11.5. Забезпечення схоронності документів. Перевірка їх наявності


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 
75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 
90 91 92 93 94 95 96 

Загрузка...

Документи з грифом «Для службового користування» повинні зберігатися у службових приміщеннях і бібліотеках у шафах (схо-вищах), які надійно замикаються і опечатуються. Забороняється зберігати такі документи у підсобних фондах бібліотек.

Справи з грифом «Для службового користування» видаються для роботи, як правило, на один день, тобто наприкінці робочого дня вони повинні бути повернені до канцелярії або до структурного підрозділу, де вони зберігаються. У разі необхідності з дозволу ке-

рівника документи можуть видаватися і на строк, який дано вико-навцеві для виконання завдання, однак при цьому вони повинні зберігатися відповідним чином у шафах, які закриваються і до яких не мають доступу сторонні особи. Передача документів з грифом «Для службового користування» іншим співробітникам здійсню-ється лише через канцелярію, архівний підрозділ або бібліотеку.

Справи з грифом «Для службового користування» забороняєть-ся виносити за межі організації. Документи можуть бути винесені за межі організації з дозволу керівника для погодження їх виконан-ня з іншими організаціями у межах населеного пункту. У разі якщо документи потрібні для проведення роботи з ними в іншому насе-леному пункті, то їх надсилають туди заздалегідь, а після завер-шення роботи повертають назад у спосіб, передбачений законодав-ством. Забороняється перевозити документи з грифом «Для служ-бового користування» окремим особам, які їдуть у відрядження до іншого населеного пункту. 3 дозволу керівника організації докуме-нти можуть перевозитися групою осіб, що їдуть у відрядження, за умови якщо їх не менше двох або якщо документи перевозить озброєний працівник.

У разі зміни відповідального за збереження документів з гри-фом «Для службового користування» працівника складається акт прийому-передачі документів, який затверджує керівник організації чи структурного підрозділу.

Щорічно комісією, що призначається наказом керівника і до складу якої обов'язково включаються особа, якій доручено облік та зберігання цих документів, а також керівник режимно-секретного підрозділу, здійснюється перевірка наявності документів з грифом «Для службового користування». Результати перевірки наявності оформляються актом, форма якого наводиться нижче.

ЗАТВЕРДЖУЮ

(Посада керівника організації)

(Прізвище та ініціали)

(Дата)

Найменування організації

АКТ

перевірки наявності та стану документів і справ

від       №       

(Місце складання)

Складений комісією на підставі наказу від            №       

Комісією:

Голова комісії           

(Посада, прізвище, ініціали)

Члени комісії 

(Посада, прізвище, ініціали)

Перевіркою встановлено:

1.         Усього за описами (номенклатурами справ, журналами обліку)

налічується    документів, справ.

3 них наявні  

He виявлено 

(Індекси (номери) документів, справ, видань

2.         Знайдено не віднесених до описів (номенклатури справ, журналів

обліку)           

З.Характеристика стану документів, справ та видань:   

Перевірку проводили:

Голова комісії           

Члени комісії 

Рішення керівника канцелярії (архівного підрозділу, бібліотеки) за

результатами перевірки      

Про факти втрати документів з грифом «Для службового кори-стування» робиться відповідне повідомлення керівнику організації, який призначає комісію для розслідування факту втрати документів чи розголошення відомостей, що містяться в них. Комісія готує ви-сновок, який затверджує керівник організації. До документів з об-ліку справ з грифом «Для службового користування» вносяться да-ні про втрату матеріалів, а на осіб, які причетні до втрати докумен-тів або розголошення відомостей, що містяться в них, накладається дисциплінарна або цивільно-правова відповідальність згідно із за-конодавством.

Облік, зберігання і використання печаток, штампів і бланків. Постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893 затверджена інструкція щодо обліку, зберігання і викорис-тання печаток, штампів і бланків. Відповідно до неї обов’язковому обліку підлягають печатки і штампи з повним найменуванням ор-ганізацій; бланки з кутовим та повздовжнім штампами організацій, що мають необхідний трафаретний текст документів, які дають право на інспектування, нагляд та відвідування організацій; посвід-чення особи, посвідчення про відрядження, а також усі види пере-пусток, бланки документів про освіту (атестати, дипломи, посвід-чення), трудові книжки.

Наказом керівника організації призначаються особи, які персо-нально відповідають за облік та зберігання печаток Облік печаток та штампів ведеться у журналі за такою формою:

ЖУРНАЛ

обліку та видачі печаток і штампів

№        Відбитки        Кому видано Дата    При-

з/п       печаток і         Наймену-       Прізвище        Дата і ро-       Повернення   мітка

            штамшв          вання шдроз- та шщіали       зписка і розписка      

                        ділу, в якому  відпові-          про отри-       про прии-     

                        зберігаються  дальноі           ман-ня            мання

                        печатки і        особи                        

                        штампи                                             

1          2          3          4          5          6          7

Облік бланків ведеться у журналі за видами бланків. Видача бланків відповідальним за їх використання особам здійснюється під розписку у відповідних журналах. Журнал має таку форму:

 

Надходження

 

ЖУРНАЛ

обліку бланків

Видача

 

 

 

 

 

 

2      3

 

5

6       7

 

Кому видано

 

Найме-           Прізви-

нуван-            ще та

ня шд- шщіали

роз-     утриму-

ділу     вача

8

9

10   11    12      13

 

Журнали обліку печаток, штампів і бланків включаються у но-менклатуру справ, їх аркуші нумеруються, прошиваються і опеча-туються.

Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах. Бланки дозволяється зберігати у шафах, що надійно зами-каються і опечатуються. На бланках друкарським способом або ну-мератором проставляються порядкові номери на всіх сторінках цих бланків. Видача заповнених бланків здійснюється під розписку у відповідних облікових формах, що передбачені відомчими інструк-ціями. Видача цих бланків без заповнення забороняється.

Знищення бланків здійснюється за актами з відміткою у журна-лі відповідної форми. Печатки і штампи, виготовлені з дозволу ор-ганів МВС, здаються для знищення цим органам за місцем знахо-дження організації.

Перевірка наявності печаток, штампів і бланків здійснюється щорічно комісією, призначеною наказом керівника організації. Про перевірки наявності печаток, штампів і бланків робляться відмітки у журналах обліку після останнього запису. У разі порушення пра-вил обліку та зберігання печаток, штампів і бланків комісія складає

відповідний акт і повідомляє про виявлені порушення керівнику організації. У разі втрати печаток і штампів керівник організації зо-бов’язаний негайно повідомити про це орган МВС та вжити заходів для їх розшуку.

Питання для перевірки знань.

1.         У чому полягає сутність державної таємниці?

2.         Визначте особливості віднесення інформації до державної та-ємниці.

3.         Яким чином здійснюється охорона та робота з документами, що містять державну таємницю?

4.         Що таке конфіденційна інформація, що є власністю держави?

5.         Яким чином здійснюється охорона та робота з документами, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю дер-жави?

6.         Яким чином здійснюється забезпечення схоронності докуме-нтів?