9.1. Служба документаційного забезпечення управління підприємством


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 
75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 
90 91 92 93 94 95 96 

Загрузка...

Відповідальність за організацію діловодства у державних уста-новах покладається на першого керівника. У центральному апараті міністерств, відомств, крупних організацій діловодство ведеться за-гальним відділом управління справами, в організаціях середніх ро-змірів діловодством займається канцелярія, у закладах менших ро-змірів - секретар керівника організації, в організаціях, де обсяг ро-боти з діловодства невеликий, обов'язки з його ведення поклада-ються на працівників бухгалтерії. Головний (старший) бухгалтер за погодженням з керівником організації розподіляє обов'язки по ді-ловодству між окремими працівниками бухгалтерії здійснює по-всякденний нагляд за правильним та своєчасним складанням служ-бових документів, виконанням основних правил листування, підго-товкою документів для доповіді керівникові організації. Він же ін-структує посадових осіб про складання і оформлення документів.

У великих, організаціях штатним розкладом передбачається по-сада секретаря. До його обов'язків входять облік вхідних та вихід-них документів, ведення поточних справ, забезпечення їх зберіган-ня, видача різних довідок, нагляд за строками виконання докумен-тів, інформування про цю роботу керівника організації.

Керівник, організації повинен своєчасно розглядати отриману кореспонденцію, слідкувати за правильністю і законністю складан-ня документів, не допускати тяганини в їх оформленні, вимагати

від усіх посадових осіб знання і дотримання форм документів, пос-тійно контролювати виконання документів, забезпечувати необхід-ні умови для організації та механізації діловодства тощо.

Відповідальність за правильність ведення діловодства в органі-зації несе її керівник. Ведення діловодства здійснюється відповідно до вимог державних стандартів, , примірної інструкції (затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р.) та інструкцій з діловодства установ (організацій). Воно покладається на управління справами, загальні відділи, канцелярії або секретарів.

Загальне керівництво роботою діловодних служб здійснюється керівниками організацій. Керівник у межах наданих йому прав зо-бов'язаний:

>          вживати необхідних заходів до скорочення службового лис-

тування;

^ не допускати вимагання від підприємств, закладів, установ та організацій (далі - організацій), що належать до сфери управління установи, різних відомостей, звітів, зведень та інших не передбачених нормативно-правовими актами до-кументів, які не викликані необхідністю;

^ забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства в апа-раті установи та в організаціях, що належать до сфери її управління;

>          всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації

ділових процесів, вживати необхідних заходів до оснащення

канцелярії сучасним обладнанням та автоматизованими ро-

бочими місцями і локальними обчислювальними мережами

на базі ПК;

^ здійснювати контроль за обов'язковим додержанням в ana-pad установи та в організаціях, що належать до сфери її управління, вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та Примірною інструкцією. У разі звільнення працівника, а також у разі його відпустки, ві-дрядження чи тривалої відсутності з інших причин усі неоформлені службові документи за вказівкою керівника передаються особі, яка його заміщає, з відміткою в реєстраційно-контрольних карт. Органи виконавчої влади здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування між собою державною мовою. У місцях (село, селище,

місто, інший населений пункт), де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, у внутрішньому діловодстві може використовуватися, поряд з державною мовою, мова відповідної національної меншини у порядку, встановленому законом.