9.5. Особливості організації служби


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 
75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 
90 91 92 93 94 95 96 

Загрузка...

документаційного забезпечення управління в органах

державної влади та місцевого самоврядування

Організація роботи з документами у районній державній адмі-ністрації здійснюється відповідно до інструкції з діловодства, що затверджується головою райдержаадміністрації згідно з Примірною інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних ор-ганах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади, затвердженої постано-вою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1853.

Відповідальність за організацію виконання документів несуть голова, заступники голови райдержадміністрації (відповідно до ро-зподілу обов'язків), керівники управлінь, відділів та інших струк-турних підрозділів.

Організацію та методичне керівництво роботою по контролю виконання, перевірці його стану у відділах та управліннях здійснює заступник голови райдержадміністрації з організаційних питань та загальний відділ.

Виконавцями є посадові особи відповідних відділів, управлінь райдержадміністрації та підприємств, установ і організацій району.

Оперативний контроль за строками виконання документів здійснює загальний відділ. Контролю підлягають документи, в яких поставлено завдання або які містять питання, що потребують вирі-шення. Обов'язковому контролю підлягає виконання законів Укра-їни, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоря-джень Кабінету Міністрів України, актів інших органів виконавчої влади вищого рівня, доручень Президента України, розпоряджень голови міської держадміністрації, запитів і звернень народних де-путатів України.

Для здійснення контролю за виконанням актів законодавства, доручень Президента України і Кабінету Міністрів України, розпо-ряджень голови райдержадміністрації, у разі необхідності, розроб-ляється план контролю, у якому визначаються проміжні контрольні терміни стану виконання завдань і управління, відділи та інші стру-ктурні підрозділи райдержадміністрації, які відповідають за органі-зацію і контроль за виконанням окремих завдань, та структурний підрозділ, який забезпечує координацію роботи з організації і конт-ролю за їх виконанням у цілому. План контролю затверджує засту-пник голови райдержадміністрації (відповідно до розподілу обов'язків).

Контроль за ходом виконання актів законодавства, доручень Президента України і Кабінету Міністрів України, розпоряджень голови міської та районної державних адміністрацій здійснюється шляхом:

-          аналізу та узагальнення у визначені терміни письмової інфо-рмації виконавців про стан виконання в цілому або окремих встановлених ними завдань;

-          систематичного аналізу статистичних та оперативних даних, що характеризують стан їх виконання;

-          періодичної комплексної або цільової перевірки організації та стану виконання завдань безпосередньо на місцях;

-          розгляду роботи (заслуховування звіту) виконавців на засі-даннях колегії, нарадах у голови райдержадміністрації або його заступників (відповідно до розподілу обов'язків) з вико-нання встановлених завдань.

Аналітичні та інформаційні матеріали про стан виконання встановлених завдань, підготовлені згідно з проміжними контроль-ними термінами, надаються голові районної державної адміністра-ції або його заступнику (відповідно до розподілу обов'язків) не піз-

ніше ніж у десятиденний строк, визначений актом законодавства, дорученням Президента України, Кабінету Міністрів України, роз-порядженням голови райдержадміністрації або планом контролю.

За матеріалами, що містять відомості про можливий зрив своє-часного чи повного виконання завдань, голова райдержадміністра-ції або його заступник (відповідно до розподілу обов'язків) дає до-ручення відповідним виконавцям щодо вжиття додаткових заходів для усунення причин, що перешкоджають виконанню завдання.

Інформацію (звіт) про стан виконання законів України, указів, розпоряджень і доручень Президента України, постанов, розпоря-джень і доручень Кабінету Міністрів України, актів інших органів ви-конавчої влади вищого рівня підписує голова райдержадміністрації.

На виконання контрольних документів вищестоящих органів можуть видаватися розпорядження голови райдержадміністрації.

Відповідають за виконання розпоряджень особи, які названі у документі та у резолюціях керівників першими або визначені від-повідальними.

Усі розпорядження голови адміністрації протягом одного дня реєструються і передаються на розгляд керівнику управління, від-ділу, іншої служби адміністрації, а в разі їх відсутності - заступни-ку, які в резолюціях визначають конкретні доручення відповідним працівникам для організації виконання, вказують строки, ставлять свій підпис і дату.

Контроль за виконанням документів здійснюється за допомо-гою контрольних папок, контрольних карток, комп'ютера.

Відповідальний за контроль працівник, розпорядження чи ін-ший контрольний документ передає виконавцю під розписку. В ре-єстраційній картці він занотовує резолюцію, зазначає, кому і коли передано документ. Відповідальний за контроль працівник стежить за своєчасним його виконанням документа.

На виконання розпоряджень голови райдержадміністрації, де передбачено здійснення заходів, що стосуються роботи управління, відділу чи іншої організації, у разі потреби, видаються накази нача-льниками відділів, управлінь та інших структурних підрозділів ад-міністрації не пізніше як через 10 робочих днів після одержання.

