3.4. Особливості підготовки довідково-інформаційних документів та їх оформлення


Повернутися на початок книги
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 
30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 
45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 
60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 
75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 
90 91 92 93 94 95 96 

Загрузка...

Більшість документів, які використовуються в управлінні, но-сять довідковий або інформаційний характер. Вони містять інфор-мацію про стан справ в організації, описують події, що мали місце, інформують про певні події, які мають відбутися у майбутньому, тощо. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведеною до відома.

Одним з найпоширеніших інформаційно-довідкових докумен-тів є акт.

Акт - документ, складений однією або кількома особами, що підтверджує якісь установлені факти, події.

У ряді випадків складання актів регламентується спеціальними правовими нормами.

Виділяють кілька видів актів.

Нормативні акти містять рішення вищих органів влади й управління, а також органів влади у межах наданої їм компетенції. Вони мають форми законів, указів, постанов, рішень, статутів, ін-струкцій, типових договорів.

Лдміністративні акти складають на підтвердження фактів, подій, вчинків, пов'язаних з діяльністю установ (організацій) та окремих осіб.

Лкти громадянського стану підтверджують факти, пов'язані з укладанням шлюбу, народженням та смертю людини.

Господарські акти відображають явища, факти події, пов'язані з господарською діяльністю підприємства.

Акти - це також документи постійно діючих експертних комі-сій, спеціально уповноважених осіб або представників сторонніх організацій.

Такі акти складаються з різних причин, а саме: після ревізії, при передачі товарно-матеріальних цінностей від однієї особи до іншої, після приймання завершених будівельних об'єктів, при про-

веденні випробовувань нових зразків машин, обладнання, при об-стеженні побоїв, тілесних ушкоджень. При необхідності акт затвер-джується вищестоящою організацією або першим керівником підп-риємства.

Склавши акт, комісія повинна під розписку ознайомити з його змістом осіб, про яких йшлося в акті.

Текст акта складається з двох частин: вступної та констатуючої.

У першій частині зазначаються підстави для складання акта, члени комісії, її завдання, період роботи. Після слова «Підстава» вказується документ чи усне розпорядження службової особи щодо необхідності та юридичної ваги певного акта. Після слова «Складе-но» називаються особи, які складають акт або були присутні при його складанні, і обов'язково зазначаються їхні посади, ініціали та прізвища. Якщо акт готувалася комісією, то першим друкують прі-звище голови комісії, прізвища інших членів комісії розташовують в алфавітному порядку.

У другій частині акта описуються сутність та характер викона-ної роботи, встановлені факти, а також вносяться пропозиції, ви-кладаються висновки. У кінці акта (перед підписами) повідомля-ється кількість примірників та вказується місце їх зберігання.

Як правило, акт складають у трьох примірниках:

перший з них передається вищестоящій організації; другий -керівникові; третій - у справу.

Акт підписують усі особи, які брали участь у його складанні. (Зразок складання акта подається нижче.)

Акти оформлюють на загальних трафаретних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4 як з кутовим (переважно), так з повздовжнім розташуванням постійних реквізитів.

Зразок оформлення акту

BAT «Декор» ЗАТВЕРДЖУЮ

Голова правління

            А.А.Сидоренко

25.05.2007

Акт № 8

24.05.2007

приймання-передачі комп’ютера

Підстава: доповідна записка начальника відділу кадрів Іва-

сенка М.Т. від 21.05.2007.

Комісія у складі голови М.Т.Івася і членів М.М.Воронюка та С.С.Ткаченка склали акт приймання-передачі комп’ютера, інвен-тарний № 9, із відділу маркетингу у відділ кадрів.

Комп’ютер придатний для експлуатації і оснащений всім не-обхідним для роботи (клавіатура, дисплей, принтер).

Комп’ютер передається у відділ кадрів для постійного кори-стування.

