8.4. Організація процесу руху документів


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 
75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 
90 91 92 93 94 95 96 

Загрузка...

В кожній організації документи перебувають в постійному обігу, тому існує чітка система здійснення всіх послідовних операцій з доку-ментами: приймання і реєстрація, розгляд керівником, порядок прохо-дження документів в організації, їх виконання, контроль виконання, формування справ, підготовка і передача справ до архіву (рис. 8).

Порядок проходження вхідних документів. Відповідно до вимог ДСТУ та ЄДСД на кожному документі, що надійшов до установи, робиться відмітка про надходження. Ця відмітка має ви-гляд реєстраційного штампу, який проставляють на нижньому по-лі першого аркуша праворуч. Штамп включає в себе скорочене на-йменування організації, установи або підприємства, дату одержан-ня документа і його індекс.

Основним завданням, яке повинна виконувати канцелярія, є ор-ганізація проходження вхідних документів. Служба ДЗУ відпові-дає за терміни виконання вхідних документів, тобто виконує конт-рольні функції: фіксуючи інформацію про те, хто, коли й на скільки затримав виконання документа. Відомі два основних маршрути (схеми) проходження документа:

1)         документ передається безпосередньо виконавцю;

2)         документ передається виконавцю після прийняття рішення про виконавця та виконувані ним дії у центральному апараті управ-ління (директораті).

Приймання вхідних документів

Попередній розгляд (розмітка) се-іфетарем

Реєстрація документів

 

:

 

с

 

Доповідь керівнику і розгляд документів керівництвом

Прийняття рішення керівником і на-правлення документів на виконання

Контроль виконання документів

Формування документів у справи

Використання документів у довідково-інформаційній роботі

 

J

L

                                                                      

            Визначення строків зберігання документів          

                                   "                                 

Передача до архіву               Подальше використання                 Знищення документів

                                                                      

Рис. 8. Організаціяроботиздокументами

Під час проходження документа за першою схемою (рис. 9) він відразу передається службою ДЗУ на виконання безпосереднім ви-конавцям (наприклад, інформаційні листи, адресовані конкретній посадовій особі).

 

Обробка вхідної кореспонденції

Канцелярія

Вхідний документ

 

Рис. 9. Схема проходження документа з передачею безпосередньо виконавцю.

Таким чином, як видно з рис. 9, на вході цього процесу - вхід-ний документ, на виході - проект вихідного документа, який руха-ється через службу ДЗУ і стає реальним вихідним документом піс-ля його реєстрації у службі.

Другий маршрут означає те, що цей документ буде поставлено на контроль. Водночас, його не варто плутати з іншим маршрутом документів, що надходять на виконання в центральні організації. Такі документи характеризуються тим, що відповідальним вико-навцем для них є один із заступників керівника організації. Для до-кументів, що проходять по другому маршруту, відповідальним ви-

конавцем є хтось із керівників середньої ланки, а апарат управління (директорат) здійснює контроль за результатами роботи. Іноді ця процедура має формальний характер. Рух документів за другим ма-ршрутом представлено на рис. 10.

3 реальної практики канцелярій великих організацій відомо, що на контроль ставляться тільки документи, що рухаються за другою схемою, тобто через директорат. Як свідчать працівники канцелярії документи (справи), що рухаються за першою схемою, часто губ-ляться в ході опрацювання. Якщо в майбутньому хтось із директо-рів побажає одержати інформацію про такий документ (справу), то у канцелярії виникнуть великі проблеми, і їх розв'язання, з'ясовування місцезнаходження документа потребуватиме багато часу.

Приймання кореспонденції. Усі документи, що надходять до організації, приймаються загальним відділом, підрозділом або від-повідальною особою. Працівники розкривають всі конверти, за ви-нятком тих, що мають напис «Особисте».

У разі пошкодження конверта робиться помітка в поштовому реєстрі. Конверти зберігаються і додаються до документів у тому разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправни-ка, час відправлення та отримання документа або коли в конверті немає деяких документів чи встановлено невідповідність номерів на документі та на конверті. Неправильно оформлені, пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

Попередній розгляд кореспонденції. Всі документи, що надійш-ли до організації, підлягають обов'язковому попередньому розгля-ду. Попередній розгляд здійснюється відповідальною особою. Мета попереднього розгляду документів - розподіл їх на ті, що потребу-ють обов'язкового розгляду керівником підприємства, його заступ-никами, виконавцями відповідно до функціональних обов'язків, ви-значення необхідності їх реєстрації, а також встановлення строків виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям, прийняття рішень по листах, в яких порушуються питання, що не належать до компетенції установи.

