Warning: session_start() [function.session-start]: open(/var/www/nelvin/data/mod-tmp/sess_8344df3c4e86c76f878ddff67e29ea84, O_RDWR) failed: Permission denied (13) in /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php on line 7

Warning: session_start() [function.session-start]: Cannot send session cookie - headers already sent by (output started at /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php:6) in /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php on line 7

Warning: session_start() [function.session-start]: Cannot send session cache limiter - headers already sent (output started at /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php:6) in /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php on line 7

Warning: file_get_contents(files/survey) [function.file-get-contents]: failed to open stream: No such file or directory in /var/www/nelvin/data/www/ebooktime.net/index.php on line 82
8.2. Структура та обсяг документообігу : Діловодство в органах держ управління та місцевого самоврядування : Бібліотека для студентів

8.2. Структура та обсяг документообігу


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 
75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 
90 91 92 93 94 95 96 

Загрузка...

Документообіг - це рух документів в організації з моменту їх створення або отримання і до завершення виконання або відправ-лення [7, с.4].

До організації документообігу пред'являються такі вимоги:

>          прямоплинність руху документів (документ найкоротшим

шляхом потрапляє до виконавця, зворотні переміщення до-

кументів виключаються);

^розподіл документів між керівниками і спеціалістами відпо-

відно до їх функціональних обов'язків; ^ забезпечення лише необхідного руху документів, виключаю-

чи дублювання, зайві інстанції та дії;

>          одноманітність маршруту руху документів і технічних опе-

рацій (порядок проходження).

Документообіг складається з трьох документопотоків.

Документопотік - це сукупність документів, які рухаються, їх маршрути. Раціоналізація документопотоку передбачає рух доку-ментів безперервним потоком без затримки. Документопотік харак-теризується місцем створення чи надходження документів, їх ви-дом, кількістю інстанцій, їх проходженням, характером і послідов-ністю операцій з документами.

Документопотік вхідних документів - це рух документів, які надійшли в організацію від зовнішніх партнерів. Більшість вхідних документів, як правило, породжують відповідні вихідні, причому в чітко визначені терміни. Терміни (строки) встановлюються або но-рмативними актами, що визначають той або інший час відповіді на вхідний документ (наприклад, протягом 10 днів), або терміном (да-тою) виконання, зазначеним безпосередньо у вхідному документі .

Сучасне законодавство (цивільне, господарське) розрізняє поняття «термін» і «строк». Під «терміном» розуміється точно встановлена дата виконання якоїсь дії (дата підготовки відповіді на лист, дата розрахунку за виконану роботу, послугу тощо). Під «строком» ро-зуміється час виконання дії (три дні, два місяці, п'ять років тощо).

Документопотік вихідних документів - це рух документів, які

складені в організації для використання їх іншими організаціями.

Більшість вихідних документів готується на основі внутрішніх до-

кументів організації. Невелика кількість вихідних документів може

потребувати надходження вхідних документів (наприклад, запити в

сторонні організації типу «Прошу дати довідку щодо питання ... у

термін до        »).

Документопотік внутрішніх документів - це рух документів, які використовуються для організації роботи підприємства, устано-ви, закладу. Через канцелярію проходять не всі внутрішні докумен-ти, а тільки листування найбільш значних структурних підрозділів (особливо якщо вони територіально віддалені одні від одних) і на-кази та розпорядження керівництва організації. Через канцелярію проходять також і внутрішні документи, що породжують вихідні. Зокрема, у відповідності до загальних правил діловодства єдиний засіб відправити запит, лист або матеріали до зовнішньої організа-ції - це направити внутрішній документ до канцелярії, де його пе-ретворять у вихідний і відправлять у сторонню організацію.

Усі документи, що проходять через канцелярію, пов'язані між собою, оскільки у більшості з них є посилання на інші документи. Найбільш типовим випадком є вхідний документ, який, як правило, породжує відповідний йому вихідний. Без зв'язків, як таких, мо-жуть з'являтися лише внутрішні і вхідні документи. У той же час вхідні документи можуть мати зв'язки як з вихідними, включаючи їхню появу, так і з іншими вхідними в процесі узгодження або уто-чнення відповіді (рис. 4). Усі документи пов'язані між собою як у системі управління, так і в системі виконання, певним чином дуб-люючи зв'язки.

Зв'язки в більшості випадків спрямовані за схемою: «керівник -підлеглий». Іноді зустрічаються неспрямовані зв'язки, що об'єднують споріднені документи (документи, присвячені одному питанню).

Вхідний

документ

 

Процес під-

готовки вихі-

дного доку-

мента

 

Вихідний документ

 

 

 

Процес підго-

товки внутрі-

шнього доку-

мента

 

Підготовка вихідного

документа на основі

внугоішнього

 

Внутрішній

документ

Рис.4. Зв ’язок вхідного документа з вихідним

 

Вхідний

документ

 

Виконавець       готує вихідний документ

 

Вихідний документ

 

 

 

Внутрішній

документ (документи)

 

На основі внутрішнього

документа канцелярія

готує вихідний документ

 

Рис. 5. Підготовка вихідного документа.

 

Вихідний документ

 

Вихідний документ по-требує надходження вхідного документа

 

Вхідний документ

 

Рис. 6. Вихідний документ, що знаходиться на контролі

Вхідний

документ

 

Стандартний      процес підготовки відповіді

 

Вихідний документ

 

 

 

Процес

повторного

звертання

 

Уточнення відповіді, узгодження рішення

 

 

 

Вхідний

документ

 

Стандартний процес підготовки відповіді

 

Вихідний документ

 

Рис.7. Процесузгодженнярішення абоуточнення відповіді

Обсяг документообігу визначається як сума вхідних, вихідних і внутрішніх документів за певний період часу (місяць, квартал, рік).

Річний обсяг документообігу - це вихідна величина для розра-хунку чисельності співробітників служби ДЗУ, визначення ступеня завантаженості структурних підрозділів і окремих працівників, a також засіб визначення потреби в організаційній обчислювальній техніці, вибору найбільш ефективної системи реєстрації документів і допоміжного апарату (технічних працівників, кур'єрів тощо).



Warning: Unknown: open(/var/www/nelvin/data/mod-tmp/sess_8344df3c4e86c76f878ddff67e29ea84, O_RDWR) failed: Permission denied (13) in Unknown on line 0

Warning: Unknown: Failed to write session data (files). Please verify that the current setting of session.save_path is correct (/var/www/nelvin/data/mod-tmp) in Unknown on line 0