Голова комісії            підпис М.Т.Івась

Члени комісії  підпис М.М.Воронюк

підпис С.С.Ткаченко

Довідка - це документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів і подій. Довідки можуть бути службового і особистого характеру. Довідка службового характеру складається у відповідь на запит або на вказівку вищестоящої організації чи службової особи. Довідка, яка направляється за межі установи, оформляється на бланку і містить такі реквізити: назву виду документа, адресат, дату, місце ук-ладання, заголовок до тексту, текст, підпис. Внутрішня довідка офор-мляється на внутрішньому бланку або на чистих аркушах.

Службова довідка повинна об’єктивно відображати стан справ, тому її складання потребує ретельного відбору та перевірки відомос-тей, зіставлення й аналізу отриманих даних. У ній можуть бути табли-ці, до неї можуть бути приєднані додатки. Оформляється службова до-відка на загальному бланку установи або на аркуші паперу з реквізи-тами.

Довідки особистого характеру оформляються на бланках або на чистих аркушах і мають такі реквізити: назву виду документа, індекс, дату, текст, підпис, печатку. У тексті зазначається назва установи, для

якої надається довідка. Доцільно починати текст довідки із зазначення у називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку подаються відомості. He рекомендовано вживати архаїчні звороти ти-пу «Цим повідомляємо», «Дійсно проживає», «Дійсно працює».

Оскільки текст довідки особистого характеру типовий, треба ко-ристуватися трафаретними бланками, виготовленими друкарським способом, де від руки заповнюються лише окремі частини реквізитів.

Доповідь - документ, в якому викладаються певні питання, на-водяться висновки, вносяться пропозиції. Вона призначена для ус-ного (публічного) виголошення та обговорення.

Текст доповіді складається з трьох логічних елементів: вступу, доведення і висновків.

Доповідні, пояснювальні і службові записки - це документи, які інформують керівника установи чи структурного підрозділу про явища і факти, що сталися, про виконану роботу, про ситуацію, що склалася, тощо.

Доповідна записка укладається як з ініціативи її автора, так і за вказівкою керівника.

Залежно від адресності розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює укла-дач, і зовнішні, що адресуються керівникові вищестоячої організації.

Доповідними записками оформляються результати роботи, прове-деної з метою фактичної перевірки виконання вказівок вищестоящих органів та посадових осіб. Текст записки, як правило, складається з двох частин, де викладаються факти, що стали підставою для підгото-вки доповідної записки, а також висновки та пропозиції. Доповідні за-писки, напрвлені від імені організації, підписує її керівник, а від імені приватної особи - автор. Реквізитами доповідних записок є: наймену-вання організації та її підпорядкованість, дата, індекс, місце складання, заголовок до тексту, текст, перелік додатків, підпис.

Зразок доповідної записки наводиться нижче.

Пояснювальна записка оформляється для пояснення ситуації, що виникла, фактів, дій або вчинків працівника. Вона складається на вимогу керівника, а в деяких випадках - з ініціативи підлеглого.

Пояснювальна записка, що не виходить за межі установи, офо-рмляється на бланку або на стандартному аркуші паперу формату А4 і містить такі реквізити: адреса та назва виду документа, коди, прізвище виконавця, номер його телефону, заголовок до тексту, текст, дата, підпис.

Аналогічні реквізити має й службова записка. Якщо записка на-правляється за межі установи, її оформляють на бланку і реєструють.

Службова заява - це письмове підтвердження громадян чи орга-нізацій з приводу здійснення ними своїх прав або захисту інтересів.

Службовий лист - узагальнена назва різних за змістом доку-ментів, що вирізняються за єдиним способом передачі текстів (по-штою) і складаються довільно.

Зразок доповідної записки

Голові правління BAT «Універсам № 1»

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА Про економію коштів від реорганізації підприємства

За Вашим дорученням від 05.01.2007 вивчено питання про мож-ливість проведення реорганізації апарату управління підприємством та визначено обсяги коштів, як можуть бути зекономлені при цьому. На мою думку, слід провести такі роботи:

І.Об'єднати відділи та визначити нову організаційну структуру

управління підприємством, що дасть можливість скоротити бли-

зько 30% спеціалістів апарату управління. 2. Офісні приміщення площею 150 кв. м, що вивільняться у зв'язку

зі скороченням штатів, можуть бути зданими в оренду, що дасть

прибуток близько 900 грн на місяць, або їх слід використати для

розширення основної діяльності підприємства, що потребує до-

даткових розрахунків щодо отримання прибутків. З.Вивільнені офісні меблі та інше обладнання можна реалізувати

підсобному господарству. Кошти, отримані від реалізації меблів,

можуть скласти близько 20 тис. грн. 4. Загальна річна сума економії коштів від реорганізації може дося-

гти 100 тис. грн.