 

Обробка вхідної кореспонденції

Керівник організації

Вибір виконавця

Канцелярія

Вихідний документ, підписаний керівником

Вхідний документ

Вхідний документ з резолюцією керівника

Вхідний документ 3 резолюцією керівника

 

Узгоджений і підписаний керівником документ

Відповідальний виконавець

Проект вихідного документа

Проект еихідного документа для узгодження з керівником

 

Рис. 10. Схема обробки вхідного документа із контролем центрального апарату управління (директорату).

 

Попередній розгляд кореспонденції здійснюється в день її отри-мання або в перший робочий день після надходження її в неробо-чий час.

Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограмирозглядаються негайно.

Кореспонденція передається на розгляд керівництву через сек-ретаря приймальні, який робить у журналі реєстрації вхідних доку-ментів відповідні записи. Журнал оформляють за формою, що на-водиться нижче:

ЖУРНАЛ реєстрації вхідних документів

 

                                                                      

                                                                      

                                                                      

He підлягають реєстрації в загальному відділі, секретарем кері-вника підприємства такі документи:

1) копії листів, що надійшли до відома; 2)графіки, наряди, рознарядки;

3)         зведення та інформації, надіслані до відома;

4)         навчальні плани, програми (копії);

5)         рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конферен-цій тощо;

6)         прейскуранти (копії);

7)         поздоровні листи і запрошення;

8)         друковані видання (книги, журнали, бюлетені);

9)         місячні, квартальні, піврічні звіти;

10)       форми статистичної звітності.

Результати розгляду документів керівництвом фіксуються в ре-золюціях, згідно з якими документи після відповідного оформлення контрольних (контрольно-реєстраційних) карток передаються ви-конавцям.

Контрольно-реєстраційна карта, наприклад Пенсійного фонду України, має такий вигляд:

 

Дата надходження та індекс документа

«    »

2000 р.

 

Пенсійний фонд України        Виконавець

РЕЄСТРАЦІИНО-    Тел.    

КОНТРОЛЬНА КАРТКА

 

 

 

Кореспондент

 

Назва доку-мента

 

Дата і індекс документа

 

Строк виконання

 

 

 

Зміст документа

 

Проходження документа

Дата передачі            Кому   Розпи-            Дата

            передано        ска про           повер-

                        отри-  нення

                        мання

 

Якщо за резолюцією керівництва виконавцями документа ви-значено два управління (відділи, посадові особи) або більше, то оригінал документа передають управлінню (відділу, посадовій осо-бі), що значиться в резолюції першим. Іншим виконавцям переда-ється копія документа.

Реєстрація документа - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом поставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим записом у реєст-раційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів проводиться з метою їх обліку, здійс-нення контролю за виконанням і оперативним використанням ная-вної в документі інформації.

Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, ви-конання і використання з довідковою метою. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Вхідні документи реєстру-ються у день надходження, створені - у день підписання або за-твердження. Зареєстрований документ, що передається з одного підрозділу до іншого, повторно не реєструється.

Для реєстрації всіх документів застосовується єдина реєстра-ційно-контрольна картка, придатна для обробки на ПК, або журнал. При реєстрації кожному документу присвоюється індекс.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера в ме-жах групи документів, що реєструються, і доповнюється індексом кореспондента, а для вихідних документів - індексом управління (самостійного відділу). Складові частини індексу відокремлюються одна від одної косою рискою, наприклад: 415/0 - 13/27, тощо.

Індексами наказів, протоколів, службових розпоряджень є їхні реєстраційні порядкові номери, що присвоюються окремо кожному виду документів у межах календарного року. Облік перелічених документів ведеться в окремих журналах.

Помітки про проходження та виконання документів. Про надходження (реєстрацію) документа позначка робиться на ниж-ньому полі справа на першій сторінці документа (реєстраційний штамп); про взяття документа на контроль - на лівому полі першої сторінки документа (на рівні заголовку тексту), де пишеться слово «Контроль» або літера «К».

