10.1. Порядок зберігання і охорони документів


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 
75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 
90 91 92 93 94 95 96 

Загрузка...

Особи, відповідальні за роботу з документами, зобов'язані за-безпечувати збереження документів, що створюються в організації.

Справи з моменту їх заведення і до здачі в архів організації зберігаються в робочих кімнатах чи в спеціально відведених при-міщеннях. Ці приміщення мають відповідати вимогам пожежної безпеки, мати певний температурний режим.

Справи тримають у шафах канцелярського типу, які обов'язково закриваються. Це допомагає зберегти документи від попадання пилу, впливу сонячного світла та інших псуючих чинни-ків. Документи підшиваються в тверді обкладинки чи в папки-реєстратори. Папки розставляють на полицях шафи в тій послідов-ності, в якій вони вказані в номенклатурі справ, досить щільно при-тиснуті одна до одної. Папки ставлять вертикально, корінцем назо-вні. При такому зберіганні основний тиск направлений на корінець, тому аркуші документів усередині папки тиску не відчувають. Це зручно для зберігання документів, та й виймати папки, що стоять вертикально, зручніше.

Якщо документи підшиті в папки з м'якими обкладинками, то ставити їх вертикально не можна, бо від цього псуються і рвуться ни-жні краї аркушів документів. Такі папки зберігаються горизонтально.

Фізичному збереженню документів сприяє також і правильна підшивка їх аркушів у справі. При підшивці необхідно слідкувати за тим, щоб нижні краї документів були на одному рівні і вище від краю папки приблизно на 1 см.

Вилучення і видача будь-яких документів зі справ постійного зберігання не дозволяється. У виняткових випадках (наприклад, на вимогу судово-слідчих органів), таке вилучення документа допус-кається з дозволу керівника установи з обов'язковою заміною його справі точно завіреною копією і вкладанням акта про причину ви-лучення оригіналу.

Протягом справочинного року на видану за службовою необ-хідністю справу заповнюється картка, в якій зазначають структур-ний підрозділ, номер справи, дату видачі, її заголовок, кому справа видана, дату повернення. У карті передбачаються графи для розпи-сок про отримання і прийом справи.