Запропонований проект реорганізації підприємства дозволить пі-двищити ефективність його діяльності.

Розрахунки, пропозиції щодо нової організаційної структури управління підприємством наведено у додатках 1-5.

Ст.економіст  А.П.Петренко

Ведення ділової кореспонденції (листування) - це справжнє мистецтво. Відомий американський публіцист і маркетолог Рон Те-ппер гірко зауважив, що в «сучасному світі панують відео та усна мова, а добре написані ділові листи і записки стають рідкістю». I з ним можна погодитись. Адже сьогодні деякі організації дбають лише про те, щоб чітко викласти інформацію, і забувають, що ця кореспонденція - не просто передана інформація, а обличчя органі-зації-відправникакореспонденції.

Існує багато видів службових листів:

■          інформаційні;

■          рекламні;

■          листи-запрошення;

■          супровідні листи;

■          листи-повідомлення;

■          листи-підтвердження;

■          листи-нагадування;

■          гарантійні листи;

■          ініціативні листи;

■          листи-відповіді;

■          листи-прохання та ін.

Службові листи рекомендується оформляти лише в тому разі, коли неможливо вирішити питання в усному порядку, при зустрічі чи по телефону, або коли може виникнути ситуація, яка потребува-тиме письмового підтвердження певного факту, події, дії, або без-діяльності.

Виклад тексту службового листа має бути лаконічним, послідо-вним, переконливим і коректним. Факти і події слід описувати об'єктивно, всі аспекти питання, що розглядається, викладати зро-зуміло, стисло, але достатньо повно. У службових листах допуска-ється також порушувати кілька питань. Проте слід враховувати, що такі листи доводиться обробляти набагато довше. Тому доцільно оформляти кілька листів, якщо необхідно вирішити кілька питань.

Текст листа, як правило, складається з двох логічно пов'язаних частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посила-ються на факти, дати, нормативні та інструктивні матеріали.

В основній частині тексту листа викладають його головну час-тину у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків тощо.

Залежно від призначення службового листа та від того, на чому його автор хоче сконцентрувати увагу адресата, порядок розташу-вання логічних частин тексту може бути різним. Якщо враховувати невпинне зростання потоку інформації, то для активізації її сприй-няття рекомендується текст службового листа починати з основної частини, а докази та підстави викладати нижче.

Службовий лист оформляють на бланку для службового листа або на чистому аркуші паперу (в такому разі залишають місце для відбит-ка кутового чи повздовжнього штампа адресанта. Залежно від обсягу тексту використовують бланки чи аркуші формату А4 або А5.

Інформаційні листи - це службові листи, в яких адресант інфор-мує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило, адресант пропо-нує свої вироби чи послуги. Інформація, наведена в листах такого ти-пу, має бути широкою. Адресата можна зазначити узагальнено.

Рекламні листи - різновид інформаційних листів, які містять детальний опис товарів та послуг і надсилаються конкретним адре-сатам, аби спонукати їх скористатися запропонованим. Незважаючи на те, що листи пишуть на бланках, в тексті повторюють поштову адресу, номери телефонів організації.

Листи-запрошення - листи, в яких адресатові пропонують взяти участь у певних заходах, детально знайомлячи його із захо-дами, програмою їх проведення, часом проведення, умовами участі у заходах тощо.

Супровідні листи - листи, в яких інформують адресата про на-правлення йому документів, що додаються до листа.

Листи-повідомлення - листи, в яких повідомляється про щось або підтверджується певний факт.