Політика про виконання документа і направлення його адреса-тові, а також про направлення його до справи робиться на нижньо-му полі зліва першої сторінки документа (коротка довідка про ви-конання, якщо немає документа про виконання; слова «До справи» і номер справи, в якій документ зберігатиметься; дата направлення документа до справи; її найменування і підпис виконавця).

Порядок обробки і надсилання вихідних документів. Вихідні документи обробляються і надсшаються централізовано в день їх отримання від структурних підрозділів та виконавців, a mi, що пі-дписані після 15 години - не пізнішеяк наступного робочого дня.

Під час приймання від виконавців вихідних документів обов'язково перевіряються:

0 правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;

0 правильність зазначення адреси;

0 наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

0 наявність віз на копії документа, що залишається у справах загального відділу (секретаря);

0 наявність на документі відмітки про додатки;

0 відповідність кількості примірників кількості адресатів.

У реєстраційній картці (книзі, журналі) зазначаються номер ви-хідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) до-кумента і номер справи, в якій зберігається його копія. Форма жур-налу має такий вигляд:

 

            ЖУРНАЛ реєстрації вихідних документів

            Дата та індекс документа     Кореспондент           Короткий зміст         Кому

направлено

документ        В якій

справі

зберігається

 

                                              

 

                                              

Організація контролю за виконанням документів. Метою здійснення контролю за виконанням документів є сприяння своєча-сному та високоякісному їх виконанню. Відповідальність за органі-зацію контролю несуть посадові особи, які займаються організаці-єю ведення діловодства, начальники управлінь, відділів. Контролю підлягають усі документи (вхідні, вихідні, внутрішні), в яких визна-чено строки виконання. Якщо документ виконується кількома управліннями (відділами), відповідальним за організацію виконан-ня є виконавець, який у резолюції зазначений першим. Він органі-зовує виконання доручення і подає на розгляд керівництву повніс-тю виконаний документ з візами усіх виконавців.

Строки виконання документів. Документи можуть бути із за-значенням і без зазначення строку терміну виконання. Строки ви-конання можуть бути встановлені актами законодавствами або за-значені у самому документі. Документи без зазначення строку ви-конання повинні виконуватись не пізніше як за 30 календарних днів від дати реєстрації, а документи з позначкою «терміново» - про-тягом Іробочих днів від дати підписання документа.

Строк виконання документа може бути змінений лише за вказі-вкою посадової особи, яка його встановила, або посадової особи, яка її заміщає. У разі потреби строк може бути продовжено за об-ґрунтованим проханням виконавця, що подається не пізніше як за три робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо доку-мента без зазначеного строку - до закінчення 30-денного строку від дати його одержання.

Контроль за виконанням документів передбачає такі види робіт: 0 постановку документів на контроль, формування картотеки

контрольованих документів; 0 перевірку своєчасного доведення документів до виконавців; 0 попередні перевірки і регулювання ходу виконання; 0 облік і узагальнення результатів контролю за виконанням до-

кументів; 0 інформування керівника про хід виконання та підсумки ви-

конання документів; 0 повідомлення про хід та підсумки виконання документів на

оперативних нарадах; 0 зняття документів з контролю; 0 формування картотеки виконаних документів. Документ вважається виконаним лише тоді, коли питання, по-рушені в ньому, розв'язано, і кореспонденту дано відповідь по суті. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його   на   контроль,   при   цьому   на   документі   і   реєстраційно-контрольній картці (РКК) робиться помітка про зняття з контролю.

Складання номенклатури справ та їх формування. Номенк-латура справ - систематизований перелік назв справ, що створю-ються в структурних підрозділах. Це - обов'язковий документ управлінь (відділів) апарату управління, за яким здійснюється облік і формування справ у діловодстві.

Номенклатура справ складається на кожний діловодний рік для встановлення єдиної системи формування справ за їх змістом та рі-зновидом, для здійснення відбору документів на державне збері-гання в процесі діловодства. Зразок оформлення номенклатури справ наводиться нижче.

До номенклатури справ включають усі справи і документи, що відображають документовані ділянки роботи та окремі питання ді-яльності відповідного структурного підрозділу.

