8.3. Основні пріііщііпіі організації канцелярської роботи


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 
75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 
90 91 92 93 94 95 96 

Загрузка...

Основними принципами документообігу є те, що в жодному структурному підрозділі організації не повинно існувати локальних архівів документів. Будь-який вхідний документ, що не потрапив до загального архіву документів, потенційно може бути не викона-ним, втраченим. В організації є відповідна служба, а саме канцеля-рія, яка відповідає за проходження документів. Документи, не заре-єстровані відповідним чином в канцелярії, губляться найчастіше.

Бажано, щоб організація мала тільки один канал надходження вхідних документів. Якщо прийом документів побудований за де-централізованою схемою, що спрямовано на підвищення швидкості опрацювання документів, то всі підрозділи, які здійснюють такий

прийом, миттєво подають інформацію в канцелярію (бажано в ре-жимі on-line зв'язку з канцелярією). При цьому віддалені пункти реєстрації документів можна вважати підрозділами канцелярії.

Документообіг не повинен закінчуватись на відповідальних ви-конавцях, тобто система автоматизації документообігу організації не повинна замикатися лише на канцелярії, а мати продовження в системах управління документообігом підрозділів організації.

Насамперед, усі документи, що проходять через відділ, мають унікальний реєстраційний номер (можливі свої алгоритми побудо-ви номерів для кожного з типів документів).

Будь-який папір, що не має реєстраційного номера - це просто папір, а не документ.

Документом його робить саме наявність на ньому реєстрацій-

ного номера.