Листи-підтвердження - листи, в яких підтверджується якийсь факт або підтверджується інформація про чинність раніше укладених договорів, домовленостей тощо.

Листи-нагадування - листи, в яких нагадується про набли-ження чи закінчення терміну виконання якихось завдань, прове-дення заходів та необхідність прийняття відповідних рішень.

Гарантійні листи - листи, в яких гарантується виконання чо-гось, наприклад, оплати за послуги чи товари, забезпечення прове-дення дослідів, надання робочого місця, тощо. В гарантійних лис-тах, які містять фінансові чи матеріальні гарантії, вказуються бан-ківські реквізити адресанта. Гарантійні листи підписують керівник підприємства та головний бухгалтер.

Ініціативні листи - листи, які спонукають адресата дати від-повідь адресантові. Тематика таких листів найрізноманітніша.

Листи-відповіді - листи, в яких дається відповідь на ініціатив-ні листи.

У діловому листуванні існує низка загальноприйнятих правил:

*          службові листи пишуть на чистому бланку або аркуші папе-

ру лише з лицьової сторони;

*          у міжнародній практиці писати довгі листи не прийнято. Якщо лист більше однієї сторінки, то в низу аркуша треба за-значити «далі буде»;

*          кожна сторінка, окрім першої, нумерується арабськими циф-рами;

*          службові листи друкуються на машинці, комп'ютері, пере-даються факсом;

*          вихідна інформація офіційного характеру не повинна місти-ти будь-які позначки, ініціали машиністки, номери телефонів тощо. Такі позначки робляться лише на примірнику, що за-лишається у адресанта;

*          у тексті не допускаються виправлення та підчистки;

*          конверти мають бути відповідних розмірів;

*          лист згортається текстом всередину. Найважливіші ділові

листи бажано не згортати, а надсилати у великих цупких

конвертах. Менш офіційні листи можна згортати;

*          на телеграфний запит треба дати відповідь протягом трьох днів,

на лист - до 10 днів. Якщо запит вимагає детального розгляду

то протягом трьох днів слід повідомити, що лист прийнято до

відома, і дати остаточну відповідь протягом 30 днів.

Службові телеграми. Телеграми надсилаються у найтерміно-віших випадках, коли інші види зв'язку не можуть забезпечити сво-єчасного доставлення інформації адресатові.

При укладанні телеграм додержуються вимог, що ставляться до службових листів. Характерна риса телеграм - особлива стислість. Вони мають бути викладені якнайясніше. 3 телеграми вилучають спо-лучники, прийменники, розділові знаки, що вживаються лише тоді, коли без них може стати незрозумілим (викривленим) зміст.

Розділові знаки пишуть скорочено, малими літерами: «крпк», «км», «лпк». Знаки «№» (номер), «-» (мінус), «+» (плюс) пишуть словами.

У телеграмах не повинно бути жодного зайвого слова. Числа у тексті пишуть літерами. Заперечення «не» не вилучають.

Службові телеграми пишуть у двох примірниках. Перший при-мірник надсилають до відділення зв'язку, другий (копію) підшива-ють до справи.

У випадку, коли службові телеграми надсилають службові осо-би, які перебувають у відряджені, під рискою відправник зазнача-ють, крім власного прізвища, ще й посаду, ким і яким номером ви-дано йому посвідчення про відрядження, а також серію і номер па-спорта, місце й дату його видачі.

Текст телеграми пишуть на друкарських машинках великими літерами через два інтервали між рядками. Якщо текст телеграми виконано від руки, то треба писати його великими літерами, чітким розбірливим почерком, темними чорнилами.

Телеграми пишуть лише з лицьового боку телеграфного бланку або чистого аркуша паперу.

Підпис ставлять окремим рядком, відступивши від тексту.

Телефонограми - це термінові повідомлення, що передають адресатам по телефону. Вони використовуються для документаль-ного оформлення усних переговорів і є одним з видів ділової коре-спонденції.