За своєчасне та якісне складання номенклатури справ та їх пере-гляд відповідає керівник структурного підрозділу.

(найменування організації) (найменування структурного підрозділу) НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

(місце складання)

на        рік

(найменування розділу)

 

Індекс Заголовок       Кількість         Строк збері-   Примітка

справи            справи            справ  гання справи

            (тому,  (томів, (тому, частини)        

            частини)        частин)           і номери статеи за переліком         

                                              

Найменування посади керівника структурного підрозділу

(підпис)          (ініціали, прізвище)

ПОГОДЖЕНО*        ПОГОДЖЕНО

Протоколом експертної комісії        Завідуючий архівом

структурного підрозділу       організації

№       

(підпис, ініціали, прізвище) (особа відповідальна за архівний

підрозділ установи)

Дата *У разі наявності експертної комісії структурного підрозділу

До номенклатури справ не включають друковані видання, збір-ники постанов Кабінету Міністрів України, «Відомості Верховної Ради України», брошури, довідники, бюлетені, реферативні журна-ли, експрес-інформацію та інші подібні матеріали.

Найменування справ у номенклатурі повинно в стислій формі, конкретно відображати склад і зміст документів, що мають групу-ватись у справах. Основною частиною найменування справи є ви-клад питання (предмета), з якого вона заводиться, а також вид до-кумента (наказ, розпорядження, довідка, лист тощо).

Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати свій індекс, який складається з індексу управління (відділу) і порядково-го номера справи в межах відділу. Наприклад: 02-1-03, де 02 - ін-декс управління; 1 - індекс відділу; 03 - порядковий номер справи.

Якщо матеріали складаються з кількох томів, то номер тому до-дається до індексу.

Строки зберігання справ визначаються згідно з Переліком типо-вих документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств.

Після закінчення діловодного року номенклатура справ обов'язково закривається. Закриття номенклатури оформляється підсумковим записом, в якому зазначають кількість і категорію фа-ктично заведених справ. Підсумковий запис скріплює своїм підпи-сом начальник управління (відділу).

Формування справ - це групування виконаних документів у справі відповідно до номенклатури справ. Під час формування справ потрібно додержуватись таких правил:

0 групувати у справи тільки оригінали, а в разі їх відсутності -

засвідчені  в  установленому  порядку  копії,   не  допускати

включення до справи чорнових, особистих, дублетних доку-

ментів, документів, що підлягають поверненню;

0 групувати у справи документи одного діловодного року (за

винятком особових, судових, перехідних справ); 0 особові справи формувати протягом усього часу роботи осо-

би в організації; 0 групувати у справи окремо документи постійного строку збе-

рігання та тимчасового; 0 включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний

комплекс, в такому порядку: спочатку ініціативний документ, а потім всі інші в логічній послідовності;

0 справа не повинна перевищувати 250 сторінок (30-40 мм за-втовшки);

0 документи всередині справи групуються в хронологічному чи логічному порядку або в їх поєднанні.

Оперативне зберігання документів. 3 метою підвищення опе-ративності пошуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

Важливим завданням є забезпечення схоронності справ. У структурних підрозділах схоронність документів і справ забезпе-чують керівники структурних підрозділів, а справи повинні зберіга-тися в робочих кімнатах або у спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що зачиняються.

Вилучати документи із справ постійного строку зберігання за-бороняється. У виняткових випадках вилучення документа допус-кається з дозволу керівника організації, начальника відповідного управління (структурного підрозділу) з обов’язковим залишенням у справі завіреної копії документа.

Шдготовка справ до зберігання та використання. Закінчені діловодством справи постійного та тривалого зберігання повинні здаватися до архіву. Підготовка документів до передачі в архів пе-редбачає:

•          експертизу цінності документа;

•          оформлення справ;

•          складання описів справ;

•          передачу справ до архіву і забезпечення схоронності докуме-нтів.

Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання і відбору їх на державне зберігання. За результатами експертизи цінності документів скла-даються описи документів постійного і тривалого строків зберіган-ня та акт про виділення для знищення документів, що не підляга-ють зберіганню. (Зразок акта наведено нижче).

