витрат на додаткове адміністрування і підтримку цілісності, надійності і безпеки зберігання даних.

Розглядаючи питання застосування Internet-технологій, не можна не торкнутися такої важливої проблеми, як забезпечення інформаційної безпеки. Для недопущення несанкціонованого доступу до документів і для запобігання можливим диверсіям вмонтованих засобів СКД і САДП недостатньо. Тому до складу КІС обов'язково повинні ввійти спеціальні програмно-апаратні засоби захисту.

Вони, зокрема, дозволяють шифрувати дані, підтримують електронний цифровий підпис і можуть проводити на його основі аутентифікацію користувачів. Все це забезпечує достовірність і цілісність інформації всередині КІС. Системи керування захистом інформації (СКЗІ) - це відкриті системи, що допускають інтеграцію з зовнішніми програмами, але необхідно звернути особливу увагу на те, чи сертифікована СКЗІ і за яким класом.

Ефективність програмних засобів захисту може бути істотно підвищена за рахунок застосування апаратних і біометричних засобів: апаратних ключів, смарт-карт, устроїв розпізнавання відбитків пальців, сітківки ока, голосу, особи, цифрового підпису.

Відмітимо, що на стику сегментів локальних мереж і Internet бажана установка брандмауерів - засобів контролю за зовнішніми (вхідними і вихідними) з'єднаннями (найбільш типовим прикладом системи даного класу є Checkpoint FireWall-1 фірми Checkpoint Software.). Вони дозволяють відслідковувати передачу інформації практично усіх відомих на сьогоднішній день протоколів Internet.

Концепція XML і проектування системи електронного до-кументообігу. На даний час концепція XML є найбільш модною і популярною. Мова XML призначена для опису інших мов, тобто це метамова. XML дозволяє представити дані у вигляді структурова-ного текстового документа. Розмітка структури задається через так звані теги, що мають певний формат. Прикладом цього є HTML-документ (внутрішній «портрет» web-сторінки), оскільки HTML є реалізацією мови на основі XML і описує набір тегів для візуалізації даних web-браузером. Документи XML - це текстові файли, які містять дані та теги, котрі ідентифікують структури все-редині тексту.

Згідно з концепцією XML структура інформаційної ситеми має вигляд дерева. Основні елементи системи задаються списком XML-тегів. В результаті отримуємо опис інформаційної системи до рівня кінцевих бізнес-об'єктів. Для кожного об'єкта робиться його

опис мовою XML. Будь-який бізнес-об'єкт володіє як мінімум 40-тирма методами: 1) формуванням списку елементів, що належать об'єкту, 2) формуванням інформації по конкретному об'єкту, 3) до-даванням/редагуванням об'єкта, 4) вилученням об'єкта.

Технологічна структура СЕД, побудованої на основі концепції XML, складається із:

1)сервера БД, призначеного для зберігання і обробки інформа-

ції з використанням СКБД, таких як MS SQL Server, Oracle

або ж Sybase. Фактично сервер БД являє собою ПЗ СКБД і

набір таблиць, процедур і запитів;

2)сервера XML-даних, який забезпечує об'єктний інтерфейс

для даних (представлення даних у вигляді бізнес-об'єктів і

реалізація бізнес-логіки), обробку таких даних і реалізацію

певних алгоритмів ІС. XML-об'єкт може містити інформа-

цію, яка не є частиною БД, наприклад, ілюстрації і матеріал,

динамічно отримуваний із Internet. Сервер реалізується на ба-

зі Web-сервера (MS IIS, Netscape або Apachie) або ж у вигляді

окремого додатка, написаного, наприклад, на С або Java;

3)сервера HTML-інтерфейсу,  призначеного  для  формування

динамічних web-сторінок, які візуалізують бізнес-об'єкти із

XML-даних і проводять попередню обробку введеної корис-

тувачем       інформації,       форматування       та       відправку

XML-серверу. Даний сервер реалізується на базі Web-сервера

(MS IIS, Netscape або Apachie).

Переваги використання трьохрівневої архітектури.  Обмін

даних з іншими додатками. Використання XML в якості відкритого

стандарту обміну даними дозволяє вирішувати принципово нові за-

вдання в області побудови корпоративних систем, а саме - ефекти-

вне використання окремих модулів різних виробників в рамках од-

нієї ІС, досягаючи цим такої їх комбінації, що є найбільш оптима-

льною як з погляду функціональності, так і з точки зору фінансових

вкладень.

Робота з ПЗ і апаратним забезпеченням різних виробників. Реалізація XML-серверів і серверів інтерфейсів може бути викона-на для різних програмних платформ, наприклад, в рамках ІС однієї організації можуть використовуватись СКБД Microsoft під Windows NT і Oracle під Solaris, Web-сервери Microsoft і Netscape.

Internet/Intranet-технології і якість обслуговування користу-вачів. Використання Internet/Intranet-технологій як базису для ство-

рення КІС відкриває ще одну найбільш цікаву можливість - управ-ління якістю обслуговування, яка включає власне контроль якості продукції, різні схеми гарантійного і постгарантійного обслугову-вання протягом всього ЖЦ, внесення змін в конструкцію на основі побажань споживача тощо (концепція CRM - Customer Relationship Management). Інша цікава можливість - повнофункціональне вір-туальне представництво компанії в Internet, що надає можли-вість отримувати користувачу повний спектр технічної та інформа-ційної підтримки (виконання замовлення, поетапний контроль цьо-го процесу, зміна строків і т.д.) і виконує функцію оберненого зв'язку (оперативна «гаряча» лінія, участь в дискусіях, внесення пропозицій користувачами).

Повномасштабний віддалений доступ і питання безпеки. Пи-тання безпеки інформації, яка передається мережею, не має безпо-середнього відношення до реалізації КІС, оскільки над ними пра-цює ціла індустрія розробників спеціалізованого ПЗ. У кожному конкретному проекті створення КІС може бути вибрана система безпеки, яка найбільш задовольняє з точки зору функціональності та вартості. Можливість віддаленого доступу до корпоративної ін-формації буває дуже необхідною.

Відкритість та простота обслуговування. Одним із основних критеріїв оцінки ПЗ для побудови КІС є його гнучкість і адаптова-ність під конкретного замовника. Дуже часто адаптація великих клієнт-серверних систем ускладнюється через наявність внутрішніх спеціалізованих мов. У разі використання Internet/Intranet-технологій розробник передає замовнику всі тексти, які написані на DHTML, XML, JavaScript, а навчання спеціалістів і доробка про-грам забирають мало часу, оскільки всі ці технології є абсолютно відкритими. Крім цього, факт відсутності спеціалізованої програми-клієнта само по собі дає значні переваги. Одна із них - суттєве ско-рочення чисельності обслуговуючого персоналу, тому що при ін-сталяції, помилках настройки, зміні версій вся робота йде лише на сервері і спеціалістам не потрібно витрачати час на обхід усіх ро-бочих місць.

Нова можливість - ASP (Application Service Provider). У зв'язку з передбачуваним випуском провідними виробниками ПЗ Internet-версій своїх продуктів з'явилась поки що теоретична можливість розміщувати КІС на серверах віддаленого провайдера і працювати з нею по каналах Internet. Але і в Росії, і в Україні цей

підхід не знайде підтримки найближчим часом. По-перше, це пов'язано з неякісними каналами Internet, а по-друге, із загальною недовірою, що склалася в економічному та комерційному середо-вищі за останнє десятиріччя - керівник організації не захоче дові-рити свою корпоративну інформацію сторонньому провайдеру.