1.1. Документ, його роль та місце в державному управлінні та місцевому самоврядуванні


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 
75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 
90 91 92 93 94 95 96 

Загрузка...

Поняття «документ» широко застосовується в усіх сферах дія-льності. Його розуміють по-різному, в залежності від специфіки тих об'єктів, яким надається статус документа.

На міжнародному рівні найбільш загально визнано визначення документа як запис інформації, яка може бути використана як одиниця в документаційному процесі. У відповідності зі стандарта-ми ІСО, інформація може бути записаною у будь-який спосіб фік-сування будь-яких відомостей, тобто за допомогою не тільки зна-кового письма, але й зображення, звуку тощо. Таке визначення до-зволяє причислити до документа всі матеріальні об'єкти, які можна використати для передачі інформації в суспільстві.

Виходячи з визначень документа, які зафіксовані в державних стандартах України, основними ознаками документа є:

>          наявність інформації, яка має певний зміст;

>          стабільна матеріальна форма, яка забезпечує довготривале використання та зберігання документа;

^ функціональна визначеність для передачі інформації у прос-торі та часі тобто для використання у соціальних комунікаційних каналах (наприклад, управлінський документ);

Таким чином, головною складовою документа є інформація, тобто найрізноманітніші дані, відомості, повідомлення, знання то-що.

Інформація зафіксована в документі, має свою специфіку, яка проявляється чином:

1)         документ - носій соціальної інформації, тобто інформації яка

створена людиною;

2)         документальна інформація має бути змістовною, оскільки є результатом інтелектуальної діяльності людини;

3)         інформація передається дискретно, тобто у вигляді окремих повідомлень, переважно завершеного характеру;

4)         повідомлення являє собою закодований текст у певній зна-ковій системі;

5)         інформація зафіксована на матеріальному носієві у спосіб, який створено людиною (письмово, графічно, звукозаписом тощо).

Для документа є характеристикою також стабільна матеріальна форма. Таким чином, документ становить собою єдність матеріаль-ної форми і інформації, яка в ній зафіксована. Двоєдина природа документа - одна з його особливостей, відсутність будь-якої з цих двох складових знищує документ як такий [34, с. 21-22].

Ділова сфера - одна з основних життєво необхідних галузей ді-яльності людства. За допомогою ділових паперів, документів, лис-тів встановлюються офіційні, службові, ділові, партнерські контак-ти між закладами, підприємствами, установами, державними орга-нами, а також налагоджуються приватні стосунки між людьми.

Ділове спілкування ведеться державною мовою, в Україні та-кою мовою є українська.

Від об'єктивності, достовірності, оперативності, юридичної си-ли документа залежить якість рішень, що приймаються. Носієм ін-формації у традиційному вигляді є документ, визначений стандар-том як "матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою ство-реним людьми способом для її передачі у часі і просторі".

Однією з причин неякісного прийняття управлінських рішень, особливо органами державного управління та місцевого самовря-дування, є слабка теоретична і практична підготовка багатьох пра-цівників, які недостатньою мірою володіють комплексом встанов-лених в установах, організаціях та на підприємствах методів, спо-собів і прийомів роботи з документами, а в деяких випадках - і не-

знання вимог Держстандартів, що визначають порядок оформлення документів.

Питанням складання текстових документів відповідають су-часні наукові дисципліни: прикладна лінгвістика і теорія стандар-тизації, інженерна психологія і психолінгвістика, теорія і практика редагування, теорія і практика управління підприємством.

3 метою економії часу в процесі складання і використання до-кументів, необхідно розмежувати формальний підхід до оформлен-ня документів та творчість у процесі складання текстів. Такий під-хід дає можливість скористатися певними рекомендаціями, загаль-ними правилами і нормами при складанні та текстовому викладі ді-лових паперів, а також їх конкретними зразками. Цими проблемами займається такий вид діяльності, як діловодство (справочинство).

Діловодство (справочинство) - це діяльність, що охоплює

питання документування і організації роботи з

документами в процесі здійснення управлінських дій

Останнім часом серед фахівців набуває поширення така назва цього виду діяльності: Документаційне забезпечення управління

(ДЗУ).

Основними елементами справочинства є письмові документи та документування, тобто створення документів. Документ (від лат. documentum - зразок, взірець, свідоцтво, доказ) - матеріальний об'єкт, що має інформацію в зафіксованому вигляді і спеціально призначений для її передачі у просторі. Документ - це діловий па-пір, що підтверджує будь-який факт або право на щось. I тому для юриста документ - це засіб доказу події, для історика - першодже-рело, для управлінця - засіб фіксації і передачі управлінського рі-шення. Державним стандартом України документ визначено так:

ДОКУМЕНТ- це основний вид діловоїмови, засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформаціїпро

факти, події, явища об'єктивноїдійсності та

            розумової діяльності людини

Оскільки документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів, то документи мають велике правове значення, тобто юри-дичну силу.

Юридична си.іа - це властивість документа, яка надається йо-му чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, встановленим порядком оформлення. Виходячи з цього, документ повинен бути:

1.         достовірним;

2.         переконливим;

3.         належним чином відредагованим і оформленим;

4.         містити конкретні пропозщіїта вказівки.

Більшість документів має задовольняти таким вимогам, як прида-тність до тривалого зберігання, максимальна точність.

Документи використовуються відповідно до функцій, які вони покликані виконувати. Усі офіційні документи мають загальні та спеціальні функції.

До загальних функцій документів слід віднести:

S інформаційну (документ створюється для зберігання інфор-

мації); S соціальну (документ - соціально значимий об'єкт, оскільки

він задовольняє певну соціальну потребу); S комунікативну (документ - це засіб зв'язку між організація-

ми та іншими суспільними структурами); S культурну (документ закріплює та передає культурні тради-

ції, зокрема рівень наукового та технічного розвитку). До спеціальних функцій документа належать такі: ^ управлінська (документ відіграє велику роль в управлінні); > правова (документ має юридичну силу);

^ історична (документ є надбанням історії, матеріальним підтвер-дженням подій, явищ, що відбувалися у світі). Документи являють собою джерело історії.

У сучасних умовах для складання документа використовують як звичайну мову, так і штучну, із застосуванням нових носіїв ін-формації. Сьогодні частина документів обробляється за допомогою обчислювальної техніки, тому розрізняють такі документи:

*          машино-орієнтовані - пристосо-вані для обробки даних засобами обчислювальної техніки;

*          машиночитаємі - пристосовані для автоматичного читання вміщеної в них інформації. Інформація

в документі відображена кодом, а її пошук та видача здійснюється тільки машиною;

•          машинні - створені засобами обчислювальної техніки.

Сучасні вимоги до оформлення документів, зокрема організа-ційно-розпорядчих, зафіксовані в Державних стандартах [5-14]. К…ім того, у відповідності з «Примірною інструкцією 3 діловодст-ва», затвердженою Постановою Кабінету Міністрів № 1153 від 14 жовтня 1997 р.[16], в державних установах та інших центральних і місцевих органах виконавчої влади визначається конкретний ком-плекс документів, передбачених номенклатурою справ та необхід-них і достатніх для документування їх діяльності.

Склад документів в організації залежить від:

•          порядку прийняття рішення (єдиноначальність або колегіаль-ність);

•          обсягів і характеру взаємозв’язків в організації;

•          характеру взаємостосунків з іншими організаціями та держа-вними органами.