Реквізити телефонограм:

1.         Назва документа - заголовок;

2.         Номер і дата телефонограми. (Слово «Телефонограма», її но-мер і дату надходження пишуть у першому рядку. Дата теле-фонограми - дата її передачі.);

З.Назва організації і службової особи - відправника телефоно-

грами (від кого); 4. Назва організації і службової особи - одержувача телефоног-

рами (кому); 5.Текст телефонограми. (Текст телефонограми має бути таким

самим стислим, як і текст телеграми. Треба уникати слів, що

важко вимовляються, і складних зворотів. Слова пишуть по-

вністю без скорочень. У тексті телефонограми має бути не

більше 50 слів.); 6. Підпис службової особи - керівника організації або його за-

ступника (в окремих випадках - керівників відділів);

7. У графах «Передано» і «Прийнято» зазначають посаду, ініці-али, прізвище того, хто передає або хто приймає документ, і номери їх телефонів. На багатьох підприємствах використовуються спеціальні блан-ки, на яких записують телефонограми:

ТЕЛЕФОНОГРАМА №       від «    » 200_ р.

Від кого          Телефон         Передав         

Кому   Прийняв       

Годин.            хв.      

(текст)

            (підпис)         

Факс - це службовий документ, одержаний за допомогою спе-ціального апарата (телефакса) телефонними каналами зв'язку. Факс є ксерокопією переданого документа. Телефаксом можуть переда-ватись будь-які документи і додатки до них, таблиці, креслення, схеми, рисунки, фотокартки тощо. Факс оформляють так, як і слу-жбовий лист.

Протокол -один з найпоширеніших видів документів колегіа-льних органів. У протоколі фіксуються місце, час і мета проведення зборів (конференції, засідання, наради тощо), склад присутніх, зміст заслуханих доповідей, виступів і прийняті з з обговорених питань ухвали.

Протокол може бути укладений офіційною, компетентною осо-бою, яка посвічує той або інший факт (протокол санінспектора, ав-тоінспектора). Існують також протоколи, зміст яких - об'єктивний опис якоїсь події.

За обсягом інформації, наведених відомостей протоколи можна поділити на три групи:

1.         стислі, у тексті яких записано лише ухвали;

2.         повні, у тексті яких, крім ухвал, стисло записують виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань;

3.         стенографічні, де всі виступи записують дослівно.

При укладанні протоколів рекомендовано використовувати такі реквізити:

-          назву виду документа (протокол). Цей реквізит пишуть по-середині рядка;

-          порядковий номер протоколу (пишеться після слова «Про-токол»);

-          назву зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада тощо);

-          назву підприємства, організації де відбулися збори, конфе-ренція, засідання нарада;

-          дату проведення зборів, конференції, засідання, наради (має відповідати дню їх проведення). Цей реквізит пишуть нижче від назви організації з лівого боку. У цьому рядку з правого боку пишуть місце проведення (назва міста);

-          кількісний склад учасників, який пишуть з нового рядка. Порядок заповнення цього реквізиту залежить від кількості присутніх. Якщо кількість учасників сягає 10-12 осіб, то можна вказати всіх присутніх. Якщо склад зборів, засідання, наради великий, то досить зазначити кількість присутніх і додати до протоколу реєстраційний лист;

-          посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії);

-          порядок денний, тобто питання, що підлягають розгляду на цих зборах, конференції, засіданні або нараді. У порядку денному питання мають бути сформульовані у називному відмінку;

-          текст (доповіді, виступи учасників, ухвали тощо);

-          перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сто-рінок;

-          підписи керівників зборів, конференцій, засідання або нара-ди (голови і секретаря).

Текст протоколу складають на підставі виступів учасників зборів, конференції, засідання або наради. Він має бути стислим, зрозумілим, точним, лаконічним, але у той самий час повинен міс-тити інформацію, що всебічно характеризує обговорення питання. Поняття «протокольна точність» породжене суттю документа і сти-лем викладу. Оперограма підготовки та оформлення протоколу на-ведена на рис. 4.

Текст протоколу має складатися з позицій відповідно до пунк-тів порядку денного. Текст кожної позиції укладається за формою: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ.

