6.1. Планування роботи в органах влади


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 
75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 
90 91 92 93 94 95 96 

Загрузка...

Документування діяльності колегіальних органів - засідань, зборів, конференцій, колегій - полягає в складанні плану робіт, по-рядку денного, списку запрошених, розсилці повідомлень, реєстра-ції учасників, складанні протоколу і документальному оформленні прийнятих рішень.

Свою діяльність колегіальні органи здійснюють у відповідності з планом роботи.

План роботи включає в себе всі питання, запропоновані керів-никами структурних підрозділів, внесені членами колегіального ор-гану управління. Проект прану роботи складається за формою, що наведена нижче.

Проект плану узгоджується з керівником колегіального органу. При розгляді проекту плану деякі питання виключаються, інші мо-жуть бути перенесені на інші терміни розгляду - пізніше чи раніше.

Керівник колегіального органу може змінювати формулювання питань, вносити доповнення і остаточно корегувати план. Проект плану після узгодження розмножують і роздають для ознайомлення всім зацікавленим організаціям, структурним підрозділам, посадо-вим особам.

На засіданні колегіального органу представлений проект обго-ворюється, приймається за основу. Питання про внесення змін та доповнень до плану роботи, що виникли при обговоренні, остаточ-но вирішується членами колегії. Після затвердження колегіальним органом план роботи стає обов'язковим для всіх закладів, організа-цій і осіб, зацікавлених у реалізації заходів, які передбачені.

ЗАТВЕРДЖЕНО

Глинською міською радою протокол № 2 5 січня 2007 р.

План роботи

Глиньської міської ради на 2007 рік

 

№ з/п  Дата прове-дення     Зміст роботи  Відповідальні за підготовку Примітки

1          Січень 1. Підсумки проведення новорічних ярмарків      Нач. управління торгівлі     

                        2. Підсумки проведення дитячих новорічних свят та новорічних канікул школярів            Нач.управління освіти і науки Нач. управління культури          

                        3. Звіт комунальних

служб щодо теплопо-

стачання

у м. Глинську Нач. управляння житлового госпо-дарства          Запрошені:

керівники

підприємств

                        4.                    

2          Лютий            1.                    

                        2                     

Голова ради   підпис А.С.Степанов

Секретар        підпис І.І. Штрех

Для координації діяльності колегіальних органів складаються квартальні та тижневі плани основних заходів місцевої державної адміністрації. Квартальні плани роботи включають у себе перелік питань для розгляду на апаратних нарадах голови та заступників голови місцевої державної адміністрації, а також питань, що розг-лядаються в порядку контролю у першого заступника та заступни-ків голови місцевої державної адміністрації.

Письмові пропозиції до планів роботи на квартал подаються першим заступником та заступниками голови місцевої державної адміністрації з урахуванням пропозицій керівників головних управлінь, управлінь, відділів та інших служб місцевої державної

адміністрації, головами районних у містах державних адміністрацій за 15 днів до закінчення кварталу до організаційного відділу. Про-позиції до плану календаря основних заходів місцевої державної адміністрації на тиждень подаються у письмовому вигляді щочет-верга до 12 години організаційному відділу для узагальнення.

Контроль за поточними планами здійснюють перший заступ-ник голови місцевої державної адміністрації згідно з розподілом обов'язків.

Головні управління, управління, відділи, інші служби місцевої державної адміністрації організують свою роботу відповідно до плану, що затверджується їх керівником.

Затверджений на місяць або квартал план роботи колегіального органу управління є основою для складання порядку денного.

Порядок денний складається з урахуванням усіх питань, які необхідно вирішити на засіданні колегіального органу. Поряд з пи-таннями, що плануються до обговорення, визначається час, який, на думку організаторів, необхідно витратити на їх вирішення. Як пра-вило, дотримуються такого співвідношення: щодо доповіді - час визначається важливістю питання та проханням доповідача; питан-ня доповідачу і відповіді на них - 5 хв; обговорення питання - 10-15 хв.; читання проекту рішення - 10 хв.

Порядок денний за три дні до засідання колегіального органу розсилають усім запрошеним. До порядку денного додається пере-лік осіб, які певні взяти участь у засіданні.

Розгляд питань за порядком денним починається з найбільш важливих і важких. Дотримання регламенту свідчить про ділову і чітку роботу колегіального органу, про ретельну підготовку і вміле проведення засідань.