 

ЗАТВЕРДЖУЮ Керівник підприємства

(підписрозшифровкапідпису)

Найменування організації А К Т

            №       

(місцескмадашя)

 

(дата)

Про виділення для знищення документів, що підлягають зберіганню

На підставі    

(назва і вихідні дані документів

 

із зазначенням строків їх зберігання)

відібрано для знищення такі, що не мають науково-історичної цінності і втратили практи-

чне значення, документи фонду №            (найменування фонду)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Разом  справ за          роки

(цифрамкмітерами)

Описи справ постійного зберігання за       роки затверджено, a

справи з особового складу погоджено з ЕПК      

(найменування архівної установи)

(протокол від №        )

Найменування посади особи, яка про-      Підпис           Розшифровка

водила експертизу цінності документів     підпису

Дата СХВАЛЕНО

Протоколом ЕК від   №       

Документи в кількості          справ вагою   кг здано в

(цифрамиімітерами) на переробку за приймально-здавальною (найменувашяустанови)

 

накладною від           №       

Найменування посади особи, яка здала документи    Підпис Дата

 

Розшифровка підпису Формат A 4 (210 х 297)

 

206

 

Справи постійного і тривалого зберігання оформляють у такому порядку:

■          підшивають в обкладинку з твердого картону;

■          нумерують сторінки у справи;

■          складають підсумковий напис;

■          складають у разі потреби внутрішній опис документів;

■          оформляють обкладинку справи (зразок наведено нижче);

■          написи на обкладинках справ постійного та тривалого строків зберігання роблять чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю;

■          за результатами експертизи цінності документів складають описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з осо-бового складу (зразок наведено нижче).

Код держархіву Код організації_

(найменування державного архіву)

(Найменування організації, найменування структурного підрозділу)

СПРАВА №   ТОМ№          

(заголовок справи)

(дата)

На       аркушах

Зберігати       

Ф.№   

ОП. №           

СПР. №         

Найменування організації (найменування структурного підрозділу)

ЗАТВЕР__ЖУЮ

(найменування посади керівника ст___кт___ного під__озділ__ )

(підпис, ___озши___овка підпис__ )

(дата)

ОПИС №

(назва розділу)

 

            Індекс Заголовок       Дата справи   Кількість         Строк зберігання       При-

№        справи            справи            тому,   справ  справи (тому,            мітка

п/п      (тому,  (тому,  частини)        (томів, частини), стаття за  

            частини)        частини)                    частин)           переліком*    

До опису включено  сп__ав з №     по №   , у тому числі:

Літерні номери:        

Вил__чено номе__и:           

(найменування посади __кладача опис__ )        (підпис, ініціали, прізвище)

(дата)

ПОГОДЖЕНО          СХВАЛЕНО

Начальник загального відділу               П__отоколом ЕК ** ст___кт___ного підрозділу

Підпис, __озши___овка підпис__   _№     

Передав          справ та         реєстраційно-контрольних

(цифрами і літерами)            (цифрами і літерами)

ка__ток до док__ментів ***

Найменування посади підпис         (підпис, ініціали, прізвище)

особи ст___кт____ного підрозділу

(дата)

* Графа шоста вилучається в описах справ постійного зберігання.

** У разі наявності ЕК структурного підрозділу.

*** Передаються разом із справами загального відділу.

Форма опису справ постійного, тимчасового (понад 10

років) зберігання та справ з особового складу структур-

ного підрозділу установи

Формат A 4 (210 х 297)

209

 

Питання для перевірки знань

1.         Що являє собою організація роботи з документами?

2.         Особливості централізованої та децентралізованої організації діловодства.

3.Види робіт з документами та особливості їх здійснення для різних груп документів.

4.         Документообіг та вимоги, що пред’являються до його органі-зації.

5.         Документопотік та основні види документопотоків в органі-зації.

6.         Особливості взаємоз’язків документів в організації.

7.         Основні принципи організації канцелярської роботи.

8.         Організація процесу руху документів, коротка характеристи-ка етапів проходження документів.

9.         Прийняття та попередній розгляд документів.

 

10.       Реєстрація вхідних документів та відмітки про їх прохо-дження та виконання.

11.       Особливості обробки та реєстрації вихідних документів.

12.       Схема документообігу внутрішніх документів.

13.       Мета і завдання контролю за виконанням документів.

14.       Номенклатура справ та особливості їх формування.

15.       Зберігання документів: оперативне та архівне.