На кожне розпорядження голови райдержадміністрації, що пі-длягає контролю на місцях, відповідальний за контроль працівник заповнює контрольну картку із зазначенням, хто, коли і яке дору-чення повинен виконати, стежить за виконанням і вимагає від без-

посередніх виконавців інформацію та доповідає керівництву про стан виконання.

У разі неможливості одержання даних з органів статистики інформація з місць не запитується.

Інформація про виконання розпорядження голови райдержад-міністрації підписується керівником відділу, управління іншої слу-жби, а в разі їх відсутності - заступниками, і надсилається в адміні-страцію у визначені строки. В інформації коротко і конкретно ви-кладається, які здійснено заходи, які їх наслідки, наявні недоліки і яка робота планується на майбутнє.

Облік і контроль за дотриманням порядку розгляду службової кореспонденції здійснює загальний відділ. Безпосередній контроль за виконанням доручень забезпечують начальники відділів та управлінь адміністрації.

Строки розгляду службових документів, що надійшли до райдержадміністрації, не повинні перевищувати 30 днів (за винят-ком тих, де встановлено конкретний термін) від дня їх реєстрації в загальному відділі. У разі необхідності продовжити строк виконан-ня окремого доручення начальник відділу чи управління готує до-повідну записку на ім'я голови райдержадміністрації або його за-ступників про продовження строку виконання документа не пізні-ше як за дві доби до закінчення строку. В інших випадках документ вважається не виконаним в строк.

Документи вищестоящих органів підлягають виконанню про-тягом 30 робочих днів, якщо в документах не встановлено інший строк (термін) виконання.

Доручення вищестоящих органів (Секретаріату Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України) вико-нуються не пізніше ніж за 10 робочих днів з часу їх надходження до установи, якщо в дорученні не визначено інший строк виконання.

Депутатські запити розглядаються не пізніше як у 15-денний строк, установлений Верховною Радою України. Звернення депута-тів усіх рівнів влади розглядаються протягом 10 днів з дня їх одер-жання.

Телеграми, телетайпограми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, виконуються протягом одного-двох робочих днів, якщо в них не визначено інший термін виконан-ня, решта - протягом 10 днів.

Індивідуальні строки виконання найбільш важливих докумен-тів встановлює голова адміністрації. Ці строки затверджуються пі-дписом керівника.

Виконані документи формуються у справи, затверджені номенк-латурою.

До проведення перевірок, виконання окремих завдань можуть залучатися працівники відділів та управлінь за поданням заступни-ка голови райдержадміністрації з організаційних питань, після по-годження з заступниками голови адміністрації за напрямками.

Виконані документи знімаються з контролю головою райдержа-дміністрації, заступниками голови на падставі доповідних записок на-чальників відділів, управлінь та пропозиціями загального відділу.

Документи вищестоящих органів знімаються з контролю го-ловою адміністрації після попереднього розгляду їх заступником голови з організаційних питань за поданням доповідних записок начальників відділів та управлінь.

Щомісячно та щоквартально загальний відділ готує та подає голові райдержадміністрації аналітичну довідку про стан виконав-ської дисципліни.

Контроль в райдержадміністрації здійснюється за допомогою автоматизованої системи контролю на базі електронно-обчислювальних машин.

Організація діловодства. Діловодство в районній державній адміністрації ведеться згідно з номенклатурою справ, що вводиться В ДІЮ 3 1 січня щорічно.

Контроль за дотриманням єдиної системи діловодства в структу-рних підрозділах райдержадміністрації здійснює загальний відділ.

Відповідальність за стан ведення діловодства і зберігання до-кументів в управліннях, відділах та інших службах адміністрації покладається на їхніх керівників.

Уся службова кореспонденція, що надходить до райдержадмі-ністрації, приймається й опрацьовується загальним відділом, вво-диться в базу даних електронної системи обліку та контролю і в той же день передається на розгляд керівникам райдержадміністрації згідно з розподілом обов’язків. Термінові документи реєструються і передаються на розгляд негайно.

Передача документів, зареєстрованих у загальному відділі, ві-дображає у журналах реєстрації видачі службової кореспонденції за встановленою формою.

Ha дорученнях голови райдержадміністрації, що містять конт-рольні строки та потребують відповіді заявникам, працівники зага-льного відділу вимічають час взяття їх на контроль.

Резолюції на документах повинні точно визначити характер доручень, строки виконання і відповідальних виконавців. Обов’яз-ковими є особистий підпис керівника і зазначення дати.

Резолюції на документах пишуться українською мовою.

Якщо питання, порушені у службовій кореспонденції, виходять за межі компетенції одного керівника, такий документ направля-ється особі, яка в резолюції визначена як відповідальна. Якщо від-повідальний виконавець не вказується, ним вважається службова особа, прізвище якої стоїть в резолюції першим.