Повідомлення про засідання і матеріали до нього розсилають-ся членам колегіального органу і запрошеним не пізніше ніж за три дні. Повідомлення містять такі реквізити: дату, місце проведення засідання, його порядок денний та час проведення.

Перед початком засідання проводиться реєстрація запроше-них за спеціально підготовленим списком і зазначенням прізвищ, ініціалів, посад і місця роботи.

Відкривши засідання, голова ставить питання щодо зауважень та пропозицій відносно порядку денного, після чого порядок ден-ний затверджується. Затвердивши порядок денний, учасники засі-дання вносять пропозиції до регламенту роботи (наприклад, допо-

відачу - 10 хв.; виступи в обговоренні - 5 хв.; довідки, повторні ви-ступи - до 3 хв.).

Хід кожного засідання колегіального органу обов'язково фіксу-ється у протоколі.

Протокол - документ, що відображаєн хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях і засіданнях колегіальних органів. Формуляр протоколу має такі реквізити: під-порядкованість органу та його найменування; назва виду документа (протокол); дата і номер документа (індекс); місце проведення засі-дання; назва колегіального органу або конкретної наради; присутні та відсутні; порядок денний; текст; підписи відповідальних осіб (протокол підписують голова колегіального органу і секретар, який складав протокол засідання).

Хід засідання колегіального органу фіксує секретар. Нумерація протоколів ведеться з початку кожного календарного року або ді-ловодного року (наприклад, для навчальних закладів це 1 вересня -30 червня). Правильне оформлення протоколу має важливе значен-ня, оскільки юридичної сили набувають рішення, які прийняті на засіданні й занесені до протоколу.

Текст протоколу складається з двох частин: вступної і основ-ної. У вступній частині вказуються прізвища та ініціали присутніх членів колегіального органу, запрошених - при невеликій кількості присутніх (до 10-15 осіб). Якщо запрошених багато, то складається список, який є додатком до протоколу. Відповідно, у вступній час-тині вказується загальна кількість присутніх. Вступна частина включає порядок денний з переліком питань , що розглядаються на засіданні.

Основна частина протоколу будується з таких розділів: «СЛУ-ХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («ВИРІШИЛИ»). Слова «слухали», «виступили», «постановили» («вирішили») дру-кують прописними літерами і після них ставлять двокрапку. Насту-пний рядок починають ініціалами і прізвищем доповідача, за ним ставлять тире і викладають зміст доповіді.

В розділі «ВИСТУПИЛИ» вказують ініціали, прізвища висту-паючих і викладають основний зміст виступу. В розділі «ПОСТА-НОВИЛИ» - викладають зміст прийнятих рішень із зазначенням термінів, осіб, відповідальних за виконання рішення.

Після відповідної підготовки (опрацювання всіх виступів, їх уз-годження з доповідачем та виступаючими, узгодження формулю-

вань постановляючої частини прийнятих рішень) протокол пере-друковується, його підписують голова засідання колегіального ор-гану і секретар. (детальніше про особливості складання протоколу -у розділі 3, п.3.4.).

Копії протоколів, виписки з них рішень, прийнятих на засідан-нях колегіальних органів, оформляють так, як і інші розпорядчі до-кументи. Оформлення здійснюють або протокольний відділ, або група наказів, або канцелярія чи секретар, в залежності від того, хто у відповідності з функціональними обов'язками відповідає за цю роботу.

Розмноження протоколів та додатків виконується на друкарсь-ких машинках або комп'ютерах, способом оперативного розмно-жування (на ксероксі, ротапринтах) і друкарським способом.

Копії протоколів, виписки з них розсилають за заздалегідь складеним списком, який додають до оригіналу. Примірники, що розсилаються, підписуються, підтверджуються завіреним підписом відповідальної посадової особи і печаткою.

Контроль за виконанням рішень, прийнятих на засіданні коле-гіального органу, покладається на відповідальну посадову особу (керівника органу або його заступників, керівника структурного підрозділу) з обов'язковим зазначенням прізвища. He дозволяється покладати контроль на структурний підрозділ, орган управління, бо це призводить до знеособлення і безконтрольності виконанні при-йнятого рішення.

У ряді випадків рішення колегіального органу набувають юри-дичної сили після видання відповідного наказу, розпорядження то-що, тобто розпорядчого документа, який видається керівником на правах єдиноначальності.

Загальний контроль за виконанням розпорядчих документів покладається на групу інспекції по контролю, секретаря структур-ного підрозділу.