Слово «СЛУХАЛИ» пишуть в одному рядку з цифрою, що по-значає питання, після слова «СЛУХАЛИ» ставлять двокрапку. Іні-ціали і прізвища доповідача треба писати з нового рядка в називно-му відмінку і підкреслювати; після прізвища ставлять тире і пишуть зміст доповіді, виступу за формою прямої мови.

Наприклад:

1. СЛУХАЛИ:

О.І. Григорук - ...

Якщо наявний текст доповіді, це необхідно позначити приміт-кою («Текст доповіді додається»).

Нижче записують питання і відповіді на них. Слова «СЛУ-ХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «УХВАЛИЛИ» треба писати (друкува-ти) великими літерами з нового рядка, для того щоб їх було виділе-но. Після них ставлять двокрапку.

Слово «УХВАЛИЛИ» пишуть після попереднього тексту ве-ликими літерами з нового рядка.

Якщо в ухвалі містяться питання, що є різними за характером, то їх поділяють на групи, які нумерують арабськими цифрами.

 

 

Ріпіення

 

Розсилка

Рис.4. Оперограма підготовки і оформлення протокольної документації в організації [39, с. 81].

Зразок протоколу:

Дібровська райдержадміністрація Протокол № 10 12.12.2006. м. Діброва

            області

виробнича нарада працівників управління контролю за благоус-троєм

Голова О.В. Макаренко Секретар A.M. Голосна

ПОРЯДОК ДЕННИЙ:

1.         Складання звіту з виробничої діяльності за 2006 рік (інфор-мація начальника управління С.В.Марченка)

2.         Затвердження заходів управління щодо благоустрою міста та конролю екологічного стану у 2007 році (повідомлення заст. нача-льника управління М.Г.Рудя)

1.  СЛУХАЛИ:

С.В.Марченко доповів про порядок підготовки й складання річ-ного звіту, про завдання працівників управління

ВИСТУПИЛИ:

С.П. Дмитрієв - вказав на потребу якнайретельнішої підготовки матеріалів звіту і заповнення статистичних таблиць

Г.С.Яковлєва - запропонувала організувати роботу таким чином, щоб закінчити складання звіту до 1 січня 2007 року

УХВАЛИЛИ:

1.         Усім працівникам управління забезпечити своєчасну підготов-ку й високу якість матеріалів звітів з виробничої діяльності управ-ління за 2006 рік.

2.         Подати річний звіт до Облдержадміністрації не пізніше 10 сі-чня 2007 року

2.  СЛУХАЛИ:

М.Г.Рудя - План заходів по управлінню на 2007 рік.

УХВАЛИЛИ:

План заходів затвердити і керуватися ними.

Додаток: реєстраційний список на 1 сторінці в 1 примірнику

Голова            (підпис)          О.В.Макаренко

Секретар        (підпис)          A.M. Голосна

Питання для перевірки знань

1.         Дайте класифікацію організаційно-розпорядчої документації за функціональною ознакою.

2.         Яке значення має організаційно-розпорядча документація в управлінській діяльності?

3.         Дайте коротку характеристику таких документів, як статути, визначте їх сутність, види, зміст та сферу застосування.

4.         Дайте коротку характеристику таких документів, як поло-ження про підприємства та їх підрозділи.

5.         Дайте коротку характеристику таких документів, як інстру-кції, зокрема посадових інструкцій.

6.         Дайте коротку характеристику таких документів, як прави-ла, зокрема Правила внутрішнього трудового розпорядку.

7.         Постанови та рішення колегіальних органів.

8.         Протоколи: докладні та скорочені. Вступна та основна час-тини текстів протоколів.

9.         Дайте коротку характеристику таких документів як розпо-рядження, наведіть особливості їх видання головою місцевої держадміністрації.

10.Накази як основна форма документування розпорядчої дія-

льності на підприємствах. 11.Акти, їх види, склад та порядок оформлення. 12.Службові листи, їх види та особливості складання.

13.       Довідки, їх сутність та особливості складання.

14.       Доручення, їх сутність та особливості складання. 15.Службові, доповідні та пояснювальні записки.