Після розгляду документів заступником голови райдержадміні-страції працівники загального відділу знімають з них необхідну кі-лькість копій (по числу виконавців) і передають у відділи та управ-ління виконавцям.

Оригінали доручень з відповідними документами зберігаються в загальному відділі. Якщо службовий документ не підлягає розм-ноженню, то ознайомлюють з ним осіб, яких він стосується, пра-цівники загального відділу.

Прийом документів для перевідмітки і відправлення виконав-цям здійснює загальний відділ, як правило, з 9.00 до 13.00 та з 17.00 до 18.00 щоденно.

За вимогою відповідального виконавця співвиконавці надають усі необхідні матеріали не пізніше як за п’ять днів до закінчення строку виконання документа. Співвиконавці рівною мірою несуть відповідальність за своєчасну та якісну підготовку проектів доку-ментів.

Зберігання документів у працівників відділів та управлінь ад-міністрації довше встановленого строку забороняється.

Усі резолюції та службові відмітки на службовому документі, що пов’язані з його проходженням та виконанням, повинні датува-тися і підписуватися.

На кожний документ, що надійшов до райдержадміністрації, у загальному відділі заповнюється картка встановленого зразка, де відмічається проходження і розгляд документа за допомогою пер-сональної ЕОМ.

Після розгляду службових документів головою райдержадміні-страції, заступником голови вони надсилаються виконавцям, у від-повідності до резолюції, через загальний відділ.

Ініціативні плани керівників відділів, управлінь райдержадміні-страції на ім'я голови обов'язково візуються відповідним заступни-ком голови згідно з розподілом обов'язків. Проекти листів пода-ються на підпис голові, завізовані відповідними заступниками го-лови чи керівниками відділів та управлінь райдержадміністрації, із зазначенням на зворотному боці останньої сторінки прізвища та ініціалів виконавця і його службового телефону.

Всю вихідну службову кореспонденцію реєструє та відправляє загальний відділ, який перевіряє правильність її оформлення. Копії листів формуються у справи згідно з їх номенклатурою та зберіга-ються в загальному відділі для передачі в архів.

Направлення документів голові Київської міської державної адміністрації, керівникам інших організацій державної виконавчої та законодавчої влади, здійснюється тільки за підписом голови рай-держадміністрації, заступникам голови та начальникам відділів та управлінь міської державної адміністрації - за підписом голови або заступників голови райдержадміністрації.

Ведення журналу реєстрації вхідних телефонограм, що надходять на ім'я голови адміністрації, його заступників, покладається на відпо-відних спеціалістів райдержадміністрації. На них також покладається ведення журналу реєстрації вихідних телефонограм. Тексти вихідних телефонограм в обов'язковому порядку затверджуються заступниками голови райдержадміністрації за напрямком роботи.

Формування справ та підготовка їх до передачі в архів. Облік і формування справ у діловодстві райдержадміністрації здійснюєть-ся за номенклатурою справ, що складається щорічно загальним від-ділом разом із керівниками структурних підрозділів адміністрації та за участю працівника Державного архіву.

Номенклатура справ структурного підрозділу погоджується з начальником загального відділу та працівником архіву і підпису-ється керівником структурного підрозділу.

Зведену номенклатуру справ райдержадміністрації підписує начальник загального відділу та затверджує голова райдержадміні-страції.

Усі виконані документи райдержадміністрації, після їх оформ-лення в установленому порядку, формуються у відповідності із за-

твердженою номенклатурою справ. Справи формуються з оригіна-лів (за їх відсутності - із засвідчених в установленому порядку ко-пій) лише виконаних документів. Невиконані документи підшивати у справи забороняється.

Документи постійного і тривалого зберіганняння, сформовані у справи, підшиваються у твердій палітурці.

На всі документи постійного і тривалого зберігання, після за-кінчення їх діловодства, керівники структурних підрозділів райде-ржадміністрації складаються описи.

Оригінали розпоряджень голови райдержадміністрації зберіга-ються в загальному відділі. Виносити оригінали із загального відді-лу забороняється.

Закінчені діловодством справи оформляються згідно з описом та за актом передаються до Державного архіву міста.

Питання для перевірки знань

1.         Особливості організації діловодної служби в організації (під-приємстві, установі).

2.         Фактори, що визначають вид структурного підрозділу доку-ментаційного забезпечення управління організацією.

3.         Обов'язки посадових осіб щодо організації та ведення корес-понденції і діловодства.

4.         Функції керівника щодо організації діловодства в установі.

5.         Функції діловодної служби.

6.         Керівник діловодної служби організації, його функції.

7.Взаємодія діловодної служби з іншими службами і керівни-

ками організації. 8. Права та відповідальність керівника діловодної служби.